Jobdesk Petty Cash Di Perusahaan Pembiayaan, Kiprah Dan Tanggung Jawab

 Ditulis Oleh : Ernawati Widaningsih

A. Pengertian Petty Cash

Jika mendengar posisi petty cash tentunya anda akan sedikit merasa asing alasannya yakni saya pikir nama posisi ini juga agak lucu. Petty ini sendiri berasal dari kata Pet yang berasal dari Bahasa Inggris yang artinya Peliharaan. Sedangkan Cash bisa diartikan Uang atau pembayaran secara langsung. Dalam hal ini secara harfiah, Petty Cash bisa diartikan pengelolaan dan atau penggunaan dana untuk kantor yang dipergunakan untuk operasional kecil kantor. Dalam Bahasa Indonesia posisi ini biasanya disebut kas kecil. Posisi ini biasanya berada dibawah divisi Accounting dan berada pribadi di bawah supervisor accouting. Lantas apa saja kiprah dan tanggung jawab seorang staff yang menangani petty cash di perusahaan pembiayaan? Silakan baca artikel di bawah ini ;

B. Tugas Petty Cash di Perusahaan Pembiayaan

1. Melakukan Verifikasi

Verifikasi yang dimaksud bisa diartikan sebagai pengecekan keaslian dari segala dokumen pendukung biaya operasional yang diajukan oleh karyawan. Biaya operasional ini bisa berupa biaya transportasi, makan, tol, atau biaya manajemen lainnya dalam konteks pekerjaan. Makara misalkan seorang karyawan ditugaskan melaksanakan demo produk atau canvass, biaya operasional yang dikeluarkan oleh karyawan diganti dengan petty cash ini. Jika dokumen pendukung menyerupai Bon Bensin, bon sewa daerah dan lain-lain dirasa palsu atau dibuat-buat, maka pencairan tidak akan dilakukan.

2. Melakukan Pencairan

Jika dokumen pendukung dirasa cukup memadai dan keasliannya terjamin, maka petty cash akan mencairkan dana tersebut dan memberi penggantian yang sesuai,  maksud sesuai disini adalah, misalkan kalau seorang pegawai melaksanakan perjalanan dinas dari Tempat A ke Tempat B yang diketahui biaya ongkosnya biasanya Rp. 50.000,- tapi lalu karyawan melaksanakan klaim dengan nominal Rp. 300.000, tentunya hal ini perlu di cek ulang meskipun dokumen pendukungnya orisinil alasannya yakni bisa saja karyawan menambahkan biaya pribadinya ke dalam pengajuan.

3. Melakukan Klaim

Setelah melaksanakan pencairan dan menunjukkan uang kepada karyawan atau bab yang melaksanakan pencairan di Petty Cash, Admin Petty Cas lantas mengumpulkan semua gosip terkait pencairan tersebut dari mulai tanggal, yang mengajukan, jumlah yang diajukan dan jumlah yang di setujui, laporan tersebut lalu dilampiri dokumen-dokumen pendukung menyerupai bukti pembayaran, bon, faktur atau nota terkait pencairan tersebut. Setelah data-data tersebut terkumpul, lalu data-data tersebut dikirimkan ke kantor sentra untuk dilakukan reimburstment (klaim/pencairan). Kantor sentra akan mengganti biaya yang telah petty cash keluarkan untuk biaya produksi dan fasilitas perusahaan. Proses klaim ini bisa anda atur sendiri, bisa seminggu sekali, dua ahad sekali, tiga ahad sekali ataupun sebulan sekali.

4. Mengisi Buku Induk

Segala Pengeluaran dan pemasukan petty cash harus diinput ke buku induk baik secara komputerisasi maupun secara manual. Buku induk ini akan dijadikan pola bilamana terjadi selisih atau terjadi kesalahan dalam proses pencairan. Baiknya buku induk ini dibentuk dua versi yaitu versi komputerisasi dan versi manual. Karena kalau salah satu data hilang, masih ada backup nya. Pun adanya buku induk ini memudahkan petty cash dikala menghadapi audit.

C. Tanggung Jawab Petty Cash di Perusahaan Pembiayaan

1. Memastikan operasional berjalan lancar sesuai dengan agenda. 

2. Memastikan pengaturan keuangan terorganisir dengan baik biar bisa meliputi semua operasi perusahaan.

3. Memastikan dokumen-dokumen pendukung pencairan tersimpan rapi dan tidak hilang.

4. Memastikan laporan yang diinput ke buku induk sama persis dengan keadaan sebenarnya.

5. Memastikan uang tidak berkurang dengan alasan pribadi atau alasan yang tidak bisa dipertanggung jawabkan.

D. Kualifikasi Petty Cash

Untuk menjadi seorang Petty Cash diharapkan seseorang yang mempunyai ketelitian yang luar biasa dan ketegasan dalam mengambil keputusan. Dalam hal ini strata pendidikan minimal yang biasanya diharapkan untuk menjadi seorang petti cash di perusahaan pembiayaan yakni minimal Diploma 3 Akuntansi, atau Diploma 3 segala jurusan dengan pengalaman minimal 2 tahun. Seorang petty cash juga dituntut mempunyai kemampuan lebih dalam mengoperasikan Software Ms. Excel atau Accurate. Jika anda mempunyai jiwa yang tegas dan jago berhitung serta negosiasi, akan sangat menguntungkan kalau anda berencana mengisi posisi ini. Dalam hal ini contoh perusahaan pembiayaan yang biasa mempekerjakan Petty Cash yakni PT. Columbindo Perdana (Columbia), FIF, Manda Finance, Bess Finance, dan perusahaan pembiayaan lainnya, tak jarang juga ada BANK yang memakai denah posisi petty cash di kantor rantingnya.

Berikut itulah Jobdesk, Tugas dan Tanggung Jawab seorang Petty Cash di Perusahaan Pembiayaan, Jika dirasa artikel ini bermanfaat silakan di share, Jika terdapat kekurangan atau kesalahan dan anda ingin menambahkan, silakan tulis di kolom komentar.

Salam