MEMBUAT REKONSILIASI BANK [-The Basic : Step by step-]
Author’s Notes :
Artikel ini bukan artikel yang akan menunjukkan apa itu difinisi rekonsiliasi bank, maupun kajian teorinya. Melainkan akan memberitahukan cara melaksanakan rekonsiliasi bank selangkah demi
selangkah.
Artikel ini didedikasikan untuk mereka yang belum tahu bagaimana melaksanakan rekonsiliasi bank (seorang book keeper, atau staff accounting lainnya yang bertugas melaksanakan pencatatan dan mengurusi transaksi yang terkait dengan kas bank, untuk mempermudah ilustrasi selanjutnya kita sebut “book keeper” saja), sebagai tips semoga mampu melaksanakan REKONSILIASI BANK DENGAN CEPAT DAN EFEKTIF.
Sebelum masuk ke langkah-langkahnya, perlu dipahami kebijaksanaan dasarnya terlebih dahulu, yang selanjutnya menuju ke step by step proses rekonsiliasi, tampil dalam bentuk pertanyaan dan jawaban.
[-Pertanyaan-]
Mengapa rekonsiliasi ?.
[-Jawaban-]
Karena pihak internal perusahaan (manajemen) perlu mendapat keyakinan, bahwa :
(a). Perusahaan telah melaksanakan pencatatan yang benar (sesuai dengan kedaan sesungguhnya) untuk setiap dana keluar maupun yang masuk, yang tercermin di dalam buku catatan kas bank (selanjutnya kita sebut “Check Register”).
(b). Bank telah melaksanakan transaksi atas uang perusahaan sesuai dengan perintah perusahaan, telah mencatat dan menunjukkan pengesahan yang sesuai, yang biasanya dinyatakan dalam bentuk print-out rekening koran (selanjutnya kita sebut “Bank Statement”).
[-Pertanyaan-]
Bagaimana administrasi memperoleh keyakinan yang dimaksudkan diatas ?.
[-Jawaban-]
Kesesuain check register dengan bank statement. Adanya penjelasan yang memedai mengenai perbedaan-perbedaan (jika ada).
[-Pertanyaan-]
Mengapa ada perbedaan ?.
[-Jawaban-]
Ada 5 kemungkinan penyebab :
1. Mungkin book keeper perusahaan salah melaksanakan pencatatan atau pengesahan (disengaja atau tidak).
2. Mungkin Bank salah melaksanakan pencatatan atau pengesahan (disengaja atau tidak).
3. Mungkin perusahaan menetapkan “saat pengakuan” yang berbeda dengan bank.
4. Mungkin ada pengeluaran/pemasukan yang karena tidak diketahui, perusahaan tidak melaksanakan pencatatan atas pengeluaran/pemasukan tersebut.
5. Mungkin karena ganjal an tertentu bank menolak pencairan check perusahaan ( selanjutnya kita sebut “Void Check”
[-Pertanyaan-]
Bagaimana bila ada perbedaan ? Apakah itu salah ?.
[-Jawaban-]
Perlu dijelaskan mengapa berbeda.
Perlu dijelaskan mengapa berbeda.
[-Pertanyaan-]
Bagaimana menjelaskannya ?
Bagaimana menjelaskannya ?
[-Jawaban-]
REKONSILIASI BANK !
REKONSILIASI BANK !
[-Pertanyaan-]
Caranya ?. darimana memulainya ?
Caranya ?. darimana memulainya ?
[-Jawaban-]
Mulai dari perbedaan yang paling kentara
Kenali dan biasakanlah diri terhadap biaya-biaya yang dikenakan oleh bank terhadap perusahaan, yang dilakukan oleh bank dengan cara melaksanakan pemotongan eksklusif (debit langsung) terhadap saldo bank tanpa memberitahukan terlebih dahulu. Kenali juga pendapatan-pendapatan jasa yang diberikan oleh bank dengan cara menambahkan (mengkredit) pendapatan tersebut ke saldo perusahaan tanpa memberi tahukan terlebih dahulu.
Masukkan jurnal adaptasi atas biaya-biaya dan pendapatan tersebut :
Biaya Admin Bank [Debit : Biaya Bank - Credit : Kas Bank-A]
Bea Meterai [Debit : Biaya Bank – Credit : Kas Bank-A]
Pendapatan Bunga [Debit : Kas Bank – Credit : Pendapatan Bunga Bank]
Pajak [ Debit : Pajak Atas Bunga Bank – Credit : Kas Bank]
Biaya Transfer [Debit : Biaya Bank – Credit : Kas Bank]
Jasa penerimaan transfer [Debit : Biaya Bank – Credit : Kas Bank]
Biaya kliring [Debit : Biaya Bank – Credit : Kas Bank]
Pastikan semua biaya-biaya kecil tersebut telah disesuaikan, tanpa ada yang ketinggalan
[-Notes-]
Jika perusahaan menggunakan accounting software, update general ledger !. karena bila belum updated, adjustment belum nampak.
[-Next-]
Transaksi lain yang biasanya dibukukan oleh bank tetapi tidak belum dicatat oleh perusahaan yaitu pembayaran-pembayaran yang menggunakan auto-debit , yang biasanya recurring transaction yang telah diset oleh perusahaan dari sebelumnya, hanya saja nilai dan tanggal pen-debit-annya belum diketahui.
Pada Bank Statement biasanya muncul diantara tanggal 5 – 15.
Masukkan transaksi-transaksi tersebut ke account yang sesuai. Jika menggunakan accounting software, input dengan manual check entry. Lalu update !
Jika sudah…..
Saat ini seharusnya saldo check register (catatan perusahaan) sudah mendekati saldo di bank statement…..
Bandingkan antara saldo check register dengan saldo bank statement !
Jika belum sama….(kemungkinan besar belum sama)
[-NEXT-]
Perhatikan Bank Statement, pusatkan perhatian pada transaksi pada awal-awal bulan………Biasanya akan ditemukan nomor-nomor check keluar yang muncul, tetapi tidak ada di catatan perusahaan di bulan yang sama. Dan juga akan ditemukan uang masuk tetapi tidak ada di catatan perusahaan.
[-Pertanyaan-]
Darimana datangnya check-check tersebut ?
[-Jawaban-]
Bukalah rekonsiliasi bank pada bulan lalu……transaksi di akhir-akhir bulan.
Check-check keluar tersebut mampu ditemukan di dalam kelompok “CHECK DALAM PERJALANAN”, dan uang-uang masuk tersebut ada dalam kelompok “DEPOSIT DALAM PERJALANAN”.
[-Pertanyaan-]
Apa yang harus dilakukan atas check keluar dan uang masuk tersebut ?. Apa perlu di sesuaikan ? di jurnal ?.
[-Jawaban-]
Tidak.
Tak ada yang perlu dilakukan. Biarkan saja.
Ok… sebelum bertanya lagi……
[-NEXT-]
Sekarang ambil bonggol check bulan ini….
Perhatikan bonggol check di akhir-akhir bulan, antara tanggal 20 – 31, lalu bandingkan dengan Bank Statement….
Akan ditemukan beberapa check yang sudah disobek dan sudah dicatat di dalam check register (buku perusahaan) akan tetapi tidak ditemukan di bank statement. Kelompokkan check-check tersebut, berilah nama “CHECK DALAM PERJALANAN”, lalu jumlahkan. Sebut hasil penjumlahan tersebut sebagai “TOTAL CHECK DALAM PERJALANAN”
Juga perhatikan catatan uang masuk yang ada di simpulan jawaban bulan. Mungkin akan ditemukan catatan uang masuk, akan tetapi tidak ditemukan pada Bank Statement. Jika ada, kelompokkan uang masuk tersebut dan beri nama “DEPOSIT DALAM PERJALANAN”, lalu jumlahkan. Sebut penjumlahan tersebut sebagai “TOTAL DEPOSIT DALAM PERJALANAN”.
[-NEXT-]
[SALDO DI CATATAN PERUSAHAAN [-dikurangi-] TOTAL DEPOSIT DALAM PERJALANAN [-ditambah-] TOTAL CHECK DALAM PERJALAN
Bandingkan dengan :
[-SALDO BANK STATEMENT-]
Sekarang seharusnya sudah sama
[-Pertanyaan-]
Bagaimana bila tidak sama ?. Kenapa tidak sama ?
[-Jawaban-]
Ada 2 kemungkinan penyebabnya :
Mungkin ada check yang bernomor sama tetapi nilainya berbeda antara yang dicatat oleh perusahaan dengan yang dicatat oleh bank.
ATAU
Mungkin ada satu atau beberapa check yang tidak atau lupa dicatat oleh perusahaan
[-Pertanyaan-]
Apa yang harus dilakukan ?.
[-Jawaban-]
Bandingkan antara catatan dengan bonggol check :
Jika ada salah satu check/lebih yang tidak sama nilainya antara yang dicatatan dengan yang dibonggol check ATAU ada satu/lebih check yang lupa tidak dicatat.
[-NEXT-]
Buat laporan ke Financial Controller (atau atasan yang berwenang), minta persetujuan untuk melaksanakan adjustment. Sertakan bukti-bukti transaksi atas check yang nilainya berbeda atau lupa dicatat.
Jika catatan sama persis dengan bonggol check, maka hubungilah pihak bank, minta penjelasan mengenai “mengapa berbeda”. Jika Bank telah mengakui kesalahan ada dipencatatan bank, maka mintalah supaya bank statement di revisi dan dikirimkan revisinya kepada perusahaan.
CATATAN PENTING :
Jika kasus pertama yang terjadi, jangan panik. Jangan lari dari masalah. DON’T SKIP but DEAL WITH IT :)
Jangan khawatir, sepanjang itu tidak disengaja. Ambil lah sebagai pelajaran yang berarti, semoga tidak terulang lagi di periode berikutnya. Jikapun anda harus mendapatkan “Surat Teguran”, terimalah itu sebagai realita kerja, semoga mampu lebih cermat dalam bekerja, dan mampu lebih berprestasi lagi.
Bagi yang ingin lebih advance lagi dalam REKONSILIASI BANK, mungkin tertarik untuk membaca posting saya selanjutnya :
REKONSILIASI BANK - Serie 2 [Intermediate: Untuk Perusahaan yang Menggunakan 2 mata uang berbeda].
dan;
REKONSILIASI BANK - Serie 3 [Advance: IN VIEW OF FINANCIAL CONTROLLER]
Akan dibahas bertahap di sini. Silahkan bookmark blog ini dengan meng-klik tombol bookmark dibawah