Jobdesk Manajemen Proyek, Kiprah Dan Tanggung Jawab

A. Sekilas Tentang Administrasi Proyek

Sebelum kita melaksanakan pembahasan pribadi mengenai kiprah admin proyek, ada baiknya adan tahu bahwa ketika ini dunia konstruksi dan proyek merupakan salah satu ranah yang senantiasa mengalami peningkatan yang begitu signifikan. Ada banyak sekali proyek konstruksi yang dilakukan oleh para developer dari aneka macam sektor. Ada konstruksi bangunan, jalan, perbaikan, perawatan, dan lain lain. Tentunya diharapkan banyak sekali tenaga andal di dalamnya. Akan tetapi pastikan anda tahu bahwa dalam bidang perjuangan apapun, diharapkan bab manajemen yang bertugas menunjang segala aktifitas di dalam proyek itu sendiri supaya lebih lancar. Dalam hal ini posisi admin proyek mempunyai peranan yang sangat penting sebagai salah satu posisi yang menunjang kinerja proyek dari segi administratif. Lantas apa kiprah dan tanggung jawab dari posisi ini sebenarnya?

B. Tugas Admin Proyek

Tugas admin proyek di dalam sebuah proyek konstruksi sangatlah penting dan tidak bisa disepelekan. Biasanya akan diharapkan beberapa orang admin apabila proyek yang dilakukan yaitu proyek yang besar dan jangka panjang. Supaya anda tidak kaget, perlu kami beritahukan kalau biasanya seorang manajemen proyek menanggung kiprah yang multi tasking. Baiklah, kita pribadi saja membahas kiprah dari admin proyek ini secara lebih lanjut.

1. Melakukan Proses Data Entry

Tugas pertama dari seorang admin priyek yaitu melaksanakan proses data entry. Data yang dimansukkan yaitu data yang berkaitan dengan segala hal di dalam proyek. Harus ada pendataan yang terang dan terorganisir di dalam komputer yang dikelola oleh seorang manajemen proyek baik itu dari segi tanggal, nama data, penanggung jawab, dan banyak hal lain. Hal ini bertujuan semoga data tersebut bisa segera diakses sebagai materi acuan apabila terdapat kesalahan dalam proses proyek konstruksi yang berlangsung.

2. Melakukan Sesi Dokumentasi

Tugas kedua dari seorang admin proyek yaitu melaksanakan proses dokumentasi. Perlu anda tahu, proses dokumentasi ini harus berjalan secara faktual dan tidak terlambat. Dokumentasi hari itu harus dilakukan hari itu juga semoga proses dalam proyek terlihat secara signifikan. Lebih jauhnya perlu anda ketahui kalau proses dokumentasi ini tidak hanya berbentuk dokumentasi foto saja melainkan juga data data dan media lainnya ibarat misalkan video dan tanda tangan dari orang orang yang berkaitan dengan dokumentasi tersebut.

3. Menjaga dan Mengecek Inventory Kantor

Selanjutnya seorang admin proyek juga mempunyai kiprah sebagai penjaga inventori dan aset perusahaan di proyek daerah beliau bekerja. Setiap aset dan kemudahan perusahaan harus di cek dengan baik supaya tidak terjadi kesalahan dan atau kehilangan. Pastikan semua inventory dan aset di cek setiap pulang kerja, atau setidaknya anda mempunyai bukti kalau aset tersebut sedang dipakai oleh pihak lain semoga ada yang bertanggung jawab apabila terjadi kehilangan.

4. Mengecek Biaya Operasional dan Membuat Reiburstment Ke Pusat

Tugas selanjutnya yang harus dilakukan oleh sorang admin proyek yaitu melaksanakan pengecekan dan validasi terhadap semua biaya pengeluaran di dalam kantor selama berada di proyek ibarat contohnya biaya listrik (bila ada), biaya internet, pembelian ATK, dan bermacam-macam biasaya operasional lainnya yang mungkin muncul pada ketika proyek dilaksanakan. Sebagai seorang admin proyek anda harus melaksanakan validasi terhadap data data yang diberikan oleh pegawai yang hendak melaksanakan reimburstment/klaim terhadap perusahaan. Jika terdapat data yang tidak memadai atau tidak akurat, anda bisa menolaknya. Setelah data data tersebut lengkap dan terpenuhi, selanjutnya anda hanya tinggal melaksanakan proses reimburst dengan mengirimkan invoice ke kantor pusat.

5. Membuat Surat Jalan

Tugas admin proyek selanjutnya yaitu melaksanakan pembuatan surat jalan dan mendapatkan surat jalan untuk segala kendaraan yang masuk ke atau dari proyek secara jelas. Biasanya untuk memaksimalkan pekerjaan ini anda harus berkoordinasi dengan pihak security yang berjaga di pintu masuk / keluar kendaraan.

6. Membuat Data Absensi dan Lembur

Lebih jauh, seringkali anda juga harus menciptakan data ketidakhadiran dan lembur dari karyawan yang bertugas untuk memastikan kalau biaya perusahaan benar benar terintegrasi dengan baik dan tidak ada kesalahan disini. Biasanya hal ini yang seringkali menjadikan konflik alasannya di dalam proyek, seringkali anda harus melaksanakan banyak koordinasi dengan pihak kedua atau ke tiga. Proyek biasanya dilakukan oleh aneka macam pihak dan anda harus mengkoordinasikan hal ini dengan baik secara persuasif.

7. Membuat Laporan Mingguan/Bulanan

Hal selanjutnya yang harus anda lakukan yaitu menciptakan laporan bulanan dan mingguan dari segala acara proyek yang anda lakukan. Laporan ini harus ditandatangani oleh manajer proyek dan diketahu oleh pihak pihak yang berkaitan dengan proyek yang sedang berjalan.

8. Merapikan Dokumen Dan Membuat Salinan Dari Tiap Dokumen Yang Ada

Terakhir, pastikan anda menciptakan salinan dari tiap dokumen yang ada semoga anda tidak berpotensi untuk kehilangan data data yang anda miliki. Anda juga harus merapikan dokumen dokumen tersebut semoga bisa diakses dengan gampang bilamana sewaktu waktu dibutuhkan.

C. Tanggung Jawab Admin Proyek

Dalam kesehariannya bekerja, seorang admin proyek mempunyai beberapa tanggung jawab yang harus diemban. cek daftar di bawah ini untuk lebih jelasnya.

1. Memastikan semua data proyek diinput ke komputer

2. Memastikan Dokumentasi dari kegiatan proyek berjalan dengan baik dan lancar

3. Memastikan semua inventory kantor terjaga dengan baik

4. memastikan semua reimburstment / klaim ke kantor sentra terorganisir secara faktual.

5. Memastikan dokumentasi surat jalan berjalan dengan lancar

6. Memastikan laporan ketidakhadiran dan lembur ada

7. Memastikan kalau laporan bulanan ada

8. Memastikan semua dokumen terduplikasi dan terjaga dengan baik.

D. Kualifikasi Admin Proyek

Perlu anda ketahui, meskipun seorang admin proyek yaitu posisi yang krusial di dalam sebuah proyek konstruksi yang berlangsung, biasanya perusahaan konstruksi tidak mematok kualifikasi khusus secara pendidikan. Seorang kandidat lulusan Sekolah Menengan Atas akan lebih disukai dari pada serorang kandidat berpendidikan lebih tinggi tapi tidak mempunyai pengalaman. Tapi tentunya seorang berpendidikan tinggi dengan pengalaman yang sama akan jauh lebih dipertimbangkan. Hal ini dikarenakan proyek konstruksi merupakan sebuah lokasi kerja yang penuh pressure dan tidak bisa anda sepelekan kesibukannya. Dibutuhkan seorang yang multi tasking dan mempunyai kemampuan perundingan dan pendekatan yang bagus. 

Inilah beberapa klarifikasi yang bisa kami sampaikan terkait Jobdesk, Tugas dan Tanggung jawab seorang admin proyek. Jika artikel ini bermanfaat silakan di share, tapi jikalau terdapat kesalahan atau kekurangan, bisa anda tambahkan di kolom komentar. 

Salam.