PROSEDUR DAN DOKUMEN YANG DIGUNAKAN UNTUK PENGUMPULAN DAN PEMROSESAN DATA
Secara historis, kebanyakan bisnis menggunakan dokumen sumber paper untuk mengumpulkan data wacana acara bisnis mereka. Dokumen kemudian dipindahkan data ke komputer. Bila data yang dimasukkan menggunakan layar komputer, mereka sering mempertahankan nama yang sama dan format dasar sebagai sumber dokumen paper itu diganti.
Perubahan haluan dokumen yaitu output perusahaan yang dikirim ke pihak eksternal, yang sering menambahkan data ke dokumen, dan kemudian dikembalikan kepada perusahaan sebagai dokumen masukan. Dokumen berada dalam bentuk yang dapat dibaca mesin untuk memudahkan pengolahan dokumen selanjutnya sebagai catatan masukan. Contohnya yaitu tagihan utilitas yang dikirimkan ke pelanggan, kembali dengan pembayaran pelanggan, dan dibaca oleh alat scan khusus saat dikembalikan.
Sumber data transaksi sebagai perangkat otomatisasi menangkap data dalam bentuk mesin yang dapat dibaca pada waktu dan daerah asal mereka. Contoh termasuk ATM yang digunakan oleh bank, point-of-sale (POS) scanner yang digunakan di toko-toko ritel, dan kafe code scanner yang digunakan di gudang.
Langkah kedua dalam proses input untuk membuat data yang yakin diambil yaitu akurat dan lengkap. Salah satu cara untuk melaksanakan ini yaitu dengan menggunakan otomatisasi sumber data atau dirancang dengan baik dokumen turnaround dan data layar entri. Dokumen yang dirancang dengan baik dan layar meningkatkan akurasi dan kelengkapan dengan menunjukkan arahan atau menanyakan wacana data apa untuk mengumpulkan, mengelompokkan pecahan logis terkait info berdekatan, menggunakan kotak checkoff atau pull-down untuk menyajikan pilihan yang tersedia, dan menggunakan shading dan perbatasan yang sempurna dengan terang memisahkan item data. Kadang-kadang layar ini mirip sumber dokumen, dan user mengisi layar dengan cara yang sama akan dokumen sumber paper.
Pengguna dapat meningkatkan kontrol baik dengan menggunakan sumber dokumen diberi nomor sebelumnya atau dengan memiliki sistem otomatis menetapkan nomor urut untuk setiap transaksi baru. Prenumbering menyederhanakan memverifikasi bahwa semua transaksi telah dicatat dan bahwa tidak ada dokumen telah salah.
Langkah ketiga dalam proses input untuk membuat kebijakan perusahaan diikuti, mirip menyetujui atau memverifikasi transaksi. Sebagai contoh, S & S tidak ingin menjual barang ke pelanggan yang tidak membayar tagihan atau menjual item untuk pengiriman segera yang keluar dari saham. Masalah-masalah ini dicegah dengan pemrograman sistem untuk memeriksa pelanggan batas kredit dan sejarah pembayaran, serta status persediaan, sebelum mengkonfirmasi customer sale.
Post a Comment
Post a Comment