Urgent : Investigasi Terhadap Journal Entry

Fakta: Pengendalian Internal Tidak selalu efektif.

Sistem pengendalian internal yang efektif sanggup membantu di dalam mencegah "SALAH PENYAJIAN" (misstatement) entah alasannya ialah kesalahan yang tidak disengaja (erronous) atau alasannya ialah FRAUD, yaitu dengan menemukannya pada laporan keuangan perusahaan.

Benar sekali!

Tetapi......

--- Selanjutnya ---

Bagaimana kalau pegawai bisa MENGECOH/MENGAKALI struktur Pengendalian itu sendiri?.


Jurnal-jurnal entry yang ada di bab atas (Pendapatan, Penjualan, Kas, Investasi, Utang Dagang, dsb) tergolong yang paling sering di selewengkan. Memang hampir tidak mungkin bagi pegawai/staf untuk bisa melaksanakan adjustmen-adjustmen di sub-ledger-nya, akan tetapi dengan kerjasama antar departemen dan penguasaan pada internal control yang dilaksanakan secara rapi, itu bisa dilakukan.

Penyelewengan yang paling sering terjadi dalam kasus ini ialah legalisasi atas pos pendapatan yang terlalu prematur. Satu-satunya yang mambuat ini bisa terjadi ialah melalui penguasaan terhadap pengendalian internal, kemudian mengakalinya/mengecohnya.

SAYANG SEKALI : perusahaan sering terlena terhadap sistem pengendalian intern yang dianggap sudah sangat efektif mencegah kesalahan-kesalahan maupun penyelewengan.

SAYANG SEKALI : pegawai, termasuk administrasi senior terlalu berilmu dan sangat cepat mencari tepatnya menciptakan suatu cara untuk mengecoh sistem pengendalian internal itu sendiri.

Misalnya : dengan memasukkan journal entry yang nilainya sengaja dikecilkan untuk maksud semoga sanggup memperoleh persetujuan dengan lebih cepat, sekaligus untuk mengecoh auditor dengan penampilan angka yang tidak material.

Okay.....

Mulailah berpikir....

"Adakah sesuatu yang tidak beres pada perusahaan ini?, adakah usaha-usah untuk mengecoh sistem pengendalian yang telah ada?".

Adalah terbaik kalau investigasi atau percobaan-percobaan tidak dikonsentrasikan hanya pada "apakah sudah ada sistem pengendalian intern", tetapi lebih berkonsntrasi pada kemungkinan terjadinya pengecohan atau usaha-usaha untuk mengakali sistem pengendalian intern itu sendiri.


Menilai Tingkat Ke-efektif-an sistem Pemeriksaaan journal entry

Berpikir wacana begitu tingginya resiko yang terjadi terhadap pengambil alihan kekeuasaan administrasi dan pengecohan terhadap sistem pengendalian di peruasahaan, investigasi kelayakan mekanisme di sekitar proses journal entry.

Pertanyaan-pertanyaan berikut mungkin mempunyai kegunaan untuk menarik kesimpulan mengenai tingkat ke-efektif-an system pemeriksaan

jurnal entry yang telah ada :

1) Prosedur internal apakah selama ini yang telah di laksanakan untuk BUKAN HANYA MEMERIKSA PROSES JURNAL ENTRY-NYA SAJA, tetapi juga sekaligus menyidik pengecohan/usaha mengakali yang terjadi pada proses posting jurnal?.

2) Apakah mekanisme yang dilaksanakan sesuai dengan "PERNYATAAN STANDAR AUDIT" ?

3) Bagamana investigasi (testing) dilaksanakan?, apakah dilaksanakan menurut suatu sample (contoh) atau di automisasi supaya sanggup menganalisa data secara keseluruhan (100%)?.

4) Jika perusahaan belum pernah melaksanakan investigasi terhadap proses jurnal entry, langkah apa yang akan kita diambil untuk bisa memperlihatkan sumber data yang bersifat konsultatif atau software atau trainning terhadap staff semoga investigasi ini bisa berjalan ?

Pemeriksaan Terhadap Journal Entry diperlukan

Mempertimbangkan kemampuan journal entry untuk mengefektifkan investigasi atas laporan keuangan, Pemeriksaan terhadap proses jurnal entry menjadi urgent untuk dilakukan.

The auditor should design procedures to test the appropriateness of journal entries recorded in the General Ledger and other adjustments (Statement of Audit Standard).

Lebih Specific lagi.....

Dalama semua jenis pemeriksaan, Auditor hendaknya :

(a)Memperoleh pemahaman terhadap proses laporan keuangan perusahaan dan PENGENDALIAN TERHADAP JOURNAL-JOURNAL ENTRY beserta PENYESUAIANNYA;

(b) Identifikasi dan pilih beberapa journal entry dan dan beberapa jurnal pembiasaan untuk dilakukan test.

(c) Tentukan waktu pelaksanaan test

(d) Selidiki atau periksa orang-orang yang terlibat di dalam proses laporan kuangan, mengenai kejadian atas suatu ketidak normalan posting dalam journal entry dan atau jurnal penyesuaian.

Alat Pemeriksaan Journal Entry

Alat apa yang paling efektif untuk menyidik jurnal entry ?.

Jawabannya : Banyak alat yang bisa dipakai, dari yang paling canggih hingga yang paling sederhana (CAAT tools : ACL, IDEA, ActiveData for Excel, Microsoft Access or even Microsoft Excel ).

Melaksanakan Pemeriksaan Journal Entry

Bagaimana cara melaksanakan test-nya ?..

Here we go..... ! :P

Pilihlah type journal entry khas yang rentan bermasalah.

Ada beberapa karakteristik jurnal entry bermasalah, yang biasanya sangat khas :

(a) Transaksi tidak terkait dengan transaksi lain (berdiri sendiri), tidak biasanya dan ada di akun yang jarang dipakai.

(b) Dibuat oleh seseorang yang bukan petugas data jurnal entry itu sendiri.

(c) Di posting pada selesai periode atau menjelang penutupan buku, tidak ada keterangan atau deskripsi yang jelas.

(d) Dibuat entah sebelum atau pada ketika persiapan pembuatan laporan keuangan, yang tidak mempunyai account number yang di set.

(e) Mengandung angka pembulatan yang menciptakan angka itu menjadi genap (tidak ganjil)

(f) Di pergunakan akun atau rekening yang mengandung transaksi yang kompleks, tanggal jatuh temponya sulit ditentukan.

Saya asumsikan anda perusahaan anda menggunakan accounting software atau data base management.

Agar gampang untuk anda pahami dan ingat, langkah-langkahnya saya kelompokkan menjadi beberapa pertanyaan : -Siapa?-, -Apa?-, -Kapan?-, -Dimana?-, -Mengapa?-

[-Siapa ?-] :

Kelompokkan dan ringkas jurnal entry kedalam kelompok orang-orang yang mempostingnya, dan apakah orang-orang tersebut mempunyai otoritas untuk melaksanakan posting journal.

[-Apa ?-]

Tranfser jurnal dari data base system ke spreadsheet,

lalu extract manual entry dengan yang dientry dengan system (yang tadi sudah di transfer ke excel, untuk selanjutnya sanggup di analysis.

Sort dan summerize data menurut nomor code ledger untuk sanggup mengidentifikasi transaksi berulang dan unik dengan menggunakan 5 postingan pertama yang bersaldo debit dan credit, Jumlahkan mutasi general ledger pada bab jumlah nominal untuk memperoleh jumlah yang paling sering muncul di sisi debit maupun debit secara terpisah.

[-Kapan ?-]

Ambil journal-jurnal entry yang di psoting di selesai pekan dan hari libur.Ambil jurnal-jurnal yang di posting di awal tahun buku atau ditujukan untuk jatuh tempo di awal tahun buku., Kemudian short jurnal-jurnal debit dan kredit menurut tanggal, bukan dan tahun.

[-Dimana?-]

Ambil jurnal-jurnal yang diposting ke akun atau rekening yang tidak tuntas (misal deposit, biaya dibayar dimuka, cash advance, dll).

[-Mengapa ?-]

Ambil nilai transaksi di general ledger ( debit maupun kredit) yang lebih dari rata-rata nilai general ledger tersebut dengan persentase tertentu ( cobalah 5 x nilai general ledger).

Ambil jurnal entry yang mengandung angka pembulatan dan kelipatan : 10,000, 100,000 dan 1,000,000Ambil lah jurnal entry yang nilainya persis sebatas maksimal transaksi diijinkan, yang terjadi berkali2, seolah-oleh diposting berkali-kali hingga mencapai jumlah tertentu alasannya ialah dibatasi oleh transaksi maksimal.