Author’s Note :
Apa dan Bagaimana Sesungguhnya Rekonsiliasi Bank di mata Financial Controller ?, itulah yang akan menjadi pokok bahasan pada artikel ini. Termasuk juga beberapa kesalahan umum yang dijadikan kebiasaan, sehingga lama-lama menjadi dianggap benar, episode mana yang seharusnya di maksimalkan, apa yang harus dihindari, semua akan diungkapkan disini.
Balance Is Not The End
Saat membuat rekonsiliasi bank, kata “balance” menjadi kata yang amat mahal artinya, sesuatu yang langka, sesuatu yang sangat didambakan. Sehingga proses rekonsiliasi seolah-oleh suatu pendakian menuju puncak yang namanya “balance” itu. Begitu banyak energi, focus dan lain sebagainya dedikasikan untuk pencapian tersebut.
Begitu “balance” itu tercapai, wah lega rasanya. Selesai sudah bank recon.
Pernahkah berpikir :
Berapa adjustment entry yang dibuat untuk menjadikannya balance ?
Semakin banyak adjustment entry yang diperlukan, semakin rendahlah nilainya, dari keseluruhan proses yang dilakukan, kebanyakan proses pembetulannya. Fixing is useless, it's not value added at all .
Berapa total nominal yang di adjust ?
Semakin besar nilai (Rupiah/USD) yang disesuaikan, berarti semakin banyak pula erroneous atau in-appropriateness yang telah terjadi di sepanjang siklus kas tersebut. It’s good to catch and fix some erroneous or in-appropriateness, but catching is just not anough, we should shut them off right on the root of the problems. Otherwise those will be happened over and over again. Itu “bukan” effisiensi.
Berapa lama waktu yang dibutuhkan ?
Dari setiap proses, semakin banyak waktu yang dihabiskan, semakin rendahlah nilainya. Mengapa rendah ?
Dengan semakin lama waktu yang disita, semakin banyak pula kesempatan yang hilang, kesempatan untuk berpikir atau mengerjakan yang lain, kesempatan untuk meng-create value added karena disibukkan oleh aktifitas membetulkan saja.
The essence is not the “balance”, but “quality of the balance”
.
Banyak hal lain yang perlu diperhatikan, ketimbang sekedar pencapaian balance saja. Berikut yaitu hal-hal lain yang perlu diperhatikan dan dipertimbangkan oleh staff, supervisor, chief maupun Accounting Manager :
Banyak hal lain yang perlu diperhatikan, ketimbang sekedar pencapaian balance saja. Berikut yaitu hal-hal lain yang perlu diperhatikan dan dipertimbangkan oleh staff, supervisor, chief maupun Accounting Manager :
Empat Ribu Rupiah Yang Sia-sia
Bank mengenakan Rp 100,000 untuk setiap buku check yang isinya 25 lembar check. Artinya setiap lembar check yang dikeluarkan, akan selalu diikuti oleh pengeluaran sebesar Rp 4,000. Dibandingkan dengan satu transaksi yang nominalnya material, tentu Rp 4,000 itu worthy.
Dengan menggunakan check, payment mampu lebih mudah di telusuri, dan resiko “fraud” mampu diminimalisasi. Akan tetapi bagaimana kalau check banyak dikeluarkan untuk transaksi yang non material?. Lembar-lembar check tersebut akan menjadi Rp 4000 x sekian lembar yang sia-sia. Tidak ada pihak manapun yang mendapatkan value added atas nilai Rp 4000 dari lembar check yang dikeluarkan tersebut, tidak untuk vendor, tidak untuk customer, terlebih-lebih tidak bagi perusahaan sendiri.
Ada certain nominal level atas pembayaran untuk determinasi penggunaan check, yang rasio-nya telah ditetapkan sedemikian rupa semoga lembar check tersebut meaningful. Masing-masing perusahaan tentu menetapkan level yang berbeda-beda. Tugas staff accounting dan keuangan yaitu mematuhi nominal level yang telah ditetapkan oleh manajemen.
Di Balik “Void Check”
Ada 2 penyebab paling umum atas voide check :
NSF (No Sufficient Fund)
Check void disebabkan oleh karena tidak adanya cukup saldo di bank untuk menutup pembayaran tersebut. Apa artinya ?. Artinya cash custodian (kasir) tidak melaksanakan penghitungan saldo cash dengan semestinya, artinya book keeper tidak melaksanakan daily cash analysis yang akurat. No Sufficient Fund yaitu nilai raport terburuk dari implementasi cash management.
Mis-Written
Kesalahan tulis pada lembar check yaitu penyebab ke-2 dari void check yang paling sering terjadi, hal ini disebabkan oleh ketidak terampilan cashier, penulisan yang terburu-buru, tidak cermat. Sehingga terjadi penebalan atau pengulangan coretan goresan pena pada lembar check.
Kedua penyebab void check itu sama-sama buruk, harus dihindari. Lakukan pengecekan saldo bank dan minta dikirimi daily bank statament printing
Disordered Serial Check Number
Bank mengenakan Rp 100,000 untuk setiap buku check yang isinya 25 lembar check. Artinya setiap lembar check yang dikeluarkan, akan selalu diikuti oleh pengeluaran sebesar Rp 4,000. Dibandingkan dengan satu transaksi yang nominalnya material, tentu Rp 4,000 itu worthy.
Dengan menggunakan check, payment mampu lebih mudah di telusuri, dan resiko “fraud” mampu diminimalisasi. Akan tetapi bagaimana kalau check banyak dikeluarkan untuk transaksi yang non material?. Lembar-lembar check tersebut akan menjadi Rp 4000 x sekian lembar yang sia-sia. Tidak ada pihak manapun yang mendapatkan value added atas nilai Rp 4000 dari lembar check yang dikeluarkan tersebut, tidak untuk vendor, tidak untuk customer, terlebih-lebih tidak bagi perusahaan sendiri.
Ada certain nominal level atas pembayaran untuk determinasi penggunaan check, yang rasio-nya telah ditetapkan sedemikian rupa semoga lembar check tersebut meaningful. Masing-masing perusahaan tentu menetapkan level yang berbeda-beda. Tugas staff accounting dan keuangan yaitu mematuhi nominal level yang telah ditetapkan oleh manajemen.
Di Balik “Void Check”
Ada 2 penyebab paling umum atas voide check :
NSF (No Sufficient Fund)
Check void disebabkan oleh karena tidak adanya cukup saldo di bank untuk menutup pembayaran tersebut. Apa artinya ?. Artinya cash custodian (kasir) tidak melaksanakan penghitungan saldo cash dengan semestinya, artinya book keeper tidak melaksanakan daily cash analysis yang akurat. No Sufficient Fund yaitu nilai raport terburuk dari implementasi cash management.
Mis-Written
Kesalahan tulis pada lembar check yaitu penyebab ke-2 dari void check yang paling sering terjadi, hal ini disebabkan oleh ketidak terampilan cashier, penulisan yang terburu-buru, tidak cermat. Sehingga terjadi penebalan atau pengulangan coretan goresan pena pada lembar check.
Kedua penyebab void check itu sama-sama buruk, harus dihindari. Lakukan pengecekan saldo bank dan minta dikirimi daily bank statament printing
Disordered Serial Check Number
Check stub atau bonggol check, merupakan salah satu tool dalam pemeriksaan kas, dijadikan alat pembanding terhadap catatan transaksi check itu sendiri. Dapat dibayangkan kalau penanggalan pada check stub tidak berurut. Saat melaksanakan rekonsiliasi menjadi lebih lama, harus loncat-loncat. Memusingka bukan?.
Rounded Up or Rounded Down
Menjadi kebiasaan umum staff keuangan dan accounting menyerahkan printout payment list begitu saja, dengan angka-angka penuh. Misalnya : Rp 1,850,915 atau Rp 1,899,985. Angka-angka itu akan fine saja kalau dibayarkan dengan pemindah bukuan alias transfer. Bagaimana kalau tarik dalam bentuk tunai ?.
Mungkinkah bank akan mencairkan check tersebut sebesar angka yang tertulis ?. No way !. Come on… nilai uang pecahan terkecil di Indonesia sekarang yaitu Rp 100,- Sudah pasti bank akan melaksanakan pembulatan.
Di satu sisi check register tidak dibulatkan, tapi bank melaksanakan pembulatan (tanpa mampu dihindari), apakah yang akan terjadi ketika bank recon?. Bisa dibayangkan bukan? Dicari kemanapun, angka selisih itu tidak akan ditemukan.
Mengapa tidak dibulatkan terlebih dahulu sebelum bank melakukannya ?. tentu harus ada determinasi untuk suatu pembulatan. Dan staff keuangan dan accounting seharusnya konsisten terhadap determinasi ini.
Earlier Auto-debit
Auto-debit payment mestinya telah terjadwal, sudah di set sedemikian rupa sampai tidak melewati due date yang seharusnya. Tapi for some reason, terkadang bank mendebit rekening perusahaan lebih awal. Akibatnya, perusahaan menjadi salah dalam memprediksi posisi kas, saldo kas menjadi lebih kecil dibandingkan dengan apa yang diperkirakan oleh perusahaan.
Seharusnya gejala ini sudah tertangkap ketika melaksanakan rekonsiliasi bank, cashier perlu menghungi pihak bank untuk mendapatkan penjelasan mengnai ganjal an pendebitan lebih awal, bank perlu diingatkan semoga konsisten terhadap time schedule yang telah ditentukan.
Foreign Exchange Rate
Bertarnsaksi menggunakan valuta absurd (membeli maupun menjual) memerlukan kehati-hatian, ada potensi gains atau loses disana. The decision wheter using foreign currency or local currency seharusnya dilakukan dengan analisa yang memadai untuk potensi gains atau lost tersebut.
Rounded Up or Rounded Down
Menjadi kebiasaan umum staff keuangan dan accounting menyerahkan printout payment list begitu saja, dengan angka-angka penuh. Misalnya : Rp 1,850,915 atau Rp 1,899,985. Angka-angka itu akan fine saja kalau dibayarkan dengan pemindah bukuan alias transfer. Bagaimana kalau tarik dalam bentuk tunai ?.
Mungkinkah bank akan mencairkan check tersebut sebesar angka yang tertulis ?. No way !. Come on… nilai uang pecahan terkecil di Indonesia sekarang yaitu Rp 100,- Sudah pasti bank akan melaksanakan pembulatan.
Di satu sisi check register tidak dibulatkan, tapi bank melaksanakan pembulatan (tanpa mampu dihindari), apakah yang akan terjadi ketika bank recon?. Bisa dibayangkan bukan? Dicari kemanapun, angka selisih itu tidak akan ditemukan.
Mengapa tidak dibulatkan terlebih dahulu sebelum bank melakukannya ?. tentu harus ada determinasi untuk suatu pembulatan. Dan staff keuangan dan accounting seharusnya konsisten terhadap determinasi ini.
Earlier Auto-debit
Auto-debit payment mestinya telah terjadwal, sudah di set sedemikian rupa sampai tidak melewati due date yang seharusnya. Tapi for some reason, terkadang bank mendebit rekening perusahaan lebih awal. Akibatnya, perusahaan menjadi salah dalam memprediksi posisi kas, saldo kas menjadi lebih kecil dibandingkan dengan apa yang diperkirakan oleh perusahaan.
Seharusnya gejala ini sudah tertangkap ketika melaksanakan rekonsiliasi bank, cashier perlu menghungi pihak bank untuk mendapatkan penjelasan mengnai ganjal an pendebitan lebih awal, bank perlu diingatkan semoga konsisten terhadap time schedule yang telah ditentukan.
Foreign Exchange Rate
Bertarnsaksi menggunakan valuta absurd (membeli maupun menjual) memerlukan kehati-hatian, ada potensi gains atau loses disana. The decision wheter using foreign currency or local currency seharusnya dilakukan dengan analisa yang memadai untuk potensi gains atau lost tersebut.
Mengurangi Adjustment dan Mempercepat Rekonsiliasi Bank
Sebagian dari proses rekonsiliasi bank yaitu memeriksa dan membuat jurnal entry atas biaya-biaya yang dikenakan oleh bank, pendapatan bunga, atau auto debit auto debit.
Jika saja, pengecekan saldo bank secara konsisten setiap hari, maka perbedaan-perbedaan itu akan diketahui semenjak dini.
Setiap ada perbedaan, mintalah kepada bank untuk di printout lalu dikirimkan dengan faximile. Lakukanlah setiap hari selama 5 menit khusus untuk ini. Niscaya kesibukan task bank recon akan mampu dikurangi, proses bank recon akan lebih cepat. Mungkin hanya perlu melaksanakan adjustment untuk transaksi-transaksi di final bulan saja.
Post a Comment
Post a Comment