Serial - Membuat Lingkungan Financial Control Yang Kuat

[ Serie-2 ]

( Di serie seblumnya :......
3.Menerapkan mekanisme yang memadai untuk suatu transaksi dan sistem otorisasi.
Penerapan mekanisme dan otorisasi mutlak diperlukan. Suatu pembelian hendaknya melalui beberapa tahapan prosedur............)

4.Pelaporan dan pengawasan terhadap kinerja

Pelaporan terkait dengan investigasi terhadap operasional perusahaan, sedangkan pengawasan kinerja terkait dengan penilaian terhadap pencapaian tujuan perusahaan (goal achievement).

a.Pelaporan untuk pengendalian keuangan

Masing-masing jenis laporan mempunyai kegunaan yang berbeda-beda. General Ledger Detail mempunyai kegunaan bagi pemeriksa untuk memilih apakah nilai transaksi-transaksi yang ada masuk logika atau tidak, apakah telah dibayarkan dalam jumlah yang benar atau tidak, apakah telah dibayarkan kepada supplier yang sesuai atau tidak, apakah transaksi tersebut sejalan dengan sasaran dan tujuan perusahaan atau tidak.

Laporan Keuangan setahun, mempunyai kegunaan untuk menilai musim keuangan dari bulan ke bulan di periode tahun tersebut. Semakin tinggi level administrasi pengguna laporan, biasanya cenderung membutuhkan jenis laporan yang lebih ringkas dan garis-garis besarnya saja (semakin tidak detail).

(Akan dibahas secara lengkap mengenai cara-cara investigasi GLD pada artikel berikutnya : TIP MEMERIKSA GENERAL LEDGER DETAIL)

b.Pengawasan kinerja

Jika seorang Financial Controller ingin sanggup mencapi tujuannya (goal-nya), Financial Controller hendaknya melaksanakan review terpola terhadap kinerja yang tercermin di dalam laporan keuangan.

Membandingan antara anggaran dengan realisasi transaksi, akan sanggup memperoleh citra dan data yang sangat mempunyai kegunaan bagi penentuan kebijakan berikutnya, atau untuk keadaan tertentu Financial Controller sangat mungkin perlu mengubah kebijakan, tata cara , mekanisme atupun sistem otorisasi sesegera mungkin untuk tingkat pencapaian yang semakin sempurna.

Untuk setiap penyimpangan yang terjadi, seharusnya dilakukan penyidikan dan investigasi yang mendalam hingga ke hal yang paling detail, focus pada wilayah yang bermasalah saja akan menciptakan penyidikan menjadi lebih efektif.

c.Melaksanakan Penilian Resiko Proses (PRA=Process Risk Assement)

Pemeriksaan Resiko Proses atau yang lebih dikenal dengan PRA, merupakan penilaian sanggup bangun diatas kaki sendiri terhadap proses yang telah atau sedang berlangsung di perusahaan. PRA ini sangat strategis posisinya di dalam Financial Control.

(Juga akan hadir segera artikel khusus mengenai PRA : PROCESS RISK ASSESMENT).

5.Pengarsipan dokumen & catatan yang memadai.

Dokumen dasar dari sistem pembukuan ialah sangat penting. Dokumen dasar yang diamksudkan ialah bukti-bukti transaksi, yang mencakup : Nota-nota, faktur-faktur, surat jalan, akte pendirian perusahaan, Slip-slip setoran atau transfer, Slip Gaji, Bukti pemotongan Pajak, dan lain-lain.

Menelusuri transaksi dari Laporan hingga ke bukti transaksi ialah sangat mempunyai kegunaan untuk menerangkan kebenaran, ke akuratan dan keabsahan suatu transaksi. Untuk itu dokumen bukti transaksi seharusnya di arsipkan secara teratur dan baik.

6.Melakukan investigasi fisik terhadap aset perusahaan beserta catatannya

Implementasi bentuk kontrol ini mencakup : Penerimaan Kas hendaknya memakai mesin Cash Register, Penyimpanan materi baku maupun barang dagangan hendaknya diruangan yang tertutup dan terkunci, dengan perawatan dan penjagaan keamanan yang memadai, memakai filing cabinet yang terkunci untuk menyimpan arsip arsip yang sifatnya rahasia.