General Ledger Review Strategy

Author’s Notes :

Masih kelanjutan dari seri artikel sebelumnya, mengenai GENERAL LEDGER REVIEW. Di artikel ini lebih spesifik lagi :
STRATEGI MEMERIKSA GENERAL LEDGER ( General Ledger Review Strategy). Disini tehniknya akan dibahas dengan lebih terperinci.

Materiality As Main Judgement

Dalam pengambilan keputusan mengenai keuangan, yang dijadikan materi pertimbangan utama ialah metrialitas dari sebuah transaksi atau insiden ekonomi.

Metrialitas hendaknya jangan dipandang dari nominal (angkanya) saja , akan tetapi dipandang dari implikasinya. Seberapa luas akhir yang ditimbulkan. Makin luas akhir yang ditimbulkannya, makin material lah transaksi/kejadian ekonomi itu.

[-FAKTA-1-]

Semakin material sebuah transaksi semakin besar resiko yang dikandungnya, and vice versa….

[-NEXT-]

………… here we go…… !


[-WARNING-]

Memeriksa semua angka-angka transaksi satu persatu ialah tindakan yang sangat tidak pintar (kalau tidak mau disebut bodoh) !.

Dengan time frame yang begitu sempit, memriksa begitu banyak transaksi, belum lagi harus mensupervisi sub-ordinat, harus berkoordinasi dengan bagian-bagian lain (diluar keuangan). Begitu banyak role yang harus dicover.

Ada quote yang bunyinya begini :

Menyelesaikan satu pekerjaan dengan hasil yang “WOW” ialah jauh lebih berarti dibandingkan mengerjakan banyak hal yang biasa-biasa saja.

Di Accounting dan Financial Dept. saya punya satu quote saja :

Strategy, Speed, Spread, Success !

Ada beberapa kemungkinan taktik yang sanggup digunakan dalam menciptakan seni administrasi investigasi GENERAL LEDGER [-Pilih yang paling sesuai untuk anda-] :


1). Nominal yang Signifikan dari Transaksi.

Dengan time frame yang begitu sempit, maka buatlah kategori diperiksa atau tidak diperiksa dilihat dari besar kecilnya angka transaksi.

Misalnya : Satu transaksi tunggal yang bernilai lebih dari Rp 500,000 masuk category periksa secara rinci, sedangkan transaksi-transaksi bernominal lebih kecil, cukup diperiksa dengan “sampling” saja.

[-Penting-] :

Dalam menggunakan seni administrasi ini, penetapan kategori investigasi rinci atau sampling sebaiknya memperhatikan elemen-elemen financial control yang lain juga.

Wilayah yang sekiranya mempunyai kontrol yang lemah (misalnya : mekanisme otorisasinya kurang memadai), mungkin perlu dipatok dengan standar nominal yang lebih rendah, sehingga incase jika terjadi kelolosan kendali di area tersebut, sanggup difilter di sesi investigasi general ledger ini. Jika tidak, mungkin kesalahan atau pun penyelewengan itu akan lolos begitu saja.

2). Penyimpangan dari Transaksi bulan sebelumnya atau tahun buku sebelumnya.

Strategi ini dilakukan dengan cara, mengambil data dari bulan kemudian atau tahun buku sebelumnya (dari buku besar account yang sama di bulan kemudian atau tahun buku sebelumnya), di extract ke Excel Sheet, kemudian dibandingkan dengan transaksi yang terjadi sekarang. Saat membandingkannya, tentu anda melihat penyimpangan atau perbedaan, ada yang perbedaanya kecil ada juga yang besar tentunya.

Set sebuah prosentase deviasi. Misalnya untuk yang perbedaanya mencapai 20% (lebih besar atau lebih kecil) masuk kategori periksa secara rinci, sedangkan yang lebih kecil cukup diperiksa dengan sampling saja.

[-Penting-] :

Sebelum menerapan seni administrasi ini, anda harus tahu persis, account-account, divisi-divisi, departemen-departemen, vendor-vendo,r atau customer-customer mana saja yang typically atau “khas” mempunyai referensi fluktuasi tertentu.

Hal ini penting anda ketahui terlebih dahulu, alasannya nantinya… mungkin anda perlu men-set level deviasi yang berbeda antara account yang satu dengan lainnya, atau antara divisi yang satu dengan divisi lainnya, atau antara vendor yang satu dengan vendor yang lain, dan seterusnya. Account/divisi/vendor/customer yang tingkat fluktuasinya tinggi sebaiknya di set dengan level deviasi yang lebih rendah… and vice versa….

3) Type Account yang Mengandung Transaksi Resiko Tinggi

Temukan dan tentukan account-account yang berpotensi mengandung transaksi-transaksi resiko tinggi. Dalam setiap perusahaan niscaya ada account-account type ini. Tempatkan account-account tersebut sebagai top priority review !, rinci dan dalam hingga ke legitimasi bukti transaksinya.

Sebagai citra saja, saya menempatkan account-account ini sebagai High Risk Account :
(a) Biaya Perjalanan Dinas
(b) Biaya Entertain
(c) Biaya lain-lain
(d) Donasi dan Amal

Mudah-mudahan salah satu dari seni administrasi itu sesuai dengan anda.


[-FYI-] [-Bagi Rahasia :-P mumpung saya lagi baik hati-]

Saya menggunakan ketiga-tiganya, saya pool data dari system, saya pindahkan ke spreadsheet, kemudian di spreadsheet saya tambahkan satu kolom di ujung akhir, saya isi formula terntu, saya copy dan paste formula tersebut hingga ujung halaman bawah……muncul category-category tertentu, kemudian saya sort menurut column tersebut….dan bingo !....saya sudah tahu mana yang harus saya periksa mana yang tidak, mana yang periksa in details mana yang sampling……battle has just beggun ! ;-))

Cheers :-)