Serial - Membuat Lingkungan Financial Control Yang Kuat

[ Serie - 1 ]

Pengantar

Menentukan resiko yang mungkin timbul pada proses keuangan, tidak cukup hanya dengan mengevaluasi kekuatan dan kelemahan alat kontrol secara sendiri-sendiri dan terpisah-pisah. Dibutuhkan penilaian menyeluruh terhadap seluruh elemen dan lingkungan pengendalian yang terkait dengan proses keuangan itu sendiri.

Berikut ialah langkah-langkah yang perlu diambil didalam membuat lingkungan Financial Control yang kokoh :

1.Mempekerjakan staf yang kompeten, sanggup mengemban amanah dengan kewenangan dan tanggungjawab yang jelas
Job Description yang terperinci mutlak dipersiapkan, sehingga langkap yang maksimal bisa dilakukan semenjak pada tahapan interview dan tes seleksi terhadap staff keuangan. Hal ini juga akan memudahkan perusahaan di dalam mempersiapkan dan menawarkan training yang sempurna terhadap staf gres di bab keungan.

Pemeriksaan latar belakang dan acuan juga merupakan bab yang penting di dalam pengangkatan staff gres di bab keungan. Selanjutnya, supervisor atau kepala bab hendaknya menawarkan training dan trainning yang intensif secara terperinci mengenai cara melaksanakan suatu pekerjaan, derma pola dan praktik pribadi melaksanakan pekerjaan ialah cara yang paling efektif. Supervisor atau atasan pribadi sebaiknya juga menawarkan pengetahuan yang cukup mengenai budaya dan budpekerti perusahaan.

Staf yang cakap dan jujur akan bisa melaksanakan pekerjaan dengan level yang lebih tinggi, bahkan kalau diterapkan pemanis sistem kontrol sekalipun. Staff yang tidak cakap dan tidak jujur akan berdampak terhadap keefektifan sistem pengendalian.

2.Melakukan pemisahan fungsi dan kiprah di dalam perusahaan

a.Memisahkan antara penghitungan aset dengan accounting
Mungkin ini merupakan jenis pemisahan fungsi yang paling penting, yaitu dengan tidak menawarkan ruang menyembunyikan atau melindungi kesalahan terhadap suatu transaksi aset. Resiko berat yang mungkin timbul kalau menawarkan tanggungjawab penghitungan aset sekaligus melaksanakan pembukuan ialah penjualan aset perusahaan untuk laba pribadi, yang kemudian melaksanakan adjustment (penyesuaian) di dalam pembukuan oleh staff yang bersangkutan juga. Mengerikan bukan ?.

b.Memisahkan staf yang mempunyai otorisasi terhadap transaksi dengan penghitung aset
Petugas yang mempunyai wewenang terhadap suatu transaksi seharusnya tidak mempunyai wewenang pengawasan terhadap aset. Contoh : Petugas yang mempunyai wewenang terhadap penentuan besarnya uang service di restoran, tidak sekaligus bertugas membagikan uang service itu sendiri. Jika tidak, maka akan sangat mungkin uang service ditentukan tinggi, akan tetapi yang dibagikan rendah, dan selisihnya diambil untuk laba pribadi.

c.Memisahkan Tugas dan tanggung jawab antar fungsi-fungsi yang ada di accounting.
Petugas yang melaksanakan posting ke account (mislanya: Posting ke buku kas, Posting buku Piutang, dan lain-lain ) seharusnya tidak bertugas melaksanakan posting tertentu di General Ledger. Hal ini dimaksudkan untuk mencegah lolosnya kesalahan yang tidak disengaja.


d.Memisahkan kiprah antara accounting dengan pengawasan.
Staf yang bertugas melaksanakan posting transaksi, seharusnya tidak sekaligus bertugas menilik General Ledger ataupun General Ledger Detail. Pemisahan fungsi ini akan sangat efektif untuk menangkap kesalahan baik yang disengaja atupun yang tidak disengaja.

e.Memisahkan antara tanggungjawab operasional dengan tanggung jawab investigasi pembukuan.
Seseorang yang bertugas melaksanakan proses operasional sehari-hari di accounting, seharusnya tidak sekaligus bertugas melaksanakan review terhadap buku besar opersional maupun yang bertugas membuat laporan keuangan. Hal ini guna mencegah terjadinya interpretasi yang kabur terhadap pelaksanaan anggaran.

3.Menerapkan mekanisme yang memadai untuk suatu transaksi dan sistem otorisasi

Penerapan mekanisme dan otorisasi mutlak diperlukan. Suatu pembelian hendaknya melalui beberapa tahapan prosedur, mulai dari penilaian surat penawaran dari supplier, cost analysis, hingga dengan keputusan pembelian.

Prosedur seharusnya dibentuk begitu terperinci mulai dari awal proses hingga dengan akhirnya. Mulai dari rencana pembelian atau pembayaran hingga penutupan pembukuan dan pengarsipan bukti pembeliannya.

Demikian halnya dengan sistim otorisasi, hendaknya di set level-level transaksi, baik itu yang diukur dari frekwensi transaksinya maupun dari nilai transaksinya. Misalnya : transaksi yang nilainya kurang dari Rp 500.000,- boleh di sahkan oleh seorang manajer saja, akan tetapi untuk transaksi yang berkisar antara 500.000 hingga dengan 1.000.000,- harus di approve oleh 3 orang manager.

Transaksi yang berkaitan dengan biaya operasional sehari-dari sanggup diapprove oleh seorang Purchasing Manager saja, akan tetapi transaksi yang terkait dengan investasi hendaknya di approve oleh Financial Controller atau General Manager