Siklus SDM / penggajian dan pengupahan ialah rangkaian aktifitas bisnis berulang dan operasional pemprosesan data terkait yang berhubumgan dengan cara yang efektif dalam mengelolah pegawai. Pada gambar 2-1 menyajikan diagram konteks sistem penggajian yang memperlihatkan lima sumber utama input sistem penggajian. Dimana departemen SDM menunjukkan info mengenai pengangkatan tenaga kerja, pemberhentian, dan perubahan tingkat gaji alasannya ialah adanya kenaikan ataupun promosi. Para pegawai membuat perubahan dalam pengurangan contohnya kontribusi untuk rencana pensiun. Sementara itu banyak sekali departemen menunjukkan data mengenai kehadiran. Lembaga pemerintah menyediakan tarif pajak dan intruksi untuk memenuhi persyaratan tertentu. Dalam cara yang sama perusahaan asuransi dan perusahaan lainnya menunjukkan intruksi menghitung memotong banyak sekali tarif yang ditetapkan.
Cek ialah output utama sistem penggajian dan pengupahan. Para pegawai mendapatkan cek gaji yang kemudian dikirim ke bank untuk mentransfer dana dari rekening reguler perusahaan ke rekening pegawai masing-masing. Cek juga dibuat untuk lembaga pemerintahan dan perusahaan lainnya untuk memenuhi kewajiban perusahaan.
Pada dasarnya siklus SDM / penggajian memiliki tujuh aktifitas dasar yang dilakuka n dalam siklus SDM / penggajian. Ketujuh aktifitas siklus SDM / Penggajian yaitu sebagai berikut :
• Perbarui file induk pegawai
Aktivitas ini melibatkan pembaruanfile induk penggajian untuk mencerminkan banyak sekali jenis perubahan penggajian : memperkerjakan orang baru, pemberhentian, perubahan tingkat gaji, atau perubahan dalam pengurangan diskresi. Departemen SDM menunjukkan info ini, pemeriksaan edit yang tepat, menyerupai pemeriksaan validitas atas nomor pegawai dan uji kewajaran atas perubahan yang dilakukan, berlaku untuk semua transaksi perubahan penggajian.
• Perbarui tarif dan pemotongan pajak
Aktivitas kedua dalam siklus SDM / penggajian ialah memperbarui info mengenai tarif dan pemotongan pajak lainnya. Bagian penggajian membuat perubahan-perubahan ini, tetapi perubahan jarang terjadi. Perubahan tersebut terjadi ketika bab penggajian menerim pembaruan mengenai perubahan dalam tarif pajak dan potongan gaji lainnya dari banyak sekali unit pemerintah dan perusahaan asuransi.
• Validasi data kehadiran dan waktu
Langkah ini memvalidasi setiap data waktu dan kehadiran pegawai. Informasi ini datang dalam berbagia bentuk, bergantung pada status pembayaran pegawai. Bagi para pegawai yang dibayar per jam, banyak perusahaan menggunakan kartu waktu untuk mencatat waktu kedatangan pegawai dan waktu keluar, untuk setiap giliran kerja. Para pegawai yang mendapatkan gaji tetap jarang mencatat pekerjaan mereka ke dalam kartu waktu. Sebagai gantinya, para supervisor mereka secara informal akan mengawasi kehadiaran mereka dalam suatu pekerjaan.
• Siapkan penggajian
Langkah ini mempersiapkan penggajian. Tempat pegawai bekerja akan menunjukkan data mengenai jam yang dihabiskan dan seorang supervisor biasanya akan mengkonfirmasi data tersebut. Informasi tingkat gaji didapat dari file induk penggajian. Prosedur penggajian yang pertama yaitu file transaksi penggajian diurut berdasarkan nomor pegawai, biar berada dalam urutan ayang sama dengan yang berada dalam file induk penggajian. Apabila organisasi tersebut memproses penggajian dari beberapa divisi, file transaksi penggajian setiap divisi harus digabungkan. File data yang diurutkan kemudian digunakan untuk membuat cek gaji pegawai. Bagi setiap pegawai, catatan file induk penggajian data catatan transaksi terkait akan dibaca dan gaji kotor akan dihitung. Bagian para pegawai yang dibayar per jam, jumlah jamyang dihabiskan akan dikali dengan tingkat upah dan kemudian pelengkap untuk lembur atau bonus akan ditambahkan. Bagi para pegawai yang mendapatkan gaji bulanan, gaji kotor ialah pecahan dari gaji tahunan, yang mencerminkan lamanya periode pembayaran. Selanjutnya, semua potongan penggajian akan dijumlah dan totalnya dikurangkan dari gaji kotor untuk mendapatkan gaji bersih. Potongan gaji berada dalam dua kategori umum : potongan untuk pajak penghasilan dan potongan sukarela. Potongan untuk pajak penghasilan mencakup pajak federal, negara bagian, dan lokal, serta pajak jaminan sosial. Potongan sukarela mencakup kontribusi rencana pensiun ; premi asuransi jiwa, kesehatan, dan cacat ; iuran serikat pekerja ; dan kontribusi untuk banyak sekali amal. Terakhir, daftar prnggajian dan cek gaji pegawai dicetak. Daftar penggajian ialah laporan yang mendaftar gaji kotor setiap pegawai, potongan gaji, dan gaji bersih dalam format multikolom. Daftar ini sering kali disertai dengan daftar potongan terpisah, yang mendaftar banyak sekali potongan sukarela untuk setiap pegawai. Daftar penggajian juga digunakan untuk mengesahkan transfer dana ke rekening bank perusahaan untuk penggajian. Cek gaji pegawai juga umumnya melampirkan slip gaji, yang mencantumkan jumlah gaji kotor, potongan, dan gaji bersih untuk periode ketika ini, dan total sampai tahun ini, untuk setiap kategori.
• Keluarkan dana penggajian
Langkah selanjutnya ialah pembayaran yang bahu-membahu atas cek gaji ke pegawai. Sebagian besar pegawai dibayar dengan menggunakancek atau dengan penyimpanan eksklusif gaji bersih ke rekening bank probadi mereka. Setoran eksklusif ialah salah satu untuk meningkatkan efisiensi dan mengurangi biaya pemrosesan penggajian. Para pegawai yang dibayar melalui setoran eksklusif biasanya akan mendapatkan sebuah kopi cek gaji yang menunjukkan jumlah yang disimpan bersama dengan slip gaji. Setiap penggajian tersebut harus menghasilkan serangkaian file simpanan gaji, satu untuk setiap bank daerah setoran gaji dilakukan. Setiap file berisi sebuah catatan unutk setiap pegawai yang rekeningnya ada di bank tertentu. Setiap catatan mencakup nama pegawai, nomor jaminan sosial, nomor rekening bank, dan jumlah gaji bersih. Dana tersebut kemudian akan dikirim secara elektronis dari rekening bank perusahaan ke rekening pegawai. Jadi, setoran eksklusif meniadakan perlunya kasir menandatangani setiap cek gaji. Akan tetapi, kasir tetap harus mensahkan transfer dana dari rekening giro reguler organisasi tersebut.
• Hitung kompensasi dan pajak yang dibayarkan oleh perusahaan
Perusahaan membayar beberapa pajak penghasilan dan kompensasi pegawai secara langsung. Contohnya, perusahaan harus membayar pajak jaminan sosial, sebagai pelengkap dari jumlah yang ditahan dari cek gaji pegawai. Hukum federal dan negara bab juga mensyaratkan perusahaan untuk menunjukkan kontribusi dalam persentase tertentu ke setiap gaji kotor pegawai, sampai ke batas maksimal tahunan, untuk dana asuransi kompensasi pengangguran federal dan negara bagian. Sebagai tambahan, perusahaan sering kali menunjukkan kontribusi atau menanggung keseluruhan pembayaran permi asuransi kesehatan, cacat, dan jiwa untuk para pegawai.
• Pengeluaran dana pajak penghasilan dan potongan lain-lain
Aktivitas terakhir dalam proses penggajian ialah membayar kewajiban pajak penghasilan dan potongan sukarela lainnya dari setiap pegawai. Organisasi harus secara periodik membuat cek atau menggunakan transfer dana secara elektronis untuk membayar banyak sekali kewajiban pajak yang terjadi. Lembaga pemerintahan terkait menspesifikasikan waktu untuk pembayaran ini. Sebagai tambahan, dana yang secara sukarela dikurangi dari cek gaji pegawai untuk banyak sekali kompensasi, menyerupai rencana tabungan gaji, harus dibayarkan keorganisasi terkait.
Sistem info akuntansi penggajian dan pengupahan dirancang administrasi untuk menyajikan info keuangan bagi kepentingan perusahaan dan pertanggung balasan keuangan kepada pihak luar perusahaan (investor, kreditor, dan kantor pelayanan pajak). Yang pada tujuan khususnya untuk persoalan ini, sistem ini juga dirancang untuk menangani transaksi-transaksi gaji dan pembayarannya diantaranya sistem ini digunakan perusahaan untuk mencatat daftar hadir, mencatat transaksi kedalam jurnal, memposting kedalam buku besar serta menyiapkan laporan keuangan. Rangkaian acara ini terdiri dari proses pemasukan data, penyimpanan, pengolahan, proses menghasilhan laporan, dan pengendalian.
Fungsi-fungsi yang Terkait Dengan Sistem Penggajian dan Pengupahan
Dalam sistem penggajian dan pengupahan ada beberapa fungsi yang saling terkait satu dengan yang lainnya. Fungsi-fungsi yang saling terkait dengan sistem penggajian dan pengupahan antara lain :
• Fungsi personalia / kepegawaian.
Tanggung jawabnya dalam pengangkatan karyawan, penetapan jabatan, penetapan, tariff gaji, dan upah, promosi dan penurunan pangkat, mutasi karyawan , penghentian karyawan dari pekerjaannya, dan penetapan banyak sekali dukungan kesejahteraan karyawan serta perhitungan gaji dan upah karyawan
• Fungsi keuangan
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan upah dan menguangkan cek tersebut ke bank. Uang tunai tersebut kemudian dimasukkan ke dalam amplop gaji dan uaph setiap karyawan, untuk selanjutnya dibagikan kepada karyawan yang berhak.
• Fungsi akuntansi
Dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan, fungsi akuntansi bertanggung jawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan pembayaran gaji dan upah karyawan ( misalnya utang gaji dan upah karyawan, utang pajak, utang dana pensiun). Fungsi akuntansi yang menangani sistem akuntansi penggajian dan pengupahan terdiri dari :
a. Bagian Utang. Bagian ini memegang fungsi pencatat utang yang dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan bertanggung jawab untuk memproses pembayaran gaji dan upah menyerupai yang tercantum dalam daftar gaji dan upah. Bagian ini menerbitkan bukti kas keluar yang memberi otorisasi kepada fungsi pembayaran gaji dan upah untuk membayarkan gaji dan upah kepada karyawan seprti yang tercantum dalam daftar gaji dan upah tersebut.
b. Bagian Kartu Biaya. Bagian ini memegang fungsi akuntansi biaya yang dalam sistem akuntansi panggajian dan pengupahan bertanggung jawab untuk mancatat distribusi biaya ke dalam kartu harga pokok produk dan kartu biaya berdasarkan rekap daftar gaji dan upah dan kartu jam kerja ( untuk tenaga kerja eksklusif pabrik )
c. Bagian Jurnal. Bagian ini memegang fungsi pencatat jurnal yang bertanggung jawab untuk mencatat biaya gaji dan upah dalam jurnal umum.
• Fungsi pencatat waktu
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan. Sistem pengendalian intern yang baik mensyaratkan fungsi pencatatan waktu hadir karyawan tidak boleh dilaksanakan oleh fungsi operasi atau oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah.
• Fungsi pembuat daftar gaji dan upah
Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji dan upah yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak dan banyak sekali potongan yang menjadi beban setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji dan upah. Daftar gaji dan upah diserahkan oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah kepada fungsi akuntansi guna pembuatan bukti kas keluar yang dipakai sebagai dasar untuk pembayaran gaji dan upah karyawan.
Post a Comment
Post a Comment