Materi Akuntansi Perusahaan: Jasa Konstruksi

Showing posts with label Jasa Konstruksi. Show all posts

Jobdesk Finance Supervisor Di Perusahaan Jasa Konstruksi

Pengertian Finance Supervisor

Dalam dunia industri apapun, istilah finance yang mempunyai arti keuangan, selalu mempunyai peranan yang penting. Hal ini dikarenakan posisi yang berkaitan dengan finance merupakan salah satu pilar yang sangat penting bagi perusahaan untuk menunjang kinerja perusahaan dalam segala aspek. Dalam hal ini, salah satu jabatan yang memegang peranan penting dalam bab finance yaitu supervisor finance. Supervisor Finance yaitu seseorang yang bertugas mengawasi dan supervisi posisi dibawahnya di bab finance yang bertanggung jawab atas kelancaran proses kinerja finance di perusahaan.

Tugas Finance Supervisor di Perusahaan Konstruksi

1. Membuat Laporan Keuangan

Tugas paling utama dari seorang Finance Supervisor yaitu menciptakan laporan keuangan yang tentunya akan dipertanggungjawabkan oleh dirinya sendiri sebagai supervisor dihadapan manajer finance. Meskipun terdapat admin finance atau data entry yang notabene berada dibawahnya secara hierarki. Tetap saja seorang supervisor finance yang akan mempertanggungjawabkan kinerja bawahannya tersebut dihadapan atasannya. Karena itu dibutuhkan seorang supervisor finance mengawasi dan menjamin kualitas kerja bawahannya terutama pada bab laporan keuangan.

2. Melakukan Kontrol Finance

Selain bertugas mengontrol anak buahnya, seorang supervisor finance juga bertugas dalam pengelolaan budgeting dan forecasting dengan berinteraksi secara sinergis dengan divisi-divisi lain yang terkait di dalamnya.

3. Melakukan Fungsi Accounting

Meskipun menjabat sebagai supervisor finance, tetap saja dekat kaitannya dengan akuntansi, maka dari itu salah satu kiprah supervisor finance di perusahaan Jasa Konstruksi yaitu melaksanakan fungsi akunting ibarat menciptakan invoice, merealisasikan utang piutang, dan menciptakan laporan keuangan.

4. Melakukan Treasury Function

Jika anda belum memahami maksud dari treasury function, sanggup diartikan treasury function ini segala kinerja yang berkaitan dengan petty cash (kas kecil perusahaan), kasir, perbankan dan pembayaran lainnya.

5. Melakukan Tax Function

Salah satu kiprah lainnya yang tidak kalah penting bagi seorang supervisor Finance di perusahaan Jasa Konstruksi yaitu melaksanakan tax function yang mencakup perencanaan keuangan dan laporan keuangan. Dalam hal ini perlu diketahui bahwa secara manajemen, kinerja accounting sepenuhnya dipertanggungjawabkan oleh seorang supervisor dan ditandatangani oleh manajer.

Tanggung Jawab Finance Supervisor

Dalam kerjanya, seorang supervisor finance bertanggung jawab untuk ;

1. Memastikan laporan keuangan tersedia

2. Memastikan kinerja para admin dan pegawai lain yang secara hierarki berada dibawahnya benar benar terkordinir dengan baik.

3. Memastikan pendataan terkait isu finance lainnya seperti, invoice, account receivable dan account payable, serta petty cash dan lain-lain tersedia dengan baik.

4. Memastikan divisi finance yang dipimpin berkontribusi dengan baik terhadap perusahaan.

Kualifikasi Supervisor Finance

Dalam proses rekrutmen untuk posisi Supervisor Finance di perusahaan jasa konstruksi, biasanya dibutuhkan kandidat dengan pendidikan minimum Diploma atau Sarjana dari jurusan akuntansi atau pajak, serta mempunyai pengalaman di dunia konstruksi. Diharapkan seorang Supervisor Finance mempunyai pemahaman yang baik mengenai perpajakan. Dalam kerjanya akan sangat menguntungkan kalau anda yaitu seorang yang menyenangi hitungan dan siap bekerja dibawah deadline dan target, serta mempunyai jiwa kepemimpinan. Perusahaan yang bergerak di bidang jasa konstruksi misalnya yaitu PT Jangkar Mandiri Propertindo, Pt. Harjaguna Kurnia Mitra, PT. Grand Kartech, PT. SSI Schaefer, dan lain-lain.

Berikut itulah sedikit isu mengenai jobdesk, kiprah dan tanggung jawab supervisor finance di perusahaan jasa konstruksi. Jika dirasa artikel ini bermanfaat silakan di share, dan kalau dirasa terdapat kekurangan atau kesalahan silakan ditambahkan di kolom komentar.

Salam

Jobdesk Operational Head (Kepala Operasional) Di Perusahaan Asuransi, Kiprah Dan Tanggung Jawab

September 26, 2018 Asuransi , Jasa Konstruksi , Layanan Konsumen , Staff

Operasional Head berasal dari dua kata yaitu Operational yang berasal dari kata operasi y Jobdesk Operational Head (Kepala Operasional) di Perusahaan Asuransi, Tugas dan Tanggung Jawab

A. Sekilas Tentang Operational Head

Sebagaimana tertulis dalam namanya, Operasional Head berasal dari dua kata yaitu Operational yang berasal dari kata operasi yang mempunyai arti tindakan, operasi, dan perbuatan , dan head yang berarti kepala, dari dua kata diatas sanggup ditarik kesimpulan bahwa Operational Head yaitu sebuah jabatan yang diisi oleh satu orang atau beberapa orang (Jika perusahaan tersebut yaitu retail), yang bertugas menganalisa dan mengkoordinir semua tindakan dan pergerakan yang bertujuan untuk menjalankan suatu perusahaan. Biasanya operasional head ini ditempatkan di daerah yang berbeda, bisa di tiap Provinsi, Kabupaten atau Kota, atau di tiap Kecamatan tergantung besar dan ranah perusahaan tersebut. Dalam hal ini asuransi merupakan salah satu bentuk perjuangan yang dijalankan dengan sketsa retail dan mempunyai aneka macam kantor cabang. Untuk lebih jelasnya mengenai kiprah dan tanggung jawab operasional head di perusahaan asuransi, silakan lihat ulasan dibawah ini.

B. Tugas Operasional Head di Perusahaan Asuransi

Menganalisa dokumen pendukung dari suatu aset, untuk memperkirakan besar kecilnya resiko dari suatu aset yang akan diasuransikan. Tidak hanya hingga disitu, analisa kelayakan dokumen ini juga harus dilihat dari bermacam-macam sudut pandang, diantaranya kondisi keuangan klien serta jumlah dan kondisi serta estimasi kenaikan dan penurunan harga dari aset yang diasuransikan. Makara seorang Operational Head harus membagi bermacam-macam aset menjadi klasifikasinya masing masing dalam sudut pandang harga polis asuransi. Makara jenis paket asuransi dan biaya premi yang harus dibayarkan dari aset yang diasuransikan ini harus sesuai dengan besarnya resiko dan jenis aset yang akan diasuransikan alasannya yaitu jikalau barang yang diasuransikan itu beresiko besar atau rentan terhadap hal hal yang akan merugikan perusahaan, maka mungkin nilai premi yang harus dibayar oleh klien akan menjadi lebih besar lagi, atau tidak menutup kemungkinan, pihak asuransi akan menolak aset yang akan diasuransikan tersebut. Meskipun ada Financial Advisor, dan Data Analyst di perusahaan asuransi, seorang Operational Head memilii tanggung jawab paling awal untuk menganalisa hal ini sebelum ditangani oleh bab lainnya.

Jika dirasa terdapat kejanggalan dan atau kemungkinan kerugian yang sangat besar, seorang operasional head bertugas untuk melaksanakan perundingan dengan klien terkait kenaikan harga premi asuransi yang harus dibayar, atau penurunan jaminan polis yang diberikan akan dikurangi sesuai akad kedua belah pihak. Selain hal yang telah disebutkan diatas, seorang Operational head juga bertugas untuk mengkoordinir anak buah dan semua pegawai yang berada di bawah garis koordinasinya untuk senantiasa melaksanakan kiprah dengan baik dan memenuhi sasaran yang telah ditentukan oleh perusahaan.

C. Tanggung Jawab Operational Head di Perusahaan Asuransi

1. Memastikan Aset Klien dinilai dan diperhitungkan dengan baik

2. Memastikan Premi yang dibayarkan oleh klien sesuai dengan resiko dari aset yang menjadi pertanggungan pada polis asuransi

3. Memastikan polis yang dibentuk merupakan hasil keputusan simpulan yang matang dan tidak merugikan kedua belah pihak dikarenakan telah benar benar dinegosiasikan dengan baik bersama klien.

4. Memastikan kelancaran operasional perusahaan dan memimpin pegawai yang berada di bawah garis koordinasinya untuk mencapai sasaran yang telah ditentukan oleh perusahaan.

D. Kualifikasi Operational Head di Perusahaan Asuransi

1. Pendidikan

Dari segi pendidikan, seorang operational head di perusahaan asuransi biasanya dituntut untuk mempunyai strata pendidikan minimal Sarjana di bidang asuransi dengan IPK minimal 2,8. Tapi tidak menutup kemungkinan strata yang lebih rendah ataupun jurusan pendidikan yang lain juga bisa diterima untuk mengisi posisi ini asalkan memilikipengalaman yang mumpuni atau minimal pengalaman yang berkaitan dengan dunia asuransi.

2. Pengalaman

Dari segi pengalaman tentunya untuk menjadi seorang kepala operasional harus benar-benar memahami medan yang akan dihadapi, risikonya pengalaman anda di bidang asuransi akan sangat berkhasiat jikalau anda melamar posisi ini. Pengalaman yang diminta biasanya berkisar antara 2 tahun pengalaman kerja hingga 5 tahun pengalaman kerja di bidang yang sama atau minimal, berkaitan dengan asuransi.

E. Keterampilan Khusus

1. Memahami Manajemen Resiko dan Underwiting

Jika anda memahami mengenai dunia asuransi terutama dalam hal Manajemen Resiko (Risk Management) dan underwriting, pastinya perusahaan tak akan ragu-ragu untuk merekrut anda. Karenanya abagi anda yang berencana atau pernah mengincar posisi ini, setidaknya anda harus mendalami dua hal tersebut meskipun memang masih banyak hal atau bahan lain yang bermanfaat untuk anda dalam melamar posisi ini.

2. Menguasai Literatur Komputer (Office Software)

Dikarenakan perusahaan asuransi merupakan perusahaan jasa yang berkembang dengan pesat dan bisa dibilang ranahnya masih tersegmen di kalangan tertentu, seorang Operational Head di perusahaan asuransi dituntut untuk menguasai literatur komputer dengan baik alasannya yaitu hampir semua proses pekerjaan asuransi ditunjang oleh komputer dan hampir tidak ada yang dilakukan secara manual.

3. Menguasai Bahasa Inggris

Terkadang dikala menjadi seorang Operational Head, realasi dan klien yang tiba bukan hanya dariorang lokal saja tapi bahkan hingga ekspatriat yang berasal dariseluruh dunia tetapi berdomisili di Indonesia. Tentunya jikalau anda mempunyai kemampuan Bahasa Inggris yang baik, akan memudahkan anda untu berkomunikasi dengan mereka bukan?

4. Memiliki Kemampuan Komunikasi yang baik

Dikarenakan perusahaan asuransi yaitu perusahaan yang bergerak di bidang jasa, makan tidak heran jikalau semua pegawai asuransi harus mempunyai kemampuan komunikasi yang baik. Hal ini bertujuan aga klien benar benar memahami akan hak dan kewajiban mereka selaku klien asuransi.

5. Memiliki Relasi yang luas

Kemampuan komunikasi yang baik selalu disandingkan dengan hubungan yang luas, yap, alasannya yaitu orang yang bisa berkomunikasi dengan baik, belum tentu mempunyai hubungan yang luas, alasannya yaitu terkadang komunikasi saja tidak cukup untuk menambah relasi, tapi dbutuhkan waktu yang usang dalam membangun sebuah reputasi yang akan membentuk hubungan anda dengan sendirinya. Karenanya “banyak relasi” ini menjadi salah satu persyaratan khusus bagi anda yang berencana untuk menjadi Operasional head di perusahaan asuransi.

6. Mampu berada dalam tekanan

Sebagaimana umumnya perusahaan jasa, sasaran selalu menjadi momok yang angker dan seolah menjadi sebuah keharusan, sasaran ini tentunya menjadi beban yang berat dan akan menjadi tekanan jikalau anda tidak bisa memenuhinya. Karena itulah, seorang Operational Head di perusahaan asuransi diharuskan mempunyai mental yang besar lengan berkuasa dan bisa menghadapi tekanan yang ada baik dari Internal perusahaan maupun eksternal perusahaan.

Berikut itulah Jobdesk, Tugas dan Tanggung Jawab dari seorang Operational Head (Kepala Operasional) di perusahaan asuransi. Jika artikel ini bermanfaat silakan dishare, jikalau terdapat kesalahan atau kekuranagna silakan ditambahkan di kolom komentar.

Salam

Jobdesk Recruitment Head, Kiprah Dan Tanggung Jawab

September 26, 2018 Asuransi , HRD , Jasa Konstruksi , Kepala Rekrutment , Manajemen , Manufaktur , Recruitment , Recruitment Head , Rekrutment , Staff

posisi recruitment merupakan posisi yang sangat penting Jobdesk Recruitment Head, Tugas dan Tanggung Jawab

A. Sekilas Tentang Recruitment

Dalam sebuah perusahaan, posisi recruitment merupakan posisi yang sangat penting. Hal ini dikarenakan posisi ini merupakan filter awal yang menyaring kualitas dan kapasitas calon karyawan yang akan direkrut dan memulai karir di perusahaan tersebut. Tentunya kita semua telah mengetahui bahwa recruitment berasal dari bahasa inggris yang mempunyai arti merekrut atau mengajak sesorang atau suatu kelompok untuk bergabung dalam suatu organisasi, pekerjaan, himpunan, dan kumpulan lainnya. Karenanya belahan ini memang mempunyai spesialisasi dalam hal perekrutan dan tentunya mempunyai pengetahuan yang luas terhadap perekrutan itu sendiri dimulai dari cara merekrut, cara memilih, cara menilai dan cara mendidik calon karyawan gres yang akan berkarir. Divisi recruitment ini biasanya berada di bawah kordinasi HRD (Human Resource Department). Tapi terkadang pada perusahaan dengan mobilitas karyawan yang tinggi (banyak yang sering keluar masuk) , Divisi Recruitment ini akan mempunyai divisi tersendiri meskipun ranahnya masih berada di bawah administrasi HRD. Hal menyerupai dimaksudkan biar divisi rekrutmen ini mempunyai otoritas yang maksimal dalam proses seleksi dan perekrutan karyawan, sebab tidak bisa dipungkiri, terkadang ada pihak pihak pembangkang yang masih saja melaksanakan nepotisme di perusahaan sehingga banyak bakat berbakat yang terbuang hanya sebab tidak mempunyai link atau kenalan di perusahaan yang beliau lamar.

Di divisi Recruitment ini biasanya terdapat beberapa posisi yang mengisi, diantaranya ;

- Recruitment Head

- Supervisor Recruitment

- Staff Recruitment

- Recruitment Officer

Dalam proses pelaksanaannya, sebetulnya keempat belahan itu mempunyai jobdesk atau kiprah yang sama, hanya saja mungkin tanggung jawab yang diemban oleh masing-masing posisi itu berbeda beda. Di postingan kali ini hanya Recruitment Head yang akan dibahas, tapi anda bisa mengklik daftar posisi yang di tulis diatas untuk informasi mengenai jabatan lainnya terkait Divisi Recruitment ini.

B. Pengertian Recruitment Head

Seperti telah dibahas sebelumnya, Recruitment maupun Head berasal dari bahasa Inggris yang mempunyai arti masing-masing, Recruitment ialah perekrutan, mengajak, atau menghimpun seseorang atau golongan untuk ikut berpartisipasi atau bergabung dalam suatu organisasi atau golongan demi mencapai tujuan bersama, sedangkan head bisa diartikan kepala, atau seseorang yang mengepalai. Makara Recruitment Head bisa diartika seseorang yang memimpin dan mengepalai proses penerimaan dan penyaringan karyawan baru.

C. Tugas Recruitment Head

Dalam pengerjaannya, Recruitment head bertugas untuk;

a. Mengatur dan menyebarkan materi recruitment

Seiring dengan perkembangan teknologi dan informasi, seorang Recruitment Head bertugas untuk menyebarkan materi uji dan mengaturnya sedemikian rupa biar terlihat lebih unik serta menawarkan hasil uji yang maksimal demi kelancaran kerja perusahaan. Hal ini bisa dimaksudkan, jikalau dulu mungkin dilakukan tes tangan, maka dengan perkembangan teknologi ketika ini, bisa dilakukan tes secara online atau berbasis internet sehingga lebih efisien dan efektif.

b. Mengontrol, mengatur, dan update rencana tenaga kerja

Seorang Recruitment Head harus elakukan observasi terhadap departemen lain dan menciptakan kegiatan terkait pengadaan karyawan baru, hal ini bertujuan biar tidak terjadi kekosongan karyawan yang bisa menciptakan kinerja perusahaan menjadi terhenti dikarenakan terdapat kekosongan karyawan pada belahan yang vital. Selain mengupdate informasi ini, Recruitment Head juga bertugas untuk mengontrol jumlah tenaga kerja yang akan diterima, bisa dibilang jikalau terdapat kandidat yang multitasking dan sanggup memenuhi kebutuhan perusahaan dengan kemampuannya , maka itu yang diprioritaskan. Hal ini dikarekanan selain bertugas untuk mencari karyawan baru, recruitment head juga harus memikirkan efisiensi dan perampingan budget perusahaan terkait penggajian karyawan.

c. Menyiapkan laporan bulanan dan mingguan

Setelah pekerjaan-pekerjaanna terkait hal itu selesai, seorang recruitment head juga bertuga untuk menciptakan laporan bulanan dan mingguan biar kinerjanya bisa dievaluasi kedepannya.

d. Mengontrol dan memonitor iklan lowongan

Setelah terdapat informasi akurat mengenai jumlah dan divisi yang membutuhkan karyawan baru, recruitment head harus menciptakan iklan lowongan kerja, baik itu secara online maupun secara ofline, dengan dibantu oleh staff nya, recruitment head bertugas memonitor iklan lowongan ini dan memperhatikan setiap detail update nya.

e. Berkordinasi dengan biro perekrutan

Jika dirasa perlu, Recruitment Head juga bisa bekerja sama dengan biro perekrutan yang dipercaya untuk melaksanakan jasa perekrutan karyawan baru. Hal ini dimaksudkan biar Divisi recruitment bisa lebih teliti dalam menentukan karyawan baru, pun selain itu, jikalau memang dibutuhkan banyak karyawan gres dalam waktu yang singkat, maka jasa biro rekrutment ini akan sangat bermanfaat bagi perusahaan, terutama bagi divisi rekrutmen di perusahaan terkait.

f. Mendesain iklan lowongan

Jika informasi mengenai jumlah karyawan gres yang dibutuhkan telah fix, salah satu kiprah yang harus dilakukan oleh seorang Recruitment Head ialah mendesain iklan lowongan kerja yang akan di share di media online maupun offline. Meskipun pada kenyataannya, untuk kiprah ini bisa dibantu oleh staff recruitment atau belahan desain yang benar benar memahami desain.

g. Melakukan seleksi kerja

Setelah proses diatas terealisasi dengan baik, maka kiprah selanjutnya dari Recruitment Head dengan dibantu oleh para bawahannya ialah melaksanakan langkah langkah perekrutan yang bisa dipaparkan sebagaimana di bawah ini;

1. Screening

Screening disini bisa juga diartikan filtering, hanya saja biasanya proses screening yang dilakukan oleh belahan recruitment hanya terbatas pada dokumen dokumen baik itu utama atau pendukung yang diberikan oleh calon kandidat karyawan. Dalam proses screening ini seorang Recruitment Head dibantu oleh bawahannya melaksanakan pengecekan terhadap keabsahan dan keaslian dari dokumen tersebut biar kandidat yang diterima atau lanjut pada proses selanjutnya benar benar menyerupai yang diperlukan oleh perusahaan. Setelah didapat calon kandidat yang memenuhi persyaratan yang diajukan oleh perusahaan, serta bisa dipertanggungjawabkan keaslian dan keabsahan dokumennya, maka divisi recruitmen selanjutnya melaksanakan summary atau pengumpulan data dan menjadikannya satu bundle untuk lalu dijadikan materi pertanyaan dan analisa ketika kandidat tersebut dating untuk melaksanakan interview dengan belahan recruitment.

2. Melakukan pertemuan dengan kandidat

Lanjut pada tahap kedua, sesudah screening dan summary simpulan dilakukan, Recruitment Head akan mengatur kegiatan pertemuan dengan calaon kandidat karyawan untuk melaksanakan interview.

3. Mengumpulkan review tekait CV dan sertifikast serta testimoni yang dimiliki kandidat

Setelah Interview dilakukan, Recruitment Head dibantu oleh para staff melaksanakan pengumpulan data atas jawaban-jawaban serta testimony dari para kandidat untuk lalu menyerahkan hasil interview tersebut ke Kepala Divisi atau Kepala Departemen lain yang membutuhkan karyawan terkait untuk melaksanakan Interview lanjutan.

D. Tanggung Jawab Recruitment Head

Dalam kerjanya, Seorang Recruitment Head mempunyai Tanggung Jawab Untuk

1. Merekrut Karyawan Baru yang sesuai dengan ekspektasi perusahaan

2. Memastikan Keaslian dan Keabsahan Dokumen menyerupai Ijazah dan Pengalaman Kerja dari calon kandidat bisa dipertanggungjawabkan keabsahannya.

3. Memastikan Kandidat yang diterima merupakan kandidat yang terbaik

4. Memastikan penerimaan karyawan sesuai dengan sasaran yang ditentukan oleh perusahaan

5. Memastikan laporan rekrutmen tersusun rapid an bisa dipertanggungjawabkan setiap bulannya terhadap Manager HRD

E. Kualifikasi Recruitment Head

Dari segi pengalaman, bagi anda yang berminat untuk mengisi posisi ini, seorang recruitment head biasanya dituntut untuk mempunyai pengalaman di bagia HRD, khusunya recruitment Officer atau Petugas Rekrutment selama minimal 5 Tahun, atau bisa juga dipertimbangkan jikalau pernah menjadi manager di bidang rekrutmen atau HRD selama minimal 3 Tahun. Dari segi pendidikan, biasanya seorang yang berpengalaman dengan background pendidikan Psikologi dengan strata Sarjana (S1) akan sangat disukai, terlebih lagi jikalau anda mempunyai gelar Master (S2)

F. Keterampilan Khusus

Selain Kualifikasi yang disebutkan di atas, seorang Recruitment Head juga diperlukan mempunyai kemampuan untuk berbicara dengan baik, atau mempunyai kemampuan komunikasi diatas rata-rata, mempunyai naluri selektif, mempunyai kemampuan untuk bekerja dengan sasaran dan mempunyai kemampuan untuk berada dibawah tekanan.

Itulah Jobdesk, kiprah serta tanggung jawab dari Recruitment Head yang bisa dibahas, semoga artikel ini bermanfaat. Jobdesk yang dijabarkan ini, tidak terbatas hanya pada satu bidang perjuangan saja, tapi bisa diterapkan dalam segala aspek/bidang kerja perusahaan seperti, Manufaktur, Jasa, Perhotelan, Teknik, dan lain-lain.

Jobdesk Manajemen Proyek, Kiprah Dan Tanggung Jawab

September 20, 2018 Accounting , Admin , Administrasi , administrative assistant , Akuntansi , Jasa Konstruksi , Konstruksi , Proyek , Staff

Sebelum kita melaksanakan pembahasan pribadi mengenai kiprah admin proyek Jobdesk Administrasi Proyek, Tugas Dan Tanggung Jawab

A. Sekilas Tentang Administrasi Proyek

Sebelum kita melaksanakan pembahasan pribadi mengenai kiprah admin proyek, ada baiknya adan tahu bahwa ketika ini dunia konstruksi dan proyek merupakan salah satu ranah yang senantiasa mengalami peningkatan yang begitu signifikan. Ada banyak sekali proyek konstruksi yang dilakukan oleh para developer dari aneka macam sektor. Ada konstruksi bangunan, jalan, perbaikan, perawatan, dan lain lain. Tentunya diharapkan banyak sekali tenaga andal di dalamnya. Akan tetapi pastikan anda tahu bahwa dalam bidang perjuangan apapun, diharapkan bab manajemen yang bertugas menunjang segala aktifitas di dalam proyek itu sendiri supaya lebih lancar. Dalam hal ini posisi admin proyek mempunyai peranan yang sangat penting sebagai salah satu posisi yang menunjang kinerja proyek dari segi administratif. Lantas apa kiprah dan tanggung jawab dari posisi ini sebenarnya?

B. Tugas Admin Proyek

Tugas admin proyek di dalam sebuah proyek konstruksi sangatlah penting dan tidak bisa disepelekan. Biasanya akan diharapkan beberapa orang admin apabila proyek yang dilakukan yaitu proyek yang besar dan jangka panjang. Supaya anda tidak kaget, perlu kami beritahukan kalau biasanya seorang manajemen proyek menanggung kiprah yang multi tasking. Baiklah, kita pribadi saja membahas kiprah dari admin proyek ini secara lebih lanjut.

1. Melakukan Proses Data Entry

Tugas pertama dari seorang admin priyek yaitu melaksanakan proses data entry. Data yang dimansukkan yaitu data yang berkaitan dengan segala hal di dalam proyek. Harus ada pendataan yang terang dan terorganisir di dalam komputer yang dikelola oleh seorang manajemen proyek baik itu dari segi tanggal, nama data, penanggung jawab, dan banyak hal lain. Hal ini bertujuan semoga data tersebut bisa segera diakses sebagai materi acuan apabila terdapat kesalahan dalam proses proyek konstruksi yang berlangsung.

2. Melakukan Sesi Dokumentasi

Tugas kedua dari seorang admin proyek yaitu melaksanakan proses dokumentasi. Perlu anda tahu, proses dokumentasi ini harus berjalan secara faktual dan tidak terlambat. Dokumentasi hari itu harus dilakukan hari itu juga semoga proses dalam proyek terlihat secara signifikan. Lebih jauhnya perlu anda ketahui kalau proses dokumentasi ini tidak hanya berbentuk dokumentasi foto saja melainkan juga data data dan media lainnya ibarat misalkan video dan tanda tangan dari orang orang yang berkaitan dengan dokumentasi tersebut.

3. Menjaga dan Mengecek Inventory Kantor

Selanjutnya seorang admin proyek juga mempunyai kiprah sebagai penjaga inventori dan aset perusahaan di proyek daerah beliau bekerja. Setiap aset dan kemudahan perusahaan harus di cek dengan baik supaya tidak terjadi kesalahan dan atau kehilangan. Pastikan semua inventory dan aset di cek setiap pulang kerja, atau setidaknya anda mempunyai bukti kalau aset tersebut sedang dipakai oleh pihak lain semoga ada yang bertanggung jawab apabila terjadi kehilangan.

4. Mengecek Biaya Operasional dan Membuat Reiburstment Ke Pusat

Tugas selanjutnya yang harus dilakukan oleh sorang admin proyek yaitu melaksanakan pengecekan dan validasi terhadap semua biaya pengeluaran di dalam kantor selama berada di proyek ibarat contohnya biaya listrik (bila ada), biaya internet, pembelian ATK, dan bermacam-macam biasaya operasional lainnya yang mungkin muncul pada ketika proyek dilaksanakan. Sebagai seorang admin proyek anda harus melaksanakan validasi terhadap data data yang diberikan oleh pegawai yang hendak melaksanakan reimburstment/klaim terhadap perusahaan. Jika terdapat data yang tidak memadai atau tidak akurat, anda bisa menolaknya. Setelah data data tersebut lengkap dan terpenuhi, selanjutnya anda hanya tinggal melaksanakan proses reimburst dengan mengirimkan invoice ke kantor pusat.

5. Membuat Surat Jalan

Tugas admin proyek selanjutnya yaitu melaksanakan pembuatan surat jalan dan mendapatkan surat jalan untuk segala kendaraan yang masuk ke atau dari proyek secara jelas. Biasanya untuk memaksimalkan pekerjaan ini anda harus berkoordinasi dengan pihak security yang berjaga di pintu masuk / keluar kendaraan.

6. Membuat Data Absensi dan Lembur

Lebih jauh, seringkali anda juga harus menciptakan data ketidakhadiran dan lembur dari karyawan yang bertugas untuk memastikan kalau biaya perusahaan benar benar terintegrasi dengan baik dan tidak ada kesalahan disini. Biasanya hal ini yang seringkali menjadikan konflik alasannya di dalam proyek, seringkali anda harus melaksanakan banyak koordinasi dengan pihak kedua atau ke tiga. Proyek biasanya dilakukan oleh aneka macam pihak dan anda harus mengkoordinasikan hal ini dengan baik secara persuasif.

7. Membuat Laporan Mingguan/Bulanan

Hal selanjutnya yang harus anda lakukan yaitu menciptakan laporan bulanan dan mingguan dari segala acara proyek yang anda lakukan. Laporan ini harus ditandatangani oleh manajer proyek dan diketahu oleh pihak pihak yang berkaitan dengan proyek yang sedang berjalan.

8. Merapikan Dokumen Dan Membuat Salinan Dari Tiap Dokumen Yang Ada

Terakhir, pastikan anda menciptakan salinan dari tiap dokumen yang ada semoga anda tidak berpotensi untuk kehilangan data data yang anda miliki. Anda juga harus merapikan dokumen dokumen tersebut semoga bisa diakses dengan gampang bilamana sewaktu waktu dibutuhkan.

C. Tanggung Jawab Admin Proyek

Dalam kesehariannya bekerja, seorang admin proyek mempunyai beberapa tanggung jawab yang harus diemban. cek daftar di bawah ini untuk lebih jelasnya.

1. Memastikan semua data proyek diinput ke komputer

2. Memastikan Dokumentasi dari kegiatan proyek berjalan dengan baik dan lancar

3. Memastikan semua inventory kantor terjaga dengan baik

4. memastikan semua reimburstment / klaim ke kantor sentra terorganisir secara faktual.

5. Memastikan dokumentasi surat jalan berjalan dengan lancar

6. Memastikan laporan ketidakhadiran dan lembur ada

7. Memastikan kalau laporan bulanan ada

8. Memastikan semua dokumen terduplikasi dan terjaga dengan baik.

D. Kualifikasi Admin Proyek

Perlu anda ketahui, meskipun seorang admin proyek yaitu posisi yang krusial di dalam sebuah proyek konstruksi yang berlangsung, biasanya perusahaan konstruksi tidak mematok kualifikasi khusus secara pendidikan. Seorang kandidat lulusan Sekolah Menengan Atas akan lebih disukai dari pada serorang kandidat berpendidikan lebih tinggi tapi tidak mempunyai pengalaman. Tapi tentunya seorang berpendidikan tinggi dengan pengalaman yang sama akan jauh lebih dipertimbangkan. Hal ini dikarenakan proyek konstruksi merupakan sebuah lokasi kerja yang penuh pressure dan tidak bisa anda sepelekan kesibukannya. Dibutuhkan seorang yang multi tasking dan mempunyai kemampuan perundingan dan pendekatan yang bagus.

Inilah beberapa klarifikasi yang bisa kami sampaikan terkait Jobdesk, Tugas dan Tanggung jawab seorang admin proyek. Jika artikel ini bermanfaat silakan di share, tapi jikalau terdapat kesalahan atau kekurangan, bisa anda tambahkan di kolom komentar.

Salam.

Labels

Breaking News

Articles by "Jasa Konstruksi"