Buku Besar (General ledger)

Definisi Buku Besar (General ledger)
Romney & Steinbard (2006), General ledger berisi perihal rangkuman data mengenai setiap asset, kewajiban, ekuitas, penjualan, dan biaya-biaya sebuah organisasi. Kegiatan proses berita meliputi updating general ledger dan persiapan laporan yang merangkum hasil acara organisasi.
Dokumen-dokumen transaksi yang sudah dicatat sebelumnya, baik dalam jurnal umum maupun jurnal khusus kemudian dipindahkan ke dalam buku besar (General ledger) sesuai dengan kelompok rekening dan nomor perkiraannya. Pada dasarnya fungsi buku besar ialah untuk mengetahui total saldo pada masing-masing rekening yang nantinya akan dipindahkan ke neraca saldo secara satu per satu tiap-tiap rekening.

Fungsi Buku Besar (General ledger)
Fungsi general ledger (Wilkinson, 2000, p.380) ialah :
1) Untuk mencatat semua transaksi akuntansi secara akurat
2) Untuk memposting transaksi – transaksi tersebut pada akun yang sesuai
3) Untuk menjaga keseimbangan debit dan kredit pada akun – akun tersebut
4) Mengkomodasi pencataan jurnal penyesuaian
5) Membuat laporan keuangan yang handal dan sempurna waktu pada setiap periode akuntansi

Tujuan Buku Besar (General ledger)
Tujuan General ledger yang dikemukakan oleh Wilkinson (2000), diantaranya :
(1) Mencatat transaksi akuntansi secara akurat dan sempurna waktu.
(2) Memposting transaksi ke akun yang sesuai.
(3) Menjaga keseimbangan debet dan kredit untuk masing-masing akun.
(4) Mengakomodasikan jurnal penyesuaian, serta
(5) Menyediakan laporan keuangan yang handal dan sempurna waktu dalam setiap periode akuntansi.

Aktivitas Buku Besar (General ledger)
Aktivitas yang ada pada general ledger (Romney dan Steinbart, 2006, p.525-528) ialah sebagai berikut :
1) Update General ledger
Update general ledger terorganisir dari 2 (dua) sumber, yaitu :
a. Accounting subsystem, secara teori general ledger mampu diperbaharui untuk tiap-tiap transaksi individual, namun pada prakteknya, variasi subsistem akuntansi mampu memperbahuri general ledger dengan rangkuman jurnal, yang menampilkan hasil dari semua transaksi yang terjadi selama periode tertentu.
b. Treasurer, adegan treasurer menghasilkan catatan jurnal individual untuk memperbaharui General ledger bagi transaksi tidak rutin ibarat penjualan atau pembelian surat berharga penanaman modal.
2) Memposting jurnal adaptasi atau post adjusting entries
Adjusting entries berasal dari pengendali (controller) setelah trial balance disisipkan. Trial balance ialah laporan yang berisi keseimbangan untuk semua akun general ledger. Terdapat 5 (lima) kategori dasar adjusting entries, yaitu :
a. Accruals, mewakili catatan-catatan yang dibuat pada selesai periode akuntansi untuk menggambarkan transaksi yang telah terjadi namun kas belum diterima atau belum dibayar. Contohnya pencatatan pendapatan sewa.
b. Defferals, mewakili catatan-catatan yang dibuat pada selesai periode akuntansi untuk menggambarkan pertukaran dari kas yang dibayar dimuka untuk pelaksanaan dari kejadian yang berhubungan.
c. Estimates, mewakili catatan-catatan untuk menggambarkan adegan dari pengeluaran yang terjadi diluar periode akuntansi. Contohnya penyusutan dan biaya piutang tak tertagih.
d. Revalutions, mewakili catatan-catatan yang dibuat untuk menggambarkan perbedaan antara nilai bahwasanya dengan nilai yang tercatat dari suatu asset atau perubahan prinsip akuntansi. Contohnya perubahan metode yang digunakan untuk menilai persediaan.
e. Corrections, mewakili catatan-catatan yang dibuat untuk mengatasi pengaruh-pengaruh dari kesalahan yang ditemukan dalam general ledger. Contohnya rekonsiliasi.
3) Menyiapkan laporan keuangan atau Prepare finalcial statements
Persiapan laporan keuangan dimulai pertama kali dengan income statement yang datanya diambil dari penjualan nilai biaya pada adjusted trial balance, kemudian dilanjutkan dengan balance sheet. Kegiatan ini memerlukan closing entries dengan nilai penjualan dan biaya sama dengan 0 (nol), kemudian dilakukan transfer net invoice atau loss ke retained earnings.
4) Menghasilkan laporan manajerial
Menghasilkan laporan menejerial merupakan final dalam general ledger and reporting system. Laporan ini akan digunakan untuk memverifikasi akurasi proses posting.

Sumber Input General Ledger
Dalam bukunya Accounting Information System (Wilkinson, 2000, p.384-385), mengemukakan bahwa sumber input general ledger berasal dari banyak sekali sistem pemrosesan transaksi pada satu perusahaan yang diklasifikasikan sebagai transaksi rutin, non rutin, penyesuaian, pembalik, dan penutup. Tipe ini dapat dipecah lagi menjadi :
a. Transaksi rutin eksternal (Routine external transaction), timbul selama periode akuntansi dari pertukaran dengan pihak independen yang berada dalam lingkungan sekitar.
b. Transaksi rutin internal (Routine internal transaction), terjadi alasannya ialah ada transaksi internal yang timbul selama periode akuntansi.
c. Transaksi non rutin (Nonroutine transaction), biasanya jarang terjadi dan berasal dari luar perusahaan dari acara yang tidak rutin.
d. Penyesuaian (Adjusting entries), terjadi pada selesai periode akuntansi (walaupun beberapa timbul selama periode dan tidak berulang).
e. Pembalik (Reserving entries), jurnal pada awal periode akuntansi untuk membalik jurnal adaptasi yang dibuat pada selesai periode akuntansi sebelumnya.
f. Penutup (Closing entries), memindahkan jumlah yang ada pada akun sementara ke dalam akun modal pemilik yang sesuai, sehingga akun sementara menjadi nol.

Ancaman dan Pengendalian dalam Sistem Informasi Buku Besar (General ledger)
Menurut Romney & Steinbard (2006), terdapat beberapa bahaya yang potensial dalam sistem berita general ledger, yang secara garis besar dapat diterjemahkan sebagai berikut :
1) Kesalahan (error) dalam mengupdate general ledger dan pembuatan laporan keuangan. Kesalahan yang terjadi ketika mengupdate general ledger dapat mensugesti pengambilan keputusan yang tidak sempurna alasannya ialah menyajikan berita yang keliru dalam laporan keuangan. Prosedur pengendalian yang dapat diterapkan untuk bahaya ini ialah dengan input edit and processing controls, reconciliations and control reports dan audit trail.
 Pemeriksaan validitas
 Pemeriksaan Field (Format)
 Pemeriksaan saldo nol
 Uji kelengkapan
 Verifikasi closed-loop
 Membuat file ayat jurnal adaptasi standar untuk ayat jurnal adaptasi yang berulang untuk setiap periode, ibarat biaya depresiasi
 Pemeriksaan tanda dari saldo akun buku besar, dikala pembaruan selesai, untuk memverifikasi saldonya telah benar (debit atau kredit)
 Menghitung total run-to-run untuk memverifikasi akurasi pemprosesan batch voucher jurnal

2) Kehilangan, kanal tidak berwenang, atau pengubahan terhadap data keuangan. General ledger merupakan komponen kunci dalam sistem berita akuntansi perusahaan. Akses yang dilakukan oleh pihak yang tidak berwenang dapat menyebabkan kerahasiaan data perusahaan terbongkar yang mungkin akan dimanfaatkan oleh kompetitor yang ada. Pengendalian yang dapat diterapkan untuk mencegah terjadinya kanal oleh pihak yang tidak berwenang dapat dilakukan dengan cara penggunaan username dan password.
 Akses tanpa otorisasi ke buku besar dapat menimbulkan kebocoran data belakang layar ke pesaing atau kerusakan buku besar. Oleh karenanya perlu memiliki pengendalian yang memadai semoga dapat mencegah kanal tanpa otorisasi ke buku besar.
 ID dan pasword pemakai harus digunakan untuk mengendalikan kanal ke buku besar dan pemisahan peran yang benar.
 Pengendalian atas pembuatan catatan voucher jurnal alasannya ialah mengotorisasi perubahan saldo akun buku besar.

3) Poor Performance. Perusahaan mesti menyediakan berita kepada banyak pihak ekternal, termasuk pemerintah, investor, dan creditor. Perusahaan juga membuat laporan pengendalian untuk digunakan dalam pengelolaan operasi. Merancang ulang proses bisnis menawarkan kesempatan komplemen untuk memperbaiki efisiensi dan efektivitas.
 Buku besar merupakan komponen kunci dari sistem berita akuntansi organisasi.pengendalian cadangan mencakup hal-hal sebagai berikut :
a) Pengunaan label file internal dan eksternal untuk melindungi buku besar yang terakhir dari kerusakan tanpa disengaja.
b) Pembuatan cadangan buku besar secara rutin paling tidak dua salinan cadangan buku besar harus ada.satu salinan disimpan dilokasi perusahaan satunya disimpan diluar perusahaan.
Subsistem Dasar dalam Sistem Informasi Akuntansi
Subsistem dasar dalam sistem berita akuntansi ada 5 siklus subsistem yang terdiri dari pelaku, serangkaian prosedur, dan teknologi berita (Romney & Steinbart, 2006), yaitu :
a. Expenditure Cycle (Siklus Pembelian)
b. Production Cycle/Conversion Cycle (Siklus Produksi)
c. Revenue Cycle (Siklus Penjualan)
d. Human Resource/Payroll Cycle (Siklus Penggajian)
e. Financing Cycle (Siklus Keuangan)

Kelima siklus di atas menawarkan data transaksi pada General Ledger & Reporting Systems (Siklus Pencatatan) untuk pencatatan dan komunikasi informasi. General Ledger & Reporting Systems meliputi semua kegiatan yang berafiliasi dengan penyiapan laporan keuangan dan laporan manajerial lainnya, termasuk transaksi yang tidak rutin dan jurnal adaptasi yang beraneka ragam (Romney & Steinbart, 2006).