Materi Akuntansi Perusahaan: Accounting

Showing posts with label Accounting. Show all posts

REKONSILIASI BANK - Serie 2 [2 Mata Uang Berbeda]

Author’s Notes

Rekonsiliasi Bank untuk Laporan keuangan yang menggunakan mata uang yang sama dengan bank statement tentu sudah biasa dilakukan. Bagi yang belum pernah atau belum tahu prosedurnya, silahkan baca : Membuat Rekonsiliasi Bank [The Basic : Step by step], Memahami konsep dasar KONVERSI MATA UANG ASING dan MODEL IMPLEMENTASINYA juga perlu, silahkan baca artikel : Laba - Rugi Atas Transaksi Multi Kurs. Jika sudah, silahkan terus ikuti artikel ini untuk rekonsiliasi bank yang lebih berkembang.

Penggunaan Mata Uang Asing Dalam Catatan Keuangan Perusahaan Cabang Atau Perwakilan Tidak Bisa Dihindari.

Bagi perusahaan-perusahaan yang berbentuk representative atau yang di Indonesia dikenal dengan BUT (Badan Usaha Tetap) atau bentuk lain yang mengharuskan adanya koneksitas laporan dengan perusahaan yang berada di luar negeri, penggunaan Sistem Informasi Keuangan (Financial Information System) bermata uang gila yaitu merupakan suatu keharusan.

Mengapa ?

Karena Perusahaan induk (parent company) wajib membuat laporan keuangan konsolidasi, yang mana laporannya tentu menggunakan mata uang negara dimana perusahaan induk tersebut berada, misalnya : USD (jika parent company-nya American).

Sedangkan perusahaan cabang atau perwakilan, disamping membuat laporan keuangan untuk cabang itu sendiri (yang tentunya menggunakan mata uang domistik, dalam hal ini Rupiah), perusahaan cabang atau perwakilan juga diwajibkan untuk mengirimkan catatan keuangan ke perusahaan induknya.

Laporan yang dikirim ke perusahaan induk inilah yang menggunakan mata uang asing, hal ini dimaksudkan untuk mempermudah perusahaan induk dalam melaksanakan konsolidasi laporan keuangan, termasuk control dan interpretasi atas pengeluaran-pengeluaran yang ada di perusahaan cabang atau perwakilan.

Penggunaan mata uang gila di dalam catatan keuangan menjadi tidak mampu dihindari dikala Sistem Informasi Keuangan perusahaan cabang bertautan dengan (Linked) dengan perusahaan induk (parent company) secara online.

Bayangkan dikala perusahaan cabang meminta kiriman dana dari perusahaan induk, tentunya perusahaan indukj perlu mengetahui posisi final dari kas perusahaan cabang (berapa saldo kas-nya), sementara bila laporan keuangan cabang menggunakan mata uang domistik, perusahaan induk akan menerima kesulitan untuk memperoleh isu tersebut.

Dengan demikian, penggunaan mata uang gila dalam laporan keuangan perusahaan cabang atau perwakilan tidak mampu dihindari.

Prosedur Rekonsiliasi Bank Untuk Perusahaan Yang Menggunakan 2 Mata Uang Yang Berbeda

Dua mata uang berbeda disini yang dimaksudkan yaitu : Perusahaan memiliki 2 macam rekening kas bank yaitu : dalam mata uang USD (biasanya dipakai sebagai terminal penerimaan uang masuk) dan dalam mata uang Rupiah (dipergunakan untuk mendanai pengeluaran sehari-hari). Sementara perusahaan (perusahaan cabang/perwakilan) menggunakan mata uang USD dalam system isu keuangannya.

Untuk perusahaan model ini, harus membuat 2 jenis rekonsiliasi bank, yaitu :

1) Rekonsiliasi Bank atas Rekening USD
2) Rekonsiliasi Bank atas Rekening Rupiah.

1). Rekonsiliasi Atas Rekening USD

Yang direkonsiliasi yaitu catatan perusahaan yang memang menggunakan mata uang USD dengan Bank statement yang juga menggunakan mata uang USD, tidak ada konversi dalam proses ini. Dengan demikian, maka langkah-langkahnya sama saja dengan rekonsiliasi bank bermata uang tunggal, hanya saja menggunakan mata uang USD (bukan rupiah). Sekali lagi bagi yang belum tahu prosedur dasar rekonsiliasi bank, saya sarankan untuk mebaca artikel : Membuat Rekonsiliasi Bank [The basic : Step by step]. Jika sudah, mampu kembali ke topik ini.

2). Rekonsiliasi Atas Rekening Rupiah

Rekonsiliasi BUKU PERUSAHAAN DALAM MATA UANG USD terhadap BANK STATEMENT DALAM MATA UANG RUPIAH memiliki keunikan tersendiri. Langkah-langkahnya yaitu sebagai berikut :

[Langkah-1]

Dari Bank Statement, input biaya-biaya dan pendapatan yang dikenakan/diberikan oleh bank (Biaya Admin Bank, Bea Meterai, pendapatan bunga, dan pajak atas bunga) ke dalam sebuah spreadsheet, beri nama “expense adjustment”, konversikan masing-masing biaya/pendapatan tersebut ke mata uang USD dengan menggunakan rate yang sesuai dengan tanggal transaksi masing-masing. Jika perusahaan menggunakan accounting software, masukkan biaya-biaya (yang sudah dalam mata uang USD) tersebut sebagai adjustment entry ke dalam system. Pastikan tidak ada yang ketinggalan, lalu update sistem.

Lakukan hal yang sama terhadap biaya-biaya auto-debit (Listrik, telepon, air, kartu credit, tv channel, dll). Kemudian update sekali lagi.

[Langkah-2]

Sebelum ke langkah kedua..saya asumsikan langkah ke-1 telah dilakukan, dan semua adjustment journal telah di update dengan tepat tanpa ada yang ketinggalan.
Jika menggunakan accounting software atau online database management, maka load checking register (buku catatan check perusahaan) yang bermata uang USD tersebut ke textout dengan cara :

Check register 4 print to file 4 beri nama : BankRecon$.txt 4 Ok

Dari blank Excel workbook :

Open File 4 tunjuk file yang tadi di load dari system (BankRecon$.txt) 4 delimited 4 rapikan kolom sesuai dengan kebutuhan 4 Next 4Finish

Jika langkah 1 telah dilakukan dengan sempurna, seharusnya semua biaya dan pendapatan yang dikenakan atau diberikan oleh bank, telah ikut serta di dalam spreadsheet, tentunya dengan penomoran check otomatis dari system.

Beri “header row” yang sesuai pada episode paling atas dari isi spreadsheet (Misalnya : “Date” diatas tanggal, “Check#” diatas nomor check “Source Journal#” diatas nomor serie journal, “Description” diatas keterangan transaksi, “Amount$” diatas nilai transaksi), beri autofilter pada header row, lalu freeze panes persis dibawah header row.

Terakhir simpan file ke harddrive kerja anda (mungkin di server atau di local harddrive).

Author’s note :

Langkah-2 ini mungkin berbeda pada masing-masing accounting software (saya memakai MAS200), pada dasarnya langkah kedua ini yaitu memindahkan catatan check dari database ke spreadsheet. Jika catatan keuangan perusahaan hanya menggunakan spreadsheet, maka “Langkah-2” ini tidak diperlukan.

[Langkah-3]

Kelompokkan isi spreadsheet menjadi 2 kelompok :
DEPOSIT (untuk kelompok uang masuk), tempatkan di episode atas spreadsheet
EXPENDITURE (untuk kelompok uang keluar), tempatkan dibawah kelompok deposit.

Kemudian jumlahkan kolom “Amount$” dari masing-masing kelompok. Dengan demikian, maka akan diperoleh “Total Deposit” dan “Total Expenditure”

[Langkah-4]

Tambahkan satu kolom kosong setelah kolom “Amount$”, beri header “Rate” pada kolom kosong tersebut.

Setelah kolom “Rate” buat satu kolom lagi beri header “Amount Bank-A” (A=nama bank).

Beri autofilter pada masing-masing kolom gres ini.

[Langkah-5]

Pada langkah ke-5 ini kita akan focus pada kolom “Amount Bank-A” dan kolom “Rate”

Ambil Bank Statement…..

Mulailah dengan memindahkan nilai transaksi dari bank statement ke dalam spreadsheet yang gres saja dibuat.

Ingat : ada 2 kelompok dalam spreadsheet, kelompok DEPOSIT & kelompokEXPENDITURE.

Caranya :

Untuk kelompok DEPOST :

Masukkan nilai uang masuk yang ada di bank statement ke dalam kolom “Amount Bank-A” dengan memperhatikan masing-masing tanggalnya. Pada baris “Total Deposit” jumlahkan kolom ini. Kemudian beri format Rupiah pada kolom ini.

Masih ingat dengan kolom “Rate” ?, ok….. pada kolom ini, buatlah formula = Kolom “Amount Bank-A” [dibagi] kolom “Amount$”, dicopy lalu paste ke bawah. Akan diperoleh rate yang berbeda-beda antara baris yang satu dengan baris yang lainnya.

Jika ada uang masuk yang tidak ditemukan pada bank statement, copy uang masuk ini, lalu paste ke ujung bawah spreadsheet. Beri label DEPOSIT IN TRANSIT

Untuk kelompok EXPENDITURE :

Lakukan langkah yang sama ibarat pada kelompok DEPOSIT. Hanya saja pada kelompok EXPENDITURE mengandung transaksi yang pastinya lebih banyak dan tidak memiliki urutan tanggal yang sama antara bank statement dengan data yang di load dari system. Hal ini disebabkan oleh karena tidak semua peserta check mencairkan check tersebut pada tanggal check diterbitkan. Jika jumlah transaksi relatif sedikit tidak akan jadi masalah, tetapi bila jumlah transaksi cukup banyak, maka langlah ini akan menyita waktu.

Diperlukan sedikit trick untuk menangani langkah ini.

Author’s note :

Focus pada nomor check yang ada di bank statement, mulai dari nomor check yang paling atas, diteruskan dengan nomor check yang ada dibawahnya…terus lakukan secara berurut hingga transaksi yang terakhir.

Caranya :

Block kolom “Check#” pada spreadsheet, cari nomor check dengan cara : Ctrl F, isi field yang muncul dengan nomor check yang ada di bank statement, tekan tombol enter, maka nomor check telah ditemukan, pada kolom “Amount Bank-A” masukkan nilai check yang dari bank satatement.

Jika nomor check tidak ditemukan, masukkan nomor check dan amountnya di baris paling atas dari kelompok EXPENDITURE (mungkin perlu insert row terlebih dahulu), pada kolom “Tanggal” untuk sementara biarkan kosong, pada kolom “Check#” isi nomor check sesuai dengan yang ada di bank statement, dan pada kolom “Description” juga biarkan kosong, pada kolom “Amount$“ juga biarkan kosong, dan pada kolom “Amount Bank-A” masukkan nilai yang dari bank statement.

Lakukan terus hingga transaksi terakhir.

Jika sudah selesai, copy formula pada kolom “Rate” yang ada di kelompok DEPOSIT, lalu paste ke dalam semua baris di kolom yang sama pada kelompok EXPENDITURE.
Maka akan muncul rate yang variate dari baris yang satu dengan baris yang lainnya.

Pada ujung bawah kolom “Rate” buat formula =average (semua kolom rate), maka akan diperoleh AVERAGE RATE pada bulan tersebut.

Jika diperhatikan, akan ditemukan beberapa baris yang kosong. Ada 2 jenis baris yang kosong :

Baris kosong pada kolom “Amount$” yang sudah kita letakkan pada episode paling atas dari kelompok expenditure. Dan;

Baris kosong pada kolom “Amount Bank-A”

Apa yang harus dilakukan dengan baris-baris kosong ini ?

Baris kosong pada kolom “Amount$” :

Buka file Rekonsiliasi Bank bulan sebelumnya, nomor-nomor check dari bari kosong ini akan ditemukan pada kelompok “UN-CLEARED CHECK” pada rekonsiliasi bank sebelumnya. Copy isi kolom “Tanggal”, “Description” dan “Amount$” dari kelompok UN-CLEARED CHECK ini ke dalam baris-baris kosong yang ada di spreadsheet yang sedang dikerjakan.

Baris kosong pada kolom “Amount Bank-A” :

Filter kolom “Amount Bank-A” by (blank), maka akan ditampilkan cell-cell kosong yang ada di kolom ini. Copy semua kolom dan baris yang muncul di sini, lalu paste ke ujung bawah spread sheet (tepatnya dibawah kelompok DEPOSIT IN TRANSIT

Beri label UN-CLEARED CHECK untuk kelompok gres ini. Jumlahkan kolom “Amount$” pada kelompok ini, sebut ini sebagai “TOTAL UN-CLEARED CHECK”.

Sekarang seharusnya ada 4 kelompok dalam spreadsheet ini :

DEPOSIT (dengan “Total Deposit” pada ujung bawahnya)
EXPENDITURE (dengan “Total Expenditure” pada ujung bawahnya)
DEPOSIT IN TRANSIT (dengan “Total Deposit In Transit” pada ujung bawahnya)
UN-CLEARED CHECK (dengan “Total Un-Cleared Check” pada ujung bawahnya)

Author’s note :

Masih ada 2 langkah yang tersisa….. 2 langkah terakhir ini yaitu langkah yang paling menentukan dalam rekonsiliasi bank dengan mata uang berbeda. Perhatikan baik-baik…..

[Langkah-6]

Setelah kelompok Kelompok "Un-Cleared Check", buatlah summary dari catatan transaksi yang diload dari system sebagai berikut :

“Checking Register – Starting Balance” : $ (isi saldo awalnya system)
“Checking Register – Deposit” : $ (isi Total Deposit yang dari System)
“Checking Register – Expenditure” : $ (isi Total Expenditure yang dari system)
“Checking Register – Deposit In Transit” : $ (isi Total Deposit In Transit dari system)
“Checking Register – Un-Cleared Check” : $ (isi Total Un-Cleared Check dari system)

“Checking Register – Adjusted Ending Balance” : $ (isi formula : Starting Balance + Deposit + Un-Cleared Check – Deposit In Transit)

Author’s note :

Hasil formula inilah yang diharkan sama dengan ending balance yang ada di Bank Statement. Tetapi, bukankah Systen menggunakan mata uang USD sedangkan Bank statement menggunakan mata uang Rupiah. Bagaiaman membandingkannya ?.
Ingat dengan kolom “Rate” dengan AVERAGE RATE pada ujung bawah kolom ?. Ok…. Disinilah kolom ini menjadi “the un-locker key” alias kunci pembuka-nya kunci :-)

[Langkah-7]

Buat baris :

“Bank-A Ending Balance $” : $ ( isi formula = "Saldo final Bank" [bagi] AVERAGE RATE )

Bandingkan :

“Bank-A Ending Balance $” DENGAN “Checking Register –Adjusted Ending Balance”

Apakah sama ?, jika sama maka pekerjaan telah selesai

Most probably belum sama ! :-p

Mengapa ?......

Author’s note :

Karena sepanjang bulan dari hari ke hari, rate yang dipergunakan untuk posting biasanya selalu mengikuti fluktuasi nilai konversi dari USD ke Rupiah. Sementara kita tidak pernah mengikuti fluktuasi exchange rate versi bank dari hari ke hari. Anda tahu sendiri fluktuasi rate bahkan terjadi dari jam ke jam bahkan dari menit ke menit, jadi hampir tidak mungkin mengikutinya dalam melaksanakan posting.

Maksimal yang mampu dilakukan yaitu dengan estimasi rate yaitu dengan membagi nilai rupiah pada bank statement dengan nilai dolar dari masin-masing check yang ada di system. Akan tetapi masih juga menyisakan selisih (variance).

Apa yang harus dilakukan terhadap variance ini ?.

Variance ini yaitu suatu selisih atas fluktuasi nilai tukar USD dengan IDR yang terjadi pada bulan ini. Selisih nilai akhir fluktuasi foreign exchange rate yaitu : LABA-RUGI (SELISIH KURS) alias “CURRENCY GAIN/LOST”

Buatlah Label :

“Currency Gain/Lost” : $ (isi formula = “Checking Register-Adjusted Balance” [kurangi] “Bank-A Ending Balance $”)

Jika alhasil BERNILAI POSITIF, maka buatlah Adjustment Entry :

[Debit] : Currency Gain/Lost Vs [Credit] : Checking Account

Jika alhasil BERNILAI NEGATIF, maka buatah Adjustment entry :

[Debit] : Checking Account Vs [Credit] : Currency Gain/Lost

Cheers :-)

DI BALIK REKONSILIASI BANK – Financial Controller’s View

January 16, 2019 Accounting , ARTIKEL , Kas , Kas Bank , TIPS AND TRICKS

Author’s Note :

Apa dan Bagaimana Sesungguhnya Rekonsiliasi Bank di mata Financial Controller ?, itulah yang akan menjadi pokok bahasan pada artikel ini. Termasuk juga beberapa kesalahan umum yang dijadikan kebiasaan, sehingga lama-lama menjadi dianggap benar, episode mana yang seharusnya di maksimalkan, apa yang harus dihindari, semua akan diungkapkan disini.

Balance Is Not The End

Saat membuat rekonsiliasi bank, kata “balance” menjadi kata yang amat mahal artinya, sesuatu yang langka, sesuatu yang sangat didambakan. Sehingga proses rekonsiliasi seolah-oleh suatu pendakian menuju puncak yang namanya “balance” itu. Begitu banyak energi, focus dan lain sebagainya dedikasikan untuk pencapian tersebut.

Begitu “balance” itu tercapai, wah lega rasanya. Selesai sudah bank recon.

Pernahkah berpikir :

Berapa adjustment entry yang dibuat untuk menjadikannya balance ?
Semakin banyak adjustment entry yang diperlukan, semakin rendahlah nilainya, dari keseluruhan proses yang dilakukan, kebanyakan proses pembetulannya. Fixing is useless, it's not value added at all .

Berapa total nominal yang di adjust ?
Semakin besar nilai (Rupiah/USD) yang disesuaikan, berarti semakin banyak pula erroneous atau in-appropriateness yang telah terjadi di sepanjang siklus kas tersebut. It’s good to catch and fix some erroneous or in-appropriateness, but catching is just not anough, we should shut them off right on the root of the problems. Otherwise those will be happened over and over again. Itu “bukan” effisiensi.

Berapa lama waktu yang dibutuhkan ?
Dari setiap proses, semakin banyak waktu yang dihabiskan, semakin rendahlah nilainya. Mengapa rendah ?
Dengan semakin lama waktu yang disita, semakin banyak pula kesempatan yang hilang, kesempatan untuk berpikir atau mengerjakan yang lain, kesempatan untuk meng-create value added karena disibukkan oleh aktifitas membetulkan saja.

The essence is not the “balance”, but “quality of the balance”

.

Banyak hal lain yang perlu diperhatikan, ketimbang sekedar pencapaian balance saja. Berikut yaitu hal-hal lain yang perlu diperhatikan dan dipertimbangkan oleh staff, supervisor, chief maupun Accounting Manager :

Empat Ribu Rupiah Yang Sia-sia

Bank mengenakan Rp 100,000 untuk setiap buku check yang isinya 25 lembar check. Artinya setiap lembar check yang dikeluarkan, akan selalu diikuti oleh pengeluaran sebesar Rp 4,000. Dibandingkan dengan satu transaksi yang nominalnya material, tentu Rp 4,000 itu worthy.

Dengan menggunakan check, payment mampu lebih mudah di telusuri, dan resiko “fraud” mampu diminimalisasi. Akan tetapi bagaimana kalau check banyak dikeluarkan untuk transaksi yang non material?. Lembar-lembar check tersebut akan menjadi Rp 4000 x sekian lembar yang sia-sia. Tidak ada pihak manapun yang mendapatkan value added atas nilai Rp 4000 dari lembar check yang dikeluarkan tersebut, tidak untuk vendor, tidak untuk customer, terlebih-lebih tidak bagi perusahaan sendiri.

Ada certain nominal level atas pembayaran untuk determinasi penggunaan check, yang rasio-nya telah ditetapkan sedemikian rupa semoga lembar check tersebut meaningful. Masing-masing perusahaan tentu menetapkan level yang berbeda-beda. Tugas staff accounting dan keuangan yaitu mematuhi nominal level yang telah ditetapkan oleh manajemen.

Di Balik “Void Check”

Ada 2 penyebab paling umum atas voide check :

NSF (No Sufficient Fund)
Check void disebabkan oleh karena tidak adanya cukup saldo di bank untuk menutup pembayaran tersebut. Apa artinya ?. Artinya cash custodian (kasir) tidak melaksanakan penghitungan saldo cash dengan semestinya, artinya book keeper tidak melaksanakan daily cash analysis yang akurat. No Sufficient Fund yaitu nilai raport terburuk dari implementasi cash management.

Mis-Written
Kesalahan tulis pada lembar check yaitu penyebab ke-2 dari void check yang paling sering terjadi, hal ini disebabkan oleh ketidak terampilan cashier, penulisan yang terburu-buru, tidak cermat. Sehingga terjadi penebalan atau pengulangan coretan goresan pena pada lembar check.

Kedua penyebab void check itu sama-sama buruk, harus dihindari. Lakukan pengecekan saldo bank dan minta dikirimi daily bank statament printing

Disordered Serial Check Number

Check stub atau bonggol check, merupakan salah satu tool dalam pemeriksaan kas, dijadikan alat pembanding terhadap catatan transaksi check itu sendiri. Dapat dibayangkan kalau penanggalan pada check stub tidak berurut. Saat melaksanakan rekonsiliasi menjadi lebih lama, harus loncat-loncat. Memusingka bukan?.

Rounded Up or Rounded Down

Menjadi kebiasaan umum staff keuangan dan accounting menyerahkan printout payment list begitu saja, dengan angka-angka penuh. Misalnya : Rp 1,850,915 atau Rp 1,899,985. Angka-angka itu akan fine saja kalau dibayarkan dengan pemindah bukuan alias transfer. Bagaimana kalau tarik dalam bentuk tunai ?.

Mungkinkah bank akan mencairkan check tersebut sebesar angka yang tertulis ?. No way !. Come on… nilai uang pecahan terkecil di Indonesia sekarang yaitu Rp 100,- Sudah pasti bank akan melaksanakan pembulatan.

Di satu sisi check register tidak dibulatkan, tapi bank melaksanakan pembulatan (tanpa mampu dihindari), apakah yang akan terjadi ketika bank recon?. Bisa dibayangkan bukan? Dicari kemanapun, angka selisih itu tidak akan ditemukan.

Mengapa tidak dibulatkan terlebih dahulu sebelum bank melakukannya ?. tentu harus ada determinasi untuk suatu pembulatan. Dan staff keuangan dan accounting seharusnya konsisten terhadap determinasi ini.

Earlier Auto-debit

Auto-debit payment mestinya telah terjadwal, sudah di set sedemikian rupa sampai tidak melewati due date yang seharusnya. Tapi for some reason, terkadang bank mendebit rekening perusahaan lebih awal. Akibatnya, perusahaan menjadi salah dalam memprediksi posisi kas, saldo kas menjadi lebih kecil dibandingkan dengan apa yang diperkirakan oleh perusahaan.

Seharusnya gejala ini sudah tertangkap ketika melaksanakan rekonsiliasi bank, cashier perlu menghungi pihak bank untuk mendapatkan penjelasan mengnai ganjal an pendebitan lebih awal, bank perlu diingatkan semoga konsisten terhadap time schedule yang telah ditentukan.

Foreign Exchange Rate

Bertarnsaksi menggunakan valuta absurd (membeli maupun menjual) memerlukan kehati-hatian, ada potensi gains atau loses disana. The decision wheter using foreign currency or local currency seharusnya dilakukan dengan analisa yang memadai untuk potensi gains atau lost tersebut.

Mengurangi Adjustment dan Mempercepat Rekonsiliasi Bank

Sebagian dari proses rekonsiliasi bank yaitu memeriksa dan membuat jurnal entry atas biaya-biaya yang dikenakan oleh bank, pendapatan bunga, atau auto debit auto debit.
Jika saja, pengecekan saldo bank secara konsisten setiap hari, maka perbedaan-perbedaan itu akan diketahui semenjak dini.

Setiap ada perbedaan, mintalah kepada bank untuk di printout lalu dikirimkan dengan faximile. Lakukanlah setiap hari selama 5 menit khusus untuk ini. Niscaya kesibukan task bank recon akan mampu dikurangi, proses bank recon akan lebih cepat. Mungkin hanya perlu melaksanakan adjustment untuk transaksi-transaksi di final bulan saja.

PENGAKUAN & PELAPORAN ATAS TRANSAKSI MATA UANG ASING

January 13, 2019 Accounting , ARTIKEL , Foreign Exchange Rate

Alur Akuntansi Atas Transaksi Mata Uang Asing

Pada dasarnya, alur akuntansi atas transaksi bermata uang ajaib yaitu sebagai berikut :

Pada ketika terjadinya transaksi pertama kalinya, nilai transaksi diakui atau dicatat sebesar nilai fakturnya (invoice)

Pada setiap pelaporan, transaksi tersebut di translasikan dengan mengkonversikan nilai transaksi tersebut ke dalam mata uang fungsionalnya (Rupiah) sesuai dengan metode konversi yang dipergunakan, pada ketika ini akan diakui KEUNTUNGAN atau KERUGIAN (SELISIH) KURS, yang dalam bahasa inggrisnya disebut Currency Gain/Lost.

Pada ketika pembayaran (pelunasan) atas transaksi tersebut (baik itu berupa transaksi atas aktiva maupun kewajiban), nilai transaksi bermata uang ajaib tersebut akan disetarakan lagi dengan mengkonversikannya menjadi mata uang fungsional (Rupiah). Proses konversi ini akan menjadikan adanya KEUNTUNGAN atau KERUGIAN (SELISIH) KURS (Currency Gain/Lost).

Contoh :

Tanggal 31 Januari, sebuah perusahaan di Indonesia membeli barang dagangan dari Amerika dengan nilai invoice USD 1,000.00, Tutup buku fiskal pada tanggal 20 Maret, dan pembayaran akan jatuh tempo pada tanggal 30 April, dan

Sementara itu situasi nilai tukar pada ketika itu digambarkan sebagai berikut :

28 Pebruari, 1 USD = Rp 9,000,-
20 Maret, 1 USD = Rp 9,100,-
30 April, 1 USD = Rp 9,200,-

Atas Transaksi diatas, dapat dicatat dengan jurnal entry :

Pada tanggal pembelian (28 Pebruari) :

[Debit] : Pembelian = Rp 9,000,000,-
[Kredit] : Hutang Dagang = Rp 9,000,000,-

Pada ketika tutup buku fiskal (20 Maret) :

Nilai tukar telah berubah, rupiah terdepriasi sebesar Rp 100,- / 1 USD, sehingga perusahaan mengalami kerugian sebesar Rp 100 x 1000 = Rp 100,000. Ini diakui sebagai kerugian kurs, dan diadaptasi dengan jurnal :

[Debit] : Kerugian (Selisih) Kurs = Rp 100,000,-
[Credit] : Hutang Dagang = Rp 100,000,-

Sedangkan pada ketika hutang jatuh tempo :

Rupiah terdepresiasi Rp 200,-/1 USD dibandingkan ketika pembelian dilakukan, Jurnal atas pelunasan hutang ini menjadi :

[Debit] : Hutang Dagang = Rp 9,000,000,-
[Debit] : Kerugian (selisih) Kurs = Rp 200,000,-
[Credit] : Kas = Rp 9,200,000,-

Saat Pengakuan Keuntungan atau Kerugian Kurs

Dari teladan di atas, kalau diperhatikan baik-baik, maka jelaslah KEUNTUNGAN atau KERUGIAN (Selisih) KURS DIAKUI PADA PERIODE DIMANA KEUNTUNGAN ATAU KERUGIAN TERJADI. Dalam teladan di atas kerugian kurs diakui :

Pada Laporan Fiskal, kerugian kurs diakui sebesar Rp 100,000 saja yaitu pada tanggal penutupan buku fiskal (20 Maret).

Pada Laporan Komersial, kerugian kurs diakui sebesar Rp 200,000 pada ketika pelunasan (pembayaran) dilakukan (30 April)

Author’s Note :

Di selesai tahun buku, secara konsep bekerjsama perusahaan
memiliki 3 (tiga) pilihan :

1). Mengabaikan fluktuasi nilai tukar (akan tetapi, pilihan ini yaitu pilihan berbahaya)

2). Melakukan penyesuaian (membuat adjustment) atas nilai pembelian, yang biasa disebut PENDEKATAN SATU TRANSAKSI (akan tetapi tindakan ini, akan membuat laporan menjadi tidak mencerminkan kejadian ekonomi yang sesungguhnya).

3). Atas perubahan nilai tukar mata uang fungsional (Rupiah) kepada mata uang asing, disamping mengkui adanya utang, juga diakui adanya keuntungan atau kerugian (selisih) kurs, yang biasa disebut sebagai PENDEKATAN DUA TRANSAKSI. (Pilihan inilah yang paling relevan).

Pelaporan Keuntungan Kurugian (Selisih Kurs)

Dimanakah keuntungan atau kerugian (Selisih Kurs) di kelompokkan ?.

Karena dalam hal ini, keuntungan atau kerugian kurs terjadi akhir adanya fluktuasi nilai tukar mata uang fungsional (Rupiah) terhadap mata uang ajaib (dalam teladan di atas yaitu USD), dimana atas keuntungan atau kerugian kurs tersebut menghipnotis arus kas masuk atau keluar, maka :

KEUNTUNGAN atau KERUGIAN (Selisih) KURS di kelompokkan ke dalam PENDAPATAN LAIN-LAIN (OTHER REVENUE)

KEUNTUNGAN atau KERUGIAN (Selisih) KURS menjadi ELEMEN PENAMBAH/PENGURANG atas PENDAPATAN BRUTTO, yang akan menghasilkan PENDAPATAN NETTO.

Hubungannya dengan Harga Pokok Penjualan (Cost Of Good Sold) ?

“NONE, ZERO, ZIL, ZALDA, KAGA ADE, TAK ADA, TAK ADO, ORA ONO” :) :) :)

Author’s Note :

Hati-hati, bedakan TRANSAKSI dengan TRANSLASI :

TRANSAKSI : Kejadian ekonomi yang sungguh-sungguh MEMPENGARUHI ARUS KAS.

TRANSLASI : Hanyalah PERUBAHAN PENGAKUAN NILAI atas ASSET maupun LIABILITIES, akhir adanya KONVERSI
NILAI.

Kabar besar hati bagi yang ingin mendalami lebih lanjut mengenai FOREIGN CURRENCY ACCOUNTING, segara akan hadir artikel : TRANSLASI LAPORAN KEUANGAN MATA UANG ASING, mengenai bagaimana mentranslate (saya pakai istilah MENGKONVERSIKAN) laporan keuangan ber mata uang asing. Untuk semua elemen laporan keuangan yang perlu disoroti, mulai dari penjualan, pembelian, COGS hingga dengan perolehan aktiva tetap dan retained earning. Akan diposting secara bertahap. Dimulai dengan : TRANSLASI HARGA POKOK PENJUALAN (COGS) [-baca-] setelah BONUS : HEDGING dibawah

BONUS : HEDGING (Antisipasi Terhadap Fluktuasi Kurs)

Jika diartikan secara harfiah, HEDGE = Pagar / Tameng

Dalam Financial, HEDGING diartikan sebagai tindakan untuk memindahkan resiko akhir dari fluktuasi kurs (atau suku bunga, atau harga).

Jika saja HEDGING benar-benar berfungsi secara efektif, maka seharusnya KEUNTUNGAN atau KERUGIAN KURS tidak akan terjadi, dan tidak perlu dipusingkan oleh legalisasi (pencatatan) maupun disclosure-nya.

Adapun Hedging yang direkomendasikan untuk mengatasi fluktuasi kurs yaitu INSTRUMEN KEUANGAN DERIVATIVE, yaitu Kontrak Pertukaran yang Dimajukan (FORWARD EXCHANGE CONTRACT).

Teknisnya, institusi keuangan baiklah untuk menetapkan suatu nilai tukar mata uang yang disepakati untuk dimasa depan yang telah disepakati pula.

Contoh : Bank Devisa (dimana rekening perusahaan) menyetujui perusahaan untuk hedging nilai Tukar Rupiah terhadap USD yaitu Rp 9000,- hingga dengan tanggal 30 April, Jika saja pada teladan kasus pembelian barang dagangan diatas perusahaan melaksanakan hedging, maka kerugian kurs sebesar Rp 200,000 tersebut tidak akan terjadi. Pengakuan currency gain lost pun tidak perlu terjadi.

Author’s Note :

Disatu sisi HEDGING akan meminimalisasi atau bahkan mengeliminasi kemungkinan terjadinya kerugian kurs, di sisi lainnya, perusahaan juga kehilangan kesempatan untuk memperoleh KEUNTUNGAN KURS. Jika Fluktuasi nilai tukar benar-benar menjadi problem bagi perusahaan, lakukanlah HEDGING, Jika :

IMPORTER : nilai tukar uang fungsional (Rupiah) cenderung melemah, LAKUKANLAH HEDGING, kalau sebaliknya, maka jangan lakukan.

EXPORTER : nilai tukar uang fungsional (Rupiah) cenderung menguat, LAKUKANLAH HEDGING, Jika sebaliknya, jangan lakukan.

Good Luck :-)

Artikel Lain Yang Terkait : TRANSLASI HARGA POKOK PENJUALAN (COGS) [-baca-]

TRANSLASI HARGA POKOK PENJUALAN (COGS)

January 10, 2019 Accounting , Akuntansi Translasi , ARTIKEL , COGS

Dalam mentranslasikan Harga Pokok Penjualan (Cost Of Good Sold), ada dua metode translasi yang biasa dipergunakan, yaitu :

Metode Rate Sekarang (Current Rate Method)
Metode Temporal (Temporal Method)

Sebelum masuk ke pembahasan metode (cara) translasi, perlu diingat kembali mengenai rate. Ada 3 macam rate yang dipakai dalam translasi, yaitu :

Rate Historis (Historical Rate)
Terkait dengan translasi, yang dimaksud dengan RATE HISTORIS yaitu nilai tukar yang berlaku PADA SAAT TRANSAKSI terjadi (PADA TANGGAL FAKTUR).

Rate Rata-rata (Average Rate)
RATE RATA-RATA yaitu nilai tukar rata-rata selama masa periode buku tertentu (cara menghitungnya akan dibahas berikutnya).

Rate Sekarang (Current Rate)
RATE SEKARANG yaitu nilai tukar yang berlaku pada ketika translasi dilaksanakan (spot rate)

Translasi HPP (COGS) Menggunakan Metode Rate Sekarang (Current Rate Method)

Akun Harga Pokok Penjualan (Cost Of Good Sold) dalam valuta absurd mampu dikonversikan dengan sederhana, yaitu dengan menggunakan RATE RATA-RATA (Average Rate) selama periode tersebut.

(Misalnya : Valuta asingnya yaitu USD) :

COGS (USD) x Rate Rata-rata = COGS (Rp)

Rate rata-rata dihitung dengan cara :

Total rate harian pada periode tersebut [dibagi] Jumlah Hari pada periode yang sama

Misalnya :

01 Jan = 9000
02 Jan = 9100
03 Jan = 9050
04 Jan = 9025
05 Jan = 9115
06 Jan = 9010
dst. Hingga..
31 Jan = 9020
==================================
Rate rata-rata= 288,000 / 31 = Rp 9290,-

Translasi HPP (COGS) Menggunakan Metode Temporal (Temporal Method)

Dengan menggunakan metode temporal, translasi Harga Pokok Penjualan (Cost Of Good Sold) tidak mampu menggunakan rate rata-rata begitu saja, melainkan harus di komposisikan terlebih dahulu mengikuti alur transaksi Harga Pokok Penjualan (COGS) itu sendiri, gres kemudian ditranslasikan ke masing-masing elemennya.

Saldo Awal (Beginning Balance)

Translasikan dengan menggunakan RATE HISTORIS PERIODE SEBELUMNYA atau mampu juga dengan menggunakan RATE KWARTAL TERAKHIR dari periode buku sebelumnya.

Misalnya :
Saldo awal Tahun 2007 (perhatikan gambar), ditranslasikan dengan menggunakan rate kwartal bulan September s/d Desember 2006

Transaksi (Transaction)

Pembelian (untuk Inventory)
Pembayaran Ongkos Tenaga Kerja Langsung (untuk Tenaga Kerja Langsung)
Kedua unsur cost di atas ditranslasikan dengan menggunakan Rate Rata-rata periode buku yang ditranslasikan.

Misalnya :
Mutasi Tahun 2007, ditranslasikan dengan menggunakan RATE RATA-RATA Januari s/d Desember 2007 (lihat kembali cara mencari rate rata-rata pada Current Rate Method)

Saldo Akhir (Ending Balance)

Saldo selesai di translasikan dengan menggunakan RATE HISTORIS TAHUN BUKU yang di translasikan.

Misalnya :
Saldo Akhir Tahun 2007, ditranslasikan dengan menggunakan RATE HISTORIS selama Tahun 2007.

Untuk inventory, selanjutnya ketiga elemen (Saldo Awal, Transaksi, Saldo Akhir) diformulasikan :

Saldo Awal + Pembelian - Saldo Akhir = Harga Pokok Penjualan (Cost Of Good Sold)

Sebagai ilustrasi sekaligus summary dari penggunaan metode temporal, dapat dilihat pada gambar berikut :

ada dua metode translasi yang biasa dipergunakan TRANSLASI HARGA POKOK PENJUALAN (COGS)

-baca-]

Jika ingin lebih dalam dan detail mengenai Harga Pokok Penjualan (COGS) mampu lenjutkan baca: Harga Pokok Penjualan (COGS) dan Harga Pokok Produksi atau Harga Pokok Penjualan (Cost Of Goods Sold) - Basic atau Harga Pokok Penjualan - Perusahaan Dagang (Trading) semua artikel di lengkapi dengan referensi kasus dan screen-shoot untuk mempermudah memahami-nya.

AKUNTANSI PAJAK (Tax Accounting)

January 04, 2019 Accounting , ARTIKEL , PAJAK , Taxation

Author’s Notes :

Pernah mendengar “Akuntansi Perpajakan” ?, mungkin ada yang sudah tahu, sudah pernah mendengar atau mungkin belum pernah mendengar sama sekali. Di topik kali ini, kita bahas khusus mengenai Akuntansi Pajak, keterkaitannya, perkembangan dan prospeknya. Bagi yang memiliki pandangan berbeda mengenai topik ini, atau sekedar berkomentar atau bertanya, silahkan mengisi komentar (click link “comment” di ujung halaman ini, isi, lalu submit/send). Pada dasarnya, setiap goresan pena di blog ini terbuka terhadap pertanyaan, komentar bahkan kritikan :-)

Kaitan Akuntansi Dengan Perpajakan

Waktu kita di universitas mata kuliah Perpajakan diberikan pada mahasiswa jurusan Akuntansi pada semester-semester atas (Semester V, VI & VII), yang dibagi menjadi tiga mata kuliah yaitu : Hukum Pajak, Perpajakan dan Laboratorium (praktek) Perpajakan.

Akan tetapi sejauh yang saya tahu, belum pernah disajikan secara “khusus dan mendalam” mengenai bagaimana membuat jurnal akuntansi atas pembayaran pajak, denda pajak, bunga pajak, penetapan pajak (Taxation events). Pun belum ada diajarkan mengnai bagaimana caranya membuat jurnal adaptasi (adjustment journal) atas koreksi fiskal. Singkatnya, tidak (belum) ada istilah Perlakuan Akuntansi Atas Pajak.

Pembelajaran, lebih difokuskan pada bagaimana caranya menghitung dan membuat laporan pajak, serta sedikit mengenai pengantar hukum perpajakan. Entah alasannya keterbatasan alokasi waktu perkuliahan atau alasannya hingga dikala ini pengajar (dosen) akuntansi, perpajakan dan civitas akademika, belum melihat kekerabatan antara Akuntansi dan perpajakan secara terintegrasi.

Ironinya, sungguh banyak kita temui Tugas Akhir (Skripsi) ihwal perpajakan, mulai dari “Tingkat Kepatuhan Wajib Pajak” yang menggunakan metode survey (kuisioner), “Koreksi Fiskal” yang menggunakan analisa kuantitatif, hingga pada “Penilaian Potensi Pajak” yang menggunakan analisa kwalitatif, kwantitatif dan komparatif . Tetapi Jika dibaca hingga di kesimpulan skripsi, tidak ditemukan satupun jurnal akuntansi atas kejadian ekonomi terkait dengan pajak.

Sekiranya, ada diantara pembaca yaitu bapak/ibu pengajar akuntansi atau perpajakan, dan menilai goresan pena ini tidak sesuai dengan kenyataannya, mohon kiranya dapat memperlihatkan koreksi, bahwa di daerah bapak/ibu mengajar telah disajikan perkuliahaan khusus akuntansi perpajakan, mungkin saya dapat berkunjung dan melihat sebagai materi bagi saya untuk belajar.

Di dunia kerja, kejadian perpajakan (text event) mulai dari pembayaran dimuka PPh perusahaan (PPh Pasal 25), pelunasan PPh pasal 29, pungutan PPh Pasal 21 (yang memang hanya withholding), pungutan PPn atas pembelian materi baku atau barang jadi, Export (yang di Indonesia ber PPn nihil), Pembayaran Pajak Import (PPn Import, PPnBM, PPh Pasal 22) hingga pada pembayaran Pajak swakelola (membangun sendiri), PBB, Pajak Atas sewa asset (Pasal 4 ayat 2), Pajak Atas persewaan asset, bunga deposito, dividen (PPh Pasal 23), Pajak Final Bunga Jasa Giro, dan lain sebagainya (tidak mampu disebutkan semua), kesemua itu sungguh-sungguh terkait eksklusif dengan keuangan perusahaan. Bagaimana tidak, semua itu membutuhkan pendanaan (mengurangi kas), membuat nilai pembelian menjadi naik. atau membuat kas kembali ke level yang seharusnya akhir restitusi, kredit PPn Import dan PPh Pasal 22-nya akhir re-export.

Atau sebaliknya, setiap kejadian ekonomi (transaksi) perusahaan, yang dicatat dalam laporan komersial, berkonsekwensi dan berimplikasi terhadap kewajiban pajak, baik secara eksklusif maupun tidak langsung.

Mau tidak mau, semua pembayaran maupun penerimaan kredit pajak tersebut harus di jurnal (diakui), dinyatakan dalam laporan komersial yang berbasis akuntansi keuangan sebagai pengurangan terhadap laba perusahaan.

Apa Itu Akuntansi Pajak (Tax Accounting) ?

Secara sederhana dapat didifinisikan sebagai “Bidang Akuntansi yang mengkalkulasi, menangani, mencatat, bahkan menganalisa dan membuat seni administrasi perpajakan sehubungan dengan kejadian-kejadian ekonomi (transaksi) perusahaan”.

Apa Peranannya Di Dalam Perusahaan ?

Pernannya didalam perusahaan yaitu signifikan, yaitu :
1). Memberikan membuat perencanaan dan seni administrasi perpajakan (dalam artian positif)
2). Memberikan analisa dan prediksi mengenai potensi pajak perusahaan di masa yang akan datang.
3).Dapat menerapkan perlakuan akuntansi atas kejadian perpajakan (mulai dari penialian/penghitungan, pencatatan (pengakuan) atas pajak, dan dapat menyajikannya di dalam laporan komersial maupun laporan fiskal perusahaan.
4). Dapat melaksanakan pengarsipan dan dokumentasi perpajakan dengan lebih baik, sebagai materi untuk melaksanakan pemeriksaan dan evaluasi.

Bagaimana Perkembangannya ?

Pada perusahaan bersekala menengah dan besar, kesadaran akan pentingnya akuntansi pajak telah ada dan diterapkan secara serius. Akan tetapi tidak sedikit perusahaan (apapun sekalanya) belum menyadari pentingnya akuntansi pajak. Ada kecendrungan untuk mengabaikan atau tidak mau pusing mengurusinya, sehingga diserahkan kepada konsultan, yang hampir pasti tidak mengetahui operasional perusahaan yang ditanganinya secara benar dan detail, yang sangat mungkin dapat menjerumuskan perusahaan.

Apakah dibutuhkan management dan staf atau petugas khusus di dalam perusahaan untuk akuntansi pajak ?

Mengingat eratnya keterkaitan antara akuntansi dengan perpajakan pajak (dan sebaliknya), implikasi dan konsekwensi setiap transaksi di perusahaan terhadap pajak, rasanya tidak berlebihan kalau administrasi dan staf akuntansi pajak signifikan dibutuhkan di dalam perusahaan.

Sampai dikala ini masih banyak perusahaan merangkapkan pegawai accounting (yang menangani laporan komersial) untuk menangani perpajakan juga.

Akibat sedikitnya pegawai accounting yang sungguh-sungguh memahami perpajakan ( bahkan untuk menghitunya pun masih banyak yang belum bisa), tidak punya cukup waktu untuk mengikuti perkembangan (perubahan) undang-undang dan peraturan perpajakan, banyak kejadian perpajakan tidak ditangani dengan baik.

Apa (bagaimana) kwalifikasi untuk administrasi atau staff akuntansi pajak (tax accounting) ?

Considering the accounting and taxation interlated, kwalifikasi ideal untuk petugas (manajemen & staff) akuntansi pajak hendaknya :

a). Minimal D3 Akuntansi atau D3 Pajak (untuk level staf) dan Sarjana untuk level Manajemen.
b). Minimal menguasai Akuntansi Keuangan (basic & Intermediate) untuk level staf dan bersertifikasi Akuntan Publik untuk level Manajemen.
c). Memegang sertifikasi Perpajakan (Brevet A & B) untuk level staff dan Brevet C untuk level Manajemen.
d). Mengikuti perkembangan (perubahan) Undang-Undang Perpajakan dan peraturan-peraturannya.

Berapa Gaji yang Ideal Untuk Petugas Akuntansi Pajak ?

Setara Book keeper atau Internal auditor untuk level staff
Setara Accounting Manajer untuk level Manajemen

Accounting, Finance And Taxation

December 12, 2018 Accounting , Career , Finance , Taxation , Tip n Tricks

Di dalam dunia pendidikan, sering kita temui pembedaan perlakuan antara jurusan Accounting dan Finance. Accounting memakai info (data) keuangan dan mencatat transaksi mengenai kejadian ekonomi yang telah terjadi, bersumber pada masa lampau. Sedangkan Finance lebih banyak mengambil data keuangan di masa sekarang dan masa yang akan tiba .

Accounting menghasilkan laporan keuangan yang penggunannya lebih ditujukan kepada pihak luar perusahaan dalam bentuk Laporan Arus Kas, Laporan Laba Rugi dan Neraca.

Finance menghasilkan laporan yang berwujud, analisa, prediksi-prediksi terhadap kemungkinan di masa yang akan tiba yang mana laporannya cendrung ditujukan kepada pihak internal perusahaan. Adapun laporan yang dihasilkan antara lain Planning, Budgeting, Cost analysis, Forecast/projection dan Evaluasi Kinerja (Performance Review).

Pada kenyataannya di dunia kerja, kedua bidang ini berkaitan dekat dan saling menopang satu dengan yang lainnya. Sebagai rujukan seorang calon pekerja finance mau tidak mau harus mempunyai dasar pengetahuan accounting.

Kedua jurusan tersebut hendaknya membuka dan memperluas peluang untuk berkarir di bidang accounting dan finance. Hal ini cukup beralasan mengingat semakin dikembangkannya jabatan/posisi finance dan accounting, sejalan dengan dinamisnya perkembangan dunia usaha, sikap ekonomi, dan perubahan regulasi pemerintah.

Sedangkan perpajakan didalam kurikulum pendidikan tinggi di Indonesia lebih banyak disertakan pada jurusan Accounting, tidak menjadi jurusan yang terpisah. Kecuali yang berjenjang diploma, forum pendidikan professi atau forum kursus.

Didalam dunia kerja, perpajakan biasanya di lakukan oleh staff khusus yang menangani perpajakan saja, mulai dari perhitungan hingga dengan pelaporannya. Hal ini berlaku pada perusahaan-perusahaan yang bersekala menengah dan besar. Sedangkan pada perusahaan-perusahaan bersekala kecil atau lokal, umumnya pekerjaan yang terkait dengan perpajakan dirangkap oleh pegawai accounting, yang mana secara tidak pribadi pegawai tersebut disamping dituntut bisa melakukan tugas-tugas accounting sehari-hari juga bisa menciptakan laporan pajak bulanan (SSP PPh Pasal 25 dan SPT PPh Pasal 21 & 23 ) dan sekaligus mempostingnya ke dalam jurnal umum. SPT Tahunan biasanya ditangani oleh pihak luar (Consultant).

ANALISA PENGADAAN AKTIVA TETAP

December 11, 2018 Accounting , Aktiva Tetap , ARTIKEL , Cost Analysis , FINANCIAL , Keuangan , TIPS AND TRICKS

Senang saya mampu posting lagi :-)

Dan ibarat akad saya sebelumnya, saya akan lanjutkan pembahasan mengenai ANALISA PENGADAAN AKTIVA TETAP. Yang sudah menunggu, sorry sudah membuat menunggu. Mudah-mudahan penantian anda tidak sia-sia :-)

Oh iya, mungkin ada yang bertanya; “mengapa disebut pengadaan ? kenapa tidak disebut pembelian saja ?”. :-)

No ! :-), kalau disebut pembelian, berarti pribadi beli. Aktiva tidak selalu harus dibeli, anda mampu menyewanya (leasing) atau mampu juga dengan menukarkan aktiva anda yang sudah tidak produktif lagi (mungkin karena sudah tidak memproduksi barang yang sama lagi). Makanya tidak disebut pembelian aktiva tetap. Akan tetapi untuk ketika ini kita batasi dengan membeli saja :-) Ok ?, siip!.

Tapi sebelum masuk ke pembahasan, bagi yang belum membaca artikel : Prosedur & Analisa Pengadaan Aktiva Tetap [-baca-], saya sarankan untuk membacanya terlebih dahulu, akan membantu untuk lebih mudah memahami pembahasan yang berikutnya.

Sebelum melaksanakan pengadaan/pembelian aktiva tetap, ada beberapa analisa dan perhitungan yang penting untuk dilakukan.

Analisa Ketersediaan dan Alokasi Kas Untuk Pengadaan Aktiva Tetap

Pembelian Aktiva Tetap melibatkan dana yang relative besar, salah mengalokasikan dana, bisa-bisa produksi malah tersendat atau bahkan tidak jalan, dana yang seharusnya anda perioritaskan untuk berproduksi tapi di alokasikan untuk menambah mesin. Makara harus di analisa terlebih dahulu. Identifikasi kapan ketika yang sempurna untuk menambah aktiva tetap.

Contoh Kasus :

Pada tanggal 01 November 2007, Sebuah perusahaan manufaktur bermaksud meningkatkan kapasitas produksinya dengan cara menambah mesin. Saldo Kas pada tanggal 01 November 2007 yaitu sebesar Rp 450,000,000. Perusahaan sedang menyelesaikan produksi atas pesanan yang diterima pada tanggal 01 Sept 2007, lamanya waktu berproduksi (production lead time) yaitu 3 bulan, diperkirakan akan selesai dan siap dikirim pada tanggal 01 Desember 2007, termin pembayarannya net 30 hari. Profit margin di set 30%. Dari Laporan Peramalaan Penjualan (Sales Forecast) nampak sales akan meningkat 15%. Produksi akan dikerjakan mulai 01 Desember 2007, dengan production lead time 3 bulan, termin pembayaran net 30 hari. Tambahan Informasi : Dari Laporan Laba Rugi berjalan nampak : Harga Pokok Penjualan (Cost Of Good Sold) 01 Sept – 31 Okt 2007 yaitu Rp 110,000,000,- Sedangkan biaya operasional (Expenses) yaitu Rp 87,000,000,-

Kapan ketika yang sempurna untuk melaksanakan pembelian mesin untuk meningkatkan kapasitas produksi ? dan berapa besarnya dana yang mampu dialokasikan untuk pembelian mesin tersebut?.

Perhatikan screen shoot berikut :

saya akan lanjutkan pembahasan mengenai ANALISA PENGADAAN AKTIVA TETAP ANALISA PENGADAAN AKTIVA TETAP

Format analisa terdiri dari 3 kolom yaitu :
Description : memuat elemen-elemen Kas dan Cost untuk periode tertentu.
Cost & Revenue Analysis : berisi perhitungan-perhitungan cost, profit & sales
Cash Analysis : Berisi mutasi kas sejalan dengan proses alur perubahan dari produksi hingga menjadi sales/AP hingga menjadi kas.

Jika kita perhatikan pada kolom “ Cost & Revenue Analysis” dan “ Cash Analysis” dapat kita lihat bahwa setiap acara cost akan menimbulkan mutasi kas keluar (warna merah bertanda minus) sedangkan “sales” akan memicu adanya mutasi kas masuk, hanya saja tidak seketika, akan tetapi gres sebulan kemudian, hal ini disebabkan oleh termin pembayaran yang net 30 hari.

Besarnya kas keluar yaitu sebesar biaya produksi (COGS) ditambah dengan beban operasional (Expenses), sedangkan besarnya kas masuk (incoming cash) yaitu sebesar sales. Setiap kas keluar atau masuk sengaja saya ikuti dengan saldo (cash balance, diberi warna biru), hal ini dimaksudkan supaya adapat dilihat dengan saldo kas pada ketika (tanggal tertentu), dengan impian nantinya kita mampu menentukan ketika yang sempurna untuk melaksanakan pembelian aktiva tetap.

Pada SALES FORECAST, perlu diperhitungkan kemungkinan adanya pembengkakan cost maupun expense dengan memasukkan cadangan (reserve) sebesar 10%, masing-masing perusahaan menentukan berbeda untuk reservenya, logikanya diubahsuaikan dengan tingakat pengendalian perusahaan (efisiensi & kinerja/produktifitas).

Jika dirangkum, mutasi kas akan menjadi ibarat dibawah :
saya akan lanjutkan pembahasan mengenai ANALISA PENGADAAN AKTIVA TETAP ANALISA PENGADAAN AKTIVA TETAP

Kapan ketika yang sempurna untuk melaksanakan pembelian dan berapa yang mampu dialokasikan ?.

Pembelian mesin dimaksudkan untuk mengantisipasi peningkatan sales sebesar 15%
Perhatikan episode : “SALES FORECAST (01-Des-07 01-Mar-08)”
Produksi akan dimulai pada tanggal 01 Desember 2007, maka mesin gres hendaknya sudah terpasang, artinya mesin sudah harus dibeli jauh-jauh hari sebelum tanggal 01 Desember 2007.

Apakah saldo kas mencukupi ? berapa besarnya dana yang mampu dialokasikan untuk membeli mesin ?.

Saldo Kas (cash balance) yang semula Rp 450,000,000, pada tanggal 01 Desember 2007 sudah berkembang menjadi Rp 347,000,000. Hal ini disebabkan oleh adanya aktifitas produksi dari tanggal 01 Nov s/d 31 Desember 2007 yang memicu kas keluar sebasr Rp 103,000,000,-

Apakah Saldo Kas yang sebesar Rp 347,000,000 sudah mampu dialokasikan untuk membeli mesin semuanya?. jawabannya tidak.

Kas gres akan masuk lagi pada tanggal 01 Januari 2008, Saldo tersebut masih harus dicadangkan untuk membiayai produksi dari tanggal 01 s/d. 31 Desember 2007 sebesar Rp 114,375,000,- . Sisanya yang Rp 232,625,000 mampu dialokasikan untuk membeli mesin.

Analisa Perbandingan Cost & Benefit Pengadaan Aktiva Tetap

Selain ketersediaan dan alokasi kas, untung ruginya pun harus dikalkulasi terlebih dahulu. Jangan hingga volume prouksi meningkat karena penambahan mesin, akan tetapi di selesai penutupan buku, laba perusahaan tidak ikut meningkat. Sia-sia bukan ?.

Dengan menggunakan pola kasus yang sama (perusahaan memutuskan untuk mengalokasikan dananya hanya sebesar Rp 200,000,000), kita perhatikan analisa berikutnya :
saya akan lanjutkan pembahasan mengenai ANALISA PENGADAAN AKTIVA TETAP ANALISA PENGADAAN AKTIVA TETAP

Cost yang ditimbulkan pribadi oleh penambahan mesin yaitu depreciation cost (penyusutan) yang nantinya akan masuk ke dalam COGS, yaitu pada Overhead Cost, dan akan ikut mengurangi laba secara langsung. Pada kasus di atas, akhir pembelian mesin Sebesar Rp 200,000,000 menimbulkan deprecition cost sebesar Rp 6,250,000,- per satu kwartal (01 Des 07 01 Maret 08), sehingga profit yang tadinya sebesar Rp 103,612,500, pada kwartal yang sama berubah mejadi Rp 97,362,500,- saja. Jika dibandingkan dengan produksi pada kwartal sebelumnya ( 01 Sept 31 Des 07) dimana perusahaan hanya memperoleh profit sebesar Rp 90,000,000,-, maka nampaklah profit perusahaan meningkat sebesar Rp 7,362,500, sehingga profit menjadi Rp 97,362,500,-
Dengan demikian rencana pembelian mesin tidak diragukan lagi. Bisa dilaksanakan.

Membeli Tunai atau dengan Mencicil ?

Pada pola kasus di atas, kebetulan kas perusahaan mencukupi untuk melaksanakan pembelian. Bagaimana kalau kas tidak mencukupi sementara mesin sudah harus di beli ?.

Coba kita bandingkan, bagimana kalau perusahaan membelinya dengan mencicil. Anggap saja perusahan membeli masinnya dengan cara mencicil, tentu saja dikenakan bunga. Suku bunga pada ketika itu yaitu 20% flat per tahun, dan perusahaan akan mencicilnya selama 5 tahun.

Perhatikan perbandingan berikut :
saya akan lanjutkan pembahasan mengenai ANALISA PENGADAAN AKTIVA TETAP ANALISA PENGADAAN AKTIVA TETAP

Bunga akhir pencicilan aktiva harus dikapitalisasi terlebih dahulu, artinya : bunga yang sebesar Rp 10,000,000 selama satu kwartal (01 Des 07 01 Maret 08) ditambahkan pada harga perolehan mesin, sehingga menjadi Rp 210,000,000,- dan depreciation cost (penyusutan) berkembang menjadi Rp 6,562,500,- . Dibandingkan kalau membeli tunai terang cost menjadi naik sebesar Rp 312,500,- Keputusan apakah akan membeli tunai atau mencicil, tergantung apakah penurunan profit sebesar Rp 312,500,- sebanding dengan mencadangkan Kas untuk acara usaha lainnya ?.

Analisa perbandingan antara satu type mesin dengan type mesin lain, juga dengan source (supplier) yang berbeda-beda.

Cukup kas pun terkadang tidak cukup membuat kita tenang, kita masih harus memilih memakai type mesin apa?, membeli dimana ? bagaimana dengan garansinya, bagaimana dengan sparepartnya?. Melihat harga mesin saja tidak lah cukup memadai, harus dianalisa lebih detail lagi :-)

Contoh Kasus :

Pada ketika akan melaksanakan pembelian masin, anda memperoleh 3 quotation dari 3 supplier ( Type X ditawarkan oleh PT. SUN, Type Y diatarkan oleh PT. SIN, dan type Z ditawarkan oleh PT. SAN) pada dasarnya fungsi mesin sama, hanya saja ada beberapa faktor lainnya yang berbeda. Perhatikan pola dibawah :
saya akan lanjutkan pembahasan mengenai ANALISA PENGADAAN AKTIVA TETAP ANALISA PENGADAAN AKTIVA TETAP

Melihat data diatas, dengan mudah kita mampu melihat bahwa yang paling competitive yaitu mesin Type Y dari PT. SIN. Setelah dianalisis lebih detail, apakah benar type mesin Y dari PT SIN yaitu pilihan sempurna ?.

Kita perhatikan analisa dibawah ini :
saya akan lanjutkan pembahasan mengenai ANALISA PENGADAAN AKTIVA TETAP ANALISA PENGADAAN AKTIVA TETAP

Pertama kita kapitalisasi ongkos angkut menjadi harga perolehan mesin, lalu kita susutkan menggunakan metode Unit Production Output Method, dengan cara membagi Harga perolehan dengan Kapasitas mesin, Maka kita akan memperoleh Depreciation Cost. Ingat : Cost utama yang timbul akhir penggunaan aktiva tetap yaitu depreciation cost.

Lalu kita tambahkan parameter analisa dengan memperhitungkan maintenance cost, yang kita masukkan ke dalam maintenance analysis yaitu sparepart-sparepart utama saja, (yang harganya material), pada pola diatas ada 3 sparepart utama, lalu masing2 kita susutkan, jangan lupa garansi harus kita masukkan terlebih dahulu, gres kita susutkan. Target kita yaitu memperoleh perbandingan cost per unit production output. Perhatikan pada baris terakhir “ COST PER UNIT”, sekarang manakah yang paling layak untuk dibeli ? mesin type Z dari PT San !.

Selamat mencoba. Goodluck !.

SISTEM PENGENDALIAN INTERN (SPI) - Basic

December 08, 2018 Accounting , ARTIKEL , Auditing , SPI

Secara umum, Pengendalian Intern merupakan adegan dari masing-masing sistem yang dipergunakan sebagai prosedur dan aliran pelaksanaan operasional perusahaan atau organisasi tertentu.

masing sistem yang dipergunakan sebagai SISTEM PENGENDALIAN INTERN (SPI) - Basic

Sedangkan Sistem Pengendalian Intern merupakan kumpulan dari pengendalian intern yang terintegrasi, berafiliasi dan saling mendukung satu dengan yang lainnya.

Di lingkungan perusahaan, pengendalian intern didifinisikan sebagai suatu proses yang diberlakukan oleh pimpinan (dewan direksi) dan management secara keseluruhan, dirancang untuk memberi suatu keyakinan akan tercapainya tujuan perusahaan yang secara umum dibagi kedalam tiga kategori, yaitu :

a) Ke-efektif-an dan efisiensi operasional perusahaan
b) Pelaporan Keuangan yang handal
c) Kepatuhan terhadap prosedur dan peraturan yang diberlakukan

Suatu pengendalian intern bisa dikatakan efektif apabila ketiga kategori tujuan perusahaan tersebut dapat dicapai, yaitu dengan kondisi :

a) Direksi dan administrasi mendapat pemahan akan arah pencapain tujuan perusahaan, dengan, meliputi pencapaian tujuan atau target perusahaan, termasuk juga kinerja, tingkat profitabilitas, dan keamanan sumberdaya (asset) perusahaan.

b) Laporan Kuangan yang dipublikasikan ialah handal dan dapat dipercaya, yang meliputi laporan segmen maupun interim.

c) Prosedur dan peraturan yang telah ditetapkan oleh perusahaan sudah taati dan dipatuhi dengan semestinya.

Struktur Pengendalian Intern

Sruktur pengendalian intern terdiri dari 5 (lima) komponen, yaitu :

(1). Lingkungan Pengendalian
Merupakan dasar dari komponen pengendalian yang lain yang secara umum dapat menunjukkan contoh disiplin. Meliputi : Integritas, Nilai Etika, Kompetensi personil perusahaan, Falsafah Manajemen dan gaya operasional, cara manajmene di dalam mendelegasikan peran dan tanggung jawab, mengatur dan membuatkan personil, serta, instruksi yang diberikan oleh dewan direksi.

(2). Penilaian Resiko
Identifikasi dan analisa atas resiko yang relevan terhadap pencapaian tujuan yaitu mengenai penentuan “bagaimana resiko dinilai untuk kemudian dikelola”. Komponen ini hendaknya mengidentifikasi resiko baik internal maupun eksternal untuk kemudian dinilai. Sebelum melaksanakan penilain resiko, tujuan atau target hendaknya ditentukan terlebih dahulu dan dikaitkan sesuai dengan level-levelnya.

(3). Aktivitas Pengendalian
Kebijakan dan prosedur yang dapat membantu mengarahkan administrasi hendaknya dilaksanakan. Aktivitas pengendalian hendaknya dilaksanakan dengan menembus semua level dan semua fungsi yang ada di perusahaan. Meliputi : aktifitas-aktifitas persetujuan, kewenangan, verifikasi, rekonsiliasi, inspeksi atas kinerja operasional, keamanan sumberdaya (aset), pemisahan peran dan tanggung jawab.

(4). Informasi dan Komunikasi
Menampung kebutuhan perusahaan di dalam mengidentifikasi, mengambil, dan mengkomukasikan informasi-informasi kepada pihak yang sempurna semoga mereka bisa melaksanakan tanggung jawab mereka. Di dalam perusahaan (organisasi), Sistem gosip merupakan kunci dari komponen pengendalian ini. Informasi internal maupun kejadian eksternal, aktifitas, dan kondisi maupun prasyarat hendaknya dikomunikasikan semoga administrasi memperoleh gosip mengenai keputusan-keputusan bisnis yang harus diambil, dan untuk tujuan pelaporan eksternal.

(5). Pengawasan
Pengendalian intern seharusnya diawasi oleh administrasi dan personil di dalam perusahaan. Ini merupakan kerangka kerja yang diasosiasikan dengan fungsi internal audit di dalam perusahaan (organisasi), juga dipandang sebagai pengawasan menyerupai aktifitas umum administrasi dan acara supervise. Adalah penting bahwa defisiensi pengendalian intern hendaknya dilaporkan ke atas. Dan pemborosan yang serius seharusnya dilaporkan kepada administrasi puncak dan dewan direksi.

Kelima komponen ini terkait satu dengan yang lainnya, sehingga dapat menunjukkan kinerja sistem yang terintegrasi yang dapat merespon perubahan kondisi secara dinamis. Sistem Pengendalian Internal terjalin dengan aktifitas opersional perusahaan, dana akan lebih efektif apabila pengendalian dibangun ke dalam infrastruktur perusahaan, untuk kemudian menjadi adegan yang paling esensial dari perusahaan (organisasi).

Istilah-istilah penting dalam Pengendalian Intern

Kondisi Terlaporkan (Reportable Condition)
Istilah lainnya ialah Defisiensi Signifikan, kedua istilah ini dipergunakan dalam mendefinisikan suatu kondisi yang defisiensi secara signifikan di dalam rancangan atau operasional atas pengendalian intern yang menghipnotis kemampuan perusahaan dalam melaksanakan pencatatan, proses, mengkompilasi dan melaporkan data keuangan yang konsisten dengan asersi administrasi di dalam laporan keuangan perusahaan. Defisiensi signifikan yang luas dapat menimbulkan Kelemahan Material (Material Weakness).

Kelemahan Material (Material Weakness)
Didefinisikan sebagai kondisi yang terlaporkan dimana rancangan atau opersional dari salah satu atau lebih pengendalian intern-nya tidak bisa mengurangi atau menurunkan suatu resiko ringan atau salah penyajian yang disebabkan oleh kesalahan atau penggelapan yang jumlahnya relatif material kaitannya dengan laporan keuangan yang kalau di audit akan dapat ditemukan, akan tetapi tidak terdeteksi dalam periode yang sama oleh pegawai dalam pelaksanaan pekerjaan secara normal.

Kompensasi Pengendalian (Compensating Control)
Ada beberapa perusahaan yang karena skala usahanya memang termasuk kecil, menimbulkan perusahaan tidak memungkinkan untuk melaksanakan pengendalian intern yang sederhana sekalipun (misalnya : pemisihan peran atau fungsi). Adalah penting bagi administrasi untuk melaksanakan kompensasi terhadap adegan yang pengendaliannnya lemah atau tidak dapat berjalan untuk suatu kurun waktu tertentu. Dalam hal internal administrasi telah melaksanakan kompensasi untuk menutupi kelemahan pengendalian tersebut, internal auditor seharusnya tidak melaporkan kelemahan tersebut sebagai material weakness, bahkan reportable condition sekalipun, hendaknya diadaptasi dengan sekala perusahaan.

Keterbatasan Sistem Pengendalian Intern

Penting untuk dipahami bahwa : Sistem Pengendalian Intern yang efektif TIDAK MEMBERIKAN JAMINAN ABSOLUT akan tercapainya tujuan perusahaan. Secara sederhananya dapat dikatakan bahwa SITEM PENGENDALIAN YANG HANDAL TIDAK BISA MENGUBAH MANAJER YANG BURUK MENJADI BAGUS. Akan tetapi Sistem Pengendalian Intern yang handal dan efektif dapat menunjukkan gosip yang sempurna bagi manajer maupun dewan direksi yang bagus untuk mengambil keputusan maupun kebijakan yang sempurna untuk pencapaian tujuan perusahaan yang lebih efektif pula.

SISTEM PENGENDALIAN INTERN YANG EFEKTIF BUKAN MERUPAKAN JAMINAN AKAN KESUKSESAN BAHKAN KELANGSUNGAN HIDUP PERUSAHAAN SEKALIPUN.

SISTEM PENGENDALIAN INTERN BERFUNGSI SEBAGAI PENGATUR SUMBERDAYA YANG TELAH ADA UNTUK DAPAT DIFUNGSIKAN SECARA MAKSIMAL GUNA MEMPEROLEH PENGEMBALIAN (GAINS) YANG MAKSIMAL PULA dengan pendekatan perancangan yang menggunakan ASAS COST-BENEFIT.

Suatu sistem handal macam apapun selalu memiliki celah kelemahan. SISTEM PENGENDALIAN INTERN pun bisa dimanfaatkan oleh personil tertentu untuk kepentingan pribadinya dengan mengeksploitasi kelemahannya.

Pihak-pihak Yang Bertanggungjawab Terhadap Sistem Pengendalian Intern

Semua pihak di dalam perusahaan bertanggung jawab terhadap pelaksanaan sistem pengendalian intern. Namun demikian, secara struktural pihak-pihak yang bertanggung jawab dan terlibat eksklusif dalam perancangan dan pengawasan Sistem Pengendalian Intern meliputi :

Chief Executive Officer (CEO)
Chief Financial Officer (CFO)
Controller / Director Of Accounting & Financial
Internal Audit Comitee

Catatan :

Jika tidak ada hambatan, saya akan membuat satu contoh MODEL RANCANGAN SISTEM PENGENDALIAN INTERN yang mudah-mudahan bisa dijadikan contoh dalam penyusunan Sistem Pengendalian Intern maupun perancangan alat ujinya. Tetapi ini butuh waktu, mungkin sedikit agak lama.

In the meantime, saya akan tetap memposting artikel-artikel maupun tips-tips AKUNTANSI, KEUANGAN dan PERPAJAKAN yang mudah-mudahan akan tetap LEBIH ADVANCE, sekaligus APLIKATIF.

Kas ( Cash ), Kes ( Cash )

December 06, 2018 Accounting

Istilah kes (biasa ditulis "cash")itu sudah sangat sering kita dengar, yang artinya tunai atau dibayar eksklusif dengan uang. Lawan kata kes ("cash") itu yaitu kredit (dibayar kemudian, baik dengan mencicil atau dengan sekaligus).

Berikut yaitu percakapan antara calon pembeli dengan sales counter di sebuah showroom kendaraan beroda empat : "boss mau kredit atau kes (Cash)?" tanya seorang gadis penjaga showroom. Dengan singkat calon pembeli menjawab dengan pertanyaan juga, "Cash-nya berapa ?". Penjaga showroom dengan sigap menjawab "Cash-nya 150 juta on the road, tapi saya sarankan sih mendingan credit aja boss, dapet subisidi lho, mana dapet suvenir glamor pula". (Entah mengapa pedagang, salesman/girl sering memanggil pelanggannya dengan sebutan boss. Bagi anda yang biasa menggunakan sebutan ini untuk pelanggan anda mungkin dapat kasi saya alasan kenapa :P).

Begitulah kata kes ("cash") dan kredit ("credit") yang lumrah dipakai oleh masyarakat umum.

Di Accounting, Kas (cash) itu yaitu sebutan untuk rekening (account) yang paling lancar (the most liquid asset) di dalam kelompok aktiva (asset).

Dalam penerapan pembukuan (bookkeepping), kas itu sendiri dipecah lagi menjadi beberapa account, dengan banyak sekali variasi :
Ada yang membaginya menjadi Kas Kecil (Petty Cash) dan Kas Umum (General Cash)
Ada yang membaginya menjadi Kas Kecil (Petty Cash) dan Kas Bank (Checking account)
Ada yang membaginya menjadi Kas Kecil (Petty cash), Bank A, Bank B (A dan B yaitu nama bank).

Pemecahan cash account ini dimaksudkan untuk memudahkan pengawasan dan pemeriksaan, sehubungan dengan pendistribusian kas itu sendiri. Biasanya pemecahan rekening kas ini terjadi hingga pada tingkatan buku besar (General Ledger) saja, sedangkan di Neraca (balance sheet) biasanya dijadikan satu saja yaitu Kas (Cash). Hal ini dilakukan semoga laporan menjadi sederhana dan gampang dipahami oleh pengguna umum yang tidak terbiasa dengan accounting.

Istilah Cash term dan credit term juga dikenal di accounting.

Lalu, apa korelasi antara Cash (account) dengan "kes" (Cash=tunai) ?. Tentu saja sangat dekat hubungannya :
Cash payment yaitu pembayaran yang bersumber dari kas (Cash Account), yang artinya atas transaksi pembayaran yang berbasis Cash Payment akan mempengaruhi Rekening Kas (Cash Account).

Masuk Akal ?.

REKONSILIASI KAS KECIL (PETTY CASH RECONCILIATION)

November 20, 2018 Accounting , ARTIKEL , TIPS AND TRICKS

Mengapa Kas Kecil (Patty Cash) Direkonsiliasi ?

Rekening/Akun apapun harus direkonsiliasi, termasuk KAS KECIL (PETTY CASH), HARUS DIREKONSILIASI. Meskipun nominalnya kerap tidak signifikan (immaterial), Petty Cash critical untuk di rekonsiliasi, karena 3 (tiga) alasan utama berikut :

1). Kas kecil atau Petty Cash sifatnya sangat liquid (lancar), jadinya menjadi sangat beresiko (high risk account). Menjadi sangat berisko karena :

a). Transkasi yang bernominal kecil, sering kali tanpa bukti transaksi yang memadai (alias tanpa nota/faktur) -->> (fraud potentially)
b). Semua pembayaran dilakukan secara tunai -->> beresiko diselewengkan (fraud potentially).

2). Kas kecil memiliki perputaran yang paling tinggi (high turnover account). Perputaran kas kecil ialah harian -->> Sering terjadi selisih (most frequent variance)

3). Kas Kecil dipergunakan untuk belanja kecil yang rutin (small repetitive trasaction). Karenanya, pembelian yang menggunakan kas kecil biasanya tidak memerlukan supplier tetap (irregular vendor), tanpa nomor faktur/invoice -->> Sulit di trace (frequent un-tracedable).

Seberapa Seringkah Kas Kecil (Petty Cash) Sebaiknya Direkonsiliasi ?

Mempertibangkan alasan-alasan di atas, kas kecil mestinya di rekonsiliasi SETIAP SAAT, tetapi standar umumnya, kas kecil direkonsiliasi minimal :

a) Jika hanya ada 1 (satu) shift kerja ; direkonsiliasi 2 (dua kali), yaitu :
(-) Pada ketika “Pembukaan (Petty Cash Opening)”, dipagi awal jam kerja perusahaan
(-) Pada ketika “Penutupan (Petty Cash Closing)”, di sore hari (Petang Hari)

b) Jika ada 2 (dua) shift kerja ; direkonsiliasi 3 (tiga) kali, yaitu :
(-) Pada ketika “Pembukaan (Petty Cash Opening)”, dipagi awal jam kerja perusahaan
(-) Pada ketika “Pergantian Shift (Custodian Shifting)”
(-) Pada ketika “Penutupan (Petty Cash Closing)”, di sore hari (Petang Hari)

Bagaimana Caranya Merekonsiliasi Kas Kecil (Petty Cash)

Akhirnya tiba dibagian “HOW TO RECONCILE PETTY CASH ACCOUNT”…..

bagian yang paling saya sukai…. :-)

Hm…..Okay….
Prosesnya sederhana saja (tapi jikalau tidak dilakukan dengan baik, benar dan konsisten, tetap saja akan memusingkan). Terdiri dari 3 sesi utama, masing-masing terdiri dari beberapa langkah.

A. Menyesuaikan Bukti Transaksi dengan Catatan (Petty Cash Log)

Caranya :

[Step-1]. Pastikan setiap pengeluaran petty cash selalau disertai 3 (tiga) bukti transaksi yaitu :
- Bukti Pengeluaran Kas Kecil ( Petty Cash Slip)
- Nota Pembelian
- Permintaan Petty Cash terotorisasi (authorized petty cash request).

Staples jadi satu bendel

-->> Jika ketiga bukti transaksi belum lengkap : lengkapi
-->> Jika ketiga bukti transaksi sudah lengkap : Staples ketiganya jadi satu bendel.
Catatan penting : Jangan pernah membuat bukti transaksi palsu

[Step-2]. Bandingkan nilai nominal yang tercantum di masing-masing ketiga bukti transaksi di atas :
-->> Jika belum sama; cari sebabnya, buat catatan atas variance tersebut disertai alasan.
-->> Jika sudah sama ; lanjutkan ke langkah berikutnya
Catatan penting : Jangan pernah mengubah nilai (angka) pada bukti transaksi.

[Step-3]. Hitung jumlah bendel bukti transaki, lalu bandingkan dengan jumlah entry yang ada pada petty cash log (catatan petty cash).
-->> Jika jumlah bendel bukti transaksi tidak sama dengan jumlah log (entry) ; maka perbaiki entry.
Catatan penting : Untuk sementara, jadikan bukti transaksi sebagai patokan.

[Step-4]. Bandingkan antara nilai yang ada pada petty cash entry dengan nilai yang tercantum pada bukti transaksi.
-->> Jika nilainya tidak sama, perbaiki entry pada petty cash log
-->> Jika sudah sama, beri catatan “Checked” pada kolom “Notes” pada Petty Cash Log.
Catatan Penting : Untuk sementara, jadikan Bukti transaksi sebagai patokan, jangan sebaliknya.

B. Mencocokkan Catatan (Petty Cash Log) dengan Fisik Uang (Petty Cash Physical)

Caranya :

[Step-1]. Kelompokkan dan hitung fisik uang sesuai dengan nilai nominalnya.

Misalnya :
Seratus Ribuan = 1
Lima Puluh Ribuan = 2
Dua Puluh Ribuan = 4
Sepuluh Ribuan = 2
Lima Ribuan = 8
Seribuan = 10
Lima Ratusan = 6
Dua Ratusan = 20
Seratusan = 10

[Step-2]. Masukkan masing-masing jumlah fisik ke dalam “Laporan Fisik Uang”, dan masukkan uang ke dalam masing-masing laci (locker) nya.

Contoh Laporan Fisik Uang :

Meskipun nominalnya kerap tidak signifikan REKONSILIASI KAS KECIL (PETTY CASH RECONCILIATION)
[Step-3]. Bandingkan antara “Total Fisik Uang” dengan “Saldo Petty Cash Log”

Jika tidak sama ;

Lakukan Penelusuran dengan cara melaksanakan step mundur dari penghitungan fisik uang hingga ke bukti transaksi, hingga perbedaan ditemukan :
Fisik uang salah -->> perbaiki entry fisik uang
Fisik uang benar -->> Check petty Cash Log
Entry pada petty cash log salah -->> Perbaiki Petty Cash Log Entry
Entry pada petty cash log benar -->> Telusuri Bukti Transaksi
Bukti Transaksi Kurang -->> Cari Bukti Transaksi
Bukti Transaksi Lengkap -->> Catat selisih (variance) yang terjadi

Jika sudah sama ;

Lanjutkan ke sesi ke-3 di bawah ini.

C. Membuat Laporan Rekonsiliasi Petty Cash

Buat Laporan Rekonsiliasi Petty Cash Seperti di bawah :

Meskipun nominalnya kerap tidak signifikan REKONSILIASI KAS KECIL (PETTY CASH RECONCILIATION)

Cara membuat Laporannya :

Kolom “Date” : Masukkan tanggal rekonsiliasi

Kolom “Expected Starting Balance” : Masukkan nilai “Actual Ending Balance” tanggal sebelumnya (lebih praktis masukkan formula).

Kolom “ Actual Starting Balance” : Masukkan Laporan Fisik Uang pada pembukaan petty cash (awal jam kerja)

Kolom “Variance” : buat formula “Expected Starting Balance” [dikurangi] “Actual Starting Balance”.

Ketiga Kolom di atas di isi ketika rekonsiliasi pagi hari (pembukaan petty cash)

Kolom berikutnya dikerjakan ketika penutupan petty cash :

Kolom “Cash Activities” : ketik manual mutasi cash yang ada di petty cash log untuk hari itu.

Kolom “Expected Balance” : buat formula “Actual Starting Balance” [ditambah] “Cash Activities”

Kolom “Actual Ending Balance” : masukkan total fisik uang dari laporan fisik uang.

Kolom “ Variance” : masukkan formula "Actual Ending balance” [dikurangi] “Expected Ending Balance” .

Catatan : Untuk setiap variance yang muncul, selalu lakukan penelusuran kebelakang, jikalau tidak ditemukan, maka variance harus dilaporkan kepada atasannya untuk dilakukan adjustment.

Materi Akuntansi Perusahaan

Labels

Breaking News

Articles by "Accounting"

REKONSILIASI BANK - Serie 2 [2 Mata Uang Berbeda]

DI BALIK REKONSILIASI BANK – Financial Controller’s View

PENGAKUAN & PELAPORAN ATAS TRANSAKSI MATA UANG ASING

TRANSLASI HARGA POKOK PENJUALAN (COGS)

AKUNTANSI PAJAK (Tax Accounting)

Accounting, Finance And Taxation

ANALISA PENGADAAN AKTIVA TETAP

SISTEM PENGENDALIAN INTERN (SPI) - Basic

Kas ( Cash ), Kes ( Cash )

REKONSILIASI KAS KECIL (PETTY CASH RECONCILIATION)

Contact Form