Cara Memiliki Departemen Internal Audit yang Efektif

Bagaimana Cara Memiliki Departemen Internal Audit yang Efektif?

Setiap perusahaan jika ingin bertahan di dunia bisnis, harus meningkatkan daya saingnya secara berkelanjutan.

Salah satu cara yang bisa dilakukan adalah dengan meningkatkan efisiensi dan efektivitas dari aktivitas usahanya.

Mengapa demikian?Untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas dari kegiatan usahanya, suatu perusahaan sangat memerlukan adanya departemen internal audit yang efektif.

Mari kita urai satu persatu, mulai dari pengertian audit, lengkap dengan segala seluk beluknya, dilanjutkan cara membentuk departemen internal audit yang andal, termasuk cara merekrut auditor yang tangguh.

1. Pengertian internal Audit

Internal audit adalah pemeriksaan yang dilakukan oleh bagian internal audit perusahaan, terhadap laporan keuangan dan catatan akuntansi perusahaan.

Termasuk ketaatan perusahaan terhadap kebijakan manajemen puncak yang telah ditentukan dan ketaatan terhadap peraturan pemerintah serta ketentuan-ketentuan dari ikatan profesi yang berlaku.

Internal audit yang modern tidak lagi terbatas fungsinya dalam bidang pemeriksaan keuangan tetapi sudah meluas ke bidang lainnya seperti audit manajemen, audit lingkungan hidup, audit sosial.Peraturan pemerintah, misalnya peraturan di bidang perpajakan, pasar modal, lingkungan hidup, perbankan, perindustrian, dan investasi. Ketentuan dari ikatan profesi misalnya standar akuntansi keuangan.

Bahkan mulai tahun 2000-an kegiatan internal audit sudah mencakup konsultasi yang didesain untuk menambah nilai dan meningkatkan kegiatan operasi suatu organisasi.

 “Internal auditing is an independent, objective assurance and consulting activity designed to add value and improve an organization’s  operations.Pengertian Internal Auditing menurut Institute of Internal Auditor yang dikutip oleh Pickett:

It helps an organization accomplish itsobjectives by bringing a systematic, disciplined approach to evaluate and improve the effectiveness by bringing a systematic; disciplined approach to evaluate and improve the effectiveness of risk management, control, and governance processes,”

(“audit internal adalah kegiatan assurance dan konsultasi yang idenpenden dan obyektif, yang dirancang untuk memberikan nilai tambah dan meningkatkan kegiatan-kegiatan operasi organisasi.

Audit internal membantu organisasi untuk mencapai tujuannya, melalui suatu pendekatan yang sistematis dan teratur untuk mengevaluasi dan meningkatkan efektifitas dari manajemen risiko, pengendalian, dan proses tata kelola”)

Milton Stevens Fonorow dalam bukunya “Internal Audit Manual” mengatakan:

“internet auditing is an appraisal, by trained company employees, of the accuracy, reliability, efficiency and usefulness of company record and internal controls”

(internal auditing adalah suatu penilaian yang dilakukan oleh pegawai perusahaan yang terlatih, mengenai ketelitian, dapat dipercayainya, efisiensi dan kegunaan dari catatan-catatan (akuntansi) perusahaan dan pengendalian intern yang terdapat dalam perusahaan)

Ada yang menganggap bahwa internal auditor tidak independen, alasannya mereka adalah pegawai perusahaan.

Apakah memang seperti itu?

Anggapan seperti itu kurang tepat, karena ada perbedaan tugas dan tujuan antara internal auditor dengan eksternal auditor.

Pemeriksaan yang dilakukan oleh Kantor Akuntan Publik selaku eksternal auditor adalah memberikan pendapat atas kewajaran laporan keuangan yang disusun manajemen.

Sedangkan tujuan pemeriksaan yang dilakukan oleh internal auditor adalah untuk membantu semua pimpinan perusahaan (manajemen) dalam melaksanakan tanggungjawabnya dengan memberikan analisis, penilaian, saran, dan komentar mengenai kegiatan yang diperiksanya.

Untuk mencapai tujuan tersebut, internal auditor harus melakukan kegiatan-kegiatan sebagai berikut :

• Menelaah dan menilai kebaikan, memadai tidaknya dan penerapan dari sistem pengendalian manajemen, pengendalian intern dan pengendalian operasional lainnya serta mengembangkan pengendalian yang efektif dengan biaya yang tidak terlalu mahal.
• Memastikan ketaatan terhadap kebijakan, rencana, dan standar operasional prosedur yang telah ditetapkan oleh manajemen.
• Memastikan seberapa jauh harta perusahaan dipertanggungjawabkan dan dilindungi dari kemungkinan terjadinya segala bentuk pencurian, kecurangan dan penyalahgunaan.
• Memastikan bahwa pengelolaan data yang dikembangkan dalam organisasi dapat dipercaya.
• Menilai mutu pekerjaan setiap bagian dalam melaksanakan tugas yang diberikan oleh manajemen.
• Menyarankan perbaikan-perbaikan operasional dalam rangka meningkatkan efisiensi dan efektivitas. 

2. Pedoman Kerja Internal Auditor

Pedoman kerja internal auditor menurut Institute of Journal Auditor (IIA):

1. Code of Ethics

Tujuan dari kode etik IIA adalah untuk memperkenalkan budaya etis dalam profesi internal auditing.

Kode etik ini mencakup dua komponen penting yaitu:

• Principles, adalah komponen yang berkaitan dengan profesi dan praktik internal auditing. Internal auditor diharapkan untuk menerapkan dan menegakkan prinsip-prinsip: integrity, objectivity, confidentiality, dan competency.
• Rules of Conduct, adalah komponen yang menjelaskan norma perilaku yang diharapkan dari seorang internal auditor. Rules ini merupakan alat bantu untuk menginterprestasikan principles ke dalam penerapan praktek dan dimaksudakan sebagai pedoman perilaku etis internal auditor.

2. Internal Auditor Charter

Internal audit charter adalah suatu dokumen formal yang mendefinisikan tujuan, otoritas, dan tanggungjawab dari kegiatan audit internal.

Internal audit charter menetapkan posisi dan tanggungjawab dari kegiatan internal audit dalam organisasi, hak atas akses terhadap catatan-catatan pegawai dan kekayaan fisik yang relevan dengan kinerja penugasan, dan mendefinisikan ruang lingkup kegiatan internal audit.

Otorisasi internal audit charter harus diberikan oleh direksi dan atau komisaris. Chief Audit Executive(Ketua internal audit) harus secara periodik mere-view internal audit charter tersebut.

3. IIA Professional Practices Framework

IIA Professional Practices Framework terdiri atas: Attribute Standards, Performance Standards, Guidance Practice Advisories dan Guidance Development & Practice Aids.

Mengutip dari Boynton adalah seperti berikut ini:

 2. Persamaan dan Perbedaan Internal Audit dan Eksternal Audit

Persamaan antara internal audit dan eksternal audit adalah sebagai berikut:

• Masing-masing auditor harus memiliki latar belakang pendidikan dan pengalaman kerja di bidang akuntansi, keuangan, perpajakan, manajemen dan komputer.
• Keduanya harus membuat rencana pemeriksaan (audit plan) dan program pemeriksaan (audit program) secara tertulis.
• Semua prosedur pemeriksaan dan hasil pemeriksaan harus didokumentasikan secara lengkap dan jelas dalam kertas kerja pemeriksaan (audit working papers).
• Audit staf harus selalu melakukan Continuing Professional Education (Pendidikan Profesi Berkelanjutan)
• Internal auditor maupun eksternal auditor harus mempunyai audit manual, sebagai pedoman dalam melaksanakan pemeriksaannya dan harus memiliki kode etik serta sistem pengendalian mutu.

Sedangkan perbedaan antara internal audit dan eksternal audit, adalah sebagai berikut:

Internal Audit:

• Dilakukan oleh internal auditor yang merupakan orang dalam perusahaan atau pegawai perusahaan.
• Pihak luar perusahaan menganggap internal auditor tidak independen (inappearance)
• Tujuan pemeriksaannya adalah untuk membantu manajemen (top management, middle management dan lower management) dalam melaksanakan tanggungjawabnya dengan memberikan analisis, penilaian, saran, dan komentar mengenai kegiatan yang diperiksanya.
• Laporan internal auditor tidak berisi opini mengenai kewajaran laporan keuangan, tapi berupa temuan pemeriksaan (audit findings) mengenai penyimpangan dan kecurangan yang ditemukan, kelemahan pengendalian intern, beserta saran-saran perbaikannya.
• Pelaksanaan pemeriksaan berpedoman pada internal auditing standards yang ditentukan oleh Institute of Internal Auditor, atau norma Pemeriksaan Intern yang ditentukan BPKP atau BPK dan Norma Pemeriksaan Satuan pengawasan intern BUMN/BUMD oleh SPI.
• Pemeriksaan intern dilakukan lebih rinci dan memakan waktu sepanjang tahun, karena internal auditor mempunyai waktu yang lebih banyak di perusahaannya.
• Pimpinan atau penanggung jawab pemeriksaan intern tidak harus seorang registered accountant.
• Internal auditor mendapatkan gaji dan tunjangan sosial lainnya sebagai pegawai perusahaan.
• Sebelum menyerahkan laporannya, internal auditor tidak perlu meminta “Surat Pernyataan Langganan”
• Internal auditor tertarik pada kesalahan-kesalahan yang material maupun tidak material.

Eksternal Audit:

• Dilakukan oleh eksternal auditor (kantor akuntan publik) yang merupakan orang luar perusahaan.
• Eksternal auditor adalah pihak yang independen.
• Tujuan pemeriksaannya adalah untuk dapat memberikan pendapat mengenai kewajaran laporan keuangan yang telah disusun oleh manajemen perusahaan.
• Laporan eksternal auditor berisi opini mengenai kewajaran laporan keuangan, selain itu mengenai management letter, yang berisi pemberitahuan kepada manajemen mengenai kelemahan-kelemahan dalam pengendalian intern beserta saran-saran perbaikannya.
• Pelaksanaan pemeriksaan berpedoman pada Standar Profesional Akuntan Publik yang ditetapkan Institut Akuntan Publik Indonesia.
• Pemeriksaan ekstern dilakukan secara sampling, karena waktu yang terbatas dan akan terlalu tingginya audit fee jika pemeriksaan dilakukan secara rinci.
• Pemeriksaan ekstern dipimpin oleh/penanggungjawabnya adalah seorang akuntan publik yang terdaftar dan mempunyai nomor register (registered public accountant)
• Eksternal auditor mendapat audit fee atas jasa yang diberikannya.
• Sebelum menyerahkan laporannya, eksternal auditor terlebih dahulu harus meminta “Surat Pernyataan Langganan” (Client Representation Letter).
• Eksternal auditor hanya tertarik pada kesalahan-kesalahan yang material, yang bisa mempengaruhi kewajaran laporan keuangan.

Sedangkan menurut Boynton, perbedaan antara internal auditor dan eksternal auditor adalah sebagai berikut:

Internal Auditor:

• Employer: Companies and governmental units
• National Organization: Institute of Internal Auditor (IIA)
• Certifying designation: Certified Internal Auditor (CIA)
• License to practice: No
• Primary Responsibility: To board of directors
• Scope of audits: All activities of an organization

External Auditor:

• Employer: CPA firms
• National Organization: American Institute of Public Accountants (AICPA)
• Certifying designation: Certified Public Accountant (CPA)
• License to practice: Yes
• Primary Responsibility: To third parties
• Scope of audits: Primarily financial statements

3. Cara Memiliki Departemen Internal Audit yang Efektif

Hal penting yang harus diperhitungkan dalam mempertimbangkan perlu tidaknya departemen internal audit adalah cost benefit.

Artinya biaya yang dikeluarkan untuk mengadakan departemen internal audit tidak boleh lebih besar dari manfaat yang diperoleh perusahaan dari adanya departemen internal audit.

Perhatikan 7 hal berikut ini agar suatu perusahaan dapat memiliki departemen audit internal yang efektif, yaitu:

1. Departemen Internal Audit harus mempunyai kedudukan yang independen dalam organisasi perusahaan.

Dibandingkan dengan KAP, merupakan pihak yang independen, internal audit sering dianggap tidak independen karena merupakan orang dalam atau pegawai perusahaan yang menerima gaji dari perusahaan.

Jadi, walaupun in fact internal auditor bisa independen, namun in appearance tetap terlihat tidak independen.

Independensi internal auditor antara lain tergantung pada:

• Kedudukan departemen internal audit tersebut dalam organisasi perusahaan, artinya kepada siapa departemen internal audit bertanggung jawab.Dalam suatu perusahaan yang besar, organisasi internal audit dipimpin oleh seorang Director of Auditing yang membawahi audit managers, audit supervisors, senior auditors, associate auditors (semi seniors), dan asistant auditors (junior auditors).Dalam suatu survey di Amerika Serikat disebutkan bahwa dalam 10 tahun terakhir departemen internal audit yang melapor kepada vice president atau yang lebih tinggi lagi meningkat dari 30% menjadi 47%.
• Apakah Departemen Internal Audit dilibatkan dalam aktivitas operasional?Bila departemen internal audit ingin independen, maka tidak boleh terlibat dalam kegiatan operasional perusahaan.Misalnya, departemen internal audit tidak boleh ikut serta dalam aktivitas penjualan dan pemasaran, penyusunan sistem akuntansi, proses pencatatan transaksi, dan penyusunan laporan keuangan perusahaan.

2. Departemen Internal Audit harus memiliki job description yang jelas

Job description (position description) dari masing-masing internal auditor harus tersedia sehingga setiap internal auditor mengetahui dengan jelas apa yang menjadi tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.

Selain itu job description juga penting bagi internal auditor untuk carrier planning.

3. Departemen Internal Audit harus mempunyai internal audit manual

Internal Audit Manual menggambarkan suara dari internal auditor director yang menjelaskan kepada stafnya tentang tanggung jawabnya kepada manajemen.

Selain itu juga tentang apa yang diharapkan dilakukan oleh stafnya untuk memenuhi tanggung jawab tersebut.

Dan yang tidak kalah pentingnya, internal audit manual juga merupakan petunjuk tertulis bagi internal audit staf untuk:

• Mencegah terjadinya penyimpangan dalam pelaksanaan tugas
• Menentukan standar yang berguna untuk mengukur dan meningkatkan performance.
• Memberi keyakinan bahwa hasil akhir departemen internal audit sesuai dengan requirement dari internal audit director.

Internal Audit Manual setiap tahun harus ditelaah dan dimutakhirkan sesuai dengan perkembangan perusahaan.

Secara umum Internal Audit Manual dapat dibagi dalam kelompok berikut:

• Bagian yang mencakup teknik pemeriksaan:

Sebagai pedoman agar pelaksanaan tugas internal auditor memenuhi standar tertentu.

Bagian ini biasanya menjelaskan tentang tujuan pemeriksaan, teori dan pendekatan audit, ruang lingkup audit, review pendahuluan, audit program, cara pembuatan kerja kerja pemeriksaan, dan petunjuk penyusunan laporan pemeriksaan.

Review pendahuluan meliputi review working paper tahun lalu, riset buku-buku tentang internal auditing, mempelajari bagan organisasi perusahaan dan peraturan-peraturan direksi/top management.

• Bagian yang mencakup fungsi administratif

Suatu petunjuk tentang pendukung apa saja yang diperlukan (dari sisi administratif) agar departemen internal audit dapat berjalan efektif, antara lain berisi:

• Bagan organisasi Departemen Internal Audit, filling system, perpustakaan, alat tulis kantor, korespondensi, laporan-laporan administrasi secara periodik.
• Data personalia dari internal audit staf seperti personal file, surat tugas keluar, dan laporan biaya perjalanan dinas, dan evaluasi staf.
• Data tentang proyek-proyek audit seperti budget untuk proyek-proyek audit, permanent file, dan current file dari kertas kerja pemeriksaan.
• Foto copy dari laporan dan temuan pemeriksaan.

4. Harus ada dukungan yang kuat dari Top management kepada departemen internal audit

Tanpa dukungan yang kuat dari top management, fungsi internal auditor akan impoten atau seperti pasukan yang diperintahkan maju ke medan perang tanpa dibekali oleh persenjataan yang memadai.

Dukungan itu antara lain berupa:

• Penempatan departemen internal audit dalam posisi yang independen dan akses untuk konsultasi dan memberikan laporan kepada komite audit yang merupakan organ (tenaga ahli) dari Dewan Komisaris.
• Penempatan audit staf yang superior dengan rata-rata gaji dan insentif yang menarik (di atas rata-rata)
• Penyediaan waktu yang cukup dari top management untuk mendengarkan, membaca, dan mempelajari laporan-laporan yang dibuat departemen internal audit dan respon yang cepat serta tegas terhadap saran-saran perbaikan yang diajukan bagian internal audit.
• Adanya company policy yang dikeluarkan top management dan ditujukan ke seluruh bagian dari organisasi perusahaan tentang kewajiban mereka dalam rangka menunjang pelaksanaan tugas bagian internal audit.

5. Departemen Internal Audit harus memiliki orang-orang yang profesional, kapabel, bisa bersikap obyektif, dan mempunyai integritas serta loyalitas yang tinggi.

Untuk bisa bekerja efisien, efektif dan ekonomis haruslah dipilih internal audit staf yang berkemampuan tinggi, dalam arti bahwa staf tersebut harus memenuhi persyaratan-persyaratan sebagai berikut:

• Walaupun tidak mutlak harus seorang registered accountant, minimal ia adalah seorang sarjana akuntansi atau yang mempunyai latar belakang pendidikan akuntansi.
• Harus menguasai minimal mengerti tentang akuntansi dan software-nya.
• Harus menguasai teori dan aplikasi statistik dan mempunyai dasar matematika yang kuat.
• Sebaiknya berpengalaman di kantor akuntan publik (KAP) minimal pernah mempelajari auditing.
• Menguasai peraturan-peraturan perpajakan dan peraturan pemerintah tentang hal-hal yang menyangkut bisnis perusahaan yang bersangkutan.
• Harus bermoral tinggi, obyektif, berjiwa matang, sanggup bekerja keras, dan tidak stres menghadapi situasi yang bagaimanapun beratnya.

Tentu saja untuk bisa mendapatkan superior staf, perusahaan harus berani memberikan gaji dan fasilitas yang menarik kepada staf audit internal tersebut.

Hal lain yang harus diperhatikan adalah bahwa internal auditor (seperti juga akuntan publik) harus selalu meng-update dirinya dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan peraturan-peraturan pemerintah.

Selain itu juga dengan mengikuti pelatihan atau seminar-seminar (melakukan continuing professional education).

6. Internal Auditor Harus Bisa Bekerja Sama dengan Akuntan Publik

Seperti diketahui laporan internal auditor digunakan untuk kepentingan intern (digunakan untuk manajemen dan pemegang saham).

Sedangkan Laporan akuntan publik digunakan oleh pihak intern maupun ekstern seperti kreditur dan kantor pelayanan pajak.

Dalam menjalankan pemeriksaannya akuntansi publik akan menilai apa yang dikerjakan internal auditor dan laporan serta saran-saran apa saja yang telah dibuat oleh internal auditor sebagai hasil pemeriksaannya.

Walaupun akuntan publik tidak bisa menjadikan hasil pekerjaan internal auditor sebagai ganti dari audit prosedur yang harus dilakukannya.

Namun demikian akuntan publik tetap harus bekerja sama dengan staf dari perusahaan yang diaudit dan terutama bekerja sama dengan bagian internal audit.

Bila departemen internal audit sudah bisa bekerja secara efisien dan efektif serta bisa bekerja sama dengan akuntan publik, maka audit fee yang harus dibayar kepada KAP bisa ditekan menjadi lebih rendah.

Hal tersebut karena hasil kerja departemen internal audit bisa mempercepat dan mempermudah penyelesaian pekerjaan KAP.

7. Departemen Internal Audit Harus Memiliki Internal Audit Charter

Internal audit charter harus disetujui oleh Direksi dan atau Dewan Komisaris dan secara periode terus di-review oleh Manajer Intern Audit.

4. Kesimpulan

Dari ketujuh cara di atas, dapat disimpulkan bahwa bila perusahaan ingin memiliki audit internal yang efektif dan tangguh, maka top management haruslah:

• Menempatkan departemen audit internal pada posisi yang independen
• Memberikan gaji dan insentif yang menarik bagi internal auditor
• Memberik waktu yang cukup untuk mendengar dan mempelajari laporan-laporan yang disampaikan internal auditor.
• Melakukan perbaikan berdasarkan saran-saran yang diajukan internal auditor.
• Mengharuskan internal auditor meningkatkan kemampuannya dengan melaksanakan continuing profesional education. Misalnya ingin meningkatkan kemampuan bidang akuntansi keuangan bisa memanfaatkan jasa pelatihan dan kursus akuntansi.
• Secara periodik, biasanya 4 tahun sekali kegiatan departemen internal audit harus dievaluasi oleh pihak independen.

Dari pembahasan tentang cara membentuk departemen internal auditor ini, saya rasa sudah cukup lengkap, sekarang yang paling penting adalah bagaimana implementasinya.

Bagaimana menurut Anda?