Materi Akuntansi Perusahaan: Kas

Showing posts with label Kas. Show all posts

MEMBUAT REKONSILIASI BANK [-The Basic : Step by step-]

Author’s Notes :

Artikel ini bukan artikel yang akan menunjukkan apa itu difinisi rekonsiliasi bank, maupun kajian teorinya. Melainkan akan memberitahukan cara melaksanakan rekonsiliasi bank selangkah demi
selangkah.

Artikel ini didedikasikan untuk mereka yang belum tahu bagaimana melaksanakan rekonsiliasi bank (seorang book keeper, atau staff accounting lainnya yang bertugas melaksanakan pencatatan dan mengurusi transaksi yang terkait dengan kas bank, untuk mempermudah ilustrasi selanjutnya kita sebut “book keeper” saja), sebagai tips semoga mampu melaksanakan REKONSILIASI BANK DENGAN CEPAT DAN EFEKTIF.

Sebelum masuk ke langkah-langkahnya, perlu dipahami kebijaksanaan dasarnya terlebih dahulu, yang selanjutnya menuju ke step by step proses rekonsiliasi, tampil dalam bentuk pertanyaan dan jawaban.

[-Pertanyaan-]

Mengapa rekonsiliasi ?.

[-Jawaban-]

Karena pihak internal perusahaan (manajemen) perlu mendapat keyakinan, bahwa :

(a). Perusahaan telah melaksanakan pencatatan yang benar (sesuai dengan kedaan sesungguhnya) untuk setiap dana keluar maupun yang masuk, yang tercermin di dalam buku catatan kas bank (selanjutnya kita sebut “Check Register”).

(b). Bank telah melaksanakan transaksi atas uang perusahaan sesuai dengan perintah perusahaan, telah mencatat dan menunjukkan pengesahan yang sesuai, yang biasanya dinyatakan dalam bentuk print-out rekening koran (selanjutnya kita sebut “Bank Statement”).

[-Pertanyaan-]

Bagaimana administrasi memperoleh keyakinan yang dimaksudkan diatas ?.

[-Jawaban-]

Kesesuain check register dengan bank statement. Adanya penjelasan yang memedai mengenai perbedaan-perbedaan (jika ada).

[-Pertanyaan-]

Mengapa ada perbedaan ?.

[-Jawaban-]

Ada 5 kemungkinan penyebab :

1. Mungkin book keeper perusahaan salah melaksanakan pencatatan atau pengesahan (disengaja atau tidak).

2. Mungkin Bank salah melaksanakan pencatatan atau pengesahan (disengaja atau tidak).

3. Mungkin perusahaan menetapkan “saat pengakuan” yang berbeda dengan bank.

4. Mungkin ada pengeluaran/pemasukan yang karena tidak diketahui, perusahaan tidak melaksanakan pencatatan atas pengeluaran/pemasukan tersebut.

5. Mungkin karena ganjal an tertentu bank menolak pencairan check perusahaan ( selanjutnya kita sebut “Void Check”

[-Pertanyaan-]

Bagaimana bila ada perbedaan ? Apakah itu salah ?.

[-Jawaban-]

Perlu dijelaskan mengapa berbeda.

[-Pertanyaan-]

Bagaimana menjelaskannya ?

[-Jawaban-]

REKONSILIASI BANK !

[-Pertanyaan-]

Caranya ?. darimana memulainya ?

[-Jawaban-]

Mulai dari perbedaan yang paling kentara

Kenali dan biasakanlah diri terhadap biaya-biaya yang dikenakan oleh bank terhadap perusahaan, yang dilakukan oleh bank dengan cara melaksanakan pemotongan eksklusif (debit langsung) terhadap saldo bank tanpa memberitahukan terlebih dahulu. Kenali juga pendapatan-pendapatan jasa yang diberikan oleh bank dengan cara menambahkan (mengkredit) pendapatan tersebut ke saldo perusahaan tanpa memberi tahukan terlebih dahulu.

Masukkan jurnal adaptasi atas biaya-biaya dan pendapatan tersebut :

Biaya Admin Bank [Debit : Biaya Bank - Credit : Kas Bank-A]
Bea Meterai [Debit : Biaya Bank – Credit : Kas Bank-A]
Pendapatan Bunga [Debit : Kas Bank – Credit : Pendapatan Bunga Bank]
Pajak [ Debit : Pajak Atas Bunga Bank – Credit : Kas Bank]
Biaya Transfer [Debit : Biaya Bank – Credit : Kas Bank]
Jasa penerimaan transfer [Debit : Biaya Bank – Credit : Kas Bank]
Biaya kliring [Debit : Biaya Bank – Credit : Kas Bank]

Pastikan semua biaya-biaya kecil tersebut telah disesuaikan, tanpa ada yang ketinggalan

[-Notes-]

Jika perusahaan menggunakan accounting software, update general ledger !. karena bila belum updated, adjustment belum nampak.

[-Next-]

Transaksi lain yang biasanya dibukukan oleh bank tetapi tidak belum dicatat oleh perusahaan yaitu pembayaran-pembayaran yang menggunakan auto-debit , yang biasanya recurring transaction yang telah diset oleh perusahaan dari sebelumnya, hanya saja nilai dan tanggal pen-debit-annya belum diketahui.

Pada Bank Statement biasanya muncul diantara tanggal 5 – 15.

Masukkan transaksi-transaksi tersebut ke account yang sesuai. Jika menggunakan accounting software, input dengan manual check entry. Lalu update !

Jika sudah…..
Saat ini seharusnya saldo check register (catatan perusahaan) sudah mendekati saldo di bank statement…..

Bandingkan antara saldo check register dengan saldo bank statement !

Jika belum sama….(kemungkinan besar belum sama)

[-NEXT-]

Perhatikan Bank Statement, pusatkan perhatian pada transaksi pada awal-awal bulan………Biasanya akan ditemukan nomor-nomor check keluar yang muncul, tetapi tidak ada di catatan perusahaan di bulan yang sama. Dan juga akan ditemukan uang masuk tetapi tidak ada di catatan perusahaan.

[-Pertanyaan-]

Darimana datangnya check-check tersebut ?

[-Jawaban-]

Bukalah rekonsiliasi bank pada bulan lalu……transaksi di akhir-akhir bulan.
Check-check keluar tersebut mampu ditemukan di dalam kelompok “CHECK DALAM PERJALANAN”, dan uang-uang masuk tersebut ada dalam kelompok “DEPOSIT DALAM PERJALANAN”.

[-Pertanyaan-]

Apa yang harus dilakukan atas check keluar dan uang masuk tersebut ?. Apa perlu di sesuaikan ? di jurnal ?.

[-Jawaban-]

Tidak.

Tak ada yang perlu dilakukan. Biarkan saja.

Ok… sebelum bertanya lagi……

[-NEXT-]

Sekarang ambil bonggol check bulan ini….

Perhatikan bonggol check di akhir-akhir bulan, antara tanggal 20 – 31, lalu bandingkan dengan Bank Statement….

Akan ditemukan beberapa check yang sudah disobek dan sudah dicatat di dalam check register (buku perusahaan) akan tetapi tidak ditemukan di bank statement. Kelompokkan check-check tersebut, berilah nama “CHECK DALAM PERJALANAN”, lalu jumlahkan. Sebut hasil penjumlahan tersebut sebagai “TOTAL CHECK DALAM PERJALANAN”

Juga perhatikan catatan uang masuk yang ada di simpulan jawaban bulan. Mungkin akan ditemukan catatan uang masuk, akan tetapi tidak ditemukan pada Bank Statement. Jika ada, kelompokkan uang masuk tersebut dan beri nama “DEPOSIT DALAM PERJALANAN”, lalu jumlahkan. Sebut penjumlahan tersebut sebagai “TOTAL DEPOSIT DALAM PERJALANAN”.

[-NEXT-]

[SALDO DI CATATAN PERUSAHAAN [-dikurangi-] TOTAL DEPOSIT DALAM PERJALANAN [-ditambah-] TOTAL CHECK DALAM PERJALAN

Bandingkan dengan :

[-SALDO BANK STATEMENT-]

Sekarang seharusnya sudah sama

[-Pertanyaan-]

Bagaimana bila tidak sama ?. Kenapa tidak sama ?

[-Jawaban-]

Ada 2 kemungkinan penyebabnya :

Mungkin ada check yang bernomor sama tetapi nilainya berbeda antara yang dicatat oleh perusahaan dengan yang dicatat oleh bank.

ATAU

Mungkin ada satu atau beberapa check yang tidak atau lupa dicatat oleh perusahaan

[-Pertanyaan-]

Apa yang harus dilakukan ?.

[-Jawaban-]

Bandingkan antara catatan dengan bonggol check :

Jika ada salah satu check/lebih yang tidak sama nilainya antara yang dicatatan dengan yang dibonggol check ATAU ada satu/lebih check yang lupa tidak dicatat.

[-NEXT-]

Buat laporan ke Financial Controller (atau atasan yang berwenang), minta persetujuan untuk melaksanakan adjustment. Sertakan bukti-bukti transaksi atas check yang nilainya berbeda atau lupa dicatat.

Jika catatan sama persis dengan bonggol check, maka hubungilah pihak bank, minta penjelasan mengenai “mengapa berbeda”. Jika Bank telah mengakui kesalahan ada dipencatatan bank, maka mintalah supaya bank statement di revisi dan dikirimkan revisinya kepada perusahaan.

CATATAN PENTING :

Jika kasus pertama yang terjadi, jangan panik. Jangan lari dari masalah. DON’T SKIP but DEAL WITH IT :)

Jangan khawatir, sepanjang itu tidak disengaja. Ambil lah sebagai pelajaran yang berarti, semoga tidak terulang lagi di periode berikutnya. Jikapun anda harus mendapatkan “Surat Teguran”, terimalah itu sebagai realita kerja, semoga mampu lebih cermat dalam bekerja, dan mampu lebih berprestasi lagi.

Bagi yang ingin lebih advance lagi dalam REKONSILIASI BANK, mungkin tertarik untuk membaca posting saya selanjutnya :

REKONSILIASI BANK - Serie 2 [Intermediate: Untuk Perusahaan yang Menggunakan 2 mata uang berbeda].

dan;

REKONSILIASI BANK - Serie 3 [Advance: IN VIEW OF FINANCIAL CONTROLLER]

Akan dibahas bertahap di sini. Silahkan bookmark blog ini dengan meng-klik tombol bookmark dibawah

REKONSILIASI BANK - Serie 2 [2 Mata Uang Berbeda]

January 19, 2019 Accounting , ARTIKEL , Kas , Kas Bank , TIPS AND TRICKS

Author’s Notes

Rekonsiliasi Bank untuk Laporan keuangan yang menggunakan mata uang yang sama dengan bank statement tentu sudah biasa dilakukan. Bagi yang belum pernah atau belum tahu prosedurnya, silahkan baca : Membuat Rekonsiliasi Bank [The Basic : Step by step], Memahami konsep dasar KONVERSI MATA UANG ASING dan MODEL IMPLEMENTASINYA juga perlu, silahkan baca artikel : Laba - Rugi Atas Transaksi Multi Kurs. Jika sudah, silahkan terus ikuti artikel ini untuk rekonsiliasi bank yang lebih berkembang.

Penggunaan Mata Uang Asing Dalam Catatan Keuangan Perusahaan Cabang Atau Perwakilan Tidak Bisa Dihindari.

Bagi perusahaan-perusahaan yang berbentuk representative atau yang di Indonesia dikenal dengan BUT (Badan Usaha Tetap) atau bentuk lain yang mengharuskan adanya koneksitas laporan dengan perusahaan yang berada di luar negeri, penggunaan Sistem Informasi Keuangan (Financial Information System) bermata uang gila yaitu merupakan suatu keharusan.

Mengapa ?

Karena Perusahaan induk (parent company) wajib membuat laporan keuangan konsolidasi, yang mana laporannya tentu menggunakan mata uang negara dimana perusahaan induk tersebut berada, misalnya : USD (jika parent company-nya American).

Sedangkan perusahaan cabang atau perwakilan, disamping membuat laporan keuangan untuk cabang itu sendiri (yang tentunya menggunakan mata uang domistik, dalam hal ini Rupiah), perusahaan cabang atau perwakilan juga diwajibkan untuk mengirimkan catatan keuangan ke perusahaan induknya.

Laporan yang dikirim ke perusahaan induk inilah yang menggunakan mata uang asing, hal ini dimaksudkan untuk mempermudah perusahaan induk dalam melaksanakan konsolidasi laporan keuangan, termasuk control dan interpretasi atas pengeluaran-pengeluaran yang ada di perusahaan cabang atau perwakilan.

Penggunaan mata uang gila di dalam catatan keuangan menjadi tidak mampu dihindari dikala Sistem Informasi Keuangan perusahaan cabang bertautan dengan (Linked) dengan perusahaan induk (parent company) secara online.

Bayangkan dikala perusahaan cabang meminta kiriman dana dari perusahaan induk, tentunya perusahaan indukj perlu mengetahui posisi final dari kas perusahaan cabang (berapa saldo kas-nya), sementara bila laporan keuangan cabang menggunakan mata uang domistik, perusahaan induk akan menerima kesulitan untuk memperoleh isu tersebut.

Dengan demikian, penggunaan mata uang gila dalam laporan keuangan perusahaan cabang atau perwakilan tidak mampu dihindari.

Prosedur Rekonsiliasi Bank Untuk Perusahaan Yang Menggunakan 2 Mata Uang Yang Berbeda

Dua mata uang berbeda disini yang dimaksudkan yaitu : Perusahaan memiliki 2 macam rekening kas bank yaitu : dalam mata uang USD (biasanya dipakai sebagai terminal penerimaan uang masuk) dan dalam mata uang Rupiah (dipergunakan untuk mendanai pengeluaran sehari-hari). Sementara perusahaan (perusahaan cabang/perwakilan) menggunakan mata uang USD dalam system isu keuangannya.

Untuk perusahaan model ini, harus membuat 2 jenis rekonsiliasi bank, yaitu :

1) Rekonsiliasi Bank atas Rekening USD
2) Rekonsiliasi Bank atas Rekening Rupiah.

1). Rekonsiliasi Atas Rekening USD

Yang direkonsiliasi yaitu catatan perusahaan yang memang menggunakan mata uang USD dengan Bank statement yang juga menggunakan mata uang USD, tidak ada konversi dalam proses ini. Dengan demikian, maka langkah-langkahnya sama saja dengan rekonsiliasi bank bermata uang tunggal, hanya saja menggunakan mata uang USD (bukan rupiah). Sekali lagi bagi yang belum tahu prosedur dasar rekonsiliasi bank, saya sarankan untuk mebaca artikel : Membuat Rekonsiliasi Bank [The basic : Step by step]. Jika sudah, mampu kembali ke topik ini.

2). Rekonsiliasi Atas Rekening Rupiah

Rekonsiliasi BUKU PERUSAHAAN DALAM MATA UANG USD terhadap BANK STATEMENT DALAM MATA UANG RUPIAH memiliki keunikan tersendiri. Langkah-langkahnya yaitu sebagai berikut :

[Langkah-1]

Dari Bank Statement, input biaya-biaya dan pendapatan yang dikenakan/diberikan oleh bank (Biaya Admin Bank, Bea Meterai, pendapatan bunga, dan pajak atas bunga) ke dalam sebuah spreadsheet, beri nama “expense adjustment”, konversikan masing-masing biaya/pendapatan tersebut ke mata uang USD dengan menggunakan rate yang sesuai dengan tanggal transaksi masing-masing. Jika perusahaan menggunakan accounting software, masukkan biaya-biaya (yang sudah dalam mata uang USD) tersebut sebagai adjustment entry ke dalam system. Pastikan tidak ada yang ketinggalan, lalu update sistem.

Lakukan hal yang sama terhadap biaya-biaya auto-debit (Listrik, telepon, air, kartu credit, tv channel, dll). Kemudian update sekali lagi.

[Langkah-2]

Sebelum ke langkah kedua..saya asumsikan langkah ke-1 telah dilakukan, dan semua adjustment journal telah di update dengan tepat tanpa ada yang ketinggalan.
Jika menggunakan accounting software atau online database management, maka load checking register (buku catatan check perusahaan) yang bermata uang USD tersebut ke textout dengan cara :

Check register 4 print to file 4 beri nama : BankRecon$.txt 4 Ok

Dari blank Excel workbook :

Open File 4 tunjuk file yang tadi di load dari system (BankRecon$.txt) 4 delimited 4 rapikan kolom sesuai dengan kebutuhan 4 Next 4Finish

Jika langkah 1 telah dilakukan dengan sempurna, seharusnya semua biaya dan pendapatan yang dikenakan atau diberikan oleh bank, telah ikut serta di dalam spreadsheet, tentunya dengan penomoran check otomatis dari system.

Beri “header row” yang sesuai pada episode paling atas dari isi spreadsheet (Misalnya : “Date” diatas tanggal, “Check#” diatas nomor check “Source Journal#” diatas nomor serie journal, “Description” diatas keterangan transaksi, “Amount$” diatas nilai transaksi), beri autofilter pada header row, lalu freeze panes persis dibawah header row.

Terakhir simpan file ke harddrive kerja anda (mungkin di server atau di local harddrive).

Author’s note :

Langkah-2 ini mungkin berbeda pada masing-masing accounting software (saya memakai MAS200), pada dasarnya langkah kedua ini yaitu memindahkan catatan check dari database ke spreadsheet. Jika catatan keuangan perusahaan hanya menggunakan spreadsheet, maka “Langkah-2” ini tidak diperlukan.

[Langkah-3]

Kelompokkan isi spreadsheet menjadi 2 kelompok :
DEPOSIT (untuk kelompok uang masuk), tempatkan di episode atas spreadsheet
EXPENDITURE (untuk kelompok uang keluar), tempatkan dibawah kelompok deposit.

Kemudian jumlahkan kolom “Amount$” dari masing-masing kelompok. Dengan demikian, maka akan diperoleh “Total Deposit” dan “Total Expenditure”

[Langkah-4]

Tambahkan satu kolom kosong setelah kolom “Amount$”, beri header “Rate” pada kolom kosong tersebut.

Setelah kolom “Rate” buat satu kolom lagi beri header “Amount Bank-A” (A=nama bank).

Beri autofilter pada masing-masing kolom gres ini.

[Langkah-5]

Pada langkah ke-5 ini kita akan focus pada kolom “Amount Bank-A” dan kolom “Rate”

Ambil Bank Statement…..

Mulailah dengan memindahkan nilai transaksi dari bank statement ke dalam spreadsheet yang gres saja dibuat.

Ingat : ada 2 kelompok dalam spreadsheet, kelompok DEPOSIT & kelompokEXPENDITURE.

Caranya :

Untuk kelompok DEPOST :

Masukkan nilai uang masuk yang ada di bank statement ke dalam kolom “Amount Bank-A” dengan memperhatikan masing-masing tanggalnya. Pada baris “Total Deposit” jumlahkan kolom ini. Kemudian beri format Rupiah pada kolom ini.

Masih ingat dengan kolom “Rate” ?, ok….. pada kolom ini, buatlah formula = Kolom “Amount Bank-A” [dibagi] kolom “Amount$”, dicopy lalu paste ke bawah. Akan diperoleh rate yang berbeda-beda antara baris yang satu dengan baris yang lainnya.

Jika ada uang masuk yang tidak ditemukan pada bank statement, copy uang masuk ini, lalu paste ke ujung bawah spreadsheet. Beri label DEPOSIT IN TRANSIT

Untuk kelompok EXPENDITURE :

Lakukan langkah yang sama ibarat pada kelompok DEPOSIT. Hanya saja pada kelompok EXPENDITURE mengandung transaksi yang pastinya lebih banyak dan tidak memiliki urutan tanggal yang sama antara bank statement dengan data yang di load dari system. Hal ini disebabkan oleh karena tidak semua peserta check mencairkan check tersebut pada tanggal check diterbitkan. Jika jumlah transaksi relatif sedikit tidak akan jadi masalah, tetapi bila jumlah transaksi cukup banyak, maka langlah ini akan menyita waktu.

Diperlukan sedikit trick untuk menangani langkah ini.

Author’s note :

Focus pada nomor check yang ada di bank statement, mulai dari nomor check yang paling atas, diteruskan dengan nomor check yang ada dibawahnya…terus lakukan secara berurut hingga transaksi yang terakhir.

Caranya :

Block kolom “Check#” pada spreadsheet, cari nomor check dengan cara : Ctrl F, isi field yang muncul dengan nomor check yang ada di bank statement, tekan tombol enter, maka nomor check telah ditemukan, pada kolom “Amount Bank-A” masukkan nilai check yang dari bank satatement.

Jika nomor check tidak ditemukan, masukkan nomor check dan amountnya di baris paling atas dari kelompok EXPENDITURE (mungkin perlu insert row terlebih dahulu), pada kolom “Tanggal” untuk sementara biarkan kosong, pada kolom “Check#” isi nomor check sesuai dengan yang ada di bank statement, dan pada kolom “Description” juga biarkan kosong, pada kolom “Amount$“ juga biarkan kosong, dan pada kolom “Amount Bank-A” masukkan nilai yang dari bank statement.

Lakukan terus hingga transaksi terakhir.

Jika sudah selesai, copy formula pada kolom “Rate” yang ada di kelompok DEPOSIT, lalu paste ke dalam semua baris di kolom yang sama pada kelompok EXPENDITURE.
Maka akan muncul rate yang variate dari baris yang satu dengan baris yang lainnya.

Pada ujung bawah kolom “Rate” buat formula =average (semua kolom rate), maka akan diperoleh AVERAGE RATE pada bulan tersebut.

Jika diperhatikan, akan ditemukan beberapa baris yang kosong. Ada 2 jenis baris yang kosong :

Baris kosong pada kolom “Amount$” yang sudah kita letakkan pada episode paling atas dari kelompok expenditure. Dan;

Baris kosong pada kolom “Amount Bank-A”

Apa yang harus dilakukan dengan baris-baris kosong ini ?

Baris kosong pada kolom “Amount$” :

Buka file Rekonsiliasi Bank bulan sebelumnya, nomor-nomor check dari bari kosong ini akan ditemukan pada kelompok “UN-CLEARED CHECK” pada rekonsiliasi bank sebelumnya. Copy isi kolom “Tanggal”, “Description” dan “Amount$” dari kelompok UN-CLEARED CHECK ini ke dalam baris-baris kosong yang ada di spreadsheet yang sedang dikerjakan.

Baris kosong pada kolom “Amount Bank-A” :

Filter kolom “Amount Bank-A” by (blank), maka akan ditampilkan cell-cell kosong yang ada di kolom ini. Copy semua kolom dan baris yang muncul di sini, lalu paste ke ujung bawah spread sheet (tepatnya dibawah kelompok DEPOSIT IN TRANSIT

Beri label UN-CLEARED CHECK untuk kelompok gres ini. Jumlahkan kolom “Amount$” pada kelompok ini, sebut ini sebagai “TOTAL UN-CLEARED CHECK”.

Sekarang seharusnya ada 4 kelompok dalam spreadsheet ini :

DEPOSIT (dengan “Total Deposit” pada ujung bawahnya)
EXPENDITURE (dengan “Total Expenditure” pada ujung bawahnya)
DEPOSIT IN TRANSIT (dengan “Total Deposit In Transit” pada ujung bawahnya)
UN-CLEARED CHECK (dengan “Total Un-Cleared Check” pada ujung bawahnya)

Author’s note :

Masih ada 2 langkah yang tersisa….. 2 langkah terakhir ini yaitu langkah yang paling menentukan dalam rekonsiliasi bank dengan mata uang berbeda. Perhatikan baik-baik…..

[Langkah-6]

Setelah kelompok Kelompok "Un-Cleared Check", buatlah summary dari catatan transaksi yang diload dari system sebagai berikut :

“Checking Register – Starting Balance” : $ (isi saldo awalnya system)
“Checking Register – Deposit” : $ (isi Total Deposit yang dari System)
“Checking Register – Expenditure” : $ (isi Total Expenditure yang dari system)
“Checking Register – Deposit In Transit” : $ (isi Total Deposit In Transit dari system)
“Checking Register – Un-Cleared Check” : $ (isi Total Un-Cleared Check dari system)

“Checking Register – Adjusted Ending Balance” : $ (isi formula : Starting Balance + Deposit + Un-Cleared Check – Deposit In Transit)

Author’s note :

Hasil formula inilah yang diharkan sama dengan ending balance yang ada di Bank Statement. Tetapi, bukankah Systen menggunakan mata uang USD sedangkan Bank statement menggunakan mata uang Rupiah. Bagaiaman membandingkannya ?.
Ingat dengan kolom “Rate” dengan AVERAGE RATE pada ujung bawah kolom ?. Ok…. Disinilah kolom ini menjadi “the un-locker key” alias kunci pembuka-nya kunci :-)

[Langkah-7]

Buat baris :

“Bank-A Ending Balance $” : $ ( isi formula = "Saldo final Bank" [bagi] AVERAGE RATE )

Bandingkan :

“Bank-A Ending Balance $” DENGAN “Checking Register –Adjusted Ending Balance”

Apakah sama ?, jika sama maka pekerjaan telah selesai

Most probably belum sama ! :-p

Mengapa ?......

Author’s note :

Karena sepanjang bulan dari hari ke hari, rate yang dipergunakan untuk posting biasanya selalu mengikuti fluktuasi nilai konversi dari USD ke Rupiah. Sementara kita tidak pernah mengikuti fluktuasi exchange rate versi bank dari hari ke hari. Anda tahu sendiri fluktuasi rate bahkan terjadi dari jam ke jam bahkan dari menit ke menit, jadi hampir tidak mungkin mengikutinya dalam melaksanakan posting.

Maksimal yang mampu dilakukan yaitu dengan estimasi rate yaitu dengan membagi nilai rupiah pada bank statement dengan nilai dolar dari masin-masing check yang ada di system. Akan tetapi masih juga menyisakan selisih (variance).

Apa yang harus dilakukan terhadap variance ini ?.

Variance ini yaitu suatu selisih atas fluktuasi nilai tukar USD dengan IDR yang terjadi pada bulan ini. Selisih nilai akhir fluktuasi foreign exchange rate yaitu : LABA-RUGI (SELISIH KURS) alias “CURRENCY GAIN/LOST”

Buatlah Label :

“Currency Gain/Lost” : $ (isi formula = “Checking Register-Adjusted Balance” [kurangi] “Bank-A Ending Balance $”)

Jika alhasil BERNILAI POSITIF, maka buatlah Adjustment Entry :

[Debit] : Currency Gain/Lost Vs [Credit] : Checking Account

Jika alhasil BERNILAI NEGATIF, maka buatah Adjustment entry :

[Debit] : Checking Account Vs [Credit] : Currency Gain/Lost

Cheers :-)

DI BALIK REKONSILIASI BANK – Financial Controller’s View

January 16, 2019 Accounting , ARTIKEL , Kas , Kas Bank , TIPS AND TRICKS

Author’s Note :

Apa dan Bagaimana Sesungguhnya Rekonsiliasi Bank di mata Financial Controller ?, itulah yang akan menjadi pokok bahasan pada artikel ini. Termasuk juga beberapa kesalahan umum yang dijadikan kebiasaan, sehingga lama-lama menjadi dianggap benar, episode mana yang seharusnya di maksimalkan, apa yang harus dihindari, semua akan diungkapkan disini.

Balance Is Not The End

Saat membuat rekonsiliasi bank, kata “balance” menjadi kata yang amat mahal artinya, sesuatu yang langka, sesuatu yang sangat didambakan. Sehingga proses rekonsiliasi seolah-oleh suatu pendakian menuju puncak yang namanya “balance” itu. Begitu banyak energi, focus dan lain sebagainya dedikasikan untuk pencapian tersebut.

Begitu “balance” itu tercapai, wah lega rasanya. Selesai sudah bank recon.

Pernahkah berpikir :

Berapa adjustment entry yang dibuat untuk menjadikannya balance ?
Semakin banyak adjustment entry yang diperlukan, semakin rendahlah nilainya, dari keseluruhan proses yang dilakukan, kebanyakan proses pembetulannya. Fixing is useless, it's not value added at all .

Berapa total nominal yang di adjust ?
Semakin besar nilai (Rupiah/USD) yang disesuaikan, berarti semakin banyak pula erroneous atau in-appropriateness yang telah terjadi di sepanjang siklus kas tersebut. It’s good to catch and fix some erroneous or in-appropriateness, but catching is just not anough, we should shut them off right on the root of the problems. Otherwise those will be happened over and over again. Itu “bukan” effisiensi.

Berapa lama waktu yang dibutuhkan ?
Dari setiap proses, semakin banyak waktu yang dihabiskan, semakin rendahlah nilainya. Mengapa rendah ?
Dengan semakin lama waktu yang disita, semakin banyak pula kesempatan yang hilang, kesempatan untuk berpikir atau mengerjakan yang lain, kesempatan untuk meng-create value added karena disibukkan oleh aktifitas membetulkan saja.

The essence is not the “balance”, but “quality of the balance”

.

Banyak hal lain yang perlu diperhatikan, ketimbang sekedar pencapaian balance saja. Berikut yaitu hal-hal lain yang perlu diperhatikan dan dipertimbangkan oleh staff, supervisor, chief maupun Accounting Manager :

Empat Ribu Rupiah Yang Sia-sia

Bank mengenakan Rp 100,000 untuk setiap buku check yang isinya 25 lembar check. Artinya setiap lembar check yang dikeluarkan, akan selalu diikuti oleh pengeluaran sebesar Rp 4,000. Dibandingkan dengan satu transaksi yang nominalnya material, tentu Rp 4,000 itu worthy.

Dengan menggunakan check, payment mampu lebih mudah di telusuri, dan resiko “fraud” mampu diminimalisasi. Akan tetapi bagaimana kalau check banyak dikeluarkan untuk transaksi yang non material?. Lembar-lembar check tersebut akan menjadi Rp 4000 x sekian lembar yang sia-sia. Tidak ada pihak manapun yang mendapatkan value added atas nilai Rp 4000 dari lembar check yang dikeluarkan tersebut, tidak untuk vendor, tidak untuk customer, terlebih-lebih tidak bagi perusahaan sendiri.

Ada certain nominal level atas pembayaran untuk determinasi penggunaan check, yang rasio-nya telah ditetapkan sedemikian rupa semoga lembar check tersebut meaningful. Masing-masing perusahaan tentu menetapkan level yang berbeda-beda. Tugas staff accounting dan keuangan yaitu mematuhi nominal level yang telah ditetapkan oleh manajemen.

Di Balik “Void Check”

Ada 2 penyebab paling umum atas voide check :

NSF (No Sufficient Fund)
Check void disebabkan oleh karena tidak adanya cukup saldo di bank untuk menutup pembayaran tersebut. Apa artinya ?. Artinya cash custodian (kasir) tidak melaksanakan penghitungan saldo cash dengan semestinya, artinya book keeper tidak melaksanakan daily cash analysis yang akurat. No Sufficient Fund yaitu nilai raport terburuk dari implementasi cash management.

Mis-Written
Kesalahan tulis pada lembar check yaitu penyebab ke-2 dari void check yang paling sering terjadi, hal ini disebabkan oleh ketidak terampilan cashier, penulisan yang terburu-buru, tidak cermat. Sehingga terjadi penebalan atau pengulangan coretan goresan pena pada lembar check.

Kedua penyebab void check itu sama-sama buruk, harus dihindari. Lakukan pengecekan saldo bank dan minta dikirimi daily bank statament printing

Disordered Serial Check Number

Check stub atau bonggol check, merupakan salah satu tool dalam pemeriksaan kas, dijadikan alat pembanding terhadap catatan transaksi check itu sendiri. Dapat dibayangkan kalau penanggalan pada check stub tidak berurut. Saat melaksanakan rekonsiliasi menjadi lebih lama, harus loncat-loncat. Memusingka bukan?.

Rounded Up or Rounded Down

Menjadi kebiasaan umum staff keuangan dan accounting menyerahkan printout payment list begitu saja, dengan angka-angka penuh. Misalnya : Rp 1,850,915 atau Rp 1,899,985. Angka-angka itu akan fine saja kalau dibayarkan dengan pemindah bukuan alias transfer. Bagaimana kalau tarik dalam bentuk tunai ?.

Mungkinkah bank akan mencairkan check tersebut sebesar angka yang tertulis ?. No way !. Come on… nilai uang pecahan terkecil di Indonesia sekarang yaitu Rp 100,- Sudah pasti bank akan melaksanakan pembulatan.

Di satu sisi check register tidak dibulatkan, tapi bank melaksanakan pembulatan (tanpa mampu dihindari), apakah yang akan terjadi ketika bank recon?. Bisa dibayangkan bukan? Dicari kemanapun, angka selisih itu tidak akan ditemukan.

Mengapa tidak dibulatkan terlebih dahulu sebelum bank melakukannya ?. tentu harus ada determinasi untuk suatu pembulatan. Dan staff keuangan dan accounting seharusnya konsisten terhadap determinasi ini.

Earlier Auto-debit

Auto-debit payment mestinya telah terjadwal, sudah di set sedemikian rupa sampai tidak melewati due date yang seharusnya. Tapi for some reason, terkadang bank mendebit rekening perusahaan lebih awal. Akibatnya, perusahaan menjadi salah dalam memprediksi posisi kas, saldo kas menjadi lebih kecil dibandingkan dengan apa yang diperkirakan oleh perusahaan.

Seharusnya gejala ini sudah tertangkap ketika melaksanakan rekonsiliasi bank, cashier perlu menghungi pihak bank untuk mendapatkan penjelasan mengnai ganjal an pendebitan lebih awal, bank perlu diingatkan semoga konsisten terhadap time schedule yang telah ditentukan.

Foreign Exchange Rate

Bertarnsaksi menggunakan valuta absurd (membeli maupun menjual) memerlukan kehati-hatian, ada potensi gains atau loses disana. The decision wheter using foreign currency or local currency seharusnya dilakukan dengan analisa yang memadai untuk potensi gains atau lost tersebut.

Mengurangi Adjustment dan Mempercepat Rekonsiliasi Bank

Sebagian dari proses rekonsiliasi bank yaitu memeriksa dan membuat jurnal entry atas biaya-biaya yang dikenakan oleh bank, pendapatan bunga, atau auto debit auto debit.
Jika saja, pengecekan saldo bank secara konsisten setiap hari, maka perbedaan-perbedaan itu akan diketahui semenjak dini.

Setiap ada perbedaan, mintalah kepada bank untuk di printout lalu dikirimkan dengan faximile. Lakukanlah setiap hari selama 5 menit khusus untuk ini. Niscaya kesibukan task bank recon akan mampu dikurangi, proses bank recon akan lebih cepat. Mungkin hanya perlu melaksanakan adjustment untuk transaksi-transaksi di final bulan saja.

CARA MEMBUAT LAPORAN ARUS KAS

October 15, 2018 Accounting , ARTIKEL , FINANCIAL , Kas , Keuangan , TIPS AND TRICKS

Mengapa Laporan Arus Kas diharapkan ?

Dengan adanya Laporan Laba/Rugi dan Neraca, kita bisa mengetahui posisi keuangan perusahaan pada ketika tertentu (dilihat dari Neraca) dan mengetahui hasil kegiatan usaha (Laba atau Rugi) perusahaan untuk periode tertentu. Akan tetapi sebab laporan keuangan sebagian besar menganut sistem accrual (pendapatan dan cost/biaya diakui pada ketika transaksi terjadi meskipun realisasi kas belum terjadi).

Adapun fungsinya ialah untuk mengetahui realisasi kas masuk dan keluar perusahaan, sehingga dapat diprediksi potensi realisasi kas di masa yang akan datang (tingkat liquiditas). Termasuk juga untuk mengetahui potensi kemampuan perusahaan untuk membagikan keuntungan perusahaan kepada pemegang saham dalam bentuk kas (pembagian dividen),

Bukankah saldo simpulan kas sudah bisa dilihat pada Neraca ?....

Benar, tetapi dari neraca, belum tergambar secara terperinci, mengenai :
(-) Dari kegiatan apa saja kas dihasilkan ?
(-) Untuk kegiatan apa saja kas dikeluarkan ?.

Untuk itulah, Laporan Arus Kas diperlukan.

Elemen-elemen Laporan Arus Kas

Realisasi Kas (kas masuk/keluar) dikelompokkan ke dalam tiga jenis aktifitas, yang selanjutnya menjadi elemen Laporan Arus Kas, yaitu :

Aktifitas Operasi (Operating Activities)
Arus kas (masuk/keluar) yang berasal dari kegiatan utama perusahaan (yang biasa disebut operasional perusahaan), yang tercermin dari Laporan Laba/Rugi perusahaan.

Aktifitas Investasi (Investing Activities)
Arus kas (masuk/keluar) yang berasal dari aktivitas-aktivitas investasi. Kegiatan yang digolongkan ke dalam kelompok ini ialah semua kegiatan kas yang terkait dengan aktifitas pembelian/penjualan aktiva perusahaan, penerimaan/pengeluaran kas terkait dengan piutang perusahaan dengan entitas lain.

Aktifitas Pendanaan (Financing Activities)
Arus kas yang berasal dari transaksi utang (kewajiban) perusahaan, baik yang berupa penambahan maupun pelunasan utang. Arus kas yang berasal dari penerbitan saham atau instrument sekuritas lainnya pun dimasukkan ke dalam kelompok ini.

Cara Membuat Laporan Arus Kas

Untuk membuat Laporan Arus Kas, diharapkan sumber data sebagai berikut :

(-) Laporan Laba Rugi Tahun Berjalan (Current Book)
(-) Neraca Perbandingan Tahun Berjalan dengan Neraca tahun sebelumnya

Sebagai ilustrasi, kita akan membuat Laporan Arus Kas Tahun 2007, dan berikut ialah pola Laporan Laba Rugi Tahun 2007 (karena keterbatasan screen capture, gambar terpaksa terpotong jadi 2).

kita bisa mengetahui posisi keuangan perusahaan pada ketika tertentu CARA MEMBUAT LAPORAN ARUS KAS

Cara Membuat Laporan Arus Kas dengan Direct Method dan Tips & Tricks Membuat Laporan Arus Kas dengan Excel. Jangan ketinggan, sekarang telah tersedia Free Spreadsheet "Cash Flow Statament", silahkan dibaca petunjuk cara mendapatkannya.

Membuat Rekonsiliasi Bank [-The Basic : Step By Step-]

October 13, 2018 Accounting , ARTIKEL , Bank , Kas , TIPS AND TRICKS

Author’s Notes :

Artikel ini bukan artikel yang akan menawarkan apa itu difinisi rekonsiliasi bank, maupun kajian teorinya. Melainkan akan memberitahukan cara melaksanakan rekonsiliasi bank selangkah demi
selangkah.

Artikel ini didedikasikan untuk mereka yang belum tahu bagaimana melaksanakan rekonsiliasi bank (seorang book keeper, atau staff accounting lainnya yang bertugas melaksanakan pencatatan dan mengurusi transaksi yang terkait dengan kas bank, untuk mempermudah ilustrasi selanjutnya kita sebut “book keeper” saja), sebagai tips supaya sanggup melaksanakan REKONSILIASI BANK DENGAN CEPAT DAN EFEKTIF.

Sebelum masuk ke langkah-langkahnya, perlu dipahami budi dasarnya terlebih dahulu, yang selanjutnya menuju ke step by step proses rekonsiliasi, tampil dalam bentuk pertanyaan dan jawaban.

[-Pertanyaan-]

Mengapa rekonsiliasi ?.

[-Jawaban-]

Karena pihak internal perusahaan (manajemen) perlu menerima keyakinan, bahwa :

(a). Perusahaan telah melaksanakan pencatatan yang benar (sesuai dengan kedaan sesungguhnya) untuk setiap dana keluar maupun yang masuk, yang tercermin di dalam buku catatan kas bank (selanjutnya kita sebut “Check Register”).

(b). Bank telah melaksanakan transaksi atas uang perusahaan sesuai dengan perintah perusahaan, telah mencatat dan menawarkan pengukuhan yang sesuai, yang biasanya dinyatakan dalam bentuk print-out rekening koran (selanjutnya kita sebut “Bank Statement”).

[-Pertanyaan-]

Bagaimana administrasi memperoleh keyakinan yang dimaksudkan diatas ?.

[-Jawaban-]

Kesesuain check register dengan bank statement. Adanya klarifikasi yang memedai mengenai perbedaan-perbedaan (jika ada).

[-Pertanyaan-]

Mengapa ada perbedaan ?.

[-Jawaban-]

Ada 5 kemungkinan penyebab :

1. Mungkin book keeper perusahaan salah melaksanakan pencatatan atau pengukuhan (disengaja atau tidak).

2. Mungkin Bank salah melaksanakan pencatatan atau pengukuhan (disengaja atau tidak).

3. Mungkin perusahaan menetapkan “saat pengakuan” yang berbeda dengan bank.

4. Mungkin ada pengeluaran/pemasukan yang lantaran tidak diketahui, perusahaan tidak melaksanakan pencatatan atas pengeluaran/pemasukan tersebut.

5. Mungkin lantaran bantalan an tertentu bank menolak pencairan check perusahaan ( selanjutnya kita sebut “Void Check”

[-Pertanyaan-]

Bagaimana jikalau ada perbedaan ? Apakah itu salah ?.

[-Jawaban-]

Perlu dijelaskan mengapa berbeda.

[-Pertanyaan-]

Bagaimana menjelaskannya ?

[-Jawaban-]

REKONSILIASI BANK !

[-Pertanyaan-]

Caranya ?. darimana memulainya ?

[-Jawaban-]

Mulai dari perbedaan yang paling kentara

Kenali dan biasakanlah diri terhadap biaya-biaya yang dikenakan oleh bank terhadap perusahaan, yang dilakukan oleh bank dengan cara melaksanakan pemotongan eksklusif (debit langsung) terhadap saldo bank tanpa memberitahukan terlebih dahulu. Kenali juga pendapatan-pendapatan jasa yang diberikan oleh bank dengan cara menambahkan (mengkredit) pendapatan tersebut ke saldo perusahaan tanpa memberi tahukan terlebih dahulu.

Masukkan jurnal adaptasi atas biaya-biaya dan pendapatan tersebut :

Biaya Admin Bank [Debit : Biaya Bank - Credit : Kas Bank-A]
Bea Meterai [Debit : Biaya Bank – Credit : Kas Bank-A]
Pendapatan Bunga [Debit : Kas Bank – Credit : Pendapatan Bunga Bank]
Pajak [ Debit : Pajak Atas Bunga Bank – Credit : Kas Bank]
Biaya Transfer [Debit : Biaya Bank – Credit : Kas Bank]
Jasa penerimaan transfer [Debit : Biaya Bank – Credit : Kas Bank]
Biaya kliring [Debit : Biaya Bank – Credit : Kas Bank]

Pastikan semua biaya-biaya kecil tersebut telah disesuaikan, tanpa ada yang ketinggalan

[-Notes-]

Jika perusahaan memakai accounting software, update general ledger !. lantaran jikalau belum updated, adjustment belum nampak.

[-Next-]

Transaksi lain yang biasanya dibukukan oleh bank tetapi tidak belum dicatat oleh perusahaan yaitu pembayaran-pembayaran yang memakai auto-debit , yang biasanya recurring transaction yang telah diset oleh perusahaan dari sebelumnya, hanya saja nilai dan tanggal pen-debit-annya belum diketahui.

Pada Bank Statement biasanya muncul diantara tanggal 5 – 15.

Masukkan transaksi-transaksi tersebut ke account yang sesuai. Jika memakai accounting software, input dengan manual check entry. Lalu update !

Jika sudah…..
Saat ini seharusnya saldo check register (catatan perusahaan) sudah mendekati saldo di bank statement…..

Bandingkan antara saldo check register dengan saldo bank statement !

Jika belum sama….(kemungkinan besar belum sama)

[-NEXT-]

Perhatikan Bank Statement, pusatkan perhatian pada transaksi pada awal-awal bulan………Biasanya akan ditemukan nomor-nomor check keluar yang muncul, tetapi tidak ada di catatan perusahaan di bulan yang sama. Dan juga akan ditemukan uang masuk tetapi tidak ada di catatan perusahaan.

[-Pertanyaan-]

Darimana datangnya check-check tersebut ?

[-Jawaban-]

Bukalah rekonsiliasi bank pada bulan lalu……transaksi di akhir-akhir bulan.
Check-check keluar tersebut sanggup ditemukan di dalam kelompok “CHECK DALAM PERJALANAN”, dan uang-uang masuk tersebut ada dalam kelompok “DEPOSIT DALAM PERJALANAN”.

[-Pertanyaan-]

Apa yang harus dilakukan atas check keluar dan uang masuk tersebut ?. Apa perlu di sesuaikan ? di jurnal ?.

[-Jawaban-]

Tidak.

Tak ada yang perlu dilakukan. Biarkan saja.

Ok… sebelum bertanya lagi……

[-NEXT-]

Sekarang ambil bonggol check bulan ini….

Perhatikan bonggol check di akhir-akhir bulan, antara tanggal 20 – 31, kemudian bandingkan dengan Bank Statement….

Akan ditemukan beberapa check yang sudah disobek dan sudah dicatat di dalam check register (buku perusahaan) akan tetapi tidak ditemukan di bank statement. Kelompokkan check-check tersebut, berilah nama “CHECK DALAM PERJALANAN”, kemudian jumlahkan. Sebut hasil penjumlahan tersebut sebagai “TOTAL CHECK DALAM PERJALANAN”

Juga perhatikan catatan uang masuk yang ada di final akibat bulan. Mungkin akan ditemukan catatan uang masuk, akan tetapi tidak ditemukan pada Bank Statement. Jika ada, kelompokkan uang masuk tersebut dan beri nama “DEPOSIT DALAM PERJALANAN”, kemudian jumlahkan. Sebut penjumlahan tersebut sebagai “TOTAL DEPOSIT DALAM PERJALANAN”.

[-NEXT-]

[SALDO DI CATATAN PERUSAHAAN [-dikurangi-] TOTAL DEPOSIT DALAM PERJALANAN [-ditambah-] TOTAL CHECK DALAM PERJALAN

Bandingkan dengan :

[-SALDO BANK STATEMENT-]

Sekarang seharusnya sudah sama

[-Pertanyaan-]

Bagaimana jikalau tidak sama ?. Kenapa tidak sama ?

[-Jawaban-]

Ada 2 kemungkinan penyebabnya :

Mungkin ada check yang bernomor sama tetapi nilainya berbeda antara yang dicatat oleh perusahaan dengan yang dicatat oleh bank.

ATAU

Mungkin ada satu atau beberapa check yang tidak atau lupa dicatat oleh perusahaan

[-Pertanyaan-]

Apa yang harus dilakukan ?.

[-Jawaban-]

Bandingkan antara catatan dengan bonggol check :

Jika ada salah satu check/lebih yang tidak sama nilainya antara yang dicatatan dengan yang dibonggol check ATAU ada satu/lebih check yang lupa tidak dicatat.

[-NEXT-]

Buat laporan ke Financial Controller (atau atasan yang berwenang), minta persetujuan untuk melaksanakan adjustment. Sertakan bukti-bukti transaksi atas check yang nilainya berbeda atau lupa dicatat.

Jika catatan sama persis dengan bonggol check, maka hubungilah pihak bank, minta klarifikasi mengenai “mengapa berbeda”. Jika Bank telah mengakui kesalahan ada dipencatatan bank, maka mintalah supaya bank statement di revisi dan dikirimkan revisinya kepada perusahaan.

CATATAN PENTING :

Jika perkara pertama yang terjadi, jangan panik. Jangan lari dari masalah. DON’T SKIP but DEAL WITH IT :)

Jangan khawatir, sepanjang itu tidak disengaja. Ambil lah sebagai pelajaran yang berarti, supaya tidak terulang lagi di periode berikutnya. Jikapun anda harus mendapatkan “Surat Teguran”, terimalah itu sebagai realita kerja, supaya sanggup lebih cermat dalam bekerja, dan sanggup lebih berprestasi lagi.

Bagi yang ingin lebih advance lagi dalam REKONSILIASI BANK, mungkin tertarik untuk membaca posting saya selanjutnya :

REKONSILIASI BANK - Serie 2 [Intermediate: Untuk Perusahaan yang Menggunakan 2 mata uang berbeda].

dan;

REKONSILIASI BANK - Serie 3 [Advance: IN VIEW OF FINANCIAL CONTROLLER]

Akan dibahas sedikit demi sedikit di sini. Silahkan bookmark blog ini dengan meng-klik tombol bookmark dibawah

Rekonsiliasi Bank - Serie 2 [2 Mata Uang Berbeda]

October 08, 2018 Accounting , ARTIKEL , Kas , Kas Bank , TIPS AND TRICKS

Author’s Notes

Penggunaan Mata Uang Asing Dalam Catatan Keuangan Perusahaan Cabang Atau Perwakilan Tidak Bisa Dihindari.

Bagi perusahaan-perusahaan yang berbentuk representative atau yang di Indonesia dikenal dengan BUT (Badan Usaha Tetap) atau bentuk lain yang mengharuskan adanya koneksitas laporan dengan perusahaan yang berada di luar negeri, penggunaan Sistem Informasi Keuangan (Financial Information System) bermata uang absurd yakni merupakan suatu keharusan.

Mengapa ?

Karena Perusahaan induk (parent company) wajib menciptakan laporan keuangan konsolidasi, yang mana laporannya tentu menggunakan mata uang negara dimana perusahaan induk tersebut berada, contohnya : USD (jika parent company-nya American).

Sedangkan perusahaan cabang atau perwakilan, disamping menciptakan laporan keuangan untuk cabang itu sendiri (yang tentunya menggunakan mata uang domistik, dalam hal ini Rupiah), perusahaan cabang atau perwakilan juga diwajibkan untuk mengirimkan catatan keuangan ke perusahaan induknya.

Laporan yang dikirim ke perusahaan induk inilah yang menggunakan mata uang asing, hal ini dimaksudkan untuk mempermudah perusahaan induk dalam melaksanakan konsolidasi laporan keuangan, termasuk control dan interpretasi atas pengeluaran-pengeluaran yang ada di perusahaan cabang atau perwakilan.

Penggunaan mata uang absurd di dalam catatan keuangan menjadi tidak sanggup dihindari saat Sistem Informasi Keuangan perusahaan cabang bertautan dengan (Linked) dengan perusahaan induk (parent company) secara online.

Bayangkan saat perusahaan cabang meminta kiriman dana dari perusahaan induk, tentunya perusahaan indukj perlu mengetahui posisi selesai dari kas perusahaan cabang (berapa saldo kas-nya), sementara kalau laporan keuangan cabang menggunakan mata uang domistik, perusahaan induk akan mendapat kesulitan untuk memperoleh gosip tersebut.

Dengan demikian, penggunaan mata uang absurd dalam laporan keuangan perusahaan cabang atau perwakilan tidak sanggup dihindari.

Prosedur Rekonsiliasi Bank Untuk Perusahaan Yang Menggunakan 2 Mata Uang Yang Berbeda

Dua mata uang berbeda disini yang dimaksudkan yakni : Perusahaan mempunyai 2 macam rekening kas bank yaitu : dalam mata uang USD (biasanya digunakan sebagai terminal penerimaan uang masuk) dan dalam mata uang Rupiah (dipergunakan untuk mendanai pengeluaran sehari-hari). Sementara perusahaan (perusahaan cabang/perwakilan) menggunakan mata uang USD dalam system gosip keuangannya.

Untuk perusahaan model ini, harus menciptakan 2 jenis rekonsiliasi bank, yaitu :

1) Rekonsiliasi Bank atas Rekening USD
2) Rekonsiliasi Bank atas Rekening Rupiah.

1). Rekonsiliasi Atas Rekening USD

Yang direkonsiliasi yakni catatan perusahaan yang memang menggunakan mata uang USD dengan Bank statement yang juga menggunakan mata uang USD, tidak ada konversi dalam proses ini. Dengan demikian, maka langkah-langkahnya sama saja dengan rekonsiliasi bank bermata uang tunggal, hanya saja menggunakan mata uang USD (bukan rupiah). Sekali lagi bagi yang belum tahu mekanisme dasar rekonsiliasi bank, saya sarankan untuk mebaca artikel : Membuat Rekonsiliasi Bank [The basic : Step by step]. Jika sudah, sanggup kembali ke topik ini.

2). Rekonsiliasi Atas Rekening Rupiah

Rekonsiliasi BUKU PERUSAHAAN DALAM MATA UANG USD terhadap BANK STATEMENT DALAM MATA UANG RUPIAH mempunyai keunikan tersendiri. Langkah-langkahnya yakni sebagai berikut :

[Langkah-1]

Dari Bank Statement, input biaya-biaya dan pendapatan yang dikenakan/diberikan oleh bank (Biaya Admin Bank, Bea Meterai, pendapatan bunga, dan pajak atas bunga) ke dalam sebuah spreadsheet, beri nama “expense adjustment”, konversikan masing-masing biaya/pendapatan tersebut ke mata uang USD dengan menggunakan rate yang sesuai dengan tanggal transaksi masing-masing. Jika perusahaan menggunakan accounting software, masukkan biaya-biaya (yang sudah dalam mata uang USD) tersebut sebagai adjustment entry ke dalam system. Pastikan tidak ada yang ketinggalan, kemudian update sistem.

Lakukan hal yang sama terhadap biaya-biaya auto-debit (Listrik, telepon, air, kartu credit, tv channel, dll). Kemudian update sekali lagi.

[Langkah-2]

Sebelum ke langkah kedua..saya asumsikan langkah ke-1 telah dilakukan, dan semua adjustment journal telah di update dengan tepat tanpa ada yang ketinggalan.
Jika menggunakan accounting software atau online database management, maka load checking register (buku catatan check perusahaan) yang bermata uang USD tersebut ke textout dengan cara :

Check register 4 print to file 4 beri nama : BankRecon$.txt 4 Ok

Dari blank Excel workbook :

Open File 4 tunjuk file yang tadi di load dari system (BankRecon$.txt) 4 delimited 4 rapikan kolom sesuai dengan kebutuhan 4 Next 4Finish

Jika langkah 1 telah dilakukan dengan sempurna, seharusnya semua biaya dan pendapatan yang dikenakan atau diberikan oleh bank, telah ikut serta di dalam spreadsheet, tentunya dengan penomoran check otomatis dari system.

Beri “header row” yang sesuai pada serpihan paling atas dari isi spreadsheet (Misalnya : “Date” diatas tanggal, “Check#” diatas nomor check “Source Journal#” diatas nomor serie journal, “Description” diatas keterangan transaksi, “Amount$” diatas nilai transaksi), beri autofilter pada header row, kemudian freeze panes persis dibawah header row.

Terakhir simpan file ke harddrive kerja anda (mungkin di server atau di local harddrive).

Author’s note :

Langkah-2 ini mungkin berbeda pada masing-masing accounting software (saya menggunakan MAS200), intinya langkah kedua ini yakni memindahkan catatan check dari database ke spreadsheet. Jika catatan keuangan perusahaan hanya menggunakan spreadsheet, maka “Langkah-2” ini tidak diperlukan.

[Langkah-3]

Kelompokkan isi spreadsheet menjadi 2 kelompok :
DEPOSIT (untuk kelompok uang masuk), tempatkan di serpihan atas spreadsheet
EXPENDITURE (untuk kelompok uang keluar), tempatkan dibawah kelompok deposit.

Kemudian jumlahkan kolom “Amount$” dari masing-masing kelompok. Dengan demikian, maka akan diperoleh “Total Deposit” dan “Total Expenditure”

[Langkah-4]

Tambahkan satu kolom kosong sehabis kolom “Amount$”, beri header “Rate” pada kolom kosong tersebut.

Setelah kolom “Rate” buat satu kolom lagi beri header “Amount Bank-A” (A=nama bank).

Beri autofilter pada masing-masing kolom gres ini.

[Langkah-5]

Pada langkah ke-5 ini kita akan focus pada kolom “Amount Bank-A” dan kolom “Rate”

Ambil Bank Statement…..

Mulailah dengan memindahkan nilai transaksi dari bank statement ke dalam spreadsheet yang gres saja dibuat.

Ingat : ada 2 kelompok dalam spreadsheet, kelompok DEPOSIT & kelompokEXPENDITURE.

Caranya :

Untuk kelompok DEPOST :

Masukkan nilai uang masuk yang ada di bank statement ke dalam kolom “Amount Bank-A” dengan memperhatikan masing-masing tanggalnya. Pada baris “Total Deposit” jumlahkan kolom ini. Kemudian beri format Rupiah pada kolom ini.

Masih ingat dengan kolom “Rate” ?, ok….. pada kolom ini, buatlah formula = Kolom “Amount Bank-A” [dibagi] kolom “Amount$”, dicopy kemudian paste ke bawah. Akan diperoleh rate yang berbeda-beda antara baris yang satu dengan baris yang lainnya.

Jika ada uang masuk yang tidak ditemukan pada bank statement, copy uang masuk ini, kemudian paste ke ujung bawah spreadsheet. Beri label DEPOSIT IN TRANSIT

Untuk kelompok EXPENDITURE :

Lakukan langkah yang sama ibarat pada kelompok DEPOSIT. Hanya saja pada kelompok EXPENDITURE mengandung transaksi yang pastinya lebih banyak dan tidak mempunyai urutan tanggal yang sama antara bank statement dengan data yang di load dari system. Hal ini disebabkan oleh lantaran tidak semua peserta check mencairkan check tersebut pada tanggal check diterbitkan. Jika jumlah transaksi relatif sedikit tidak akan jadi masalah, tetapi kalau jumlah transaksi cukup banyak, maka langlah ini akan menyita waktu.

Diperlukan sedikit trick untuk menangani langkah ini.

Author’s note :

Focus pada nomor check yang ada di bank statement, mulai dari nomor check yang paling atas, diteruskan dengan nomor check yang ada dibawahnya…terus lakukan secara berurut hingga transaksi yang terakhir.

Caranya :

Block kolom “Check#” pada spreadsheet, cari nomor check dengan cara : Ctrl F, isi field yang muncul dengan nomor check yang ada di bank statement, tekan tombol enter, maka nomor check telah ditemukan, pada kolom “Amount Bank-A” masukkan nilai check yang dari bank satatement.

Jika nomor check tidak ditemukan, masukkan nomor check dan amountnya di baris paling atas dari kelompok EXPENDITURE (mungkin perlu insert row terlebih dahulu), pada kolom “Tanggal” untuk sementara biarkan kosong, pada kolom “Check#” isi nomor check sesuai dengan yang ada di bank statement, dan pada kolom “Description” juga biarkan kosong, pada kolom “Amount$“ juga biarkan kosong, dan pada kolom “Amount Bank-A” masukkan nilai yang dari bank statement.

Lakukan terus hingga transaksi terakhir.

Jika sudah selesai, copy formula pada kolom “Rate” yang ada di kelompok DEPOSIT, kemudian paste ke dalam semua baris di kolom yang sama pada kelompok EXPENDITURE.
Maka akan muncul rate yang variate dari baris yang satu dengan baris yang lainnya.

Pada ujung bawah kolom “Rate” buat formula =average (semua kolom rate), maka akan diperoleh AVERAGE RATE pada bulan tersebut.

Jika diperhatikan, akan ditemukan beberapa baris yang kosong. Ada 2 jenis baris yang kosong :

Baris kosong pada kolom “Amount$” yang sudah kita letakkan pada serpihan paling atas dari kelompok expenditure. Dan;

Baris kosong pada kolom “Amount Bank-A”

Apa yang harus dilakukan dengan baris-baris kosong ini ?

Baris kosong pada kolom “Amount$” :

Buka file Rekonsiliasi Bank bulan sebelumnya, nomor-nomor check dari bari kosong ini akan ditemukan pada kelompok “UN-CLEARED CHECK” pada rekonsiliasi bank sebelumnya. Copy isi kolom “Tanggal”, “Description” dan “Amount$” dari kelompok UN-CLEARED CHECK ini ke dalam baris-baris kosong yang ada di spreadsheet yang sedang dikerjakan.

Baris kosong pada kolom “Amount Bank-A” :

Filter kolom “Amount Bank-A” by (blank), maka akan ditampilkan cell-cell kosong yang ada di kolom ini. Copy semua kolom dan baris yang muncul di sini, kemudian paste ke ujung bawah spread sheet (tepatnya dibawah kelompok DEPOSIT IN TRANSIT

Beri label UN-CLEARED CHECK untuk kelompok gres ini. Jumlahkan kolom “Amount$” pada kelompok ini, sebut ini sebagai “TOTAL UN-CLEARED CHECK”.

Sekarang seharusnya ada 4 kelompok dalam spreadsheet ini :

DEPOSIT (dengan “Total Deposit” pada ujung bawahnya)
EXPENDITURE (dengan “Total Expenditure” pada ujung bawahnya)
DEPOSIT IN TRANSIT (dengan “Total Deposit In Transit” pada ujung bawahnya)
UN-CLEARED CHECK (dengan “Total Un-Cleared Check” pada ujung bawahnya)

Author’s note :

Masih ada 2 langkah yang tersisa….. 2 langkah terakhir ini yakni langkah yang paling memilih dalam rekonsiliasi bank dengan mata uang berbeda. Perhatikan baik-baik…..

Hasil formula inilah yang diharkan sama dengan ending balance yang ada di Bank Statement. Tetapi, bukankah Systen menggunakan mata uang USD sedangkan Bank statement menggunakan mata uang Rupiah. Bagaiaman membandingkannya ?.
Ingat dengan kolom “Rate” dengan AVERAGE RATE pada ujung bawah kolom ?. Ok…. Disinilah kolom ini menjadi “the un-locker key” alias kunci pembuka-nya kunci :-)

[Langkah-7]

Buat baris :

“Bank-A Ending Balance $” : $ ( isi formula = "Saldo selesai Bank" [bagi] AVERAGE RATE )

Bandingkan :

“Bank-A Ending Balance $” DENGAN “Checking Register –Adjusted Ending Balance”

Apakah sama ?, jika sama maka pekerjaan telah selesai

Most probably belum sama ! :-p

Mengapa ?......

Author’s note :

Karena sepanjang bulan dari hari ke hari, rate yang dipergunakan untuk posting biasanya selalu mengikuti fluktuasi nilai konversi dari USD ke Rupiah. Sementara kita tidak pernah mengikuti fluktuasi exchange rate versi bank dari hari ke hari. Anda tahu sendiri fluktuasi rate bahkan terjadi dari jam ke jam bahkan dari menit ke menit, jadi hampir mustahil mengikutinya dalam melaksanakan posting.

Maksimal yang sanggup dilakukan yakni dengan estimasi rate yaitu dengan membagi nilai rupiah pada bank statement dengan nilai dolar dari masin-masing check yang ada di system. Akan tetapi masih juga menyisakan selisih (variance).

Apa yang harus dilakukan terhadap variance ini ?.

Variance ini yakni suatu selisih atas fluktuasi nilai tukar USD dengan IDR yang terjadi pada bulan ini. Selisih nilai akhir fluktuasi foreign exchange rate yakni : LABA-RUGI (SELISIH KURS) alias “CURRENCY GAIN/LOST”

Buatlah Label :

“Currency Gain/Lost” : $ (isi formula = “Checking Register-Adjusted Balance” [kurangi] “Bank-A Ending Balance $”)

Jika karenanya BERNILAI POSITIF, maka buatlah Adjustment Entry :

[Debit] : Currency Gain/Lost Vs [Credit] : Checking Account

Jika karenanya BERNILAI NEGATIF, maka buatah Adjustment entry :

[Debit] : Checking Account Vs [Credit] : Currency Gain/Lost

Cheers :-)

Materi Akuntansi Perusahaan

Labels

Breaking News

Articles by "Kas"