Search Result For "letter-of-credit-serie-3-tips"

Account Assistant Account Officer Account Payable Account Receivable Accounting Accounting Case Study Accounting Certification Accounting Contest Accounting For Manager Accounting Manager Accounting Software Acquisition Admin Administrasi administrative assistant Administrator Advance accounting Aktiva Tetap Akuisisi Akun Akuntan Privat Akuntan Publik AKUNTAN. Akuntansi Akuntansi Biaya Akuntansi Dasar Akuntansi Management Akuntansi Manajemen Dan Biaya Akuntansi Pajak Akuntansi Perusahaan Dagang Akuntansi Perusahaan Jasa Akuntansi Syariah Akuntansi Translasi Akunting Analisis Transaksi Announcement Aplikasi Akuntansi archiving ARTICLES ARTIKEL Asumsi dasar Akuntansi Asuransi Aturan Pencatatan Akuntansi Audit Audit Kinerja Auditing Balance sheet Bank Basic Accounting Bea Cukai Bea Masuk Bidang Akuntansi Bukti Transaksi Buku Besar Calculator Capital Cara Pencatatan Akuntansi Career Cash Cash Flow Cat Certification Checker Checker Gudang COGS Collection Contest Corporate Social Responsibility (CSR) Cost Cost Analysis CPA CPA EXAM Credit Credit Policy Current Asset Custom Custom Clearence Dasar Akuntansi Data Debit Kredit Discount Diskon Distributor Dyeing Ekspor Engineering Etika Profesi & Tata Kelola Korporat Example Expense Export - Import FASB Finance FINANCIAL Financial Advisor Financial Control Finansial Foreign Exchange Rate Form FRAUD Free Download Freebies Fungsi Akuntansi GAAP GAJI Garansi Gift Goodwill Gudang Harga Pokok Penjualan Hotel HPP HRD IFRS Impor Import Import Duty Informasi Akuntansi International Accounting Investasi IT Jasa Jasa Konstruksi Job Vacant JUDUL SKRIPSI AKUNTANSI TERBARU Jurnal Khusus Jurnal Pembalik Jurnal Pembalik Dagang Jurnal Penutup Jurnal Penutup Dagang Jurnal Penyesuaian Jurnal Umum Kas Kas Bank Kas Kecil Kasus Akuntansi Kasus Legal Kasus Pajak Kepala Rekrutment Kertas Kerja Keuangan Knitting Komentar Komputer Konsolidasi Konstruksi Konsultan Laba-Rugi Laboratorium Lain-lain lainnya LANDING COST Laporan akuntansi Laporan Arus Kas Laporan Keuangan Laporan Keuangan Dagang Laporan Keuangan Jasa Laporan Laba Rugi Laporan Perubahan Modal laporan Rugi Laba Layanan Konsumen Lean Accounting Lean Concept Lean Manufacturing Legal Logistik Lowongan Kerja Accounting MA Accounting Macam Transaksi Dagang Management Management Accounting Manager Manajemen Manajemen Keuangan Manajemen Keuangan Manajemen Stratejik Manajer Manajer Administrasi Manfaat Akuntansi Manufaktur Marketing Matching Color Mekanisme Debit Mekanisme Kredit Mencatat Transaksi Merger metode fifo dan lifo Mid Level Miscellaneous Modal Neraca Neraca Lajur Neraca Saldo Neraca Saldo Setelah Penutupan Nerasa Saldo Office Operator Operator Produksi Paint PAJAK pajak pusat.pajak daerah(provinsi dan kabupaten) payroll Pelaporan Korporate Pemasaran Pembelian Pemberitahuan Pemindahbukuan Jurnal Pencatatan Perusahaan Dagang Pendapatan Pengakuan Pendapatan Pengarsipan Pengendalian Pengendalian Keuangan Pengertian Akuntansi PENGERTIAN LAPORAN KEUANGAN pengertian pajak PENGERTIAN PSAK PENGGELAPAN Pengguna Akuntansi Pengkodean Akun Penjualan Perbankan Perlakuan akuntansi Perpajakan Persamaan Dasar Akun Petty Cash Piutang Posting Buku Besar PPH PASAL 21 PPh Pasal 22 PPh Pasal 26 PPn PPn Import Prefesi Akuntansi Prinsip Akuntansi PRINSIP DASAR AKUNTANSI Produksi Profesi Akuntansi Professi Akuntan Profit-Lost Proses Akuntansi Proyek PSAK PSAK TERBARU PURCHASE Purchasing QA QC Quality Assurance Quality Control Quiz Rabat Rajut rangkuman Rebate Recruitment Recruitment Head Rekrutment Retail Retur Return Revenue Review Saldo Normal Sales Sales Representative Sejarah Akuntansi SERIE ARTIKEL Sertifikasi Shareholder Shipping Agent Shipping Charge siklus akuntansi Silus Akuntansi Dagang Sistem sistem akuntansi Sistem Informasi Sistem Informasi & Pengendalian Internal Soal dan Jawaban CPA SPI Spreadsheet Accounting Spreadsheet Gratis Staff Struktur Dasar Akuntansi Supervisor system pengendalian system pengendalian gaji Tax Taxation Teknik Tekstil Template Teori-teori Akuntansi Tinta Tip n Tricks TIPS AND TRICKS Tools Top Level Transaksi Keuangan Tutup Buku Ujian CPA UPAH update situs USAP Utilities Video Tutor Warehouse Warna warranty What Is New
Showing posts sorted by relevance for query letter-of-credit-serie-3-tips. Sort by date Show all posts

Jenis - Jenis Letter of Credit

Ada 3 (tiga) macam Letter of Credit, yaitu :

(a). Commercial Letter of Credit
Commercial Letter of Credit merupakan instrument pembayaran utama, dimana proses pembayaran dilakukan oleh bank begitu dokumen diterima.

(b). Standby Letter Of Credit
Standby Letter of Credit merupakan instrument pembayaran kedua setelah instrument pembayaran yang lain (Telex Transfer, Cash on Delivery, dll). Artinya : Standby Letter Of Credit hanya akan dicairkan apabila buyer tidak memenuhi kewajibannya untuk membayar dengan menggunakan instrument utamanya. Dengan kata lain Standaby L/C hanya merupakan instrument pembayaran cadangan. Standby Letter of Credit hanya merupakan alat yang memberikan kemampuan bayar buyer (pembeli) bukan L/C yang serta merta dapat dicairkan. Standby Letter of Credit dicairkan dengan cara memberikan draft instrument pembayaran yang utama dan memberikan bukti-bukti bahwa buyer tidak melakukan kewajibannya membayar.

c). Back to Back Letter of Credit
Adalah sebuah L/C yang dibuka untuk pihak seller, dimana L/C yang gres dibuka tersebut menunjuk L/C lain yang diterima dari pihak lain, yang artinya : “Term and Condition” L/C tersebut sepenuhnya bergantung pada L/C yang ditunjukknya. Dengan kalimat sederhana : L/C tersebut hanya akan bisa dicairkan apabila pihak pembuka telah mencairkan L/C yang ditunjuknya (L/C yang diterimnya dari pihak lain).

Pada umumnya Standby Letter Of Credit jarang bisa diterima oleh pihak penjual (seller), seller akan lebih memilih Commercial Letter of Credit. Terlebih-lebih jenis Back to Back Letter of Credit. Sangat jarang bisa diterima. Terlalu berbahaya bagi seller.

Catatan :
Dalam pembahasan-pembahasan selanjutnya yang akan kita bicarakan ialah COMMERCIAL LETTER OF CREDIT.


Elemen dan Pihak-Pihak Yang Terlibat Dalam Proses Letter Of Credit

Berikut ialah elemen dan pihak-pihak yang terlibat dalam proses sebuah Letter of Credit :


Pembeli (Buyer)

Adalah pihak pembeli yang berinisiatif untuk membuka sebuah Letter of Credit untuk transaksi pembelian yang dilakukannya dengan pihak seller.


Draft of Purchase Order

Adalah sebuah dokumen awal atau draft sebagai bukti atas pemesanan suatu barang dan atau jasa. Draft PO biasanya merupakan bukti pemesanan awal yang sudah 99% final hanya saja pembuat draft (buyer) belum sempat untuk mengubahnya ke dalam bentuk kontrak resmi. Jenis barang, jumlah/volume, spesifikasi barang, standar kwalitas, cara pengemasan (packaging) sudah tersedia lengkap dan telah ditandatangani oleh pihak pembeli maupun penjual.


Purchase Order/Contract

Adalah draft order yang telah dituangkan kedalam lembaran resmi entah itu Official Purchase Order maupun Purchase Contract.


Letter of Credit’s Amount

Menyebutkan Nilai Nominal yang boleh dicairkan atas Letter of Credit tersebut. Nilainya seharusnya sama dengan nilai purchase order / contract. Namun demikian terkadang juga disebutkan batas nilai minimum dan maksimum, yang mana L/C akan ditolak apabila nilai yang akan dicairkan (tercantum) dalam dokumen export lebih kecil (short shipment) atau lebih besar (over shipment) dari melewati batas minimum/maksimium yang disebutkan di dalam L/C.


Issuing Bank

Adalah pihak yang memfasilitasi Letter of Credit, biasanya bank devisa dimana rekening buyer berada. Issuing Bank lah yang menerbitkan Letter Of Credit.


Advising Bank

Adalah Bank yang mendapatkan Letter of Credit sekaligus menyampaikannya kepada pihak akseptor Letter of Credit (seller). Jika advising bank memiliki kekerabatan correspondent, maka selanjutnya Advising Bank akan menjadi pihak yang menjembatani (correspondent) peresentasi dokumen maupun pencairan dana antara Issuing Bank dengan pihak akseptor pembayaran (seller).


Correspondent/Confirming Bank

Adalah Bank yang menghubungkan Issuink Bank dengan Advising Bank. Correspondent Bank/Confirming Bank dibutuhkan apabila Issuing Bank tidak memiliki kekerabatan correspondent dengan Advising Bank yang ditunjuk oleh pihak seller. Mengapa kekerabatan correspondent dibutuhkan ?, alasannya ialah untuk lalulintas pembayaran, bank yang berafiliasi harus memiliki catatan speciment pejabat bank-nya masing-masing. Jika antara Issuing Bank dengan Advising Bank tidak ad ahubungan correspondent, maka mustahil mekanisme proses sebuah L/C dapat dilaksanakan, untuk itulah dibutuhkan correspondent bank. Correspondent bank sudah pasti sebuah bank yang memiliki correspondent dengan advising bank.


Beneficiary (seller)

Adalah pihak yang akan berhak mendapatkan pembayaran atas sebuah Letter of Credit, dalam hal ini ialah penjual (seller).


Export Document

Adalah satu (atau lebih) set document export, termasuk Bill of Lading (BL) atau Air Way Bill (AWB). Akan kita bahas di sub pokok bahasan lain.

Time Set

Dalam sebuah L/C juga ditentukan mengenai batas-batas waktu tertentu atas sebuah proses dalam transaksi tersebut, yaitu :
(-). Latest Delivery Time : ialah batas penyerahan selesai dari barang/jasa yang dipesan oleh buyer. Buyer menentukan kapan barang tersebut harus diserahkan. Apabila kondisi penyerahan ialah FOB, maka yang dijadikan patokan ialah tanggal Bill of Lading (B/L) atau Air Way Bill (Awb). Apabila kondisi penyerahan ialah C&F atau CIF maka yang dijadikan patokan ialah tanggal kapan barang di-realease oleh custom pelabuhan tujuan (port of destination).
(-). Latest Presentation Document Date : ialah batas tanggal penerimaan selesai dokumen oleh pihak Issuing Bank. Issuing Bank menentukan batas selesai kapan dokumen export harus diterima oleh Issuing Bank.


Certificate of Inspection

Adalah sebuah dokumen yang berupa sertifikat, yang menyatakan barang/jasa telah diperiksa (inspected) secara seksama, dimana barang/jasa telah memenuhi syarat yang telah ditentukan oleh pembeli (buyer) sehingga diberikan sertifikat. Certificate of Inspection biasanya dikeluarkan oleh institusi yang ditunjuk sebagai inspector (pemeriksa) oleh pihak pembeli (inspector).


Alur Proses Letter of Credit

Alur proses sebuah Letter of Credit dapat digambarkan sebagai berikut :
Commercial Letter of Credit merupakan instrument pembayaran utama LETTER OF CREDIT – Serie 2-baca-]

Short Description :

Letter of Credit - Serie 3 (Tips) [-baca-], berisi Tips-tips menganai Bagaimana menangani Letter Of Credit, diantaranya :

(-). Bagaimana mencegah discrepancies (penyimpangan) atas sebuah Letter of Credit ?

Letter of Credit - Serie 4 [-baca-], mengenai :

(-). Apa yang harus dilakukan kalau terlanjur terjadi discrepancies ?

(-). Apa scenario terburuk yang mungkin terjadi atas sebuah transaksi yang menggunakan Letter of Credit ?. Dan Apa yang harus dilakukan oleh seller ?.

Letter of Credit - Serie 5, mengenai :

(-).Bagaimana mekanisme dikonto sebuah Letter of Credit untuk modal kerja ?

(-). Bagaiaman skandal kasus pembobolan bank menggunakan modus Letter of Credit terjadi ?

Jenis - Jenis Letter of Credit

Ada 3 (tiga) macam Letter of Credit, yaitu :

(a). Commercial Letter of Credit
Commercial Letter of Credit merupakan instrument pembayaran utama, dimana proses pembayaran dilakukan oleh bank begitu dokumen diterima.

(b). Standby Letter Of Credit
Standby Letter of Credit merupakan instrument pembayaran kedua sesudah instrument pembayaran yang lain (Telex Transfer, Cash on Delivery, dll). Artinya : Standby Letter Of Credit hanya akan dicairkan apabila buyer tidak memenuhi kewajibannya untuk membayar dengan memakai instrument utamanya. Dengan kata lain Standaby L/C hanya merupakan instrument pembayaran cadangan. Standby Letter of Credit hanya merupakan alat yang menawarkan kemampuan bayar buyer (pembeli) bukan L/C yang serta merta sanggup dicairkan. Standby Letter of Credit dicairkan dengan cara menawarkan draft instrument pembayaran yang utama dan menawarkan bukti-bukti bahwa buyer tidak melakukan kewajibannya membayar.

c). Back to Back Letter of Credit
Adalah sebuah L/C yang dibuka untuk pihak seller, dimana L/C yang gres dibuka tersebut menunjuk L/C lain yang diterima dari pihak lain, yang artinya : “Term and Condition” L/C tersebut sepenuhnya bergantung pada L/C yang ditunjukknya. Dengan kalimat sederhana : L/C tersebut hanya akan bisa dicairkan apabila pihak pembuka telah mencairkan L/C yang ditunjuknya (L/C yang diterimnya dari pihak lain).

Pada umumnya Standby Letter Of Credit jarang bisa diterima oleh pihak penjual (seller), seller akan lebih menentukan Commercial Letter of Credit. Terlebih-lebih jenis Back to Back Letter of Credit. Sangat jarang bisa diterima. Terlalu berbahaya bagi seller.

Catatan :
Dalam pembahasan-pembahasan selanjutnya yang akan kita bicarakan yakni COMMERCIAL LETTER OF CREDIT.


Elemen dan Pihak-Pihak Yang Terlibat Dalam Proses Letter Of Credit

Berikut yakni elemen dan pihak-pihak yang terlibat dalam proses sebuah Letter of Credit :


Pembeli (Buyer)

Adalah pihak pembeli yang berinisiatif untuk membuka sebuah Letter of Credit untuk transaksi pembelian yang dilakukannya dengan pihak seller.


Draft of Purchase Order

Adalah sebuah dokumen awal atau draft sebagai bukti atas pemesanan suatu barang dan atau jasa. Draft PO biasanya merupakan bukti pemesanan awal yang sudah 99% final hanya saja pembuat draft (buyer) belum sempat untuk mengubahnya ke dalam bentuk kontrak resmi. Jenis barang, jumlah/volume, spesifikasi barang, standar kwalitas, cara pengemasan (packaging) sudah tersedia lengkap dan telah ditandatangani oleh pihak pembeli maupun penjual.


Purchase Order/Contract

Adalah draft order yang telah dituangkan kedalam lembaran resmi entah itu Official Purchase Order maupun Purchase Contract.


Letter of Credit’s Amount

Menyebutkan Nilai Nominal yang boleh dicairkan atas Letter of Credit tersebut. Nilainya seharusnya sama dengan nilai purchase order / contract. Namun demikian terkadang juga disebutkan batas nilai minimum dan maksimum, yang mana L/C akan ditolak apabila nilai yang akan dicairkan (tercantum) dalam dokumen export lebih kecil (short shipment) atau lebih besar (over shipment) dari melewati batas minimum/maksimium yang disebutkan di dalam L/C.


Issuing Bank

Adalah pihak yang memfasilitasi Letter of Credit, biasanya bank devisa dimana rekening buyer berada. Issuing Bank lah yang menerbitkan Letter Of Credit.


Advising Bank

Adalah Bank yang mendapatkan Letter of Credit sekaligus menyampaikannya kepada pihak akseptor Letter of Credit (seller). Jika advising bank mempunyai kekerabatan correspondent, maka selanjutnya Advising Bank akan menjadi pihak yang menjembatani (correspondent) peresentasi dokumen maupun pencairan dana antara Issuing Bank dengan pihak akseptor pembayaran (seller).


Correspondent/Confirming Bank

Adalah Bank yang menghubungkan Issuink Bank dengan Advising Bank. Correspondent Bank/Confirming Bank dibutuhkan apabila Issuing Bank tidak mempunyai kekerabatan correspondent dengan Advising Bank yang ditunjuk oleh pihak seller. Mengapa kekerabatan correspondent dibutuhkan ?, alasannya untuk lalulintas pembayaran, bank yang berafiliasi harus mempunyai catatan speciment pejabat bank-nya masing-masing. Jika antara Issuing Bank dengan Advising Bank tidak ad ahubungan correspondent, maka tidak mungkin prosedur proses sebuah L/C sanggup dilaksanakan, untuk itulah diharapkan correspondent bank. Correspondent bank sudah niscaya sebuah bank yang mempunyai correspondent dengan advising bank.


Beneficiary (seller)

Adalah pihak yang akan berhak mendapatkan pembayaran atas sebuah Letter of Credit, dalam hal ini yakni penjual (seller).


Export Document

Adalah satu (atau lebih) set document export, termasuk Bill of Lading (BL) atau Air Way Bill (AWB). Akan kita bahas di sub pokok bahasan lain.

Time Set

Dalam sebuah L/C juga ditentukan mengenai batas-batas waktu tertentu atas sebuah proses dalam transaksi tersebut, yaitu :
(-). Latest Delivery Time : yakni batas penyerahan tamat dari barang/jasa yang dipesan oleh buyer. Buyer menentukan kapan barang tersebut harus diserahkan. Apabila kondisi penyerahan yakni FOB, maka yang dijadikan patokan yakni tanggal Bill of Lading (B/L) atau Air Way Bill (Awb). Apabila kondisi penyerahan yakni C&F atau CIF maka yang dijadikan patokan yakni tanggal kapan barang di-realease oleh custom pelabuhan tujuan (port of destination).
(-). Latest Presentation Document Date : yakni batas tanggal penerimaan tamat dokumen oleh pihak Issuing Bank. Issuing Bank menentukan batas tamat kapan dokumen export harus diterima oleh Issuing Bank.


Certificate of Inspection

Adalah sebuah dokumen yang berupa sertifikat, yang menyatakan barang/jasa telah diperiksa (inspected) secara seksama, dimana barang/jasa telah memenuhi syarat yang telah ditentukan oleh pembeli (buyer) sehingga diberikan sertifikat. Certificate of Inspection biasanya dikeluarkan oleh institusi yang ditunjuk sebagai inspector (pemeriksa) oleh pihak pembeli (inspector).


Alur Proses Letter of Credit

Alur proses sebuah Letter of Credit sanggup digambarkan sebagai berikut :
Commercial Letter of Credit merupakan instrument pembayaran utama LETTER OF CREDIT – Serie 2-baca-]

Short Description :

Letter of Credit - Serie 3 (Tips) [-baca-], berisi Tips-tips menganai Bagaimana menangani Letter Of Credit, diantaranya :

(-). Bagaimana mencegah discrepancies (penyimpangan) atas sebuah Letter of Credit ?

Letter of Credit - Serie 4 [-baca-], mengenai :

(-). Apa yang harus dilakukan jikalau terlanjur terjadi discrepancies ?

(-). Apa scenario terburuk yang mungkin terjadi atas sebuah transaksi yang memakai Letter of Credit ?. Dan Apa yang harus dilakukan oleh seller ?.

Letter of Credit - Serie 5, mengenai :

(-).Bagaimana prosedur dikonto sebuah Letter of Credit untuk modal kerja ?

(-). Bagaiaman skandal perkara pembobolan bank memakai modus Letter of Credit terjadi ?

Apa itu Letter of Credit dan Mengapa Penting Untuk Diketahui ?

Letter of Credit yang biasa disingkat dengan (L/C) merupakan salah satu instrument pembayaran yang sangat penting dalam perdagangan international. Letter of Credit sangat vital dalam menunjukkan keyakinan kepada pembeli (buyer) maupun penjual (seller) dalam melaksanakan perdagangan international (export-import).

Dengan tersedianya Letter of Credit :

Penjual (Seller/Exporter) :

Mendapat keyakinan akan ketersediaan pembayaran atas barang dan atau jasa yang diserahkan. Dengan telah dibukanya Letter of Credit oleh pihak buyer, seller tidak perlu khawatir mengenai adanya kemungkinan barang dan atau jasa yang diserahkan tidak (kurang)dibayar, sepanjang klausa (Term and Condition) yang tercantum di dalam L/C dipenuhi. Keyakinan tersebut diperoleh dengan adanya penegasan dari pihak bank pembuka L/C bahwa pihak pembeli (buyer) memiliki kemampuan yang cukup untuk membayar dan dalam hal ini bank pembuka L/C menjamin akan mendibit rekening pihak pembeli, jikalau pihak penjual menyerahkan dokumen-dokumen yang dipersyaratkan.

Bahkan di Indonesia, penguasaan terhadap sebuah Letter of Credit (L/C), bisa dijadikan dasar permohonan "Kredit Export (KE)" guna memperoleh dana lebih awal dari bank devisa, untuk dipergunakan sebagai modal kerja dalam memproduksi barang yang difasilitasi oleh Letter of Credit tersebut. Tentu saja pihak bank akan mengenakan bunga tertentu atas kredit tersebut, yang biasa disebut dengan bunga diskonto.


Pembeli (Buyer/Importer) :

Memperoleh keyakinan bahwa dia/mereka hanya akan membayar seller atas penyerahan barang dan atau jasa yang dipesannya sesuai dengan syarat yang telah disepakati sebelumnya yang akan dituangkan di dalam "Term and Condition" L/C yang akan dibuka. Dalam hal ini bank pembuka hanya akan mendebit rekening buyer, jikalau bank telah mendapatkan dokumen yang dipersyaratkan.

Bagi mereka yang berada di bab accounting maupun keuangan, mengenal dan mengetahui dasar mekanisme kerja letter of credit ialah penting, sehingga dapat diestimasi : kapan dan bagaimana TRANSAKSI SALES (jika perusahaan bertindak selaku seller) atau PURCHASE (jika perusahaan bertindak sebagai buyer) akan berakibat terhadap POSISI KAS perusahaan. Jika rekan-rekan di accounting atau keuangan menguasai mekanisme "Letter of Credit", maka itu merupakan nilai plus yang melengkapi keahlian dalam mengelola keuangan perusahaan (tinggal beberapa langkah menuju jenjang career yang lebih tinggi/financial controller). Menarik kan ?.

Sedangkan bagi mereka yang berkecimpung dalam dunia export-import, "Letter of Credit" ialah sesuatu yang wajib untuk dikuasai. Bagaimana tidak, atas proses export-import yang menggunakan instrument Letter Of Credit, langkah demi langkahnya harus selalu stick on (berpatokan) pada butir-butir “Term and Condition” yang tercantum di dalam Letter of Credit. Mulai dari :
(-). Packing Instruction : dimension, unit weight, quantity/volume per pack, side/front pack marking, dll.
(-). Document Required : Export License, Commercial invoice, Certificate of Inspection, Fumigation Certificate, dll.
(-). Shipping Instruction : Nominated Forwarder, Port of Departure, Notify Party, Port of Destination, Consignee Name, dll.

Penyimpangan (discrepancies) sangat kecil/sepele sekalipun terhadap arahan (instruction) maupun seruan (requirement) yang tercantum di dalam “Term and Condition” OTOMATIS MENGAKIBATKAN GAGALNYA REALISASI PEMBAYARAN atas sebuah transaksi yang di fasilitasi dengan Letter of Credit. Dan ini ialah tanggung jawab mereka-mereka yang berada di bab Export-Import.

Catatan Penting :
Dalam sebuah transaksi yang menggunakan Letter of Credit, yang menjadi penentu dasar realisasi pembayaran ialah Dokumen. Sedangkan kondisi barang/jasa yang diperjual-belikan maupun hal-hal lain yang menyangkut janji seller dengan buyer, ialah diluar tanggung jawab institusi keuangan (dalam hal ini bank), artinya : bank pembuka berhak mendebit rekening buyer dan wajib membayarkannya kepada seller melalui bank yang ditunjuk begitu dokumen diterima dalam keadaan lengkap dan sesuai dengan kondisi yang dipersayaratkan, terlepas apakah barang/jasa yang diserahkan dalam keadaan yang sesuai dengan janji antara buyer dengan seller atau tidak.


Selanjutnya…………….
Letter of Credit - Serie 2 [-baca-]
Short Description :
(-). Ada berapa macam Letter of Credit ?
(-). Siapa saja pihak-pihak yang terlibat dalam proses Letter of Credit ?
(-). Bagaimana alur proses Letter of Credit ?
(-). Apa saja isi (elemen) dari sebuah Letter of Credit ?
(-). Bagaimana karakteristik sebuah Letter of Credit ?

Letter of Credit - Serie 3 (Tips) [-baca-]
Short Description :
(-). Bagaimana menghindari discrepancies (penyimpangan) atas sebuah Letter of Credit ?

Letter of Credit - Serie 4 (Tips) [-baca-]
Short Description :
(-). Apa yang harus dilakukan jikalau terlanjur terjadi discrepancies ?
(-). Apa skenario terburuk yang mungkin terjadi atas sebuah transaksi yang menggunakan Letter of Credit ?.
Letter of Credit - Serie 5 (Tips) [-baca-]
Short Description :
(-). Bagaimana sebuah Letter of Credit bisa dipergunakan sebagai materi pengajuan kredit export (untuk modal kerja), dan bagaimana mekanisme diskonto atas sebuah Letter of Credit ?
(-). Bagaiaman skandal kasus pembobolan bank menggunakan modus Letter of Credit terjadi ?

Apa itu Letter of Credit dan Mengapa Penting Untuk Diketahui ?

Letter of Credit yang biasa disingkat dengan (L/C) merupakan salah satu instrument pembayaran yang sangat penting dalam perdagangan international. Letter of Credit sangat vital dalam memperlihatkan keyakinan kepada pembeli (buyer) maupun penjual (seller) dalam melaksanakan perdagangan international (export-import).

Dengan tersedianya Letter of Credit :

Penjual (Seller/Exporter) :

Mendapat keyakinan akan ketersediaan pembayaran atas barang dan atau jasa yang diserahkan. Dengan telah dibukanya Letter of Credit oleh pihak buyer, seller tidak perlu khawatir mengenai adanya kemungkinan barang dan atau jasa yang diserahkan tidak (kurang)dibayar, sepanjang klausa (Term and Condition) yang tercantum di dalam L/C dipenuhi. Keyakinan tersebut diperoleh dengan adanya penegasan dari pihak bank pembuka L/C bahwa pihak pembeli (buyer) mempunyai kemampuan yang cukup untuk membayar dan dalam hal ini bank pembuka L/C menjamin akan mendibit rekening pihak pembeli, jikalau pihak penjual menyerahkan dokumen-dokumen yang dipersyaratkan.

Bahkan di Indonesia, penguasaan terhadap sebuah Letter of Credit (L/C), bisa dijadikan dasar permohonan "Kredit Export (KE)" guna memperoleh dana lebih awal dari bank devisa, untuk dipergunakan sebagai modal kerja dalam memproduksi barang yang difasilitasi oleh Letter of Credit tersebut. Tentu saja pihak bank akan mengenakan bunga tertentu atas kredit tersebut, yang biasa disebut dengan bunga diskonto.


Pembeli (Buyer/Importer) :

Memperoleh keyakinan bahwa dia/mereka hanya akan membayar seller atas penyerahan barang dan atau jasa yang dipesannya sesuai dengan syarat yang telah disepakati sebelumnya yang akan dituangkan di dalam "Term and Condition" L/C yang akan dibuka. Dalam hal ini bank pembuka hanya akan mendebit rekening buyer, jikalau bank telah mendapatkan dokumen yang dipersyaratkan.

Bagi mereka yang berada di bab accounting maupun keuangan, mengenal dan mengetahui dasar prosedur kerja letter of credit yakni penting, sehingga sanggup diestimasi : kapan dan bagaimana TRANSAKSI SALES (jika perusahaan bertindak selaku seller) atau PURCHASE (jika perusahaan bertindak sebagai buyer) akan berakibat terhadap POSISI KAS perusahaan. Jika rekan-rekan di accounting atau keuangan menguasai prosedur "Letter of Credit", maka itu merupakan nilai plus yang melengkapi keahlian dalam mengelola keuangan perusahaan (tinggal beberapa langkah menuju jenjang career yang lebih tinggi/financial controller). Menarik kan ?.

Sedangkan bagi mereka yang berkecimpung dalam dunia export-import, "Letter of Credit" yakni sesuatu yang wajib untuk dikuasai. Bagaimana tidak, atas proses export-import yang memakai instrument Letter Of Credit, langkah demi langkahnya harus selalu stick on (berpatokan) pada butir-butir “Term and Condition” yang tercantum di dalam Letter of Credit. Mulai dari :
(-). Packing Instruction : dimension, unit weight, quantity/volume per pack, side/front pack marking, dll.
(-). Document Required : Export License, Commercial invoice, Certificate of Inspection, Fumigation Certificate, dll.
(-). Shipping Instruction : Nominated Forwarder, Port of Departure, Notify Party, Port of Destination, Consignee Name, dll.

Penyimpangan (discrepancies) sangat kecil/sepele sekalipun terhadap aba-aba (instruction) maupun seruan (requirement) yang tercantum di dalam “Term and Condition” OTOMATIS MENGAKIBATKAN GAGALNYA REALISASI PEMBAYARAN atas sebuah transaksi yang di fasilitasi dengan Letter of Credit. Dan ini yakni tanggung jawab mereka-mereka yang berada di bab Export-Import.

Catatan Penting :
Dalam sebuah transaksi yang memakai Letter of Credit, yang menjadi penentu dasar realisasi pembayaran yakni Dokumen. Sedangkan kondisi barang/jasa yang diperjual-belikan maupun hal-hal lain yang menyangkut akad seller dengan buyer, yakni diluar tanggung jawab institusi keuangan (dalam hal ini bank), artinya : bank pembuka berhak mendebit rekening buyer dan wajib membayarkannya kepada seller melalui bank yang ditunjuk begitu dokumen diterima dalam keadaan lengkap dan sesuai dengan kondisi yang dipersayaratkan, terlepas apakah barang/jasa yang diserahkan dalam keadaan yang sesuai dengan akad antara buyer dengan seller atau tidak.


Selanjutnya…………….
Letter of Credit - Serie 2 [-baca-]
Short Description :
(-). Ada berapa macam Letter of Credit ?
(-). Siapa saja pihak-pihak yang terlibat dalam proses Letter of Credit ?
(-). Bagaimana alur proses Letter of Credit ?
(-). Apa saja isi (elemen) dari sebuah Letter of Credit ?
(-). Bagaimana karakteristik sebuah Letter of Credit ?

Letter of Credit - Serie 3 (Tips) [-baca-]
Short Description :
(-). Bagaimana menghindari discrepancies (penyimpangan) atas sebuah Letter of Credit ?

Letter of Credit - Serie 4 (Tips) [-baca-]
Short Description :
(-). Apa yang harus dilakukan jikalau terlanjur terjadi discrepancies ?
(-). Apa skenario terburuk yang mungkin terjadi atas sebuah transaksi yang memakai Letter of Credit ?.
Letter of Credit - Serie 5 (Tips) [-baca-]
Short Description :
(-). Bagaimana sebuah Letter of Credit bisa dipergunakan sebagai materi pengajuan kredit export (untuk modal kerja), dan bagaimana prosedur diskonto atas sebuah Letter of Credit ?
(-). Bagaiaman skandal kasus pembobolan bank memakai modus Letter of Credit terjadi ?

Pengenalan, Peranan, Jenis-jenis, Elemen-elemen, Alur Proses, Amendment, hingga Karakteristik Letter of Credit telah dibahas di artikel sebelumnya :
(-). Instrument Pembayaran : Letter of Credit (L/C) [-baca-]
(-). Letter of Credit – Serie 2 [-baca-]
Bagi yang belum mengikuti, silahkan dibaca

Pada Letter of Credit – Serie 3 ini, akan khusus diberikan tips bagi EXPORTER maupun IMPORTER yang menggunakan Letter of Credit sebagai instrument pembayaran. Tentu saja tips ini tidak dimaksudkan untuk over-riding, cheating, corrupting atau yang sejenisnya atas sebuah Letter of Credit. Melainkan untuk kelancaran dan objective’s achievement yang efektif menurut fairness bagi semua pihak (bagi : Buyer, Seller, Issuing Bank maupun Advising Bank).


Tips menangani Letter of Credit

1). Menjelang Pembukaan L/C (bagi Seller maupun Buyer)

Sesungguhnya, kunci sukses penanganan sebuah L/C yakni diawal-awal, dimulai menjelang L/C dibuka, yaitu :

(a). Purchase Order Draft

Untuk jenis pesan yang segera (rush order), Draft order akan dijadikan sebagai dasar pembukaan sebuah L/C, menjadi lampiran dalam permohonan pembukaan L/C. Untuk itu investigasi draft order dengan hati-hati dan seksama yakni kunci awal dari penanganan sebuah Letter of Credit. Sebelum penandatanganan Draft Order, perhatikan hal-hal berikut ini :

(-). Jenis dan nama barang yang dipesan
Pastikan jenis barang yang dipesan tekah tertulis dengan terang dan benar, tidak mengakibatkan salah pengertian. Pencantuman nama barang beserta description-nya yakni critical. Perlu diketahui bahwa jenis/nama barang akan dicantumkan di dalam L/C, dan shipping document.

(-) Bahan baku barang yang dipesan.
Sama pentingnya dengan Jenis dan nama barang. Bahan baku yang dipesan hendaknya dicantumkan dengan persis, dan jelas.

(-). Spesifikasi barang yang dipesan
Spesifikasi barang yang dimaksudkan di sini mencakup : ukuran, warna, kwalitas, Pastikan spesifikasi barang telah tercantum (tertulis/tergambar) dengan jelas. Hal ini penting, biar barang yang dikirim nantinya sesuai dengan apa yang dipesan. Kesalahan spesifikasi barang akan berakibat pada ditolaknya barang pada ketika proses inspeksi, sehingga Certificate of Inspection tidak bisa dikeluarkan. Certificate of Inspection biasanya disyaratkan dalam sebuah L/C.

(-). Contoh/sample/Proto-type barang yang dipesan
Contoh/sample/proto-type mempunyai peranan yang sama dengan specifikasi barang, hanya saja bersifat visual sehingga lebih gampang untuk diikuti.

(-). Jumlah/volume barang yang dipesan
Pastikan jumlah/volume barang yang dipesan tekah tercantum dengan benar dan jelas.

(-). Nilai barang yang dipesan
Periksalah Unit price dan Total Amount yang tercantum didalam Draft Order, hal ini penting, alasannya yakni total amount yang tercantum di dalam L/C nantinya akan berpatokan pada Draft Order ini.

(-). Kondisi penyerahan barang
Kondisi penyerahan barang bisa majemuk : Free on Board (FOB), Cost and Freight (C&F) atau Cost, Insurance & Freight (CIF). Pastikan kondisi penyerahan barang telah sesuai dengan yang disepakati.

(-). Batas final penyerahan barang
Batas final penyerahan barang (Latest Delivery Time) yakni critical. Latest Delivery Time akan menjadi salah satu yang disyaratkan di dalam L/C. Latest Delivery Time hendaknya memperhatikan kondisi penyerahan, lamanya produksi (Production Lead Time), Jadwal keberangkatan kapal (Shipping Schedule). Kesalahan dalam penentuan dan pencantuman Latest Delivery Time sudah niscaya akan menjadikan discrepancies.

(-). Packing Instruction
Packing Instruction biasanya berupa lampiran yang menyertai Draft Order, berisi arahan mengenai bagaimana barang seharusnya dikemas, mulai dari cara pembungkusan (oleh kertas/plastic), penyimpananya di dalam kemasan (dus/kotak), jumlah /volume barang per satu kemasan, dan lain sebagainya. Packing instruction juga harus diperhatikan dengan seksama, packaging barang ayang akan dikirimkan akan tercermin di dalam Packing List, dan packing list yakni salah satu jenis dokumen yang disyaratkan di dalam sebuah L/C. Penyimpangan dalam Packing List bisa menngakibatkan terjadinya discrepancies.

(-). Shipping Instruction
Shipping Instruction juga berupa lampiran, hanya saja isinya khusus mengenai bagaimana barang seharusnya dikirimkan. Hal-hal yang diatur dalam shipping instruction biasanya : pencantuman nama shipper, cara pengiriman (by Sea atau by Air), Nominated Forwarding Company (Jika nominated forwarder), Port of Departure (nama pelabuhan dari mana barang diberangkatkan), Port of Destination (pelabuhan tujuan dimana barang yang dispesan akan di un-load), Notify Party (pihak yang harus dihubungi oleh shipping agent ketika nanti barang tiba di pelabuhan tujuan), serta Consignee Name (pihak yang berhak atas barang tersebut sehabis tiba dipelabuhan tujuan). Semua itu juga akan tercantum didalam Letter of Credit. Untuk itu sangat perlu untuk diperhatikan.

Jika ditemukan hal-hal yang tidak sesuai, atau tidak bisa dipenuhi, atau tidak disepakati, hendaknya Draft Order jangan ditandatangani dahulu. Mintalah untuk direvisi. Jika ada hal-hal yang tidak terang atau meragukan, mintalah penejelasan.

(b). Purchase Order Contract

Purchase Order Contract yakni perwujudan dari Draft Order yang dituangkan di dalam sebuah kontrak resmi, dicetak dan ditandatangani dengan resmi oleh pihak yang authorized. Karena isinya yakni sama, maka yang perlu dilakukan ketika penanandatanganan contract yakni membandingkan isi contract dengan isi draft order. Seharusnya isinya sama persis dengan draft order yang telah ditandatangani. Jika ditemukan perbedaan-perbedaan, mintalah revisi atas kontrak tersebut.


2). Permintaan Pembukaan L/C

Tips bagi Seller/Exporter :

Begitu Draft Order atau Contract ditandatangani, segera lah minta pembukaan L/C kepada pihak buyer, jikalau ditunda maka pembukaan L/C akan semakin lambat, sementara Latest Delivery Time telah di set, keterlambatan pembukaan L/C bisa menjadikan keterlambatan penyerahan barang, dan akan menciptakan discrepancies pada Ltest Delivery Time. Permintaan pembukaan L/C oleh seller, dilakukan dengan mengirimkan PROFORMA INVOICE, dalam proforma invoice dicantumkan mengenai hal-hal esensial yang tercantum di dalam contract, hanya saja dibentuk dalam bentuk ringkas. Di dalam proforma invoice, Cantumkanlah :

(-). Jenis L/C yang diinginkan :
Sebaiknya minatalah On Sight Commercial Letter of Credit, Back To Back L/C samasekali tidak baik, terlalu berbahaya, jadi jangan pernah mau menerimanya. Selalu minta On Sight Commercial Letter of Credit.

(-). Term and Condition :
Sebaiknya mintalah irrevocable L/C, transferable and available at any bank in Indonesia.

Selain kedua hal tersebut diatas, ikutilah apa yang telah disepakati di dalam contract. Jangan lupa meminta biar buyer mengirimkan copy L/C yang dibuka. Hal ini penting, alasannya yakni menunggu L/C tersebut tiba di Advising Bank mungkin memakan waktu. Semakin segera mendapatkan copy letter of credit semakin bagus, sehingga jikalau ditemukan ketidak sesuaian di dalam kondisi L/C, bisa meminta amendment (perubahan L/C) kepada pihak buyer dengan lebih cepat.

Tips bagi buyer/importer :

Begitu seruan pembukaan L/C (Proforma Invoice) diterima, periksalah secara seksama isinya, apakah jenis L/C dan Term & Condition yang diminta oleh pihak seller bisa dipenuhi atau tidak, apakah isinya sam adengan draft order / contract yang telah ditandatangani. Jika tidak ada masalah, segeralah meminta pembukaan L/C kepada bank devisa (yang nantinya akan beryindak sebagai Issuing Bank). Pastikan anda mempunyai Flapond Credit yang cukup untuk menutup nilai transaksi yang akan dibayar dengan Letter of Credit. Jangan lupa sertakan draft order atau contract yang telah ditandatangani oleh pihak seller.

Tentu saja pihak bank akan melaksanakan analisa, survey atau investigasi terhadap buyer, untuk mem-verifikasi mengenai kemampuan dan kesanggupan buyer untuk membayar. Jika seruan pembukaan L/C telah disetujui dan telah dibuka oleh bank, kirimkanlah copy L/C tersebut kepada pihak seller.


3). Setelah Pembukaan L/C

Tips bagi seller/exporter :

(a). Saat L/C Diterima
Begitu copy L/C diterima, periksalah isinya dan perhatikanlah hal-hal berikut ini ::
(-). Jenis L/C yang telah dibuka
(-). Term and Condition yang dicantumkan di dalam L/C
(-). Karakteristik L/C yang dibuka
(-). Latest Delivery Time
(-). Jenis penyerahan
(-). Nilai (amount) minimal dan maksimal yang sanggup ditoleransi
(-). Batas final penyerahan dokumen (dari advising Bank ke Issuing Bank).
(-). Packing Instruction
(-). Shipping Instruction
(-). Shipping Document required

Jika ditemukan hal-hal yang tidak sesuai dengan apa yang telah disepakati, maka segeralah minta amendment kepada pihak buyer.

(b). Meminta Letter of Credit Amendment

(-). Sampaikanlah seruan amendment dengan terang dan tegas pribadi kepada pihak buyer.
(-). Mintalah biar copy amendment dikirimkan lewat faximile atau by e-mail. Hal ini penting, alasannya yakni jikalau menunggu amendment diterima oleh advising bank akan memakan waktu dan sangat mungkin akan mengganggu waktu penyelesaian barang.
(-). Jika copy amendment telah diterima, sampaikanlah copy tersebut kepada pihak advising bank, biar bank bisa men-trace-nya pribadi ke issuing bank.
(-). Selama amendment belum diterima, janganlah melaksanakan pembelian materi baku. Jika amendment tidak difollow up oleh buyer lebih dari 2 hari, mintalah biar Latest Delivery Time di amend sekalian.
(-). Melakukan persiapan-persiapan produksi (production set-up) tidak ada salahnya sambil menunggu L/C amendment. (mengenai amendment juga telah dibahas di Letter of Credit -serie 2).

(c). Penanganan Proses Produksi

(-). Selama proses produksi berlangsung, selalu berpatokan pada kontrak yang telah ditandatangani (mengenai materi baku, warna, ukuran dan spesifikasi lainnya).
(-). Selalu mengawasi update status proses produksi, dan selalu bandingkan dengan latest delivery time yang tercantum di dalam L/C.
(-). Pada ketika proses produksi telah mencapai 70%, lakukanlah penilaian terperinci mengenai, kwalitas barang dan waktu penyelesaian barang dibandingkan dengan kontrak dan L/C. Jika hasil penilaian menunjukkan kemungkinan delayed dalam penyelesaian barang, segeralah bernegosiasi dengan pihak buyer, untuk membicarakan kemungkinan second amendment on L/C. Jika disetujui, maka mintalah amendment untuk kedua kalinya.

(d). Penanganan Pengemasan (Packing)

(-). Dalam proses packing, hendaknya selalu berpatokan pada packing instruction yang terlampir di dalam contract.
(-). Jika ada arahan yang tidak jelas, mintalah pnejelsan kepada buyer.
(-). Jika ada arahan yang tidak bisa dilaksanakan, konsultasikanlah dengan buyer, sampaikan bantalan an mengapa tidak bisa diikuti, hingga memperoleh persetujuan.

(e). Inspection

(-). Dalam hal L/C mensyaratkan adanya “Certificate of Inspection”, maka proses inspection akan menjadi crucial, dihentikan disepelekan. Bagaimanapun juga barang tersebut boleh dikirimkan atau tidak, tergantung dari hasil inspeksi.
(-). Jika inspector menemukan kwalitas barang dibawah standar mutu yang telah disepakati, sehingga inspector tidak mengeluarkan certificate of inspection, pertimbangkanlah kemungkinan melaksanakan repair atau re-placement, pertimbangkan cost and time yang akan dikonsumsi.
(-). Jika kwalitas barang masih below tolerance (below AQL), maka pertimbangkanlah anjuran letter of guarantee, biar inspector bersedia mengeluarkan certificate of inspection.


4). Penanganan Dokumen

Proses pembuatan dokumen yakni kunci penting berikutnya. Kesalahan dalam proses dokumen maupun kesalahan pada elemen dokumen yang disiapkan akan pribadi berakibat discrepancies terhadap L/C.
Adapun dokumen yang biasa diminta dalam sebuah L/C yakni :
(-). Commercial Invoice
(-). Packing List
(-). Export License (untuk export yang memerlukan quota)
(-). Country of Origin
(-). GSP Form A (untuk negara-negara EEC). GSP form G (untuk negara-negara tertentu)
(-). Full Set of Air Way Bill (untuk air shipment) atau Full set of B/L (untuk sea shipment). Dikatakan full set, alasannya yakni terkadang AWB maupun B/L dikeluarkan dalam pasangan, yaitu : Master AWB/BL yang biasanya dikeluarkan oleh pihak airline/Shipping line + haus AWB/BL yang dikeluarkan oleh Broker (Shipping agent).

Hal-hal yang perlu diperhatikan :
(-).Peroses dokumen harus selalu memperhatikan arahan yang ada pada Letter of Credit dan Shipping Instruction.
(-). Shipper Name, Port Of Departure, Port of Destination, Notify Party dan Consignee Name, harus dicantumkan persis ibarat yang diminta di dalam L/C.
(-). Jenis dan nama document harus persis sama ibarat yang tercantum di dalam L/C.
(-). Pada dokumen manapun, pencantuman : nama barang, deskripsi barang, materi baku yang dipakai, unit price, measurement unit, quantity, serta total amount, termasuk Harmonized System Code yang dipakai, HARUS PERSIS SEPERTI YANG TERCANTUM DI DALAM L/C. Perbedaan satu hurup saja, yakni merupakan discrepancies.


5). Pengiriman Dokumen

Dokumen yang benar dan persis saja belumlah selesai, proses yang tidak kalah pentingnya yakni proses pengiriman dokumen. Di dalam sebuag L/C biasanya diatur mengenai pengiriman dokumen tersebut, antara lain :
(-). Kapan dokumen tersebut harus diterima paling lambat oleh Issuing Bank
(-). Dokumen Harus dikirimkan menggunakan courier tertentu.
Memang pengiriman dokumen ini yakni kiprah pihak Advising Bank, akan tetapi mengawasi (meminta up-date) status dokumen yakni penting. Keterlambatan penerimaan dokumen oleh Issuing Bank, sanggup berakibat pada ditolaknya pencairan L/C.

Proses selanjunya, tinggal menunggu pembayaran L/C dari Issuing Bank melalui Advising Bank. Seharusnya Seller sudah bisa lega………………………

………………………. TETAPI…….

Bagaimana Jika dokumen ditolak oleh advising Bank alasannya yakni ditemukan penyimpangan (discrepancies) ?, apakah yang harus dilakukan ?, bagaimana cara menanganinya ?.

Scenario terburuk apakah yang mungkin terjadi atas sebuah transaksi yang menggunakan Letter of Credit, dan apa yang harus dilakukan oleh seller ?.

Silahkan ikuti di posting berikutnya :

Letter Of Credit – Serie 4 [-baca-]


Juga akan hadir :

Letter of Credit – Serie 5, mengenai :

(-). Mekanisme diskonto Letter of Credit Untuk Modal Kerja
(-). Skandal perkara pembobolan bank menggunakan modus Letter of Credit terjadi ?

Pengenalan, Peranan, Jenis-jenis, Elemen-elemen, Alur Proses, Amendment, hingga Karakteristik Letter of Credit telah dibahas di artikel sebelumnya :
(-). Instrument Pembayaran : Letter of Credit (L/C) [-baca-]
(-). Letter of Credit – Serie 2 [-baca-]
Bagi yang belum mengikuti, silahkan dibaca

Pada Letter of Credit – Serie 3 ini, akan khusus diberikan tips bagi EXPORTER maupun IMPORTER yang menggunakan Letter of Credit sebagai instrument pembayaran. Tentu saja tips ini tidak dimaksudkan untuk over-riding, cheating, corrupting atau yang sejenisnya atas sebuah Letter of Credit. Melainkan untuk kelancaran dan objective’s achievement yang efektif berdasarkan fairness bagi semua pihak (bagi : Buyer, Seller, Issuing Bank maupun Advising Bank).


Tips menangani Letter of Credit

1). Menjelang Pembukaan L/C (bagi Seller maupun Buyer)

Sesungguhnya, kunci sukses penanganan sebuah L/C ialah diawal-awal, dimulai menjelang L/C dibuka, yaitu :

(a). Purchase Order Draft

Untuk jenis pesan yang segera (rush order), Draft order akan dijadikan sebagai dasar pembukaan sebuah L/C, menjadi lampiran dalam permohonan pembukaan L/C. Untuk itu pemeriksaan draft order dengan hati-hati dan seksama ialah kunci awal dari penanganan sebuah Letter of Credit. Sebelum penandatanganan Draft Order, perhatikan hal-hal berikut ini :

(-). Jenis dan nama barang yang dipesan
Pastikan jenis barang yang dipesan tekah tertulis dengan terperinci dan benar, tidak menimbulkan salah pengertian. Pencantuman nama barang beserta description-nya ialah critical. Perlu diketahui bahwa jenis/nama barang akan dicantumkan di dalam L/C, dan shipping document.

(-) Bahan baku barang yang dipesan.
Sama pentingnya dengan Jenis dan nama barang. Bahan baku yang dipesan hendaknya dicantumkan dengan persis, dan jelas.

(-). Spesifikasi barang yang dipesan
Spesifikasi barang yang dimaksudkan di sini meliputi : ukuran, warna, kwalitas, Pastikan spesifikasi barang telah tercantum (tertulis/tergambar) dengan jelas. Hal ini penting, semoga barang yang dikirim nantinya sesuai dengan apa yang dipesan. Kesalahan spesifikasi barang akan berakibat pada ditolaknya barang pada ketika proses inspeksi, sehingga Certificate of Inspection tidak bisa dikeluarkan. Certificate of Inspection biasanya disyaratkan dalam sebuah L/C.

(-). Contoh/sample/Proto-type barang yang dipesan
Contoh/sample/proto-type memiliki peranan yang sama dengan specifikasi barang, hanya saja bersifat visual sehingga lebih mudah untuk diikuti.

(-). Jumlah/volume barang yang dipesan
Pastikan jumlah/volume barang yang dipesan tekah tercantum dengan benar dan jelas.

(-). Nilai barang yang dipesan
Periksalah Unit price dan Total Amount yang tercantum didalam Draft Order, hal ini penting, alasannya ialah total amount yang tercantum di dalam L/C nantinya akan berpatokan pada Draft Order ini.

(-). Kondisi penyerahan barang
Kondisi penyerahan barang bisa bermacam-macam : Free on Board (FOB), Cost and Freight (C&F) atau Cost, Insurance & Freight (CIF). Pastikan kondisi penyerahan barang telah sesuai dengan yang disepakati.

(-). Batas selesai penyerahan barang
Batas selesai penyerahan barang (Latest Delivery Time) ialah critical. Latest Delivery Time akan menjadi salah satu yang disyaratkan di dalam L/C. Latest Delivery Time hendaknya memperhatikan kondisi penyerahan, lamanya produksi (Production Lead Time), Jadwal keberangkatan kapal (Shipping Schedule). Kesalahan dalam penentuan dan pencantuman Latest Delivery Time sudah pasti akan menimbulkan discrepancies.

(-). Packing Instruction
Packing Instruction biasanya berupa lampiran yang menyertai Draft Order, berisi aba-aba mengenai bagaimana barang seharusnya dikemas, mulai dari cara pembungkusan (oleh kertas/plastic), penyimpananya di dalam kemasan (dus/kotak), jumlah /volume barang per satu kemasan, dan lain sebagainya. Packing instruction juga harus diperhatikan dengan seksama, packaging barang ayang akan dikirimkan akan tercermin di dalam Packing List, dan packing list ialah salah satu jenis dokumen yang disyaratkan di dalam sebuah L/C. Penyimpangan dalam Packing List bisa menngakibatkan terjadinya discrepancies.

(-). Shipping Instruction
Shipping Instruction juga berupa lampiran, hanya saja isinya khusus mengenai bagaimana barang seharusnya dikirimkan. Hal-hal yang diatur dalam shipping instruction biasanya : pencantuman nama shipper, cara pengiriman (by Sea atau by Air), Nominated Forwarding Company (Jika nominated forwarder), Port of Departure (nama pelabuhan dari mana barang diberangkatkan), Port of Destination (pelabuhan tujuan dimana barang yang dispesan akan di un-load), Notify Party (pihak yang harus dihubungi oleh shipping agent ketika nanti barang tiba di pelabuhan tujuan), serta Consignee Name (pihak yang berhak atas barang tersebut setelah tiba dipelabuhan tujuan). Semua itu juga akan tercantum didalam Letter of Credit. Untuk itu sangat perlu untuk diperhatikan.

Jika ditemukan hal-hal yang tidak sesuai, atau tidak bisa dipenuhi, atau tidak disepakati, hendaknya Draft Order jangan ditandatangani dahulu. Mintalah untuk direvisi. Jika ada hal-hal yang tidak terperinci atau meragukan, mintalah penejelasan.

(b). Purchase Order Contract

Purchase Order Contract ialah perwujudan dari Draft Order yang dituangkan di dalam sebuah kontrak resmi, dicetak dan ditandatangani dengan resmi oleh pihak yang authorized. Karena isinya ialah sama, maka yang perlu dilakukan ketika penanandatanganan contract ialah membandingkan isi contract dengan isi draft order. Seharusnya isinya sama persis dengan draft order yang telah ditandatangani. Jika ditemukan perbedaan-perbedaan, mintalah revisi atas kontrak tersebut.


2). Permintaan Pembukaan L/C

Tips bagi Seller/Exporter :

Begitu Draft Order atau Contract ditandatangani, segera lah minta pembukaan L/C kepada pihak buyer, bila ditunda maka pembukaan L/C akan semakin lambat, sementara Latest Delivery Time telah di set, keterlambatan pembukaan L/C bisa menimbulkan keterlambatan penyerahan barang, dan akan membuat discrepancies pada Ltest Delivery Time. Permintaan pembukaan L/C oleh seller, dilakukan dengan mengirimkan PROFORMA INVOICE, dalam proforma invoice dicantumkan mengenai hal-hal esensial yang tercantum di dalam contract, hanya saja dibuat dalam bentuk ringkas. Di dalam proforma invoice, Cantumkanlah :

(-). Jenis L/C yang diinginkan :
Sebaiknya minatalah On Sight Commercial Letter of Credit, Back To Back L/C samasekali tidak baik, terlalu berbahaya, jadi jangan pernah mau menerimanya. Selalu minta On Sight Commercial Letter of Credit.

(-). Term and Condition :
Sebaiknya mintalah irrevocable L/C, transferable and available at any bank in Indonesia.

Selain kedua hal tersebut diatas, ikutilah apa yang telah disepakati di dalam contract. Jangan lupa meminta semoga buyer mengirimkan copy L/C yang dibuka. Hal ini penting, alasannya ialah menunggu L/C tersebut tiba di Advising Bank mungkin memakan waktu. Semakin segera mendapatkan copy letter of credit semakin bagus, sehingga bila ditemukan ketidak sesuaian di dalam kondisi L/C, bisa meminta amendment (perubahan L/C) kepada pihak buyer dengan lebih cepat.

Tips bagi buyer/importer :

Begitu undangan pembukaan L/C (Proforma Invoice) diterima, periksalah secara seksama isinya, apakah jenis L/C dan Term & Condition yang diminta oleh pihak seller bisa dipenuhi atau tidak, apakah isinya sam adengan draft order / contract yang telah ditandatangani. Jika tidak ada masalah, segeralah meminta pembukaan L/C kepada bank devisa (yang nantinya akan beryindak sebagai Issuing Bank). Pastikan anda memiliki Flapond Credit yang cukup untuk menutup nilai transaksi yang akan dibayar dengan Letter of Credit. Jangan lupa sertakan draft order atau contract yang telah ditandatangani oleh pihak seller.

Tentu saja pihak bank akan melaksanakan analisa, survey atau pemeriksaan terhadap buyer, untuk mem-verifikasi mengenai kemampuan dan kesanggupan buyer untuk membayar. Jika undangan pembukaan L/C telah disetujui dan telah dibuka oleh bank, kirimkanlah copy L/C tersebut kepada pihak seller.


3). Setelah Pembukaan L/C

Tips bagi seller/exporter :

(a). Saat L/C Diterima
Begitu copy L/C diterima, periksalah isinya dan perhatikanlah hal-hal berikut ini ::
(-). Jenis L/C yang telah dibuka
(-). Term and Condition yang dicantumkan di dalam L/C
(-). Karakteristik L/C yang dibuka
(-). Latest Delivery Time
(-). Jenis penyerahan
(-). Nilai (amount) minimal dan maksimal yang dapat ditoleransi
(-). Batas selesai penyerahan dokumen (dari advising Bank ke Issuing Bank).
(-). Packing Instruction
(-). Shipping Instruction
(-). Shipping Document required

Jika ditemukan hal-hal yang tidak sesuai dengan apa yang telah disepakati, maka segeralah minta amendment kepada pihak buyer.

(b). Meminta Letter of Credit Amendment

(-). Sampaikanlah undangan amendment dengan terperinci dan tegas pribadi kepada pihak buyer.
(-). Mintalah semoga copy amendment dikirimkan lewat faximile atau by e-mail. Hal ini penting, alasannya ialah bila menunggu amendment diterima oleh advising bank akan memakan waktu dan sangat mungkin akan mengganggu waktu penyelesaian barang.
(-). Jika copy amendment telah diterima, sampaikanlah copy tersebut kepada pihak advising bank, semoga bank bisa men-trace-nya pribadi ke issuing bank.
(-). Selama amendment belum diterima, janganlah melaksanakan pembelian materi baku. Jika amendment tidak difollow up oleh buyer lebih dari 2 hari, mintalah semoga Latest Delivery Time di amend sekalian.
(-). Melakukan persiapan-persiapan produksi (production set-up) tidak ada salahnya sambil menunggu L/C amendment. (mengenai amendment juga telah dibahas di Letter of Credit -serie 2).

(c). Penanganan Proses Produksi

(-). Selama proses produksi berlangsung, selalu berpatokan pada kontrak yang telah ditandatangani (mengenai materi baku, warna, ukuran dan spesifikasi lainnya).
(-). Selalu mengawasi update status proses produksi, dan selalu bandingkan dengan latest delivery time yang tercantum di dalam L/C.
(-). Pada ketika proses produksi telah mencapai 70%, lakukanlah evaluasi terperinci mengenai, kwalitas barang dan waktu penyelesaian barang dibandingkan dengan kontrak dan L/C. Jika hasil evaluasi menawarkan kemungkinan delayed dalam penyelesaian barang, segeralah bernegosiasi dengan pihak buyer, untuk membicarakan kemungkinan second amendment on L/C. Jika disetujui, maka mintalah amendment untuk kedua kalinya.

(d). Penanganan Pengemasan (Packing)

(-). Dalam proses packing, hendaknya selalu berpatokan pada packing instruction yang terlampir di dalam contract.
(-). Jika ada aba-aba yang tidak jelas, mintalah pnejelsan kepada buyer.
(-). Jika ada aba-aba yang tidak bisa dilaksanakan, konsultasikanlah dengan buyer, sampaikan ganjal an mengapa tidak bisa diikuti, hingga memperoleh persetujuan.

(e). Inspection

(-). Dalam hal L/C mensyaratkan adanya “Certificate of Inspection”, maka proses inspection akan menjadi crucial, tidak boleh disepelekan. Bagaimanapun juga barang tersebut boleh dikirimkan atau tidak, tergantung dari hasil inspeksi.
(-). Jika inspector menemukan kwalitas barang dibawah standar mutu yang telah disepakati, sehingga inspector tidak mengeluarkan certificate of inspection, pertimbangkanlah kemungkinan melaksanakan repair atau re-placement, pertimbangkan cost and time yang akan dikonsumsi.
(-). Jika kwalitas barang masih below tolerance (below AQL), maka pertimbangkanlah anjuran letter of guarantee, semoga inspector bersedia mengeluarkan certificate of inspection.


4). Penanganan Dokumen

Proses pembuatan dokumen ialah kunci penting berikutnya. Kesalahan dalam proses dokumen maupun kesalahan pada elemen dokumen yang disiapkan akan pribadi berakibat discrepancies terhadap L/C.
Adapun dokumen yang biasa diminta dalam sebuah L/C ialah :
(-). Commercial Invoice
(-). Packing List
(-). Export License (untuk export yang memerlukan quota)
(-). Country of Origin
(-). GSP Form A (untuk negara-negara EEC). GSP form G (untuk negara-negara tertentu)
(-). Full Set of Air Way Bill (untuk air shipment) atau Full set of B/L (untuk sea shipment). Dikatakan full set, alasannya ialah terkadang AWB maupun B/L dikeluarkan dalam pasangan, yaitu : Master AWB/BL yang biasanya dikeluarkan oleh pihak airline/Shipping line + haus AWB/BL yang dikeluarkan oleh Broker (Shipping agent).

Hal-hal yang perlu diperhatikan :
(-).Peroses dokumen harus selalu memperhatikan aba-aba yang ada pada Letter of Credit dan Shipping Instruction.
(-). Shipper Name, Port Of Departure, Port of Destination, Notify Party dan Consignee Name, harus dicantumkan persis menyerupai yang diminta di dalam L/C.
(-). Jenis dan nama document harus persis sama menyerupai yang tercantum di dalam L/C.
(-). Pada dokumen manapun, pencantuman : nama barang, deskripsi barang, materi baku yang dipakai, unit price, measurement unit, quantity, serta total amount, termasuk Harmonized System Code yang dipakai, HARUS PERSIS SEPERTI YANG TERCANTUM DI DALAM L/C. Perbedaan satu hurup saja, ialah merupakan discrepancies.


5). Pengiriman Dokumen

Dokumen yang benar dan persis saja belumlah selesai, proses yang tidak kalah pentingnya ialah proses pengiriman dokumen. Di dalam sebuag L/C biasanya diatur mengenai pengiriman dokumen tersebut, antara lain :
(-). Kapan dokumen tersebut harus diterima paling lambat oleh Issuing Bank
(-). Dokumen Harus dikirimkan memakai courier tertentu.
Memang pengiriman dokumen ini ialah peran pihak Advising Bank, akan tetapi mengawasi (meminta up-date) status dokumen ialah penting. Keterlambatan penerimaan dokumen oleh Issuing Bank, dapat berakibat pada ditolaknya pencairan L/C.

Proses selanjunya, tinggal menunggu pembayaran L/C dari Issuing Bank melalui Advising Bank. Seharusnya Seller sudah bisa lega………………………

………………………. TETAPI…….

Bagaimana Jika dokumen ditolak oleh advising Bank alasannya ialah ditemukan penyimpangan (discrepancies) ?, apakah yang harus dilakukan ?, bagaimana cara menanganinya ?.

Scenario terburuk apakah yang mungkin terjadi atas sebuah transaksi yang menggunakan Letter of Credit, dan apa yang harus dilakukan oleh seller ?.

Silahkan ikuti di posting berikutnya :

Letter Of Credit – Serie 4 [-baca-]


Juga akan hadir :

Letter of Credit – Serie 5, mengenai :

(-). Mekanisme diskonto Letter of Credit Untuk Modal Kerja
(-). Skandal kasus pembobolan bank menggunakan modus Letter of Credit terjadi ?

Di posting sebelumnya (Letter of Credit – Serie 3) telah kita bahas cara menangani letter of credit, mulai dari persiapan menjelang pembukaan L/C hingga dengan pengiriman dokumen pencairan, yang bila kita tarik kesimpulan maka sanggup dikatakan bahwa kunci sukses penanganan Letter of Credit ialah kehati-hatian, ketelitian dan kedisiplinan semua pihak yang terlibat dalam menangani setiap proses yang dilalui.

Akan tetapi, toh tetap saja ada kemungkinan discrepancies (penyimpangan). Dari pengalaman saya langsung (sekitar tahun 1997-2000), bila saya sampling, saya menemukan hanya ada 1 Letter of Credit yang benar-benar sanggup berjalan mulus tanpa discrepancies samasekali, dari 10 Letter of Credit (1 :10).

Keberhasilan menciptakan L/C mulus tanpa discrepancies, sungguh menyenangkan. Tetapi ketika pengajuan dokumen pencairan L/C ditolak ?, terbayanglah kerugian perusahaan sudah didepan mata, barang sudah diberangkatkan, tetapi L/C tidak sanggup dicairkan !. Pahit rasanya…. Berhadapan dengan birokrasi bank yang memang super ketat (subject to zero tolerance).

Harus mencari cara semoga L/C tersebut sanggup dicairkan, atau setidaknya pembayaran sanggup diperoleh. Memang pekerjaan fixing selalu tidak enak. Tetapi ketika usaha-usaha itu berhasil, tidak hanya sekedar rasa bahagia yang kita peroleh, tetapi rasa senang, puas dan mungkin sanggup dibilang rasa bangga. Feel like a hero.. ! :-)

Sebagian besar discrepancies tidak sanggup dikoreksi, namun Ada beberapa jenis discrepancies yang masih memungkinkan untuk dilakukan revisi dan dikirim ulang.

Di Letter of Credit – Serie 4 ini, kita bahas semua.


Discrepancies Dalam Letter of Credit dan Cara Mengatasinya

Penyimpangan (discrepancies) sanggup terjadi disemua kepingan L/C, akan tetapi secara garis besar, berada di 2 (dua) area berikut :

1). Penyimpangan Dalam Dokumen (Document Discrepancies)

Perbedaan antara dokumen dengan L/C merupakan jenis discrepancies yang paling sering dan gampang terjadi, hal ini disebabkan oleh sifat L/C yang begitu strictly terhadap kesesuaian. Samasekali dilarang ada perbedaan antara yang dinyatakan di dalam dokumen dengan yang dinyatakan di dalam L/C. Terlebih-lebih dokumen export yang blankonya disediakan oleh Institusi pemerintah maupun bank yang masih harus diketik secara manual (misalnya PEB, Export Licence, Commercial Invoice, GSP Form A). Untungnya, jenis discrepancy ini termasuk yang sanggup direvisi. Berikut ialah hal-hal yang biasa menciptakan suatu dokumen ditolak oleh bank dan cara mengatasinya :

a). Pencantuman nama dokumen tidak sesuai dengan L/C. Ketidak sesuaian sanggup lantaran kurang lengkap disebutkan, salah eja, bahkan hanya lantaran salah ketik satu abjad saja.
Misalnya : Di dalam L/C disebut “Commercial Invoice”, tetapi dalam dokumen export disebut “Invoice” saja, atau diketik “Invoice Comercial” (kurang abjad m), atau diketik “Commercial Invoices” (lebih abjad s).
b). Perbedaan : kode, nama, deskripsi, warna, ukuran barang antara yang disebutkan di dalam dokumen dengan yang disebutkan di dalam L/C.
c). Perbedaan : nama materi baku barang
d). Perbedaan : jumlah barang dan satuan ukuran
e). Perbedaan : unit price dan total amount
f). Perbedaan : HS code
g). Pencanutuman keterangan beneficiary (name & full address), bank account (name & full address), dan account number
h). Salah menyebutkan quota category number
i). Tulisan atau angka yang diperbaiki (di type-x)
j). Tulisan atau angka yang dicoret
k). Salah mencantumkan : Nama Shipper dan atau Port of Departure, dan atau Port of Destination, dan atau Notify Party, dan atau Consignee Name.

Jika discrepancies terjadi di wilayah ini, maka segeralah tarik dokumen dari bank untuk direvisi.

Untuk menyingkat waktu, dokumen-dokumen yang dikeluarkan, ditandatangani atau dilegalisir oleh institusi luar (Kantor Deperindag, Bea Cukai atau Bank) sebaiknya jangan dibentuk ulang, tetapi lakukanlah koreksi. Koreksi atas dokumen-dokumen tersebut sanggup diterima oleh bank sepanjang koreksi tersebut dilegalisir (di stempel dan ditandatangan oleh pejabat yang berwenang di institusi tersebut.

Jika revisi dokumen telah selesai dikerjakan, kirimkan (serahkan) kembali kepada pihak advising bank. Melihat keterbatasan waktu, lakukanlah dalam hari yang sama untuk menarik dokumen, melaksanakan revisi dan pengiriman kembali.


2). Batas Waktu (Latest Delivery Time, L/C Expiration Date & Latest Presentation Date)

a). Latest Delivery Date

Adalah tanggal batas simpulan penyerahan barang. Apabila kondisi penyerahan barang Free on Board (FOB) maka yang dijadikan patokan ialah tanggal yang tercantum pada Air Way Bill (AWB) untuk air shipment, atau Bill of Lading (BL) untuk sea shipment. Sedangkan bila kondisi penyerahan barang ialah C&F atau CIF, yang dijadikan patokan tanggal ialah tanggal tibanya barang di pelabuhan tujuan.

Dikatakan menyimpang (discrep) apabila tanggal yang tercantum di AWB/BL atau tanggal tibanya barang di pelabuhan tujuan, setelah Latest Delivery Time yang tercantum di dalam L/C.

b). L/C Expiration Date

Adalah tanggal masa berlaku nya L/C, mencakup dari L/C dikeluarkan hingga batas simpulan penerimaan dokumen oleh Issuing Bank.

c). Latest Presentation Date

Adalah tanggal batas simpulan penerimaan dokumen pencairan L/C oleh Issuing Bank.

Dikatakan menyimpang apabila, dokumen yang dikirim oleh advising bank diterima setelah Latest Presentation Date yang tercantum di dalam L/C.

Penyimpangan jenis manapun yang terjadi diantara ketiga batas waktu di atas, ialah merupakan discrepancies yang tidak sanggup direvisi. Artinya L/C sudah niscaya gagal. Proses pencairan L/C sudah mustahil sanggup diselamatkan.

Ini ialah skenario terburuk yang mungkin terjadi atas transaksi yang memakai Letter of Credit sebagai instrument pembayaran.

Apakah pembayaran masih mungkin sanggup diperoleh ?.

Apa yang harus dilakukan ?

Ada beberapa jalan yang mungkin sanggup dilakukan :

1). Discrepancies terhadap Latest Delivery Time

Keterlambatan beberapa hari dari Latest Delivery Time, masih mungkin dimintakan “back date” atas Air Way Bill atau Bill of Lading kepada Airline atau shipping Line. Yang dimaksud dengan “back date” disini adalah, mencantumkan tanggal Air Way Bill atau Bill of Lading maju beberapa hari dibandingkan tanggal yang sebenarnya.

Pertanyaannya ialah : apakah Shipping Lines/Airlines akan bersedia melakukannya ?.

Biasanya (tidak sanggup dijadikan aliran pasti) :

(-) Jika pengiriman lewat udara dengan “direct flight” (tanpa connecting), biasanya airline tidak akan bersedia melaksanakan back date walaupun cuma untuk satu haripun.
(-) Jika pengiriman lewat udara dengan connecting flight (berganti pesawat di negara tertentu), mungkin airlines mau melaksanakan back date untuk 1(satu) hari saja.
(-) Jika pengiriman lewat laut, biasanya shipping line bersedia melaksanakan back date untuk 1 (satu) hari hingga dengan 7 hari.
Sekali lagi yang di atas tidak sanggup dijadikan aliran pasti, tetapi peluang sekecil apapun sebaiknya dicoba saja, kita tidak akan pernah tahu bila tidak mencobanya bukan ?.


2). Discrepancies terhadap L/C Expiration Date atau Latest Presentation Date.

Discrepancies jenis ini samasekali tidak sanggup diselamatkan. Harus terima kenyataan bahwa L/C telah gagal.

Apakah berarti pembayaran atas transaksi ini sudah TIDAK mungkin sanggup diperoleh ?.

Jangan frustasi dahulu, masih ada beberapa jalan lagi yang mungkin sanggup menyelamatkan perusahaan dari kerugian, yaitu :

Cobalah bernegosiasi dengan pihak buyer, bila hanya keterlambatan beberapa hari sangat mungkin buyer masih sanggup mendapatkan pengiriman barang tersebut, dan tentu saja juga masih bersedia melaksanakan pembayaran.

Bukankah L/C sudah gagal ?.

Jika buyer masih bersedia mendapatkan keterlambatan tersebut, mintalah buyer supaya memerintahkan Issuing Bank untuk meng-“accept”, dokumen tersebut dan mencairkan pembayaran. Tentu saja prosedur pembayaran sudah tidak memakai letter of credit lagi, tetapi melalui Telex Transfer. Agar buyer sanggup melaksanakan perintah accept kepada Issuing Bank, mintalah swift code kepada Advising Bank. Lalu sampaikan swift code tersebut kepada pihak buyer, untuk kemudian buyer menginformasikan swift code tersebut kepada Issuing Bank, bersamaan dengan perintah accept.


Semoga Tips ini bermanfaat.


Masih ada satu topik menarik lagi dari serie Letter of Credit : Letter of Credit – Serie 5 , yaitu mengenai :

(-). Bagaimana prosedur diskonto atas Letter of Credit untuk modal kerja.
(-). Pembobolan Bank dengan memakai modus L/C fiktif.

Di posting sebelumnya (Letter of Credit – Serie 3) telah kita bahas cara menangani letter of credit, mulai dari persiapan menjelang pembukaan L/C hingga dengan pengiriman dokumen pencairan, yang kalau kita tarik kesimpulan maka dapat dikatakan bahwa kunci sukses penanganan Letter of Credit ialah kehati-hatian, ketelitian dan kedisiplinan semua pihak yang terlibat dalam menangani setiap proses yang dilalui.

Akan tetapi, toh tetap saja ada kemungkinan discrepancies (penyimpangan). Dari pengalaman saya langsung (sekitar tahun 1997-2000), kalau saya sampling, saya menemukan hanya ada 1 Letter of Credit yang benar-benar dapat berjalan mulus tanpa discrepancies samasekali, dari 10 Letter of Credit (1 :10).

Keberhasilan membuat L/C mulus tanpa discrepancies, sungguh menyenangkan. Tetapi ketika pengajuan dokumen pencairan L/C ditolak ?, terbayanglah kerugian perusahaan sudah didepan mata, barang sudah diberangkatkan, tetapi L/C tidak dapat dicairkan !. Pahit rasanya…. Berhadapan dengan birokrasi bank yang memang super ketat (subject to zero tolerance).

Harus mencari cara semoga L/C tersebut mampu dicairkan, atau setidaknya pembayaran mampu diperoleh. Memang pekerjaan fixing selalu tidak enak. Tetapi ketika usaha-usaha itu berhasil, tidak hanya sekedar rasa senang yang kita peroleh, tetapi rasa senang, puas dan mungkin mampu dibilang rasa bangga. Feel like a hero.. ! :-)

Sebagian besar discrepancies tidak mampu dikoreksi, namun Ada beberapa jenis discrepancies yang masih memungkinkan untuk dilakukan revisi dan dikirim ulang.

Di Letter of Credit – Serie 4 ini, kita bahas semua.


Discrepancies Dalam Letter of Credit dan Cara Mengatasinya

Penyimpangan (discrepancies) mampu terjadi disemua adegan L/C, akan tetapi secara garis besar, berada di 2 (dua) area berikut :

1). Penyimpangan Dalam Dokumen (Document Discrepancies)

Perbedaan antara dokumen dengan L/C merupakan jenis discrepancies yang paling sering dan mudah terjadi, hal ini disebabkan oleh sifat L/C yang begitu strictly terhadap kesesuaian. Samasekali tidak boleh ada perbedaan antara yang dinyatakan di dalam dokumen dengan yang dinyatakan di dalam L/C. Terlebih-lebih dokumen export yang blankonya disediakan oleh Institusi pemerintah maupun bank yang masih harus diketik secara manual (misalnya PEB, Export Licence, Commercial Invoice, GSP Form A). Untungnya, jenis discrepancy ini termasuk yang mampu direvisi. Berikut ialah hal-hal yang biasa membuat suatu dokumen ditolak oleh bank dan cara mengatasinya :

a). Pencantuman nama dokumen tidak sesuai dengan L/C. Ketidak sesuaian mampu karena kurang lengkap disebutkan, salah eja, bahkan hanya karena salah ketik satu abjad saja.
Misalnya : Di dalam L/C disebut “Commercial Invoice”, tetapi dalam dokumen export disebut “Invoice” saja, atau diketik “Invoice Comercial” (kurang abjad m), atau diketik “Commercial Invoices” (lebih abjad s).
b). Perbedaan : kode, nama, deskripsi, warna, ukuran barang antara yang disebutkan di dalam dokumen dengan yang disebutkan di dalam L/C.
c). Perbedaan : nama materi baku barang
d). Perbedaan : jumlah barang dan satuan ukuran
e). Perbedaan : unit price dan total amount
f). Perbedaan : HS code
g). Pencanutuman keterangan beneficiary (name & full address), bank account (name & full address), dan account number
h). Salah menyebutkan quota category number
i). Tulisan atau angka yang diperbaiki (di type-x)
j). Tulisan atau angka yang dicoret
k). Salah mencantumkan : Nama Shipper dan atau Port of Departure, dan atau Port of Destination, dan atau Notify Party, dan atau Consignee Name.

Jika discrepancies terjadi di wilayah ini, maka segeralah tarik dokumen dari bank untuk direvisi.

Untuk menyingkat waktu, dokumen-dokumen yang dikeluarkan, ditandatangani atau dilegalisir oleh institusi luar (Kantor Deperindag, Bea Cukai atau Bank) sebaiknya jangan dibuat ulang, tetapi lakukanlah koreksi. Koreksi atas dokumen-dokumen tersebut dapat diterima oleh bank sepanjang koreksi tersebut dilegalisir (di stempel dan ditandatangan oleh pejabat yang berwenang di institusi tersebut.

Jika revisi dokumen telah selesai dikerjakan, kirimkan (serahkan) kembali kepada pihak advising bank. Melihat keterbatasan waktu, lakukanlah dalam hari yang sama untuk menarik dokumen, melaksanakan revisi dan pengiriman kembali.


2). Batas Waktu (Latest Delivery Time, L/C Expiration Date & Latest Presentation Date)

a). Latest Delivery Date

Adalah tanggal batas selesai penyerahan barang. Apabila kondisi penyerahan barang Free on Board (FOB) maka yang dijadikan patokan ialah tanggal yang tercantum pada Air Way Bill (AWB) untuk air shipment, atau Bill of Lading (BL) untuk sea shipment. Sedangkan kalau kondisi penyerahan barang ialah C&F atau CIF, yang dijadikan patokan tanggal ialah tanggal tibanya barang di pelabuhan tujuan.

Dikatakan menyimpang (discrep) apabila tanggal yang tercantum di AWB/BL atau tanggal tibanya barang di pelabuhan tujuan, sesudah Latest Delivery Time yang tercantum di dalam L/C.

b). L/C Expiration Date

Adalah tanggal masa berlaku nya L/C, meliputi dari L/C dikeluarkan hingga batas selesai penerimaan dokumen oleh Issuing Bank.

c). Latest Presentation Date

Adalah tanggal batas selesai penerimaan dokumen pencairan L/C oleh Issuing Bank.

Dikatakan menyimpang apabila, dokumen yang dikirim oleh advising bank diterima setelah Latest Presentation Date yang tercantum di dalam L/C.

Penyimpangan jenis manapun yang terjadi diantara ketiga batas waktu di atas, ialah merupakan discrepancies yang tidak mampu direvisi. Artinya L/C sudah pasti gagal. Proses pencairan L/C sudah tidak mungkin dapat diselamatkan.

Ini ialah skenario terburuk yang mungkin terjadi atas transaksi yang menggunakan Letter of Credit sebagai instrument pembayaran.

Apakah pembayaran masih mungkin mampu diperoleh ?.

Apa yang harus dilakukan ?

Ada beberapa jalan yang mungkin mampu dilakukan :

1). Discrepancies terhadap Latest Delivery Time

Keterlambatan beberapa hari dari Latest Delivery Time, masih mungkin dimintakan “back date” atas Air Way Bill atau Bill of Lading kepada Airline atau shipping Line. Yang dimaksud dengan “back date” disini adalah, mencantumkan tanggal Air Way Bill atau Bill of Lading maju beberapa hari dibandingkan tanggal yang sebenarnya.

Pertanyaannya ialah : apakah Shipping Lines/Airlines akan bersedia melakukannya ?.

Biasanya (tidak mampu dijadikan ajaran pasti) :

(-) Jika pengiriman lewat udara dengan “direct flight” (tanpa connecting), biasanya airline tidak akan bersedia melaksanakan back date walaupun cuma untuk satu haripun.
(-) Jika pengiriman lewat udara dengan connecting flight (berganti pesawat di negara tertentu), mungkin airlines mau melaksanakan back date untuk 1(satu) hari saja.
(-) Jika pengiriman lewat laut, biasanya shipping line bersedia melaksanakan back date untuk 1 (satu) hari hingga dengan 7 hari.
Sekali lagi yang di atas tidak mampu dijadikan ajaran pasti, tetapi peluang sekecil apapun sebaiknya dicoba saja, kita tidak akan pernah tahu kalau tidak mencobanya bukan ?.


2). Discrepancies terhadap L/C Expiration Date atau Latest Presentation Date.

Discrepancies jenis ini samasekali tidak mampu diselamatkan. Harus terima kenyataan bahwa L/C telah gagal.

Apakah berarti pembayaran atas transaksi ini sudah TIDAK mungkin mampu diperoleh ?.

Jangan putus asa dahulu, masih ada beberapa jalan lagi yang mungkin mampu menyelamatkan perusahaan dari kerugian, yaitu :

Cobalah bernegosiasi dengan pihak buyer, kalau hanya keterlambatan beberapa hari sangat mungkin buyer masih mampu mendapatkan pengiriman barang tersebut, dan tentu saja juga masih bersedia melaksanakan pembayaran.

Bukankah L/C sudah gagal ?.

Jika buyer masih bersedia mendapatkan keterlambatan tersebut, mintalah buyer supaya memerintahkan Issuing Bank untuk meng-“accept”, dokumen tersebut dan mencairkan pembayaran. Tentu saja mekanisme pembayaran sudah tidak menggunakan letter of credit lagi, tetapi melalui Telex Transfer. Agar buyer mampu melaksanakan perintah accept kepada Issuing Bank, mintalah swift code kepada Advising Bank. Lalu sampaikan swift code tersebut kepada pihak buyer, untuk kemudian buyer menginformasikan swift code tersebut kepada Issuing Bank, bersamaan dengan perintah accept.


Semoga Tips ini bermanfaat.


Masih ada satu topik menarik lagi dari serie Letter of Credit : Letter of Credit – Serie 5 , yaitu mengenai :

(-). Bagaimana mekanisme diskonto atas Letter of Credit untuk modal kerja.
(-). Pembobolan Bank dengan menggunakan modus L/C fiktif.

Author's Notes :

Tips untuk :

[-1-] Financial Controller pemula alias gres memasuki jenjang Financial Controller

[-2-] Chief accounting sudah senior dan Sedang membidik posisi Financial controller

[-3-] Yang sedang naksir seseorang yang berposisi Financial Controller.. opzzz..!
Maap...saya becanda.....hahahaha.... :)). Maksud saya......

[-3-] Siapa saja yang ingin atau tertarik dengan posisi Financial Controller


Perlu diketahui, Financial Controller atau yang biasa disebut Controller saja, termasuk jenjang "Expert". Jadi, trampil dibidang accounting, keuangan dan perpajakan saja tidaklah cukup. Harus Expert. Expert dalam hal ini maksudnya : Menguasai bidang ini mulai dari theories, concepts, technical (implementing), analytical works, mentality, social & attitude.

Ada bermacam-macam cara untuk mengasah diri supaya lebih advance di bidang controller, tapi yang akan disebutkan disini pokok-pokoknya saja :


[-EXPERT-1-]. Accounting

Perlakuan akuntansi ? Basic hingga advance accounting?. No...!, Itu masa lalu, Itu sudah harus hafal diluar kepala, sudah tidak hanya berada di otak saja, tapi harus sudah mendarah daging.

Tugas Financial Controller bukan menjurnal lagi, bukan menciptakan laporan keuangan, bukan sekedar menganalisa. Tugas Financial Controller ialah menciptakan perusahan sanggup lebih produktif, "memberdayakan" semua sources perusahaan hingga maksimal, meningkatkan value added, mengefisienkan operasional perusahaan.

Seiring perkembangan dunia bisnis, pernyataan standar akuntansi keuangan terus bertambah, keep update dengan PSAK

Minimal sanggup menggunakan 3 worldwide accounting softwares !

Hal yang dilarang ketinggalan : Perkembangan Terkini dunia akuntansi, Journal-journal mengenai akuntansi. Subscribe lah ke beberapa Accounting publisher, minimal FASB & ICPA harus ada di favourite sajian web browser :)


[-EXPERT-2-]. Finance

Posisi Financial Controller, terang harus tahu bagaimana mengelola corporate financial, mulai dari pembiayaan hingga ke investasi. Harus tahu persis mengelola "carried fund cost", musti tahu persis bagaimana memaksimalkan dana perusahaan supaya mencapai pertumbuhan yang paling maksimal.

Mampu melaksanakan transaksi dengan jenis pembayaran apapaun, mulai dari cash, check, Billyet Giro, Letter of Credit, Credit Card, Internet banking. Bahkan hingga harus tahu credit card issuer mana kini yang paling liquid, dan mana yang paling bermasalah dalam transaksi, sehingga sanggup men-judge : credit card mana yang kita confident untuk terima dalam order placement atas product corporate kita.

Minimal subscribe dengan salah satu International credit checker, untuk sanggup melaksanakan analisa financial performance calon atau current oversea customers.

Selalu update dengan segala perkembangan dunia financial, leasing, insurance, suku bunga bank central, fluktuasi nilai mata uang, dll. Bahkan perlu mengetahui bank mana dikala ini yang paling efisien dan reliable untuk mengelola keuangan perusahaan.


[-EXPERT-3-]. Taxation

Perpajakan ialah bab yang tidak terpisahkan dari aktifitas usaha. Bahkan dinegara manapun, perpajakan merupakan salah satu role utama dari bab Accounting & Keuangan.
Seorang Financial Controller harus tahu perpajakan mulai dari teori, Undang-undang Perpajakan, perhitungan, pelaporan, dan analisa.

Membuat SSP, SPM, SPT, restitusi, pajak import, Pajak Pembanguna (PB1), Retribusi, bea materai?, itu pekerjaan sub-ordinat (bawahannya) Financial Controller !

Tugas Financial Controller ialah menganalisa, menilai dan menciptakan taktik perpajakannya corpoorate dengan tetap compliance dengan Undang-undang Perpajakan yang berlaku.

Sudah pegang Berevet C ?, kalau belum, segera ambil brevet mulai dari A hingga C. Tidak harus brevet yang diakui resmi oleh Depkeu.

Selalu updated dengan Undang-undang Perpajakan, keputusan menteri, hingga surat edaran Ditjen Pajak.


[-EXPERT-4-]. Management

Ada puluhan bahkan bahkan mungkin ratusan sub-ordinat di bab accounting dan keuangan, mulai dari Cashier, Clerk, Data Entry, Data Analyst, Book Keeper, Accounting Supervisor, Chief Accounting, Accounting Manager, Cost Controller, Tax Man, Internal Auditor, dan banyak lagi (tergantung besar kecil perjuangan yang anda urusin). Mulai dari interviewing, trainning, coaching hingga performance review.

Bahkan harus menilai kinerja semua administrasi di semua bab dan level. Harus sanggup memberi rekomendasi ampuh untuk keputusan-keputusan administrasi strategis di perusahaan dalam rangka efisiensi dan produktifitas. Ingat Tugas utama Financial Controller yang sudah disebutkan diatas.

Mau tidak mau harus rajin mengasah diri dalam bidang : Manajemen Kepersonaliaan, Manajemen Operasional dan Manajemen strategis.

Minimal harus menghadiri management ceminars quarterly (1 kali dalam 3 bulan).


[-SKILL-1-]. Math

Ketrampilan menggunakan matematika wajib hukumnya. Dari persamaan matematika hingga ke konversi banyak sekali satuan ukuran. Walaupun dalam keseharian menggunakan komputer, sebagai finacial controller harus sanggup menterjemlahkan dan menganalogikan suatu perkara akuntansi atau keuangan ke dalam formula matematis.


[-SKILL-2-]. Statistic

Role Financial Controller itu mostly di sekitar reviewing & analyzing. Yang di review dan di analisa ialah data corporate yang pastinya sangat besar. Dari sentra hingga ke cabang-cabang untuk semua aktifitas. "Non-sense" kalau tidak direview dan di analisa dengan menggunakan statistika.

So, musti terampil bekerja dengan statistika, mulai dari cara yang paling manual hingga menggunakan instant statistical software.

Minimal ada 2 icon statistic software di front screen notebook anda :P


[-SKILL-3-]. Research

Monitoring dan controlling ialah salah satu kiprah terpenting seorang Financial Controller.
Untuk task itu, seorang Controller harus lah seorang problem solver, trouble shooter (bukan trouble maker.. hehehe..). Controller juga dituntut untuk keep improving, all the way !. Corporate's data, its system, its procedure, its attitude.

Untuk sanggup solving, shooting, improving, harus tahu akar permasalahannya, harus sanggup comparing antara system yang usang dengan yang akan di-develope, antara mekanisme yang usang dengan mekanisme yang akan di established. Dan data sources untuk keperluan itu semua, sanggup didapatkan dari RESEARCH, YA RESEARCH !.

Rajin-rajinlah ber experimen, mulai dari observasi kecil-kecilan hingga ke-kesuluruhan dimensi aktifitas perusahaan.


[-SKILL-4-]. Computer & Digital Media

Computer literate ?. Hmmm.. seprtinya saya tidak perlu bahas lagi ya ?.
Ok.... dengan load data yang begitu besar. Berapa external back up hardisk langsung anda ? 1 Hexa ?. Cukup ?. Apakah sudah di enkripsi ber password?. Kalau belum, lakukan sekarang. Data security ialah nyawa seorang Financial Controller.

Biasa export data keuangan dari system ?, print to file, ke texout, delimited, trus excel worksheet?. Good ! lumaya lancar :). Bagaimana bila dikala anda relay data tiba-tiba server lambat ?, connection terputus. Bagaimana bila tiba-tiba ip statick ip di server perusahaan bermasalah, sementara technician sedang tidak available ?. Panik ?.

Do you have reliable plan for that ?. Bisa scanning network trouble sendiri?. Tidak ?. Wah anda harus sanggup tuh ! :P

YET, Financial Controller juga harus gape dengan digital media dan gadget masa kini. Minimal sekali dalam seminggu, FC harus coaching sub-ordinatnya. Ditambah dengan meeting dengan eksekutif 1 kali dalam seminggu, harus mahir menggunakan peralatan presentasi.

Sudah pakai net & mobile banking ?.

Oh ya, pakai skype jauh lebih efisien dibandingkan menggunakan handphone loh, bahkan dibandingkan telephone cable sekalipun. Sudah pernah pakai ?.


[-SKILL-5-]. Language & Communication

Minimal bahasa inggris anda harus toefl 500. Kurang dari itu ? no way !, anda harus sosialisasikan kebijakan keuangan corporate anda kepada client mancanegara. Apa anda harus pakai interpreter atau mengandalkan sekretaris ? Please don't do that..............for GOD SHAKE, anda harus berinteraksi..... harus sanggup memprovokasi !.



Catatan : Di serie-1 ini, cukup Expertist dan Skill level-nya saja. Akan berlanjut untuk level : [-KNOWLEDGE : Trade, Industrial, Legal, Law -] dan [-SOCIAL : Sport, Family Mentoring, Community Activities, Almamater Connection, Hobies-], dibahas di posting saya selanjutnya.... So keep visit this page. You may bookmark through the bookmark button if you like :-)

Contact Form

Name

Email *

Message *

Powered by Blogger.