REKONSILIASI BANK - Serie 2 [2 Mata Uang Berbeda]
Rekonsiliasi Bank untuk Laporan keuangan yang menggunakan mata uang yang sama dengan bank statement tentu sudah biasa dilakukan. Bagi yang belum pernah atau belum tahu prosedurnya, silahkan baca : Membuat Rekonsiliasi Bank [The Basic : Step by step], Memahami konsep dasar KONVERSI MATA UANG ASING dan MODEL IMPLEMENTASINYA juga perlu, silahkan baca artikel : Laba - Rugi Atas Transaksi Multi Kurs. Jika sudah, silahkan terus ikuti artikel ini untuk rekonsiliasi bank yang lebih berkembang.
Bagi perusahaan-perusahaan yang berbentuk representative atau yang di Indonesia dikenal dengan BUT (Badan Usaha Tetap) atau bentuk lain yang mengharuskan adanya koneksitas laporan dengan perusahaan yang berada di luar negeri, penggunaan Sistem Informasi Keuangan (Financial Information System) bermata uang gila yaitu merupakan suatu keharusan.
Mengapa ?
Karena Perusahaan induk (parent company) wajib membuat laporan keuangan konsolidasi, yang mana laporannya tentu menggunakan mata uang negara dimana perusahaan induk tersebut berada, misalnya : USD (jika parent company-nya American).
Sedangkan perusahaan cabang atau perwakilan, disamping membuat laporan keuangan untuk cabang itu sendiri (yang tentunya menggunakan mata uang domistik, dalam hal ini Rupiah), perusahaan cabang atau perwakilan juga diwajibkan untuk mengirimkan catatan keuangan ke perusahaan induknya.
Laporan yang dikirim ke perusahaan induk inilah yang menggunakan mata uang asing, hal ini dimaksudkan untuk mempermudah perusahaan induk dalam melaksanakan konsolidasi laporan keuangan, termasuk control dan interpretasi atas pengeluaran-pengeluaran yang ada di perusahaan cabang atau perwakilan.
Penggunaan mata uang gila di dalam catatan keuangan menjadi tidak mampu dihindari dikala Sistem Informasi Keuangan perusahaan cabang bertautan dengan (Linked) dengan perusahaan induk (parent company) secara online.
Bayangkan dikala perusahaan cabang meminta kiriman dana dari perusahaan induk, tentunya perusahaan indukj perlu mengetahui posisi final dari kas perusahaan cabang (berapa saldo kas-nya), sementara bila laporan keuangan cabang menggunakan mata uang domistik, perusahaan induk akan menerima kesulitan untuk memperoleh isu tersebut.
Dengan demikian, penggunaan mata uang gila dalam laporan keuangan perusahaan cabang atau perwakilan tidak mampu dihindari.
Prosedur Rekonsiliasi Bank Untuk Perusahaan Yang Menggunakan 2 Mata Uang Yang Berbeda
Dua mata uang berbeda disini yang dimaksudkan yaitu : Perusahaan memiliki 2 macam rekening kas bank yaitu : dalam mata uang USD (biasanya dipakai sebagai terminal penerimaan uang masuk) dan dalam mata uang Rupiah (dipergunakan untuk mendanai pengeluaran sehari-hari). Sementara perusahaan (perusahaan cabang/perwakilan) menggunakan mata uang USD dalam system isu keuangannya.
Untuk perusahaan model ini, harus membuat 2 jenis rekonsiliasi bank, yaitu :
1) Rekonsiliasi Bank atas Rekening USD
2) Rekonsiliasi Bank atas Rekening Rupiah.
Yang direkonsiliasi yaitu catatan perusahaan yang memang menggunakan mata uang USD dengan Bank statement yang juga menggunakan mata uang USD, tidak ada konversi dalam proses ini. Dengan demikian, maka langkah-langkahnya sama saja dengan rekonsiliasi bank bermata uang tunggal, hanya saja menggunakan mata uang USD (bukan rupiah). Sekali lagi bagi yang belum tahu prosedur dasar rekonsiliasi bank, saya sarankan untuk mebaca artikel : Membuat Rekonsiliasi Bank [The basic : Step by step]. Jika sudah, mampu kembali ke topik ini.
2). Rekonsiliasi Atas Rekening Rupiah
Rekonsiliasi BUKU PERUSAHAAN DALAM MATA UANG USD terhadap BANK STATEMENT DALAM MATA UANG RUPIAH memiliki keunikan tersendiri. Langkah-langkahnya yaitu sebagai berikut :
[Langkah-1]
Dari Bank Statement, input biaya-biaya dan pendapatan yang dikenakan/diberikan oleh bank (Biaya Admin Bank, Bea Meterai, pendapatan bunga, dan pajak atas bunga) ke dalam sebuah spreadsheet, beri nama “expense adjustment”, konversikan masing-masing biaya/pendapatan tersebut ke mata uang USD dengan menggunakan rate yang sesuai dengan tanggal transaksi masing-masing. Jika perusahaan menggunakan accounting software, masukkan biaya-biaya (yang sudah dalam mata uang USD) tersebut sebagai adjustment entry ke dalam system. Pastikan tidak ada yang ketinggalan, lalu update sistem.
Lakukan hal yang sama terhadap biaya-biaya auto-debit (Listrik, telepon, air, kartu credit, tv channel, dll). Kemudian update sekali lagi.
[Langkah-2]
Sebelum ke langkah kedua..saya asumsikan langkah ke-1 telah dilakukan, dan semua adjustment journal telah di update dengan tepat tanpa ada yang ketinggalan.
Jika menggunakan accounting software atau online database management, maka load checking register (buku catatan check perusahaan) yang bermata uang USD tersebut ke textout dengan cara :
Check register 4 print to file 4 beri nama : BankRecon$.txt 4 Ok
Dari blank Excel workbook :
Open File 4 tunjuk file yang tadi di load dari system (BankRecon$.txt) 4 delimited 4 rapikan kolom sesuai dengan kebutuhan 4 Next 4Finish
Jika langkah 1 telah dilakukan dengan sempurna, seharusnya semua biaya dan pendapatan yang dikenakan atau diberikan oleh bank, telah ikut serta di dalam spreadsheet, tentunya dengan penomoran check otomatis dari system.
Beri “header row” yang sesuai pada episode paling atas dari isi spreadsheet (Misalnya : “Date” diatas tanggal, “Check#” diatas nomor check “Source Journal#” diatas nomor serie journal, “Description” diatas keterangan transaksi, “Amount$” diatas nilai transaksi), beri autofilter pada header row, lalu freeze panes persis dibawah header row.
Terakhir simpan file ke harddrive kerja anda (mungkin di server atau di local harddrive).
Author’s note :
Langkah-2 ini mungkin berbeda pada masing-masing accounting software (saya memakai MAS200), pada dasarnya langkah kedua ini yaitu memindahkan catatan check dari database ke spreadsheet. Jika catatan keuangan perusahaan hanya menggunakan spreadsheet, maka “Langkah-2” ini tidak diperlukan.
[Langkah-3]
Kelompokkan isi spreadsheet menjadi 2 kelompok :
DEPOSIT (untuk kelompok uang masuk), tempatkan di episode atas spreadsheet
EXPENDITURE (untuk kelompok uang keluar), tempatkan dibawah kelompok deposit.
Kemudian jumlahkan kolom “Amount$” dari masing-masing kelompok. Dengan demikian, maka akan diperoleh “Total Deposit” dan “Total Expenditure”
[Langkah-4]
Tambahkan satu kolom kosong setelah kolom “Amount$”, beri header “Rate” pada kolom kosong tersebut.
Setelah kolom “Rate” buat satu kolom lagi beri header “Amount Bank-A” (A=nama bank).
Beri autofilter pada masing-masing kolom gres ini.
[Langkah-5]
Pada langkah ke-5 ini kita akan focus pada kolom “Amount Bank-A” dan kolom “Rate”
Ambil Bank Statement…..
Mulailah dengan memindahkan nilai transaksi dari bank statement ke dalam spreadsheet yang gres saja dibuat.
Ingat : ada 2 kelompok dalam spreadsheet, kelompok DEPOSIT & kelompokEXPENDITURE.
Caranya :
Untuk kelompok DEPOST :
Masukkan nilai uang masuk yang ada di bank statement ke dalam kolom “Amount Bank-A” dengan memperhatikan masing-masing tanggalnya. Pada baris “Total Deposit” jumlahkan kolom ini. Kemudian beri format Rupiah pada kolom ini.
Masih ingat dengan kolom “Rate” ?, ok….. pada kolom ini, buatlah formula = Kolom “Amount Bank-A” [dibagi] kolom “Amount$”, dicopy lalu paste ke bawah. Akan diperoleh rate yang berbeda-beda antara baris yang satu dengan baris yang lainnya.
Jika ada uang masuk yang tidak ditemukan pada bank statement, copy uang masuk ini, lalu paste ke ujung bawah spreadsheet. Beri label DEPOSIT IN TRANSIT
Untuk kelompok EXPENDITURE :
Lakukan langkah yang sama ibarat pada kelompok DEPOSIT. Hanya saja pada kelompok EXPENDITURE mengandung transaksi yang pastinya lebih banyak dan tidak memiliki urutan tanggal yang sama antara bank statement dengan data yang di load dari system. Hal ini disebabkan oleh karena tidak semua peserta check mencairkan check tersebut pada tanggal check diterbitkan. Jika jumlah transaksi relatif sedikit tidak akan jadi masalah, tetapi bila jumlah transaksi cukup banyak, maka langlah ini akan menyita waktu.
Diperlukan sedikit trick untuk menangani langkah ini.
Author’s note :
Focus pada nomor check yang ada di bank statement, mulai dari nomor check yang paling atas, diteruskan dengan nomor check yang ada dibawahnya…terus lakukan secara berurut hingga transaksi yang terakhir.
Caranya :
Block kolom “Check#” pada spreadsheet, cari nomor check dengan cara : Ctrl F, isi field yang muncul dengan nomor check yang ada di bank statement, tekan tombol enter, maka nomor check telah ditemukan, pada kolom “Amount Bank-A” masukkan nilai check yang dari bank satatement.
Jika nomor check tidak ditemukan, masukkan nomor check dan amountnya di baris paling atas dari kelompok EXPENDITURE (mungkin perlu insert row terlebih dahulu), pada kolom “Tanggal” untuk sementara biarkan kosong, pada kolom “Check#” isi nomor check sesuai dengan yang ada di bank statement, dan pada kolom “Description” juga biarkan kosong, pada kolom “Amount$“ juga biarkan kosong, dan pada kolom “Amount Bank-A” masukkan nilai yang dari bank statement.
Lakukan terus hingga transaksi terakhir.
Jika sudah selesai, copy formula pada kolom “Rate” yang ada di kelompok DEPOSIT, lalu paste ke dalam semua baris di kolom yang sama pada kelompok EXPENDITURE.
Maka akan muncul rate yang variate dari baris yang satu dengan baris yang lainnya.
Pada ujung bawah kolom “Rate” buat formula =average (semua kolom rate), maka akan diperoleh AVERAGE RATE pada bulan tersebut.
Jika diperhatikan, akan ditemukan beberapa baris yang kosong. Ada 2 jenis baris yang kosong :
Baris kosong pada kolom “Amount$” yang sudah kita letakkan pada episode paling atas dari kelompok expenditure. Dan;
Baris kosong pada kolom “Amount Bank-A”
Apa yang harus dilakukan dengan baris-baris kosong ini ?
Baris kosong pada kolom “Amount$” :
Buka file Rekonsiliasi Bank bulan sebelumnya, nomor-nomor check dari bari kosong ini akan ditemukan pada kelompok “UN-CLEARED CHECK” pada rekonsiliasi bank sebelumnya. Copy isi kolom “Tanggal”, “Description” dan “Amount$” dari kelompok UN-CLEARED CHECK ini ke dalam baris-baris kosong yang ada di spreadsheet yang sedang dikerjakan.
Baris kosong pada kolom “Amount Bank-A” :
Filter kolom “Amount Bank-A” by (blank), maka akan ditampilkan cell-cell kosong yang ada di kolom ini. Copy semua kolom dan baris yang muncul di sini, lalu paste ke ujung bawah spread sheet (tepatnya dibawah kelompok DEPOSIT IN TRANSIT
Beri label UN-CLEARED CHECK untuk kelompok gres ini. Jumlahkan kolom “Amount$” pada kelompok ini, sebut ini sebagai “TOTAL UN-CLEARED CHECK”.
Sekarang seharusnya ada 4 kelompok dalam spreadsheet ini :
DEPOSIT (dengan “Total Deposit” pada ujung bawahnya)
EXPENDITURE (dengan “Total Expenditure” pada ujung bawahnya)
DEPOSIT IN TRANSIT (dengan “Total Deposit In Transit” pada ujung bawahnya)
UN-CLEARED CHECK (dengan “Total Un-Cleared Check” pada ujung bawahnya)
Author’s note :
Masih ada 2 langkah yang tersisa….. 2 langkah terakhir ini yaitu langkah yang paling menentukan dalam rekonsiliasi bank dengan mata uang berbeda. Perhatikan baik-baik…..
[Langkah-6]
Setelah kelompok Kelompok "Un-Cleared Check", buatlah summary dari catatan transaksi yang diload dari system sebagai berikut :
“Checking Register – Starting Balance” : $ (isi saldo awalnya system)
“Checking Register – Deposit” : $ (isi Total Deposit yang dari System)
“Checking Register – Expenditure” : $ (isi Total Expenditure yang dari system)
“Checking Register – Deposit In Transit” : $ (isi Total Deposit In Transit dari system)
“Checking Register – Un-Cleared Check” : $ (isi Total Un-Cleared Check dari system)
“Checking Register – Adjusted Ending Balance” : $ (isi formula : Starting Balance + Deposit + Un-Cleared Check – Deposit In Transit)
Author’s note :
Hasil formula inilah yang diharkan sama dengan ending balance yang ada di Bank Statement. Tetapi, bukankah Systen menggunakan mata uang USD sedangkan Bank statement menggunakan mata uang Rupiah. Bagaiaman membandingkannya ?.
Ingat dengan kolom “Rate” dengan AVERAGE RATE pada ujung bawah kolom ?. Ok…. Disinilah kolom ini menjadi “the un-locker key” alias kunci pembuka-nya kunci :-)
[Langkah-7]
Buat baris :
“Bank-A Ending Balance $” : $ ( isi formula = "Saldo final Bank" [bagi] AVERAGE RATE )
Bandingkan :
“Bank-A Ending Balance $” DENGAN “Checking Register –Adjusted Ending Balance”
Apakah sama ?, jika sama maka pekerjaan telah selesai
Most probably belum sama ! :-p
Mengapa ?......
Author’s note :
Karena sepanjang bulan dari hari ke hari, rate yang dipergunakan untuk posting biasanya selalu mengikuti fluktuasi nilai konversi dari USD ke Rupiah. Sementara kita tidak pernah mengikuti fluktuasi exchange rate versi bank dari hari ke hari. Anda tahu sendiri fluktuasi rate bahkan terjadi dari jam ke jam bahkan dari menit ke menit, jadi hampir tidak mungkin mengikutinya dalam melaksanakan posting.
Maksimal yang mampu dilakukan yaitu dengan estimasi rate yaitu dengan membagi nilai rupiah pada bank statement dengan nilai dolar dari masin-masing check yang ada di system. Akan tetapi masih juga menyisakan selisih (variance).
Apa yang harus dilakukan terhadap variance ini ?.
Variance ini yaitu suatu selisih atas fluktuasi nilai tukar USD dengan IDR yang terjadi pada bulan ini. Selisih nilai akhir fluktuasi foreign exchange rate yaitu : LABA-RUGI (SELISIH KURS) alias “CURRENCY GAIN/LOST”
Buatlah Label :
“Currency Gain/Lost” : $ (isi formula = “Checking Register-Adjusted Balance” [kurangi] “Bank-A Ending Balance $”)
Jika alhasil BERNILAI POSITIF, maka buatlah Adjustment Entry :
[Debit] : Currency Gain/Lost Vs [Credit] : Checking Account
Jika alhasil BERNILAI NEGATIF, maka buatah Adjustment entry :
[Debit] : Checking Account Vs [Credit] : Currency Gain/Lost
Cheers :-)