Topik yang diangkat kali ini yaitu mengenai sistem penyerahan, termin pembayaran dan akuntansinya. Hal-hal yang dibahas disini antara lain : Jenis-jenis sistem penyerahan, termin pembayaran, tanggal jatuh tempo dan implikasinya terhadap akreditasi penjualan maupun pembelian, serta hak dan kewajiban penjual dan pembeli. Dan menyerupai biasa disertai ilustrasi masalah untuk mempermudah pemahaman dan merangsang logika berpikir atas suatu masalah transaksi.
Jika di blog lain yang lebih sering dibahas yaitu mixing antara akuntansi dan pajak, di sini, tidak akuntansi dan pajak melulu. Artikel ini akan memadukan antara “Accounting dan Perdagangan”.
Deangan artikel ini saya berharap, anda sanggup :
(1). Memahami jenis-jenis sistem penyerahan, dan implikasinya terhadap hak dan kewajiban sebagai pembeli maupun penjual.
(2). Bisa menumbuhkan logika dasar di dalam mehamai suatu transaksi penjualan maupun pembelian.
(3). Bisa mendeterminasi ketika (tanggal) akreditasi atas transaksi penjualan maupun pembelian.
(4). Bisa mendeterminasi tanggal jatuh tempo dengan melihat sistem penyerahan dan termin pembayarannya.
Jika ketika ini anda masih berposisi sebagai staff pelaksana di bagaian accounting maupun keuangan, mungkin yang anda butuhkan hanya sebatas sanggup mendeterminasi ketika (tanggal) akreditasi atas transaksi penjualan atau pembelian.
Okay….. sebagai ilustrasi saya ada 2 teladan masalah yang berbeda :
Basic Case :
Jika kasusunya PT. A berkedudukan di Jakarta, membeli barang dari PT B yang berkedudukan di Surabaya dengan sistem penyerahan Franco Gudang penjual. Barang dikirimkan dari PT B pada tanggal 04 februari 2008, tanggal berapa seharusnya PT B mengakuinya sebagai penjualan, dan tanggal berapa PT A seharusnya mengakuinya sebagai pembelian ?.
Hmm…mungkin sebagian besar dari anda dengan gampang sanggup menjawabnya……
Tetapi, coba kita bandingkan dengan masalah yang berikut ini….
Advance Case :
PT. A di Jakarta mengimport buah apel segar dari Australia sebanyak 1 container berukuran 40 feet, tanggal invoice yaitu 01 Januari 2008, tanggal PEB yaitu tanggal 05 Januari 2008, tanggal fiat muat yaitu tanggal 10 Januari 2008, tanggal Bill of Lading yaitu tanggal 12 Januari 2008, diperkirakan barang akan datang di tanjung priok tanggal 22 Januari 2008, barang keluar dari custom tanggal 25 januari 2008, datang digudang PT. A tanggal 26 Januari 2008. Tetapi alasannya yaitu gelombang pasang, barang gres datang di di Tanjung periok tanggal 29 Januari dan datang digudang PT. A gres pada tanggal 03 february 2008.
Sedangkan termin pembayaran yaitu 10 hari, kalau pembayaran dilakukan sebelum tanggal jatuh tempo maka penjual akan menunjukkan discount 5%, setiap satu hari keterlambatan atas pembayaran akan didenda 0.01%.
Jika PT. A gres mentransfer pembayaran pada tanggal 14 Februari 2008 (tanggal slip transfer), uang gres diterima oleh penjual pada tanggal 19 februari 2008. Apakah PT A akan menerima discount? Atau harus membayar bunga ?.
Oh iya, sehabis buah apel dikeluarkan dari petinya, 15% dari keseluruhan buah sudah dalam keadaan berjamur (kelamaan dilaut). Apakah PT. A harus membayar penuh atau proportional sesuai dengan prosentase barang yang manis saja ?.
Bagaimana anda akan membela kepentingan perusahaan dimana anda bekerja ?, usaha-usaha apa yang akan anda lakukan untuk mencegah perusahaan dari potensi lost menyerupai ini? apakah cukup hanya mencatat dan mengakui penjualan atau pembelian saja ?. Pastinya tidak. Identifikasi potensi masalahnya, cegah sebelum terjadi, kalau tidak sanggup dihindari, bagaimana anda akan melaksanakan advokasi ?.
Jika nanti anda sudah menjadi decision maker & policy maker di accounting maupun keuangan (mudah-mudahan, amin !). Memahami dan menguasai model-model issue menyerupai ini yaitu vital.
Tentu saja artikel ini tidak ditujukan khusus hanya untuk mereka-mereka yang bergelut di dalam jenis perjuangan export-import saja, atau jenis perjuangan dagang saja. No !.
Perlu diketahui, bahwa dibidang apapun itu, jenis perjuangan apapun itu, asalkan ada transaksi maka akan ada penyerahan atau penerimaan, entah itu penyerahan barang, jasa, bahkan royalty sekalipun, dan setiap transaksi niscaya mengandung aspek commercial (dagang), aspek manajemen (accounting) dan aspek hukumnya (legal), yang minimal harus anda ketahui basic-nya, sukur-sukur kalau sanggup mendalaminya.
Jenis-jenis Sistem Penyerahan dan Aspeknya
Ada 5 macam jenis sistem penyerahan yang biasa digunakan di dalam perdagangan, baik perdagangan lokal, antar pulau, maupun export-import, antara lain :
a. Franco Gudang Penjual
Hak dan Kewajiban (Legal)
Penjual berkewajiban menyerahkan barang nya kepada pihak pembeli di gudang penjual. Artinya, segala resiko yang timbul atas barang tersebut sehabis keluar dari gudang penjual yaitu menjadi tanggungan pihak pembeli. Dengan kata lain, kepemilikan barang sudah berpindah ketangan pembeli ketika barang tersebut dikeluarkan dari gudang penjual.
Aspek Komersial (Trade)
Segala biaya yang timbul sehabis barang keluar dari gudang penjual yaitu beban pembeli (misalnya : biaya angkat/muat, biaya angkut, biaya asuransi kalau dilengkapi denga asuransi, biaya bongkar, dan lain-lainnya).
Aspek Akuntansinya (Admin)
Dengan sistem penyerahan ini, di buku penjual, penjualan diakui pada ketika barang dikeluarkan dari gudang, demikian halnya di buku pembeli, pembelian dicatat sesuai dengan tanggal surat jalan. Biaya angkat, biaya angkut, biaya asuransi, biaya bongkar menjadi elemen harga pokok dalam Laporan Laba/Rugi pihak pembeli.
b. Free On Board (FOB)
Hak dan kewajiban (Legal)
Penjual berkewajiban menyerahkan barangnya di dek kapal (jika pakai laut) atau truck (jika pakai angkutan darat) atau kabin pesawat cargo (jika menggunakan angkutan udara). Segala resiko yang timbul sehabis barang tersebut dimuat, yaitu tanggung jawab pembeli. Sedangkan resiko yang timbul sebelumnya masih menjadi kewajiban penjual. Kepemilikan barang beralih ke tangan pembeli pada ketika barang tersebut di muat.
Aspek Komersial (Trade)
Segala biaya yang timbul semenjak barang diserahkan di atas alat pengangkutan menjadi tanggungan pembeli, sedangkan biaya-biaya yang timbul sebelumnya yaitu tanggungan pihak penjual..
Aspek Akuntansinya (Admin)
Penjual mencacat penjualan (dan pembeli mencatatnya sebagai pembelian) pada ketika barang tersebut dimuat (sesuai dengan tanggal muat).
(-) Jika barang dipindahkan melalui jalan darat, maka yang dijadikan patokan tanggal pencatatan yaitu tanggal serah terima barang antara penjual dan penyedia transportasi (expedisi/courier) dalam hal ini yaitu tanggal resi pengangkutan.
(-) Dalam hal barang dipindahkan melalui jalan udara, maka yang dijadikan tanggal akreditasi penjualan maupun pembelian yaitu tanggal Air Way Bill, kalau menggunakan master dan haus AWB, maka yang dijadikan patokan yaitu tanggal master airwaybill.
(-) Jika barang dipindahkan melalui jalan laut, maka yang dijadikan tanggal akreditasi penjualan maupun pembelian yaitu tanggal Bill Of Lading (B/L), kalau menggunakan master dan haus B/L, maka yang dijadikan patokan yaitu master B/L.
c. Cost and Freight (C&F)
Hak dan kewajiban (Legal)
Penjual berkewajiban menyerahkan barang sampai datang di pelabuhan tujuan (pelabuhan yang disepakati). Kepemilikan barang berpindah dari tangan penjual ke tangan pembeli pada ketika barang datang dipelabuhan yang disepakati (pelabuhan pembeli). Segala resiko yang timbul sampai barang datang dipelabuhan pembeli yaitu tanggung jawab penjual.
Aspek Komersial (Trade)
Penjual menanggung segala biaya yang timbul sampai barang datang di pelabuhan pembeli atau pelabuhan yang disepakati. Sedangkan biaya yang timbul dari bongkar muatan di pelabuhan, custom clearance, ground handling, trucking (jika ada) menjadi beban pembeli.
Catatan : Khusus beban asuransi (jika ada), masih menjadi tanggungan pihak pembeli.
Aspek Akuntansinya (Admin)
Sedikit sulit mencari reference document (rujukan dokumen?) untuk memilih tanggal akreditasi atas penjualan dan pembelian. common-nya, pembelian maupun penjualan diakui pada ketika kapal (pesawat) datang di pelabuhan tujuan. Yang paling ideal yaitu tanggal custom clearance, alasannya yaitu time windows antara kapal datang dengan custom clearance biasanya relative singkat. Biaya angkat, biaya angkut (freight) akan diakui sebagai harga pokok di dalam Laporan Laba/Rugi perusahaan penjual. Sedangkan biaya asuransi, biaya clearance, ground handling, dan trucking dari pelabuhan sampai barang di un-load di gudang pembeli diakui sebagai harga pokok oleh perusahaan pembeli.
d. Cost, Insurance & Freight (CIF)
Untuk CIF, ulasan aspek legal, komersial maupun akuntansinya sama menyerupai pada sistem penyerahan C&F. Yang berbeda hanya di asuransinya. Dalam CIF, pihak penjual WAJIB menyertakan “asuransi perjalanan” atas barang dagangannya. Sehingga di buku penjual, asuransi PASTI ADA di dalam laporan keuntungan ruginya.
e. Franco Gudang Pembeli
Hak dan kewajiban (Legal)
Penjual berkewajiban menyerahkan barangnya di gudang pembeli. Pindah tangan kepemilikan atas barang terjadi di gudang pembeli. Segala resiko yang mungkin terjadi sampai barang tersebut dibongkar di gudang pembeli menjadi tanggung jawab pihak penjual.
Aspek Komersial (Trade)
Segala biaya yang timbul sampai barang tersebut dibongkar digudang pembeli yaitu beban pihak penjual.
Aspek Akuntansinya (Admin)
Penjualan maupun pembelian diakui pada tanggal penyerahan barang. Pada Buku perusahaan pembeli, tidak ada transportation cost atau yang terkait, besarnya nilai pembelian hanya sebesar nilai barangnya (plus PPn tentunya kalau pembelian dalam negeri). Sedangkan di buku penjual, semua pengeluaran yang membawa barang tersebut sampai datang di gudang pembeli
Sistem Penyerahan, Termin Pembayaran dan Implikasinya Terhadap Tanggal Jatuh Tempo Pembayaran
Dalam suatu transaksi, pindahnya hak kepemilikan barang/jasa biasanya didahauli/disertai/diikuti oleh penyerahan kompensasi (pembayaran) yang dalam aturan dagang disebut dengan “wan prestasi”, dan TERMIN PEMBAYARAN menjadi hal yang penting dan strategis. Jenis penyerahan apapun itu tidak akan berimplikasi terhadap termin pembayaran kalau pembayaran dilakukan di depan (advance payment). Tetapi akan menjadi soal apabila pembayaran tidak dilakukan di depan, antara lain : COD (Cash on delivery), Credit (1 minggu, 10 hari, 30 hari, 45 hari, 60 hari, 90 hari dan lain sebagainya).
Main Question : “What is the due date?” kapan jatuh temponya ?
Antara sistem penyerahan dan due date suatu transaksi jual-beli sangat dekat kaitannya. Due date dihitung mulai dari ketika penyerahan barang, sedangkan ketika penyerahan barang tergantung dari sistem penyerahannya.
Misalnya :
Jika sistem penyerahannya yaitu FOB, maka due date dihitung dari ketika barang berada di dek truck, kapal atau pesawat (silahkan baca kembali jenis-jenis penyerahan).
(-). Jika termin pembayaran yaitu COD (Cash on Delivery), maka biasanya si penjual mengirimkan bukti penyerahan barang ke truck/kapal/pesawat kepada pihak pembeli (by faximile or e-mail) dan pihak pembeli sudah harus mengirimkan pembayaran (wire or else) pada ketika bukti penyerahan diterima.
(-). Jika termin pembayaran yaitu credit 30 hari, maka tanggal jatuh tempo yaitu 30 hari sehabis tanggal barang dimuat.
Demikian seterusnya.
Kembali kepada teladan masalah di awal pembahasan, kalau anda benar-benar mengikuti pembahasan ini dengan baik, saya yakin anda sanggup memecahkannya. Jika tidak, silahkan tulis komentar, pertanyaan, pendapat, atau apapun terkait dengan artikel ini.
Seperti biasa di setiap artikel saya selalu menunjukkan tips.
Tips :
Bagi anda yang berposisi sebagai : Cahier, Clerk, AP/AR Custodian, Bookkeeper, Chief Accounting, Accounting Manager :
Atas sebuah transaksi pembelian maupun penjualan, tidak cukup hanya memperhatikan tanggal dan nilai transaksi saja, memperhatikan juga :
(-) Sistem Penyerahan
(-) Termin pembayaran
(-) Taxable atau tidak
Bagi anda yang berada di posisi Purchasing & Sales (Staff/Supervisor/Manager) :
Sistem dan termin pembayaran yaitu pertimbangan utama anda dalam menilai PRICE QUOTATION dan SALES/PURCHASE.
Guys….”Cheaper/Higher price is not always the king. Quality is the king”, Quality means :
(-) Quality of the merchandize (service) itself
(-) Quality of the delivery’s mode (it should be on time base on the term)
(-) Quality of the payment term
(-) Quality of service after sale (pelayanan purna jual ?
Goodluck everyone !
