Format SOP Perusahaan: Penanganan Produk Palsu, Retur, Traceability, dan BAP Pemusnahan

4 Format SOP Perusahaan: Penanganan Produk Palsu, Retur, Traceability, dan BAP Pemusnahan

Format SOP – Produk palsu, produk retur, product traceability (mampu telusur produk), dan berita acara pemusnahan produk adalah hal-hal penting yang perlu diperhatikan oleh perusahaan, sehingga sebaiknya dibuat standar operasional prosedur (SOP) sebagai pedoman pelaksanaan aktivitas tersebut.

Untuk mempermudah penyusunan SOP tersebut, blog manajemen keuangan kembali manyajikan contoh format SOP perusahaan untuk penanganan produk palsu, produk retur, product traceability, dan berita acara pemusnahan produk.

Langsung saja kita mulai pembahasannya….

01. SOP Penanganan Produk Palsu

Dalam persaingan bisnis yang semakin sengit, tak bisa dihindarkan kemungkinan adanya produk palsu yang entah asalnya dari mana, dan entah disengaja atau tidak, ber-huznudhon aja deh 

Yang lebih penting sebagai tindakan pencegahan adalah dengan membuat SOP untuk menangani produk palsu tersebut dengan sebaik-baiknya. Tentu sesuai dengan prosedur yang berlaku.

 

Format SOP Penanganan Produk Palsu

Format SOP sederhana yang kita gunakan terdiri dari:

Untuk menjelaskan mengenai bagaimana menangani produk palsu.Tujuan

Bahan dan Alat

Laporan Pelanggan

Kualifikasi Personil

Karyawan yang ditunjuk.

Prosedur

• Kumpulkan produk palsu atau yang diduga palsu dari pelanggan.
• Letakkan di area tersendiri dan beri tanda atau tulisan “Produk Palsu atau diduga palsu”
• Kirimkan contoh produk ke bagian produksi untuk dianalisa apakah produk tersebut palsu atau tidak.
• Jika diketahui palsu, bersama-sama dengan bagian produksi/pabrik instruksikan ke pelanggan untuk segera menarik produk dengan ciri-ciri atau tanda-tanda (spesifikasi) tersebut di atas.
• Kirimkan produk tersebut ke bagian produksi/pabrik dan buat laporannya.

 Contoh Format SOP Penanganan Produk Palsu (Format Lengkap)

Contoh format SOP penanganan produk palsu yang kami sajikan di sini merupakan penggabungan format SOP di atas ditambah dengan header dan bagian pengesahan.

Perhatikan penampilannya berikut ini:

02. SOP Penanganan Produk Retur

Produk retur atau produk kembalian akan selalu ada dengan berbagai alasan, walaupun perusahaan sudah berusaha untuk meminimalisir jumlah barang retur.

Barang retur ini perlu ditangani dengan baik agar tidak menimbulkan kerugian yang lebih besar. Oleh karena itu perlu disusun standar operasional prosedur yang akan mengatur dan menangani produk retur ini.

Format SOP Penanganan Produk Retur

Format SOP perusahaan tentang penanganan produk ini terdiri dari:

Tujuan

Untuk menjelaskan bagaimana produk dari perusahaan cabang dan distributor dikembalikan (retur)

Pengertian

Yang dimaksud produk retur (kembalian) adalah produk yang dikembalikan dari distributor atau cabang perusahaan  karena komplain cacat kualitas teknik, komplain produk kadaluarsa atau salah pengiriman.

Kualifikasi Personil

Karyawan yang ditunjuk

Prosedur

#1. Lakukan penerimaan kembali atas persetujuan manajer logistik

#2. Alasan retur produk:

Produk yang rusak:

• Produk yang rusak berkaitan dengan kualitas dan karena masalah produksi, terjadi perubahan fisik, misalnya warna, perubahan bentuk (misalnya lembek), terjadi pemisahan tetap, misalnya pada suspensi, terjadi pengendapan tetap.
• Kerusakan kemasan primer. Kemasan primer pecah, sobek, menggelembung, penutup tidak sempurna sehingga isi produk keluar, misalnya pada minuman, atau kemasan tetap tapi isinya berkurang.
• Kerusakan kemasan sekunder, kemasan sobek, etiket tidak lengket

Produk yang kadaluarsa:

• Perusahaan akan mengganti 100% untuk produk yang sampai di gudang perusahaan tiga bulan sebelum batas kadaluarsa pada batas kadaluarsa. Misalnya, Expired Date Januari 2018, maka batas penerimaan di gudang perusahaan antara 1 November 2017 sampai dengan Januari 2018.

#3. Alasan produk kembalian yang tidak dapat diterima gudang

• Rusak karena kesalahan penyimpanan di gudang. Misalnya, dimakan rayap, dimakan tikus, kebocoran dan penyimpangan dari tata cara yang sudah ditentukan.
• Komplain kerusakan primer dan sekunder yang disampaikan lebih dari seminggu sejak barang diterima pelanggan.
• Produk yang sampai di gudang perusahaan dalam waktu di luar ketentuan, baik sebelum maupun sesudahnya tidak mendapatkan penggantian.

#4. Terima produk yang dikembalikan oleh bagian gudang dan periksa serta catat dalam buku penerimaan pengendalian gudang: nama produk, batch no, tanggal kadaluarsa, jumlah dan bentuk persediaan.

#5. Kategorisasi dan analisis setiap produk kembalian.

#6. Untuk produk kembalian yang rusak, kemas produk sedemikian rupa agar tidak mencemari produk lainnya.

#7. Simpan produk kembalian di ruang karantina atau tempatkan terpisah dahulu dari persediaan barang.

#8. Buat bukti penerimaan oleh bagian gudang yang kemudian dikirim ke bagian logistik.

#9. Kembalikan produk ke persediaan penjualan, bila:

• Produk tersegel dalam kemasan asli dan dalam kondisi yang baik.
• Diketahui bahwa produk telah disimpan dan dikelola dalam kondisi yang sesuai dan belum kadaluarsa.
• Telah diperiksa dan diuji oleh petugas yang memiliki kewenangan untuk itu.

#10. Catatan kembalian produk disimpan oleh penanggungjawab dan secara resmi meneruskan produk tersebut ke bagian pemasaran apabila masih layak jual.

#11. Apabila produk kembalian tersebut kadaluarsa atau rusak maka diberi tanda secara mencolok “KADALUARSA” atau “RUSAK”, selanjutnya diatur pelaksanaan pemusnahan dan berita acaranya.

Contoh Format SOP Penanganan Produk Retur (Format Lengkap)

Perhatikan contoh lengkap SOP Penanganan Produk Retur, terdiri dari Header, Isi Utama, dan Disposisi:

Halaman #1:

Halaman #2:

Halaman #3:

03. SOP Product Traceability

Kemamputelusuran produk perlu diperhatikan untuk memudahkan pengelolaan produk, sehingga bila terjadi suatu kejadian yang tidak diinginkan, perusahaan akan bisa menyelesaikan solusi dengan cepat.

Format SOP Product Traceability

Format SOP yang digunakan terdiri dari:

Tujuan

Menyediakan Product Traceability sejak dari bagian produksi sampai ke pelangggan.

Alat dan Bahan

• Kartu Stok Gudang
• Data Laporan Distribusi Produk

Pihak Terkait

• Logistik
• Gudang
• Marketing

Prosedur

• Memelihara catatan terkini yang memudahkan ketertelusuran produk yang didistribusikan, misalnya pada kartu stok gudang, yang meliputi nama konsumen, kode produksi, no. Batch, tipe, jumlah, nomor ijin edar.
• Catatan harus dipelihara selama periode tertentu yang ditetapkan berdasarkan persyaratan atau ketentuan regulasi yang terkait.
• Sesuai dengan masa kegunaan produk yang bersangkutan sebagaimana ditetapkan oleh bagian produksi yang membuat produk tersebut.
• Tidak kurang dari tahun terhitung tanggal produk tersebut dikirim dari perusahaan. Diambil periode yang paling lama.
• Harus diterapkan sistem penelusuran hingga ke tingkat customer.
• Jika penelusuran tidak memungkinkan hingga ke tingkat customer, diterapkan sistem penelusuran hingga ke fasilitas pengguna.
• Catatan penelusuran sekurang-kurangnya meliputi tanggal produk dibeli cusmtomer.
• Hasil penelusuran harus dilaporkan kepada instansi berwenang.
• Catatan-catatan penelusuran harus dipelihara.

Contoh SOP Product Traceability (Format Lengkap)

Perhatikan contoh SOP Product Traceability berikut ini:

Halaman #1:

 

Halaman #2:

04. SOP Berita Acara Pemusnahan Produk

Saat perusahaan memutuskan untuk memusnahkan produk-produknya, maka perlu dibuat berita acara pemusnahan produk.

 

Format SOP Berita Acara Pemusnahan Produk

Standar Operasional Prosedur berita acara pemusnahan produk terdiri dari:

Tujuan

Untuk menjelaskan bagaimana pembuatan berita acara pemusnahan produk.

Penanggung jawab

Tenaga yang ditunjuk

Prosedur

Pada hari ini … tanggal….. tahun ….. kami yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama                   :

Pekerjaan            :

Alamat                 :

Dengan dilakukan oleh:

Nama / NIK         :

Jabatan                :

Dengan disaksikan oleh petugas ……. :

Nama / NIP         :

Jabatan                :

Nama / NIP         :

Jabatan                :

Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa telah memusnahkan produk-produk dengan perincian sebagai berikut:

Pemusnahan ini dilakukan dengan cara: ………………

Berita acara pemusnahan ini dibuat rangkap 4 (empat) yang kami kirimkan kepada:

1. Direktur pengawasan distribusi produk
2. Kepala Dinas …..
3. Kepala balai besar/balai POM di….
4. Arsip

Demikian berita acara ini kami buat dengan sesungguhnya untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.

Contoh Format SOP Berita Acara Pemusnahan Produk

Perhatikan Contoh SOP Berita Acara Pemusnahan Produk berikut ini:

Halaman #1:

Halaman #2:

Inilah 4 contoh format SOP Perusahaan untuk mengelola aktivitas Penanganan Produk Palsu, Retur, Traceability, dan BAP Pemusnahan Produk.

Mudah-mudah bermanfaat dan terima kasih.