EMPAT LANGKAH DALAM SIKLUS PEMROSESAN DATA
Para akuntansi dan pengguna sistem lainnya memainkan peran penting dalam siklus pengolahan data. Misalnya, mereka berinteraksi dengan analis sistem untuk menjawab beberapa pertanyaan menyerupai :
§ Data apa yang harus dimasukkan dan disimpan oleh organisasi?
§ Siapa yang harusnya memiliki jalan masuk ke data tersebut?
§ Bagaiaman seharusnya data di organisir, di perbaharui, disimpan, diakses, serta didapatkan kembali?
§ Bagaimana jadwal dan gosip yang tidak dapat diantisipasi dapat bersesuaian?
Satu fungsi penting AIS yaitu untuk memproses transaksi perusahaan secara efisien dan efektif. Dalam sistem manual (tidak basis komputer), data dimasukkan ke dalam jurnal dan buku besar diolah dalam kertas kerja. Dalam sistem berbasis komputer, data dimasukkan dalam komputer dan disimpan ke dalam file serta data bases. Operasi yang ditunjukkan dalam data untuk menghasilkan gosip yang relevan dan bermakna mengacu pada siklus pemprosesan data.
Input Data
Langkah pertama dalam pengolahan input yaitu menangkap data transaksi dan memasukkannya ke dalam sistem. Proses pengambilan data biasanya dipicu oleh acara bisnis. Data harus dikumpulkan sekitar tiga fase dari masing-masing acara bisnis, diantaranya ;
· Setiap acara yang berkepentingan
· Sumber daya yang dipengaruhi oleh setiap aktivitas
· Orang-orang yang berpartisipasi dalam setiap aktivitas
Penyimpanan Data
Data perusahaan yaitu salah satu sumber daya yang penting. Namun, eksistensi data yang relevan tidak menjamin bahwa mereka berguna. Untuk berfungsi dengan tepat, sebuah organisasi harus memiliki teah siap dan mudah mengakses data tersebut. Oleh balasannya para akuntan harus memahami bagaiman data harus di organisir dan disimpan dalam sebuah sistem gosip akuntansi serta bagaimana data mampu di akses.
Buku besar. Informasi akuntansi secara kumulatif disimpan dalam buku besar umum dan buku besar pembantu. Buku besar umum berisi ringkasan data untuk setiap akun aset kewajiban, ekuitas, pendapatan dan beban. Sedangkan buku besar pembantu berisi data untuk akun besar umum dengan banyak sub-sub akun individual. Akun piutang perusahaan memiliki catatan terpisah untuk setiap pelanggan, dengan gosip rinci menyerupai nama, alamat, pembelian, pembayaran, saldo rekening, dan batas kredit. Buku besar pembantu sering digunakan untuk piutang, persediaan, aset tetap, dan hutang.
Keterkaitan akun buku besar umum dengan buku besar pembantu disebut akun control. Hubungan antara akunt control buku besar umum dan akun besar pembantu yang seimbang akan membantu menjaga akurasi data sistem gosip akuntansi. Secara khusus, jumlah semua saldo rekening buku besar pembantu harus sama jumlah dalam rekening buku besar yang sesuai. Ada perbedaan antara mereka yang menunjukkan bahwa kesalahan perekaman telah terjadi.
Teknik- teknik pengkodean. Data di dalam buku besar secara kebijaksanaan menggunakan teknik-teknik pengkodean. Pengkodean penentuan angka atau karakter sistematik ke dalam aitem untuk mengklasifikasi dan mengorganisir mereka. Pengkodean dapat di lakukan dengan beberapa cara :
· Kode-kode berurutan, item-item diberi angka secara teratur kedalam akun untuk semua aitem.
· Kode blok, blok-blok angka dipisahkan untuk kategori kategori data tertentu.
· Kode group, dimana dua atau lebih sub group digit digunakan untuk mengkode item.
· Kode hapalan, karakter dan angka saling berseling untuk mengidentifikasi sebuah item.
Bagan Rekening. Sebuah pola yang mengagumkan dari coding yaitu denah akun, yang merupakan daftar nomor ditugaskan untuk setiap akun buku besar. Nomor rekening ini memungkinkan data transaksi yang akan dikodekan, diklasifikasikan, dan masuk ke dalam rekening yang tepat. Mereka juga memfasilitasi penyusunan laporan keuangan dan laporan, alasannya data yang disimpan dalam rekening individu dengan mudah dapat disimpulkan untuk presentasi.
Namun, data yang disimpan dalam rekening ringkasan tidak dapat dengan mudah dianalisis dan dilaporkan secara lebih rinci. Karena itu, penting bahwa denah akun mengandung detail yang cukup untuk memenuhi kebutuhan gosip organisasi. Untuk menggambarkan, mempertimbangkan konsekuensi kalau S & S yaitu untuk hanya menggunakan satu account buku besar untuk semua transaksi penjualan. Ini akan mudah untuk menghasilkan laporan yang menunjukkan jumlah total penjualan untuk jangka waktu tertentu, tetapi akan sangat sulit untuk mempersiapkan laporan memisahkan tunai dan penjualan kredit. Memang, satu-satunya cara untuk menghasilkan laporan-laporan yang terakhir akan kembali ke rekor penjualan asli untuk mengidentifikasi sifat dari setiap transaksi penjualan. Jika S & S menggunakan rekening buku besar terpisah untuk penjualan tunai dan kredit, kemudian melaporkan menunjukkan kedua jenis penjualan dapat dengan mudah diproduksi. Total penjualan juga dapat dengan mudah dilaporkan dengan menjumlahkan masing-masing jenis penjualan.
Jurnal. Data transaksi dicatat dalam jurnal sebelum dimasukkan kedalam buku besar. Sebuah jurnal menunjukkan akun dan jumlah yang didebet serta dikredit. Jurnal umum digunakan untuk mencatat transaksi-transaksi yang tidak rutin, misalnya pembayaran gaji, dan pembiasaan di selesai periode serta jurnal penutup. Sedangkan jurnal khusus digunakan untuk mencatat transaksi rutin yang berulang misalnya penjualan, penerimaan kas, serta pengeluaran kas.
Audit trail. Jejak audit yaitu dilacaknya jalan transaksi melalui sistem pengolahan data dari titik asal ke hasil akhir, atau mundur dari output selesai ke titik asal. Hal ini digunakan untuk memeriksa akurasi dan validitas posting buku besar.
Komputer - Berdasarkan Konsep Storage. Suatu entitas yaitu sesuatu yang disimpan informasinya, menyerupai karyawan, persediaan, dan pelanggan. Setiap entitas memiliki atribut, atau karakteristik yang menarik, yang disimpan, menyerupai tingkat upah dan alamat.
File yaitu sekelompok catatan yang terkait. Sebuah file induk, menyerupai buku manual di AIS, menyimpan gosip kumulatif perihal sebuah organisasi. Persediaan dan peralatan file induk menyimpan gosip perihal sumber daya penting organisasi.
File induk yang permanen, mereka ada di periode fiskal. Namun, catatan master file individu mungkin sering berubah. Secara berkala, catatan gres ditambahkan atau dihapus dari file induk.
Sebuah file transaksi berisi catatan transaksi bisnis individu yang terjadi selama waktu tertentu. Hal ini serupa dengan sebuah jurnal di AIS secara manual. File transaksi tidak permanen dan mungkin tidak diharapkan di luar periode fiskal ketika ini. Namun, mereka biasanya diadopsi untuk jangka waktu tertentu untuk tujuan cadangan.
Pemprosesan Data
Setelah data acara bisnis dimasukkan ke dalam sistem, data harus diproses untuk menjaga database ketika ini. Ada empat jenis acara pengolahan data, antara lain sebagai berikut :
1) Membuat catatan data baru, menyerupai menambahkan karyawan gres direkrut ke database penggajian,
2) Membaca, mengambil, dan melihat data yang ada.
3) Memperbarui data yang tersimpan sebelumnya.
4) Menghapus data, menyerupai membersihkan file master vendor perusahaan yang tidak berkaitan bisnis
Memperbarui dilakukan secara berkala, misalnya setiap hari, disebut sebagai batch processing. Meskipun batch processing lebih murah dan lebih efisien, data yang terbaru dan akurat hanya setelah pengolahan. Untuk itu, batch processing hanya digunakan untuk aplikasi, menyerupai gaji, yang tidak perlu sering memperbarui dan yang secara alamiah terjadi atau diproses pada periode waktu yang tetap.
Sebagian besar perusahaan memperbarui setiap transaksi yang disebut sebagai online, pemrosesan real-time alasannya memastikan bahwa gosip yang tersimpan selalu ketika ini, sehingga meningkatkan kegunaan pengambilan keputusan. Hal ini juga lebih akurat alasannya kesalahan input data dapat diperbaiki secara real time atau menolak. Hal ini juga memperlihatkan keuntungan kompetitif yang signifikan.
Output Informasi
Langkah terakhir dalam siklus pengolahan data yaitu output informasi. Ketika ditampilkan di monitor, output mengacu pada "soft copy" ketika di print dalam kertas disebut "hard copy" gosip biasanya disajikan dalam salah satu dari tiga bentuk, yaitu : dokumen, laporan, atau respon query.
