Di posting sebelumnya (
Letter of Credit – Serie 3) telah kita bahas cara menangani letter of credit, mulai dari persiapan menjelang pembukaan L/C hingga dengan pengiriman dokumen pencairan, yang kalau kita tarik kesimpulan maka dapat dikatakan bahwa
kunci sukses penanganan Letter of Credit ialah kehati-hatian, ketelitian dan kedisiplinan semua pihak yang terlibat dalam menangani setiap proses yang dilalui.
Akan tetapi, toh tetap saja ada kemungkinan
discrepancies (penyimpangan). Dari pengalaman saya langsung (sekitar tahun 1997-2000), kalau saya
sampling, saya menemukan hanya ada 1 Letter of Credit yang benar-benar dapat berjalan mulus tanpa discrepancies samasekali, dari 10 Letter of Credit (1 :10).
Keberhasilan membuat L/C mulus tanpa discrepancies, sungguh menyenangkan. Tetapi ketika pengajuan dokumen pencairan L/C ditolak ?, terbayanglah kerugian perusahaan sudah didepan mata, barang sudah diberangkatkan, tetapi
L/C tidak dapat dicairkan !. Pahit rasanya…. Berhadapan dengan birokrasi bank yang memang super ketat (subject to
zero tolerance).
Harus mencari
cara semoga L/C tersebut mampu dicairkan, atau setidaknya pembayaran mampu diperoleh. Memang pekerjaan fixing selalu tidak enak. Tetapi ketika usaha-usaha itu berhasil, tidak hanya sekedar rasa senang yang kita peroleh, tetapi rasa senang, puas dan mungkin mampu dibilang rasa bangga. Feel like a hero.. ! :-)
Sebagian besar
discrepancies tidak mampu dikoreksi, namun Ada beberapa jenis
discrepancies yang masih memungkinkan untuk dilakukan revisi dan dikirim ulang.
Di
Letter of Credit – Serie 4 ini, kita bahas semua.
Discrepancies Dalam Letter of Credit dan Cara Mengatasinya
Penyimpangan (
discrepancies) mampu terjadi disemua adegan L/C, akan tetapi secara garis besar, berada di 2 (dua) area berikut :
1). Penyimpangan Dalam Dokumen (Document Discrepancies)
Perbedaan antara dokumen dengan L/C merupakan jenis discrepancies yang paling sering dan mudah terjadi, hal ini disebabkan oleh sifat L/C yang begitu strictly terhadap kesesuaian. Samasekali tidak boleh ada perbedaan antara yang dinyatakan di dalam dokumen dengan yang dinyatakan di dalam L/C. Terlebih-lebih dokumen export yang blankonya disediakan oleh Institusi pemerintah maupun bank yang masih harus diketik secara manual (misalnya
PEB, Export Licence, Commercial Invoice, GSP Form A). Untungnya, jenis discrepancy ini termasuk yang mampu direvisi. Berikut ialah hal-hal yang biasa membuat suatu dokumen ditolak oleh bank dan cara mengatasinya :
a). Pencantuman nama dokumen tidak sesuai dengan L/C. Ketidak sesuaian mampu karena kurang lengkap disebutkan, salah eja, bahkan hanya karena salah ketik satu abjad saja.
Misalnya : Di dalam L/C disebut “
Commercial Invoice”, tetapi dalam dokumen export disebut “
Invoice” saja, atau diketik “
Invoice Comercial” (kurang abjad m), atau diketik “Commercial Invoices” (lebih abjad s).
b). Perbedaan : kode, nama, deskripsi, warna, ukuran barang antara yang disebutkan di dalam dokumen dengan yang disebutkan di dalam L/C.
c). Perbedaan : nama materi baku barang
d). Perbedaan : jumlah barang dan satuan ukuran
e). Perbedaan : unit price dan total amount
f). Perbedaan : HS code
g). Pencanutuman keterangan beneficiary (name & full address), bank account (name & full address), dan account number
h). Salah menyebutkan quota category number
i). Tulisan atau angka yang diperbaiki (di type-x)
j). Tulisan atau angka yang dicoret
k). Salah mencantumkan : Nama Shipper dan atau Port of Departure, dan atau Port of Destination, dan atau Notify Party, dan atau Consignee Name.
Jika discrepancies terjadi di wilayah ini, maka segeralah tarik dokumen dari bank untuk direvisi.
Untuk menyingkat waktu, dokumen-dokumen yang dikeluarkan, ditandatangani atau dilegalisir oleh institusi luar (
Kantor Deperindag, Bea Cukai atau Bank) sebaiknya jangan dibuat ulang, tetapi lakukanlah koreksi. Koreksi atas dokumen-dokumen tersebut dapat diterima oleh bank sepanjang koreksi tersebut dilegalisir (di stempel dan ditandatangan oleh pejabat yang berwenang di institusi tersebut.
Jika revisi dokumen telah selesai dikerjakan, kirimkan (serahkan) kembali kepada pihak advising bank. Melihat keterbatasan waktu, lakukanlah dalam hari yang sama untuk menarik dokumen, melaksanakan revisi dan pengiriman kembali.
2). Batas Waktu (Latest Delivery Time, L/C Expiration Date & Latest Presentation Date)a). Latest Delivery DateAdalah tanggal batas selesai penyerahan barang. Apabila kondisi penyerahan barang
Free on Board (FOB) maka yang dijadikan patokan ialah tanggal yang tercantum pada
Air Way Bill (AWB) untuk air shipment, atau
Bill of Lading (BL) untuk sea shipment. Sedangkan kalau kondisi penyerahan barang ialah C&F atau CIF, yang dijadikan patokan tanggal ialah tanggal tibanya barang di pelabuhan tujuan.
Dikatakan menyimpang (discrep) apabila tanggal yang tercantum di AWB/BL atau tanggal tibanya barang di pelabuhan tujuan, sesudah Latest Delivery Time yang tercantum di dalam L/C.
b). L/C Expiration DateAdalah tanggal masa berlaku nya L/C, meliputi dari L/C dikeluarkan hingga batas selesai penerimaan dokumen oleh Issuing Bank.
c). Latest Presentation DateAdalah tanggal batas selesai penerimaan dokumen pencairan L/C oleh Issuing Bank.
Dikatakan menyimpang apabila, dokumen yang dikirim oleh advising bank diterima setelah Latest Presentation Date yang tercantum di dalam L/C.
Penyimpangan jenis manapun yang terjadi diantara ketiga batas waktu di atas, ialah merupakan discrepancies yang tidak mampu direvisi. Artinya L/C sudah pasti gagal. Proses pencairan L/C sudah tidak mungkin dapat diselamatkan.
Ini ialah skenario terburuk yang mungkin terjadi atas transaksi yang menggunakan Letter of Credit sebagai instrument pembayaran.
Apakah pembayaran masih mungkin mampu diperoleh ?.
Apa yang harus dilakukan ?Ada beberapa jalan yang mungkin mampu dilakukan :
1).
Discrepancies terhadap Latest Delivery Time
Keterlambatan beberapa hari dari Latest Delivery Time, masih mungkin dimintakan “
back date” atas Air Way Bill atau Bill of Lading kepada Airline atau shipping Line. Yang dimaksud dengan “
back date” disini adalah, mencantumkan tanggal Air Way Bill atau Bill of Lading maju beberapa hari dibandingkan tanggal yang sebenarnya.
Pertanyaannya ialah :
apakah Shipping Lines/Airlines akan bersedia melakukannya ?.
Biasanya (tidak mampu dijadikan ajaran pasti) :
(-) Jika pengiriman lewat udara dengan “
direct flight” (tanpa connecting), biasanya airline tidak akan bersedia melaksanakan back date walaupun cuma untuk satu haripun.
(-) Jika pengiriman lewat udara dengan connecting flight (berganti pesawat di negara tertentu), mungkin airlines mau melaksanakan back date untuk 1(satu) hari saja.
(-) Jika pengiriman lewat laut, biasanya shipping line bersedia melaksanakan back date untuk 1 (satu) hari hingga dengan 7 hari.
Sekali lagi yang di atas tidak mampu dijadikan ajaran pasti, tetapi peluang sekecil apapun sebaiknya dicoba saja, kita tidak akan pernah tahu kalau tidak mencobanya bukan ?.
2).
Discrepancies terhadap
L/C Expiration Date atau
Latest Presentation Date.
Discrepancies jenis ini samasekali tidak mampu diselamatkan. Harus terima kenyataan bahwa L/C telah gagal.
Apakah berarti pembayaran atas transaksi ini sudah TIDAK mungkin mampu diperoleh ?.
Jangan putus asa dahulu, masih ada beberapa jalan lagi yang mungkin mampu menyelamatkan perusahaan dari kerugian, yaitu :
Cobalah bernegosiasi dengan pihak buyer, kalau hanya keterlambatan beberapa hari sangat mungkin buyer masih mampu mendapatkan pengiriman barang tersebut, dan tentu saja juga masih bersedia melaksanakan pembayaran.
Bukankah L/C sudah gagal ?.
Jika buyer masih bersedia mendapatkan keterlambatan tersebut, mintalah buyer supaya memerintahkan Issuing Bank untuk meng-“
accept”, dokumen tersebut dan mencairkan pembayaran. Tentu saja mekanisme pembayaran sudah tidak menggunakan letter of credit lagi, tetapi melalui
Telex Transfer. Agar buyer mampu melaksanakan perintah accept kepada Issuing Bank, mintalah
swift code kepada
Advising Bank. Lalu sampaikan swift code tersebut kepada pihak buyer, untuk kemudian buyer menginformasikan swift code tersebut kepada Issuing Bank, bersamaan dengan perintah accept.
Semoga Tips ini bermanfaat.
Masih ada satu topik menarik lagi dari serie Letter of Credit :
Letter of Credit – Serie 5 , yaitu mengenai :
(-). Pembobolan Bank dengan menggunakan modus L/C fiktif.
