Rekomendasi : Artikel ini sangat relevan jikalau digunakan sebagai panduan bagi Manajer Keuangan, akan tetapi juga indah untuk diketahui oleh staff di adegan keuangan.
Sesuai dengan namanya Kas Kecil atau yang dalam bahasa inggrisnya disebut Petty Cash, merupakan akun atau account yang khusus dipergunakan khusus untuk mendanai transaksi-transaksi kecil dan rutin.
Karakteristik Dasar dari Kas Kecil
1) Jumlahnya dibatasi tidak lebih atau tidak kurang dari suatu jumlah tertentu yang telah ditentukan oleh administrasi perusahaan. Tentunya masing-masing perusahaan menetapkan jumlah yang berbeda sesuai dengan sekala operasional perusahaan (biasanya antara Rp 500,000,- hingga dengan Rp 5,000,000,- )
2) Dipergunakan untuk mendanai transaksi kecil yang sifatnya rutin setiap hari
3) Disimpan di daerah khusus, entah itu dengan kotak kecil, yang biasa disebut dengan petty cash box atau di dalam sebuah amplop.
4) Ditangani atau dipegang oleh petugas keuangan di tingkatan pemula (Junior Cashier).
Prosedur Kas Kecil
Terlepas dari material atau tidaknya nilai dari kas kecil, kas kecil memiliki pernana yang penting di dalam operasional perusahaan. Transaksi-transaksi kecil terjadi setiap hari mulai semenjak awal jam operasional perusahan dipagi hari hingga selesai jam operasional di sore atau malam hari.
Untuk itu, perusahan hendaklah melaksanakan pengelolaan kas kecil secara baik. Prosedur kas kecil mutlak diperlukan. Tidak ada bantalan an bagi perusahaan untuk tidak melaksanakan pengelolaan. Pengelolaan yang tidak memadai atau cenderung buruk akan kas kecil, dapat mengganggu kelancaran operasional perusahaan. Dapat dibayangkan jikalau suatu ketika perusahaan kehabisan kas kecil, akan ada banyak pembelian kecil yang tidak dapat dilakukan dengan cepat.
Berikut ialah petunjuk atau tips bagaimana melaksanakan pengelolaan kas kecil
Penetapan Batas saldo maksimal dan minimal kas kecil
Di awal pembentukan akun kas kecil, administrasi hendaknya menetapkan nominal yang pasti mengenai saldo minimal dan saldo maksimal atas kas kecil. Seperti telah disampaikan di atas, nominl yang akan ditentukan diadaptasi dengan sekala operasional perusahaan. Sekiranya administrasi menggap perlu untuk mengubah batasan saldo minimal atau saldo maksimal kas kecil, tentu boleh dilakukan, akan tetapi kebijakan gres itu hendaklah di umumkan secara resmi, dab disosialisasikan kepada semua pihak di perusahaan, untuk diketahui dan dijadikan dasar pertimbangan bagi setiap departemen di perusahaan di dalam melaksanakan seruan akan dana atau pembelian barang.
Petugas Pelaksana Kas Kecil (Kasir Kas Kecil)
Minimal ada dua petugas pelaksana kas kecil. Mengingat fungsi dari kas kecil yang diperuntukkan untuk mendanai transaksi transaksi kecil yang sifatnya rutin setiap hari, satu orang petugas saja tidaklah cukup. Ketika salah satu kasir kas kecil meninggalkan kantor, entah sebab pergantian shift atau sebab cuti, hendaknya masih ada petugas kas keci lain yang dapat menggantikannya.
Seorang kasir kas kecil sebaiknya memenuhi kriteria-krietria sebagai berikut : Menguasai dasar-dasar akuntansi, bisa menangani pembelian-pembelian dalam jumlah kecil, dapat bersikap konsisten, jujur dan bisa melaksanakan pekerjaan-perjaan yang memerlukan penggunaan spreadsheet sederhana (Misalnya : Excel).
Manajemen hendaknya menyediakan pelatihan (training) yang memadai mengenai penanganan kas kecil. Memberikan petunjuk atau tips bagaimana melaksanakan kas kecil, mulai dari tata cara pengisian kembali kas kecil sanpai dengan cara-cara rekonsiliasi kas kecil, dan prosedur pembelian.
Pengisian Kembali Kas Kecil
Begitu nilai batasan maksimal dan minimal kas kecil telah ditentukan, maka Financial Controller hendaknya memperlihatkan perintah pengisian kepada Kasir Umum (General Cashier) dengan menarik kas dari bank.
Uang diserahkan kepada Kasir kas kecil. Setelah jumlah fisik dana kas kecil selesai dihitung hendaknya dilakukan serah terima resmi, dimana Kasir Kas Kecil menandatangani tanda terima atas dana Kas Kecil yang diserahkan sekaligus sebagai tanda serah terima tanggung jawab atas dana kas kecil tersebut.
Kasir Kas Kecil wajib mentaati ketentuan batas saldo maksimal dan minimal atas kas kecil. Jika suatu ketika saldo kas kecil mengalami perubahan yang signifikan, maka kasir kas kecil : Mengajukan permohonan pengsian kembali (dalam hal saldo diperkirakan akan melewati batas bawah) kepada Financial Controller, atau melaporkan dan menyerahkan kelebihan dana (dalam hal saldo diperkirakan akan melewati batas atas yang telah ditentukan).
Penggunaan Kas Kecil
Bagian yang membutuhkan, seharusnya mengajukan permohonan kas kecil sebelum melaksanakan pembelian, dan Kasir Kas kecil hanya boleh mengeluarkan (melakukan pembayaran) Kas Kecil, hanya untuk permohonan pembayaran atau pembelian yang telah mendapat persetujuan dari Financial Controller atau Manajer Keuangan.
Untuk setiap pengeluaran, Kasir kas kecil harus membuat bukti pengeluaran Kas Kecil yang ditanda tangani oleh akseptor dana (pembayaran). Dicatat di dalam buku kas kecil, kemudian Bukti pengeluaran diarsipakan dengan baik.
TIPS : Selalu lakukan penghitungan cepat terhadap fisik kas kecil, setiap selesai melaksanakan pengeluaran kas kecil. Hal ini aka dapat mengurangi beban pekerjaan pada ketika melaksanakan rekonsiliasi di penutupan kas kacil setiap harinya.
Penghitungan Fisik dan Rekonsiliasi Kas Kecil
Pencatatan dan pelaporan kas kecil hendaklah bersifat akurat dan dapat dipertanggungjawabkan, untuk itu setiap pembukaan diawal jam kerja dan penutupan di selesai jam kerja operasional perusahaan, hendaknya selalu dilakukan penghitungan fisik. Untuk kemudian di cocokankan dengan catatan kas kecil atau lebih dieknal dengan rekonsiliasi kas kecil.
Jika ditemukan perbedaan antara fisik dan akas kecil dengan catatan yang ada, maka perbedaan tersebut hendaknya dilaporkan kepada Financial Controller, jikalau sudah di approve, maka mintalah bookkeeper melaksanakan adjustment atas perbedaan tersebut.
Post a Comment
Post a Comment