Tips Menilai Potensi dan Mencegah Penggelapan

Tips ini mungkin berkhasiat bagi anda pemilik usaha, Financial controller, manajer atau siapapun yang “anti-fraud”.

Setiap perusahaan atau institusi apapun juga rentan akan terjadinya penggelapan, terlebih-lebih perusahaan. Dapat dibayangkan betapa berat beban yang ditanggung oleh perusahaan ketika laba perusahaan lebih banyak menguap ditengah jalan.

Walaupun bentuk penggelapan yang terjadi banyak macamnya, akan tetapi pada dasarnya penggelapan dapat dikelompokkan menjadi tiga golongan besar, yaitu : Penyalahgunaan Aset, Korupsi, Laporan Keuangn Fiktif

Karena posting ini dimaksudkan sebagai TIPS yang dapat dijadikan panduan, maka disini tidak akan dibahas konsep atau researchs terkait dengan penggelapan, melainkan pribadi ke tips-nya.

Tips ini akan disajikan dalam bentuk yang berbeda……yaitu dalam bentuk pertanyaan-pertanyaan….. yang dianggap signifikan untuk menentukan potensi penggelapan.

Pertanyaan-pertanyaan ini akan membawa anda sendiri pada suatu kesimpulan…. “SEBERAPA RENTAN PERUSAHAAN ANDA TERHADAP PENGGELAPAN”, sekaligus pertanyaan-pertanyaan nanti akan memperlihatkan tanggapan secara tidak pribadi mengenai bagaimana mencegah dan menangkap indikasi penggelapan. Perlu disampaikan bahwa urutan pertanyaan tidak menunjukkan intensitas bobot potensi.

1.Apakah satu atau dua staff kunci kelihatan sangat mendominasi di dalam perusahaan anda ?.
Jika Jawaban : “Ya”
Potensi penggelapan : “Ada”
TIPS : Awasi staf tersebut secara ketat dan mulai batasi wewenangnya !.
Catatan : Staf kunci yang mendominasi di perusahaan memungkinkan melaksanakan penggelapan secara rapi yang sulit untuk di-deteksi, bahkan dari ulu hingga hilir proses.

2.Apakah salah satu atau dua staff kunci diperusahaan anda kelihatan memiliki kekerabatan yang akrab dengan pemasok ?.
Jika Jawaban : “Ya”
Potensi Penggelapan : “Ada”
TIPS : Lakukan pemindahan peran terhadap karyawan tersebut, gantikan dengan staf yang lain, lakukan pemeriksaan rutin terhadap account supplier tersebut, telusuri setiap transaksi janggal hingga ke hal yang paling rinci.

3.Apakah staf kunci ada memeiliki pekerjaan luar yang berpotensi konflik dengan tugasnya di perusahaan anda?
Jika Jawaban : “Ya”
Potensi Penggelapan : “Ada”
TIPS : Awasi jam kerja dan tingkat kehadiran karyawan tersebut secara ketat, lakukan penilaian kinerja yang ketat, dan kegiatan sehari-hari pegawai tersebut di perusahaan.
Catatan : Pegawai yang memiliki pekerjaan sampingan di luar perusahaan sangat berpotensi melaksanakan korupsi jam kerja, tidak fokus terhadap tugas-tugas di perusahaan, menggunakan kemudahan perusahaan untuk melaksanakan pekerjaan sampingannya ( Misalnya : Penggunaan mesin photo copy, kertas, telephone, komputer, internet, alat transportasi, bahkan mampu mempergunakan kemudahan discount yang disediakan oleh supplier untuk memperoleh bagian harga bagi pekerjaan sampingannya).

4.Apakah Perusahaan anda melaksanakan pemeriksaan rujukan terhadap calon pegawai yang akan di-rekrut ? (terkait dengan penyelewengan ataupun pelanggaran etika).
Jika Jawaban : “Tidak”
Potensi Penggelapan : “Ada”
TIPS : Selalu lakukan pemeriksaan rujukan terhadap calon pegawai pada perusahaan dimana bekerja sebelumnya, mengenai kemungkinan tabiat buruk, kasus penggelapan yang mungkin saja pernah dilakukan sebelumnya.

5.Apakah perusahaan anda memperlihatkan penanaman mental mengenai tabiat kerja dan anti penggelapan terhadap pegawai semenjak mereka masih junior ?
Jika Jawaban : “Tidak”
Potensi Penggelapan : “Ada”
TIPS : Selalu tanamkan mental anti penggelapan, anti korupsi, anti penyelewengan pada setiap pegawai, kalau perlu pasang poster-poster besar yang menyerukan maksud tersebut.

6.Apakah perusahaan anda menyediakan media (sarana) penganduan yang dijamin kerahasiaannya ?.
Jika Jawaban : “Tidak”
Potensi Penggelapan : “Ada”
TIPS : Sebaiknya mulai sekarang sediakan sarana pengaduan mengenai penggelapan, baik itu dalam bentuk tertulis maupun verbal (telephone).

7.Apakah perusahaan anda melaksanakan rolling system atau tour of duty terencana di bab Keuangan atau Accounting ?.
Jika Jawaban : “Tidak”
Potensi Penggelapan : “Ada”
TIPS : Berlakukan tour of duty secara berkala
Catatan : Tour of Duty akan dapat membuka kecurangan ataupun penggelapan yang terselubung, sekaligus menangkapnya.

8.Apakah Perusahaan anda melaksanakan koordinasi yang intensif dengan bank pengelola keungan perusahaan anda?.
Jika Jawaban : “Tidak”
Potensi Penggelapan : “Ada”
TIPS : Lakukan koordinasi yang intensif dengan bank pengelola keungan perusahaan, dengan selalu mengirimkan daftar check yang dikeluarkan setiap hari (beserta tanggal jatuh temponya).
Catatan : Jika suatu dikala bank mendapatkan ajakan pencairan check yang tidak ada di dalam daftar check, bank akan menolaknya, untuk kemudian melaporkannya kepada pihak perusahaan anda, dengan demikian maka penggelapan dapat dicegah secara instant, dan pelaku penggelapan dapat diungkap dengan cepat

9.Apakah Perusahaan anda melaksanakan pemeriksaan terencana terhadap transaksi “pengembalian pembayaran”, “potongan harga” atau “bentuk pembebasan pembayaran” lainnya ?.
Jika Jawaban : “Tidak”
Potensi Penggelapan : “Ada”
TIPS : Lakukan pemeriksaan terencana terhadap transaksi-transaksi tersebut, periksa ke akuratan catatan dan bukti transaksinya.
Catatan : Pengembalian pembayaran, bagian harga, atau bentuk pembebasan pembayaran yang dimaksudkan disini yaitu yang berasal dari supplier maupun yang dari pihak perusahaan anda sendiri terhadap pihak customer/pelanggan. Transaksi-transaksi ini sangat berpotensi dan mudah untuk digelapkan hanya dengan melaksanakan manipulasi data yang sangat sederhana.

10.Apakah pembeliaan, penerimaan, proses pembayaran, pemeriksaan jurnal-jurnal transaksi ditangani oleh petugas masing-masing yang berbeda?
Jika Jawaban : “Tidak”
Potensi Penggelapan : “Ada”
TIPS : Harus dilakukan pemisahan dan pembatasan fungsi yang terang antar pelaksanaan tugas-tuas tersebut. Harus lah dilakukan oleh pegawai yang berbeda.
Catatan : Jika tidak maka penggelapan yang terjadi di pembelian akan diperlancar dengan pembayaran dan dengan mudah ditutupi dengan pencatatan yang fiktif.

11.Apakah administrasi melaksanakan pemeriksaan rutin terhadap sistem, catatan dan penghitungan terkait dengan penggajian ?.
Jika Jawaban : “Tidak”
Potensi Penggelapan : “Ada”
TIPS : Lakukan pemeriksaan rutin terhadap sistem penghitungan, pencatatan dan bukti pembayaran gaji pegawai. Perhatikan nama pegawai yang mungkin ganda, Pegawai yang sudah berhenti mungkin namanya masih muncul, status pegawai, adakan pemeriksaan silang antara penghitungan gaji dengan catatan kehadiran pegawai, surat keterangan sakit yang sah, termasuk catatan cuti berbayarnya.

12.Apakah perusahaan memilik kebijakan khusus mengenai “Penerimaan hadiah, souvenir”, atau bentuk lain dari supplier ?
Jika Jawaban :”Tidak”
Potensi Penggelapan : “Ada”
TIPS : Berlakukan aturan dan tabiat untuk tidak mendapatkan hadiah dalam bentuk apapun dari supplier, kirimkan surat resmi kepada supplier mengenai kebijakan perusahaan ini, tegaskan juga mengenai sangsi yang akan dijatuhkan bagi pihak yang melanggarnya termasuk sangsi terhadap supplier itu sendiri.

13.Apakah perusahaan membuat kontrak khusus mengenai pelanggaran instruksi etik kerja, pencurian data, pembocoran diam-diam perusahaan dengan karyawan yang diberikan terusan pribadi atau tak pribadi terhadap info atau data-data penting perusahaan ?.
Jika Jawaban : “Tidak”
Potensi Penggelapan : ”Ada”
TIPS : Cantumkan mengenai hal ini pada salah satu butir perjanjian kerja dengan karyawan yang akan diberikan terusan pribadi atau tak pribadi terhadap data penting perusahaan.
Catatan : Jika kontrak ini tidak ada atau tidak dicantumkan di dalam kontrak, dikemudian hari kalau terjadi penggelapan atau penyelewengan dalam bentuk ini, perusahaan akan mengalami kesulitan untuk melaksanakan tuntutan hukum terhadap pegawai tersebut.

14.Apakah perusahaan anda memiliki sistem pengamanan fisik yang cukup ketat ?
Jika jawaban : “Tidak”
Potensi Penggelapan : “Ada”
TIPS : Sediakan sistem pengamanan yang ketat, dengan jumlah personil yang mencukupi.
Catatan : Pengawasan fisik terhadap aset perusahaan mutlak diperlukan, hal ini dimaksudkan untuk mencegah pemindahan fisik aset perusahaan secara tidak sah. Rasio antara Jumlah personil Satuan Pengaman dengan Jumlah pegawai, dan jumlah aset fisik perusahaan hendaknya mencukupi.

Dengan pertanyaan-pertanyaan di atas, anda mampu menilai sendiri seberapa besar potensi penggelapan yang akan mungkin terjadi di perusahaan anda, dan seharusnya sudah tau harus berbuat apa untuk meminimalisasi bahkan mencegahnya lebih dini.