Gaji

Pengantar

Gaji yang bahasa inggrisnya payroll, ialah imbalan yang diberikan oleh pihak yang mempekerjakan kepada pihak pekerja, dalam korelasi yang relatif tetap, maupun dalam bentuk kontrak.

Besarnya Gaji biasanya sudah ditentukan pada ketika janji kerja dilakukan, dan tidak akan berubah hingga dengan adanya janji baru. Nilainya relatif tetap.

Dalam artikel ini tidak akan dibahas secara mendalam mengenai honor dilihat dari sudut pandang kepersonaliaan maupun administrasi umum. Pembahasan akan dikonsentrasikan pada aspek-aspek akuntansinya.

Dalam akuntansi, Gaji dimasukkan kedalam golongan biaya, yaitu biaya gaji. Bukan cost.

Elemen-elemen Gaji

Walaupun begitu banyak variasi elemen yang ada pada biaya gaji, akan tetapi pada garis besarnya ada 4 elemen dasar dan 2 elemen tambahan, yang terdiri dari :

1). Gaji Pokok
Gaji Pokok merupakan elemen utama, yang dijadikan dasar pertimbangan mengapa honor digolongkan kedalam kelompok biaya operasional. Dimana nilainya relatif tetap (paling tidak untuk satu tahun buku). Besarnya nilai pada elemen ini tentunya bervariasi sesuai dengan kemampuan perusahaan, jabatan, masa kerja. Semakin tinggi kemampuan perusahaan, biasanya juga akan memilih nilai honor pokok yang relatif lebih tinggi, semakin tinggi suatu jabatan semakin tinggi juga honor pokoknya, semakin usang masa kerjanya maka kemungkinan kenaikan honor akan semakin luas yang nantinya berakumulasi menjadi peningkatan nilai dari honor pokoknya.

2). Lembur
Kebijakan mengenai lembur tidaklah sama antara satu perusahaan dengan perusahaan yang lain. Akan tetapi, pada umumnya lembur biasanya diberikan hanya pada pegawai di tingkatan (level) tertentu saja, yaitu staf (bukan manajer).

3). Tunjangan-Tunjangan
Ada banyak sekali macam jenis tunjangan, dimana dalam pelaksanaannya sangat tergantung dari kemampuan perusahaan.

a).Tunjangan Jabatan
Jenis pinjaman ini menempel pada suatu jabatan tertentu. Semakin tinggi suatu jabatan, pinjaman inipun semakin tinggi (sampai pada batas tertentu).
b).Tunjangan Kesehatan
Tunjangan kesehatan tergolong pinjaman yang paling banyak disediakan oleh perusahaan sehabis pinjaman jabatan. Dalam praktiknya pinjaman kesehatan ini diberikan dalam bentuk yang berbeda-beda. Misalnya ; Penggantian biaya kesehatan, pembebasan biaya pembelian obat, dan lain sebagainya.
c).Tunjangan Asuransi
Tunjangan asuransi yang paling lumrah digunakan di Indonesia ialah produk-produk asuransi yang disediakan oleh PT. Jamsostek (Persero)
d). Dan Tunjangan lain (yang bervariasi dan tidak umum dipakai)

4). Potongan-potongan
Potongan atas Gaji yang paling dasar ialah potongan Pajak Penghasilan (PPh), Premi asuransi yang ditanggung oleh pegawai,.

5). Bonus & Insentif
Bonus & insentif merupakan elemen tambahan, biasanya disediakan oleh jenis perusahaan tertentu dan untuk pegawai tertentu saja, yaitu distributor, bank, finance dan perusahaan homogen yang operasionalnya berorientasikan target. Elemen ini nilainya tidak tetap.


Perlakuan Akuntansi atas Gaji

1). Penilaian (Penghitungan Gaji)
Gaji dihitung dengan memformulasikan elemen-elemen yang ada pada gaji. Dari semua elemen yang ada, hanya elemen potongan lah yang menjadi factor pengurang besarnya nilai gaji. Sedangkan elemen lainnya merupakan faktar penambah besarnya nilai Gaji.

Gaji sanggup diformulasikan sebagai berikut :

[Gaji Pokok] + [Lembur] + [Tunjangan] - [Potongan] + [Bonus/Insentif]

Dengan formula ini, besarnya biaya honor yang akan timbul sanggup ditentukan.


2). Pengakuan Atas Gaji
Gaji yang dibayarkan dengan system transfer diakui apada ketika transfer dilaksanakan, honor yang dibayarkan dengan memakai check diakui pada ketika check tersebut dicairkan oleh akseptor gaji, sedangkan honor yang dibayarkan dalam bentuk tunai (cash) diakui pada ketika honor diserahkan. Besarnya biaya honor yang diakui ialah sebesar nilai hasil formulasi di atas.

3). Pencatatan (Jurnal Penggajian)
Gaji dicatat pada ketika pengakuannya, yaitu : sesuai tanggal yang tertera di slip transfer, di slip gaji, tanggal check (tergantung bentuk honor yang diberikan).
Adapun jurnal atas honor ialah sebagai berikut :

Pada ketika penggajian :
Debit : Biaya Gaji
Kredit : Kas dan Utang PPh

Contoh :
Biaya Gaji (Debit) : Rp 100,000,000,-
Kas (Kredit) : Rp 90,000,000,-
Utang PPh Pasal 21 (Kredit) : Rp 10,000,000,-

Pada ketika penyetoran PPh :
Utang PPh Pasal 21 (Debit) : Rp 10,000,000
Kas (Kredit) : Rp 10,000,000

4) Pelaporan Gaji
Pada Laporan Rugi Laba, Gaji termasuk di dalam kelompok besar biaya operasional dan dinyatakan di dalam akun Biaya Gaji, yang nantinya akan menghipnotis besar-kecilnya keuntungan atau rugi perusahaan. Pernyataan Laba rugi akan memberi donasi terhadap Akun keuntungan ditahan (retained earning) pada Neraca.


Prosedur Penggajian

a). Penghitungan Gaji
Penghitungan honor didahului oleh pengumpulan data-data yang nantinya akan dijadikan dasar perhitungan. Sumber data penghitungan honor berasal dari bab personalia yang seharusnya diserahkan begitu tutup buku penggajian dilakukan (biasanya 1 ahad sebelum tanggal penggajian). Adapun data-data yang diharapkan yaitu :
Untuk memilih besarnya Gaji Pokok, Tunjangan dan Potongan : Daftar Karyawan (lengkap dengan jabatan dan masa kerjanya), daftar absensi, daftar cuti, daftar libur berbayar.
Untuk memilih Bonus atau insentif : Daftar yang dijadikan dasar perhitungan (Daftar Penjualan dari masing-masing salesman).
Formula yang digunakan ialah menyerupai yang telah disebutkan pada sub pokok bahasan di atas.
Setelah perhitungan selesai dilakukan, hendaknya dilakukan investigasi dan penelitian kembali sebelum dimintakan persetujuan kepada Manajer Personalia.

b). Persetujuan Gaji
Daftar Gaji diajukan oleh Manajer Personalia kepada Direktur, dengan tembusan kepada General Manager dan atau Financial Controller. Financial Controller maupun General Manager akan melaksanakan penelitian baik itu secara mengkhusu dan terperinci maupun umum, yang sangat tergantung dari Daftar Gaji yang diajukan (apakah daftar honor itu dinilai masuk akal atau tidak). Setelah diteliti, jikalau sanggup disetujui maka Financial Controller atau General Manager akan menawarkan rekomendasi kepada administrator untuk disetujui, Sedangkan jikalau dianggap tidak wajar, maka Financial Controller atau General Manager berhak untuk menahannya hingga dijelaskan dan atau dilakukan perbaikan-perbaikan seperlunya.

c). Permintaan Kas untuk Penggajian
Dalam hal Daftar Gaji disetujui dan telah disahkan, maka daftar Gaji tersebut akan diserahkan kepada Bagian Accounting sebagai dasar untuk undangan kas penggajian. Bagian Accounting akan menyiapkan Kas sesuai dengan permintaan. Permintaan Kas disertai daftar honor yang telah disahkan hendaknya telah diterima selambat-lambatnya 2 hari sebelum tanggal penggajian.
Untuk honor yang akan dibayarkan dalam bentuk tunai, akan dibuatkan 1 check tunai saja untuk semuanya. Untuk honor yang dibayarkan dalam bentuk check, akan dibuatkan check masin-masing untuk satu karyawan. Sedangkan untuk honor yang dibayarkan melalui transfer, maka akan disiapkan satu daftar perintah transfer kepada bank.

d). Pembagian Gaji
Gaji dibagikan atau ditransfer sempurna pada tanggal pengajian, dibagikan oleh kasir perusahaan, disaksikan oleh staf personalia. Diawasi oleh Chief Accounting dan Manajer Personalia. Hal ini penting, semoga jikalau diharapkan sanggup menawarkan klarifikasi yang sesuai kepada pegawai yang membutuhkan penjelasan.

e). Pencatatan Penggajian
Setelah pembayaran honor selesai dilaksanakan, maka Book Keeper akan melaksanakan pencatatan dengan memposting ayat-ayat jurnal yang sesuai (lihat di sub pokok pembahasan sebelumnya).

f). Pemeriksaan Penggajian
Proses selanjutnya ialah proses pemeriksaan. Pemeriksaan akan dilakukan oleh Financial Controller. Adapun investigasi yang dilakukan, yaitu dengan membandingkan antara daftar honor yang telah desetujui dengan pengeluaran kas, Slip Gaji, sisa fisik uang yang masih ada di kasir, Bukti pemotongan PPh Pasal 21, untuk kemudian dibandingkan dengan General Ledger Detail yang di print-out oleh Book Keeper. Apabila tidak ditemukan kesalahan atau ketidak wajaran, maka Financial Controller akan menciptakan pernyataan masuk akal atas penggajian tersebut, sekaligus menawarkan ijin untuk ditutup.

g). Penutupan dan Arsip Penggajian
Proses simpulan dari penggajian ialah penutupan, dimana penutupan dilakukan apabila investigasi telah selesai dilaksanakan oleh Financial Controller. Selanjutnya semua bukti yang terkait dengan penggajian (Daftar Gaji, Slip Gaji, Bukti Tranfer, Bonggol Check dan Print Out General Ledger Detail yang disahkan oleh Financial Controller) diarsipkan ke dalam masing-masing binder yang telah ditentukan.