Serial 2 Menciptakan Lingkungan Financial Control Yang Kuat

[ Serie-2 ]

( Di serie seblumnya :......
3.Menerapkan prosedur yang memadai untuk suatu transaksi dan sistem otorisasi.
Penerapan prosedur dan otorisasi mutlak diperlukan. Suatu pembelian hendaknya melalui beberapa tahapan prosedur............)

4.Pelaporan dan pengawasan terhadap kinerja

Pelaporan terkait dengan pemeriksaan terhadap operasional perusahaan, sedangkan pengawasan kinerja terkait dengan penilaian terhadap pencapaian tujuan perusahaan (goal achievement).

a.Pelaporan untuk pengendalian keuangan

Masing-masing jenis laporan memiliki kegunaan yang berbeda-beda. General Ledger Detail memiliki kegunaan bagi pemeriksa untuk menentukan apakah nilai transaksi-transaksi yang ada masuk logika atau tidak, apakah telah dibayarkan dalam jumlah yang benar atau tidak, apakah telah dibayarkan kepada supplier yang sesuai atau tidak, apakah transaksi tersebut sejalan dengan target dan tujuan perusahaan atau tidak.

Laporan Keuangan setahun, memiliki kegunaan untuk menilai isu terkini keuangan dari bulan ke bulan di periode tahun tersebut. Semakin tinggi level administrasi pengguna laporan, biasanya cenderung membutuhkan jenis laporan yang lebih ringkas dan garis-garis besarnya saja (semakin tidak detail).

(Akan dibahas secara lengkap mengenai cara-cara pemeriksaan GLD pada artikel berikutnya : TIP MEMERIKSA GENERAL LEDGER DETAIL)

b.Pengawasan kinerja

Jika seorang Financial Controller ingin dapat mencapi tujuannya (goal-nya), Financial Controller hendaknya melaksanakan review terpola terhadap kinerja yang tercermin di dalam laporan keuangan.

Membandingan antara anggaran dengan realisasi transaksi, akan dapat memperoleh gambaran dan data yang sangat memiliki kegunaan bagi penentuan kebijakan berikutnya, atau untuk keadaan tertentu Financial Controller sangat mungkin perlu mengubah kebijakan, tata cara , prosedur atupun sistem otorisasi sesegera mungkin untuk tingkat pencapaian yang semakin sempurna.

Untuk setiap penyimpangan yang terjadi, seharusnya dilakukan penyidikan dan pemeriksaan yang mendalam hingga ke hal yang paling detail, focus pada wilayah yang bermasalah saja akan membuat penyidikan menjadi lebih efektif.

c.Melaksanakan Penilian Resiko Proses (PRA=Process Risk Assement)

Pemeriksaan Resiko Proses atau yang lebih dikenal dengan PRA, merupakan evaluasi berdikari terhadap proses yang telah atau sedang berlangsung di perusahaan. PRA ini sangat strategis posisinya di dalam Financial Control.

(Juga akan hadir segera artikel khusus mengenai PRA : PROCESS RISK ASSESMENT).

5.Pengarsipan dokumen & catatan yang memadai.

Dokumen dasar dari sistem pembukuan yaitu sangat penting. Dokumen dasar yang diamksudkan yaitu bukti-bukti transaksi, yang meliputi : Nota-nota, faktur-faktur, surat jalan, akte pendirian perusahaan, Slip-slip setoran atau transfer, Slip Gaji, Bukti pemotongan Pajak, dan lain-lain.

Menelusuri transaksi dari Laporan hingga ke bukti transaksi yaitu sangat memiliki kegunaan untuk mengambarkan kebenaran, ke akuratan dan keabsahan suatu transaksi. Untuk itu dokumen bukti transaksi seharusnya di arsipkan secara teratur dan baik.

6.Melakukan pemeriksaan fisik terhadap aset perusahaan beserta catatannya

Implementasi bentuk kontrol ini meliputi : Penerimaan Kas hendaknya menggunakan mesin Cash Register, Penyimpanan materi baku maupun barang dagangan hendaknya diruangan yang tertutup dan terkunci, dengan perawatan dan penjagaan keamanan yang memadai, menggunakan filing cabinet yang terkunci untuk menyimpan arsip arsip yang sifatnya rahasia.