Administrative Assistant yaitu bab yang sangat penting dalam sebuah perusahaan dalam skala apapun. Kata Administrative Assistant ini sendiri berasal dari kata bahasa Inggris, Administrative dan Assistant, Adminitrative berasal dari kata administration yang mempunyai arti sama dalam bahasa indonesia, dan bila diartikan secara harfiah, administrative mempunyai makna segala hal yang berkaitan dengan manajemen dan pemberkasan. Sedangkan assistant berasal dari kata assist yang mempunyai arti membantu atu menunjang. Kaprikornus posisi administrative assistant bisa diartikan sebagai posisi yang membantu atau menunjang biar proses manajemen dalam suatu perusahaan bisa berjalan dengan baik sesuai dengan jadwal dan usul perusahaan. Posisi ini juga hampir sama dengan posisi Executive Administrative Assistant.
Deskripsi Singkat pekerjaan
Administrative Assistant akan diarahkan untuk melaksanakan banyak sekali kiprah manajemen termasuk menunjukkan proteksi kinerja kepada manajer dan karyawan lainnya, membantu kebutuhan kantor sehari-hari dan mengelola acara manajemen umum perusahaan.
Tanggung Jawab
Tanggung jawab Administrative Assistant mencakup pembuatan pengaturan perjalanan dan pertemuan, menyiapkan laporan dan memelihara sistem pengarsipan yang sesuai. Kandidat yang ideal harus mempunyai kemampuan komunikasi mulut dan goresan pena yang baik dan sanggup mengatur pekerjaan mereka dengan memakai alat, menyerupai MS Excel dan peralatan kantor. Jika Anda juga mempunyai pengalaman sebelumnya sebagai Sekretaris atau ajudan manajemen Eksekutif dan sesuai dengan ranah industri yang dibutuhkan, hal iniakan sangat menguntungkan bagi anda. Pada intinya, Administrative Assistant yang sukses harus memastikan operasional kantor menjadi lebih efisien dan lebih lancar.
Tugas Administrative Assistant
Dalam menjalani pekerjaannya ada beberapa kiprah yang harus dikerjakan oleh seorang administrative assistant diantaranya ;
- Menangani usul manajemen dan pertanyaan dari manajer senior
- Mengorganisir dan menjadwalkan komitmen temu dengan klien atau pihak yang terkait dengan manajemen perusahaan.
- Merencanakan rapat dan menuliskan poin poin penting yang terjadi selama rapat.
- Menjawab dan menelepon klien secara langsung
- Mengatur dan menjadwalkan komitmen temu
- Menulis dan mendistribusikan email, memo korespondensi, surat, faks dan formulir
- Membantu dalam penyusunan laporan terencana secara teratur
- Mengembangkan dan memelihara sistem pengarsipan
- Memperbarui dan memelihara kebijakan dan mekanisme kantor
- Memesan perlengkapan kantor dan meneliti penawaran dan pemasok baru
- Menjaga daftar kontak perusahaan
- Memesan pengaturan perjalanan
- Menyerahkan dan menyesuaikan laporan pengeluaran
- Memberikan proteksi umum kepada klien
- Bertindak sebagai titik kontak untuk klien internal dan eksternal
- Berhubungan dengan ajudan manajemen administrator dan senior untuk menangani usul dan usul dari para manajer senior
Persyaratan
- Memiliki pengalaman sebagai ajudan administrasi, ajudan virtual atau ajudan admin kantor
- Memiliki pengetahuan wacana sistem dan mekanisme manajemen kantor
- Memiliki pengetahuan wacana peralatan kantor, menyerupai printer dan mesin faks
- Mahir dalam mengoperasikan MS Office (MS Excel dan MS PowerPoint, khususnya)
- Memiliki keterampilan dalam manajemen waktu yang sangat baik dan kemampuan untuk memprioritaskan pekerjaan
- Suka terhadap terhadap hal hal yang detail dan Memiliki kemampuan untuk memecahkan masalah
- Memiliki kemampuan komunikasi tertulis dan verbal yang baik
- Keterampilan organisasi yang berpengaruh dengan kemampuan multi tasking
Pendidikan
Minimal Lulusan SMA, D3 atau S1 lebih diutamakan, Pengalaman dan Kualifikasi komplemen sebagai Asisten Administrasi atau Sekretaris akan menjadi nilai tambah
Post a Comment
Post a Comment