Entri Pesanan Penjualan
Tujuan utama proses entri pesanan penjualan ialah secara akurat dan efisien memproses pesanan pelanggan, memastikan bahwa perusahaan dibayar untuk semua penjualan kredit, dan bahwa semua penjualan sah, serta untuk meminimalkan hilangnya pendapatan akhir dari administrasi persediaan yang kurang baik. Dalam proses entri pesanan penjualan terdapat empat ancaman, yaitu sebagai berikut :
“ Ancaman 1: Pesanan pelanggan yang tidak lengkap atau tidak akurat ”
Ancaman dasar selama entri pesanan penjualan ialah data yang penting mengenai pesanan tersebut akan hilang ataupun tidak akurat. Kegiatan ini bukan hanya menimbulkan inefisiensi karena perlunya menghubungi kembali pelanggan dan memasukkan kembali pesanan ke dalam sistem, tetapi juga dapat secara negatif menghipnotis persepsi pelanggan, dan akibatnya, dapat besar lengan berkuasa buruk terhadap penjualan di masa mendatang. Beberapa pengendalian edit entri data dapat menghilangkan bahaya tersebut, ibarat pemeriksaan kelengkapan dapat memastikan bahwa semua data yang diperlukan dimasukkan, pencarian otomatis, uji kewajaran dan uji kelengkapan.
“ Ancaman 2 : Penjualan kredit ke pelanggan yang memiliki catatan kredit buruk “
Ancaman kedua dalam entri pesanan penjualan ialah kemungkinan melaksanakan penjualan yang kemudian menjadi tak tertagih. Mensyaratkan otorisasi yang benar untuk setiap penjualan kredit akan mengurangi bahaya ini. Secara umum, hal ini dicapai dengan menetapkan batas kredit untuk setiap pelanggan dan memperlihatkan pegawai bab penjualan otorisasi umum untuk menyetujui penjualan kredit perhiasan ke pelanggan lama dengan syarat penjualan semacam itu tidak meningkatkan total saldo rekening pelanggan melebihi batas kredit yang disetujui.
“ Ancaman 3: Keabsahan pesanan “
Ancaman lainnya berkaitan dengan legitimasi pesanan. Dahulu, keabsahan pesanan pelanggan didapat melalui penerimaan pesanan pembelian yang telah ditandatangani dari pelanggan. Bersama peningkatan transaksi bisnis cesara eletronis, penggunaan tanda tangan digital dan akta digital disyaratkan untuk memverifikasi identitas setiap pihak.
“ Ancaman 4: Kehabisan persediaan, biaya penggudangan, dan pengurangan harga “
Ancaman lain dalam proses entri data ialah penjualan akan hilang karena kehabisan persediaan. Sebaliknya persediaan yang berlebih akan meningkatkan biaya penggudangan dan bahkan dapat memerlukan pengurangan harga yang signifikan. Cara mengatasi problem ini, perusahaan-perusahaan membuat sistem pengendalian persediaan dan perkiraan penjualan yang akurat.
Pengiriman
Tujuan utama fungsi pengiriman ialah untuk memenuhi pesanan pelanggan secara efisien dan akurat, serta untuk menjaga persediaan. Dalam proses pengiriman terdapat dua ancaman, yaitu sebagai berikut :
“ Ancaman 5: Kesalahan pengiriman “
Mengirimkan barang yang salah atau jumlah barang dagangan yang salah serta mengirimkan ke lokasi yang salah ialah kesalahan serius karena kesalahan-kesalahan tersebut dapat secara signifikan mengurangi kepuasan pelanggan dan besar lengan berkuasa pada penjualan di masa mendatang. Kesalahan-kesalahan tersebut juga dapat menimbulkan hilangnya aset apabila pelanggan tidak membayar barang yang salah kirim. Penggunaan pemindai kode garis untuk mencatat pengambilan dan pengiriman persediaan dapat secara kasatmata meniadakan kesalahan entri data. Di perusahaan-perusahaan tempat entri data masih dilakukan secara manual, penggunaan pengendalian aplikasi, ibarat pemeriksaan field dan uji kelengkapan, dapat mengurangi kesalahan secara signifikan. Hanya setelah sistem tersebut telah memverifikasi bahwa pengiriman benar maka slip pengepakan dan dokumen pengiriman dicetak.
“ Ancaman 6: Pencurian persediaan “
Sebagai perhiasan dari kerugian aset, pencurian juga membuat catatan persediaan menjadi tidak akurat, yang dapat mengkibatkan maslaah-masalah dalam memenuhi pesanan pelanggan. Prosedur-prosedur pengendalian yang dapat mengurangi risiko pencurian persediaan terdiri dari dua,yaitu (1) persediaan harus disimpan dalam lokasi yang aman dengan pembatasan kanal secara fisik, dan (2) semua transfer persediaan di dalam perusahaan harus didokumentasikan.
Penagihan
Tujuan utama dari fungsi penagihan dan piutang usaha ialah untuk memastikan bahwa para pelanggan ditagih untuk semua penjualan, bahwa faktur akurat, dan bahwa catatan rekening pelanggan dipelihara akurat. Dalam proses penagihan terdapat tiga ancaman, yaitu sebagai berikut:
“ Ancaman 7: Kegagalan untuk menagih pelanggan “
Kegagalan untuk menagih pelanggan atas barang-barang yang sudah dikirim menimbulkan kerugian aset dan kesalahan dalam data penjualan, persediaan, serta piutang usaha. Pemisahan fungsi pengiriman dan penagihan dapat mengurangi bahaya ini. Pesanan penjualan, kartu pengambilan barang, slip pengepakan, dan faktur penjualan harus secara berurutan diberi nomor dan kemudian secara periodik dipertanggungjawabkan.
“ Ancaman 8: Kesalahan dalam penagihan “
Kesalahan dalam penagihan, ibarat kesalahan memperlihatkan harga dan menagih pelanggan untuk barang-barang yang tidak dikirim atau atas pesanan ulang, mencerminkan potensi bahaya lainnya. Kelebihan penagihan dapat menimbulkan ketidakpuasan pelanggan, dan kekurangan dalam penagihan dapat menimbulkan kerugian aset. Kesalahan memperlihatkan harga dapat dihindari dengan cara memerintahkan komputer menarik data yang sempurna dari file induk persediaan. Kesalahan yang melibatkan jumlah barang yang dikirim dapat diketahui dengan merekonsiliasi jumlah yang tercantum di slip pengepakan dengan jumlah dalam pesanan penjualan. Apabila memungkinkan, penggunaan pemindai kode garis dapat mengurangi lebih jauh kemungkinan kesalahan entri data.
“ Ancaman 9: Kesalahan dalam memelihara rekening pelanggan “
Kesalahan dalam memelihara rekening pelanggan dapat mengarah pada hilangnya penjualan di masa mendatang dan juga menunjukkan kemungkinan pencurian kas. Pemeriksaan edit berikut ini dapat digunakan untuk memastikan akurasi dalam memperbarui rekening pelanggan :
1. Pemeriksaan validitas atas pelanggan dan nomor faktur.
2. Verifikasi closed-loop untuk memastikan bahwa rekening yang benar yang dikredit.
3. Pemeriksaan field memastikan bahwa hanya nilai numerik yang dimasukkan untuk jumlah pembayaran.
Rekonsiliasi harus dilakukan oleh seseorang yang tidak terlibat dalam pemrosesan transaksi aslinya karena (1) lebih mudah untuk melihat kesalahan orang lain daripada kesalahan anda sendiri dan (2) hal ini memperlihatkan suatu cata untuk mengidentifikasi ketidakberaturan. Terakhir, mengirimkan melalui surat laporan rekening bulanan ke setiap pelanggan memperlihatkan tinjauan independen perhiasan atas akurasi proses memasukkan data karena pelanggan akan mengajukan keluhan kalau rekening mereka belum dikredit dengan benar untuk pembayaran yang telah mereka kirimkan.
Penagihan Kas
Tujuan utama dari fungsi penagihan kas ialah untuk menjaga kiriman uang pelanggan. Dalam proses penagihan kas terdapat satu ancaman, yaitu sebagai berikut :
“ Ancaman 10: Pencurian kas “
Prosedur pengendalian khusus harus digunakan karena kas mudah dicuri. Pemisahan peran ialah prosedur pengendalian yang paling efektif untuk mengurangi pencurian. Para pegawai yang memiliki kanal secara fisik ke kas harus tidak memiliki tanggung jawab untuk mencatat atau mengotorisasi transaksi apapun yang melibatkan penerimaan kas. Secara khusus, pasangan peran berikut ini harus dipisahkan :
1. Menangani kas atau cek serta memasukkan data kiriman ke rekening pelanggan. Seseorang yang melaksanakan kedua peran ini dapat melaksanakan jenis penggelapan khusus yang disebut gali lubang tutup lubang (lapping).
2. Menangani kas atau cek dan mengotorisasi nota kredit. Seseorang yang melaksanakan kedua peran ini dapat menutupi pencurian kas dengan cara membuat nota kredit yang sama dengan jumlah yang dicuri.
3. Membuat nota kredit dan memelihara rekening pelanggan. . Seseorang yang melaksanakan kedua peran ini dapat menghapus jumlah tidak tertagih yang merupakan utang teman-temannya.
4. Masalah-masalah Umum Pengendalian
Dua tujuan umum yang bekerjasama dengan semua acara dalam siklus pendapatan ialah bahwa data tersedia dikala diperlukan dan bahwa semua acara dilakukan secara efesien dan efektif. Dalam siklus pendapatan terdapat dua bahaya umum, yaitu:
“ Ancaman 11: Kehilangan data “
Ancaman umum yang signifikan dalam siklus pendapatan ialah kehilangan data mengenai rekening pelanggan. Rekening pelanggan dan catatan persediaan yang akurat ialah hal yang penting, tidak hanya untuk tujuan pelaporan eksternal dan internal saja, tetapi juga untuk merespons pertanyaan pelanggan. Selain itu, kehilangan semua data piutang usaha dapat mengancam kelangsungan perusahaan. Oleh karena itu, catatan-catatan tersebut harus dilindungi dari kehilang atau kerusakan. File-file induk piuang usaha, penjualan dan penerimaan kas harus dibuat cadangannya secara teratur. Dua salinan cadangan file-file kunci, ibarat file induk piutang usaha, harus dibuat. Salah satunya harus disimpan di lokasi kantor dan lainnya di luar lokasi kantor. Pengendalian kanal juga merupakan hal yang penting. Membocorkan info pelanggan ke pesaing dapat menurunkan penjualan dan bahkan membuat perusahaan menghadapi tanggung jawab hukum. Akses tidak sah juga meningkatkan risiko kerusakan file-file data yang penting.
“ Ancaman 12: Kinerja yang kurang baik “
Sebagai perhiasan dari memastikan akurasi dan menjaga aset, tujuan lainnya pengendalian internal ialah mendorong dilaksanakannya peran secara efisien dan efektif. Mempersiapkan dan meninjau laporan memperlihatkan dasar untuk menilai efisiensi dan efektivitas aneka macam acara siklus pendapatan dan untuk mengurangi bahaya kinerja yang dibawah standar. Efisiensi dan efektivitas tenaga penjualan dapat dinilai melalui laporan analisis penjualan (sales analysis report), yang merinci penjualan berdasarkan tenaga penjual, daerah, atau produk. Pandangan lebih jauh wacana kinerja penjualan keseluruhan dapat diberikan dengan mempersiapkan laporan analisis profitabilitas (profitability analysis report), yang merinci kontribusi margin laba setiap daerah, pelanggan, saluran distribusi, tenaga penjual, produk, atau dasar lainnya.
Post a Comment
Post a Comment