Sudah Optimalkah Fungsi Audit Internal

Sudah Optimalkah Fungsi Audit Internal dalam Investigasi Fraud, Error, dan Collusion di Perusahaan Anda?

Kita sering menjumpai dalam kehidupan sehari-hari di instansi atau perusahaan, mulai dari office boy yang memainkan bon pembelian makanan sampai pegawai yang memasukkan biaya entertainment untuk KELUARGA sebagai biaya perusahaan.

Apakah hal tersebut termasuk bentuk fraud? Atau sesuatu yang wajar dan biarlah terjadi?

Yuk kita bahas dari sisi audit, dan bagaimana fungsi audit internal dalam mencegah dan mengurangi terjadinya kesalahan dan kecurangan?

Perusahaan yang makin berkembang akan menjadi tantangan yang semakin berat bagi pengelola atau manajemen perusahaan.

Agar target yang telah ditetapkan oleh pihak manajemen dapat tercapai, aset perusahaan tetap terjamin, dan kegiatan operasional dapat berjalan secara efektif dan efisien, maka pihak manajemen perlu melakukan pengendalian intern yang baik.

Bila pengendalian intern perusahaan lemah maka kemungkinan terjadinya kesalahan dan kecurangan sangat besar.

Sebaliknya, bila pengendalian intern kuat, maka kemungkinan terjadinya kesalahan dan kecurangan bisa diperkecil.

Kalaupun kesalahan dan kecurangan masih terjadi akan bisa diketahui dengan cepat dan dapat segera diambil tindakan-tindakan perbaikan yang diperlukan.

1. Pengertian Fraud, Error, dan Collusion

Kesalahan dan kecurangan dapat terjadi dalam berbagai bentuk, seperti intentional error, unintentional error, collusion, employee dan management fraud, white-collar crime, embezzlement, computer crime dan lainnya.

Bila kesalahan dan kecurangan tidak segera ditangani akan sangat merugikan perusahaan bahkan menyebabkan bangkrutnya perusahaan.

Bagaimana cara mengantisipasi dan mengatasi kesalahan dan kecurangan itu?

Salah satu elemen penting untuk mengatasi kesalahan dan kecurangan tersebut adalah dengan membentuk tim internal audit yang tangguh.

Internal auditor yang merupakan bagian dari tim internal audit harus benar-benar memahami jenis-jenis kesalahan dan kecurangan.

Selain itu juga harus mengetahui gejala-gejalanya, modus operandinya, bagaimana mendeteksi dan menangani, dan bagaimana mencegah terjadinya.

1. Pengertian Error

Ada dua jenis kriteria ini, yaitu:

Intentional error adalah kesalahan yang disengaja dengan tujuan untuk menguntungkan diri sendiri dalam bentuk window dressing dan check kiting.

Window dressing atau merekayasa laporan keuangan agar terlihat lebih baik, tujuannya agar lebih mudah mendapat pendanaan (kredit) dari bank

Check kiting adalah merekayas saldo rekening bank ditampilkan lebih besar sehingga current ratioterlihat lebih baik.

Masih ingat kan kasus Enron dan WorldCom yang akhirnya memunculkan Undang-undang Sarbanes Oxley pada tahun 2002?

Kasus itu bermula ketika Enron secara dramatis mengalami kebangkrutan. Diawali dengan jatuhnya harga saham dan kemudian mengumumkan kerugiannya dan akhirnya mengarah menuju kebangkrutan.

Enron telah melakukan kecurangan untuk menipu investornya.

Sedangkan WorldCom melakukan kecurangan akuntansi dengan menggelembungkan laba dan arus kasnya. WorldCom menyajikan biaya operasi normal sebagai pengeluaran modal sehingga meningkatkan laba yang dilaporkan.

Un-Intentional error adalah kesalahan yang terjadi secara tidak sengaja (human error), misalnya salah menghitung jumlah, dan penerapan standar akuntansi keuangan (SAK) yang salah karena ketidaktahuan.

2. Pengertian Collusion

Collusion adalah kecurangan yang dilakukan oleh lebih dari satu orang dengan cara bekerjasama dengan tujuan untuk menguntungkan orang-orang tersebut, biasanya merugikan perusahaan atau pihak ketiga.

Perhatikan contoh berikut ini:

Misalnya di suatu perusahaan terjadi collusion antara bagian pembelian, bagian gudang, bagian keuangan, dan supplier dalam pembelian bahan baku produksi atau barang lainnya.

Kita ambil contoh. PT X memesan 1.000 unit barang A kualitas premium dari pemasok Y dengan harga Rp. 100.000 per unit.

Dari transaksi tersebut, ada 2 kemungkinan yang terjadi, yaitu:

• Barang yang dikirim 1.000 unit barang A kualitas standar dengan harga yang seharusnya di bawah premium yaitu Rp 95.000.Bagian gudang PT X akan membuat laporan penerimaan barang yang menyebutkan menerima 1000 unit barang A dengan kualitas premium. Supplier Y akan tetap menagih dan dibayar sebesar Rp 100.000.000
• Supplir Y mengirim 900 unit barang A kualitas premium, tapi bagian gudang PT X akan membuat laporan penerimaan barang sebanyak 1.000 unti barang A kualitas premium serta menagih dan dibayar Rp 100.000.000.
  Selisih Rp 10.000.000 akan dibagi-bagi diantara mereka.

Cara yang kedua lebih sulit terdeteksi jika jenis barang PT X sangat banyak dan pencatatan persediaan menggunakan physical system.

Collusion merupakan bentuk kecurangan yang sulit dideteksi, walaupun pengendalian intern perusahaan cukup baik.

Salah satu cara pencegahan yang banyak digunakan adalah dilarangnya pegawai yang mempunyai hubungan keluarga (suami-istri, adik-kakak) untuk bekerja di perusahaan yang sama.

3. Pengertian Fraud

Fraud adalah kecurangan yang bisa terjadi dalam berbagai bentuk seperti berikut ini:

• Intentional misrepresentation, memberi saran bahwa sesuatu itu benar, padahal itu salah, oleh seseorang yang mengetahui bahwa itu salah.
• Negligent mispresentation pernyataan bahwa sesuatu itu salah oleh seseorang yang tidak mempunyai dasar yang kuat untuk menyatakan bahwa itu betul.
• Membocorkan kepada pihak lain, sesuatu yang seharusnya dirahasiakan. Misalnya memberikan inside information di pasar modal.
• False promises, suatu janji yang diberikan tanpa keinginan untuk memenuhi janji tersebut.
• Employee fraud, kecurangan yang dilakukan seorang pegawai untuk menguntungkan dirinya sendiri.
  Misalnya seperti yang dituliskan pada paragraf pertama artikel ini; office boy yang memainkan bon pembelian, dan pegawai yang memasukkan biaya entertainment untuk keluarganya sebagai biaya perusahaan.
• Management fraud, kecurangan yang dilakukan oleh manajemen sehingga merugikan pihak lain, termasuk pemerintah. Misalnya, manipulasi pajak, manipulasi kredit bank, kontraktor yang menggunakan cost plus fee.
• Organized crime, kejahatan yang terorganisir, misalkan pemalsuan kartu kredit, pengiriman barang melebihi atau kurang dari yang seharusnya di mana di pelaksana akan mendapatkan bagian sejumlah persentase tertentu, misalnya 10%.
• Computer crime, kejahatan dengan memanfaatkan teknologi komputer sehingga pelaku bisa mentransfer dana dari rekening orang lain ke rekeningnya sendiri.
• White collar crime, kejahatan yang dilakukan orang-orang berdasi (kalangan atas), misalnya; mafia tanah, paksaan secara halus untuk merger.

Suatu penelitian terhadap 100 kecurangan di Amerika Serikat menyimpulkan bahwa kecurangan yang ditemukan oleh Kantor Akuntan Publik (KAP) dan internal auditor hanya 29%.

Bagaimana kasus fraud di Indonesia?

Hasil report to The Nation yang dikeluarkan oleh ACFE Indonesia tahun 2016, menyatakan bahwa  fraud yang paling banyak terjadi di Indonesia dalam bentuk asset missappropriation.

2. Fungsi Audit Internal dan Cara Mencegah Kecurangan

Kecurangan yang terjadi di sebuah perusahaan atau entitas seringkali disebabkan oleh beberapa hal berikut ini:

• Kelemahan pengendalian intern:
• Tidak adanya job description sehingga terjadi perangkapan tugas
• Sistem otorisasi yang tidak berjalan baik, tidak berungsinya bagian internal audit, kurangnya pegawai yang kapabel, dan tidak adanya rotation of duties.
• Adanya conflict of interest dari pejabat perusahaan
• Perusahaan tidak memiliki kebijakan tertulis mengenai fair dealing.
• Adanya pegawai dan pejabat perusahaan yang tidak jujur.
• Tidak tegasnya sangsi yang diberikan kepada mereka yang melakukan kecurangan.
• Manajemen terlalu yakin bahwa orang kepercayaannya tidak mungkin berbuat curang, padahal justeru sering terjadi bahwa orang kepercayaan tersebut yang melakukan kecurangan
• Terlalu beratnya target yang ditentukan top management, sehingga manajer pelaksana cenderung untuk melaporkan hasil kerja yang lebih baik dari sebenarnya.
• Bonus yang didasarkan pada kinerja akan menggoda manajer pelaksana untuk melakukan window dressing pada laporan divisinya.
• Adanya manajer yang ambisinya terlalu besar, sehingga sikut kiri kanan dan merugikan manajer lainnya.

Lalu bagaimana untuk mencegah kecurangan-kecurangan tersebut? Ikuti terus artikel ini….. stay tune:)

Standards for the professional Practice of Internal Auditing dari IIA menyebutkan bahwa internal auditor harus melakukan pemeriksaan intern dengan hati-hati dan menggunakan menggunakan skill jabatannya.

Internal auditor harus memperhatikan kemungkinan-kemungkinan terjadinya kecurangan, kesalahan, manipulasi, inefisiensi, pemborosan, ketidakefektifan, dan conflict of interest.

Mereka juga harus hati-hati terhadap kondisi dan kegiatan yang memungkinkan terjadinya irregularities.

Seorang auditor harus membuka mata lebar-lebar, memasang telinga dengan baik dan harus mengetahui modus operandi terjadinya macam-macam kecurangan.

Adalah lebih baik mencegah terjadinya kecurangan daripada menangani kecurangan yang sudah terjadi.

Namun demikian jika kecurangan sudah terjadi atau ada indikasi mengenai terjadinya kecurangan, maka internal auditor harus turun tangan.

Bila internal auditor menemukan indikasi dan mencurigai terjadinya kecurangan di perusahaan, maka ia harus memberitahukan hal tersebut kepada top management.

Bila indikasi tersebut cukup kuat, manajemen akan menugaskan suatu tim untuk melakukan investigasi.

Tim tersebut biasanya terdiri dari internal auditor, lawyer, investigator, security dan spesialis dari luar atau dalam perusahaan, misalkan ahli komputer, ahli perbankan.

Hasil investigasi tim harus dilaporkan secara tertulis kepada top management yang mencakup fakta, temuan, kesimpulan, saran dan tindakan perbaikan yang perlu dilaporkan.

Dari sini kita paham bahwa peran internal auditor dalam menemukan indikasi terjadinya kecurangan dan melakukan investigasi terhadap kecurangan sangat besar.

Selain itu, seorang internal auditor juga harus memeriksa apakah semua peraturan pemerintah yang berlaku sudah ditaati oleh perusahaan, yaitu dengan melakukan compliance audit.

Top management setelah mempelajari laporan tersebut akan memutuskan apakah kecurangan akan diselesaikan secara hukum atau tidak.

Kennish menyarankan beberapa tindakan berikut ini:

• Lindungi yang tidak bersalah, kumpulkan fakta-fakta, pecahkan persoalannya, dan buatlah suasana menjadi tenang.
• Amankan lingkungan kejadian secepatnya untuk menghentikan kerugian yang mungkin terjadi.
• Tentukan elemen-elemen yang penting dari kecurangan tersebut untuk mendukung keberhasilan tuntutan secara hukum.
• Inditifikas, kumpulkan, dan amankan bukti-bukti.
• Identifikasi dan wawancari saksi-saksi
• Identifikasi pola dan sifat kecurangan yang terjadi.
• Tentukan motivasi dari kejadian tersebut yang seringkali bisa membantu dalam mengidentifikasi tersangka utama.
• Siapkan fakta yang akurat dan obyektif sebagai dasar pertimbangan mengenai disiplin, pemecatan atau penuntutan.
• Hitung kerugian yang terjadi dan kemungkinan memperoleh kembali barang yang hilang atau ganti rugi.
• Identifikasi kelemahan-kelemahan tersebut dengan merevisi sistem dan standar prosedur operasional yang berlaku atau menyarankan sistem dan prosedur yang baru dan jika memungkinkan gunakan peralatan keamanan, seperti memasang CCTV.

Bantuan kepolisian akan diperlukan jika top management memutuskan bahwa kecurangan yang terjadi akan diselesaikan secara secara hukum, bila ada unsur pidana.

Dan perusahaan harus membuat pengaduan ke pihak kepolisian yang akan membuat berita acara.

Selanjutnya pihak kepolisian akan melakukan pengusutan dan penyidikan serta tindakan-tindakan lain sesuai dengan prosedur yang berlaku di kepolisian.

Bantuan kepolisian juga dapat diminta, jika tersangka melakukan ancaman-ancaman kepada manajemen atau pegawai lainnya.

Dalam proses investigasi, interview adalah bagian yang sangat penting maka perhatikan beberapa hal penting berikut ini:

• Usahakan untuk menggunakan cara interogasi/interview yang halus dan sopan, hindari kekerasan dan intimidasi.
• Usahakan untuk menggunakan asas praduga tak bersalah terhadap tersangka
• Kemukakan fakta, bukan opini
• Tugaskan dua orang interviewer, satu orang mengajukan pertanyaan dan satu orang lagi mendengarkan dan memperhatikan atau menyaksikan dan mencatat.
• Gunakan alat perekam
• Dengarkan jawaban tersangka dengan penuh kesabaran, lakukan interupsi hanya untuk memperjelas jawaban tersangka
• Ajukan pertanyaan-pertanyaan atau kalimat-kalimat untuk menumbuhkan kepercayaan diri dan keberanian tersangka untuk menceritakan dengan kata-katanya sendiri kejadian yang sebenarnya.
• Amati dengan seksama untuk mengetahui apakah tersangka berbohong atau menjawab dengan jujur. Perhatikan body language.Langkah ini biasanya dilakukan oleh interviewer yang berpengalaman dan terlatih.
• Tersangka jangan diperbolehkan untuk kembali ke ruang kerjanya, tujuannya untuk menghindari hilangnya bukti-bukti yang diperlukan.

Sebagaimana kita pahami bahwa mencegah adalah lebih baik dari pada menangani yang sudah terjadi, so…. untuk mencegah terjadinya kecurangan, perhatikan beberapa hal berikut ini:

• Tingkatkan pengendalian intern yang terdapat di perusahaan
• Lakukan seleksi pegawai secara baik, bila perusahaan belum memiliki psikolog, gunakan jasa psikolog dari luar perusahaan dan hindari katebelece dalam penerimaan pegawai.
• Tingkatkan keandalan tim internal audit, antara lain dengan:
• Memberikan balas jasa yang menarik
• Memberikan perhatian yang cukup besar terhadap laporan mereka
• Mengharuskan internal auditor melaksanakan continuing professional education
• Berikan imbalan yang memadai untuk seluruh pegawai, tumbuhkan sense of belonging di antara pegawai.
• Lakukan rotation of duties dan wajibkan para pegawai untuk menggunakan hak cuti mereka.
• Lakukan pembinaan rohani
• Berikan sangsi yang tegas kepada mereka yang melakukan kecurangan dan berikan penghargaan kepada mereka yang berprestasi.
• Tumbuhkan iklim keterbukan di dalam perusahaan
• Manajemen harus memberikan contoh dengan bertindak jujur, adil, dan bersih
• Buat kebijakan tertulis mengenai fair dealing.

Implementasi di lapangan memang tidak harus saklek seperti itu, namun memerlukan penyesuaian-penyesuaian dengan kondisi dan kebutuhan. 

3. Kesimpulan

Demikian pembahan tentang fungsi internal auditor dalam investigasi kecurangan yang terjadi di perusahaan.

Kecurangan harus dicegah sebelum terjadi. Biaya atau ongkos yang harus dikeluarkan untuk menangani kecurangan yang telah terjadi lebih besar dibandingkan dengan biaya pencegahan.

Adalah tugas manajemen perusahaan untuk menciptakan kondisi perusahaan yang bisa mencegah terjadinya kecurangan.

Peranan internal auditor sangat penting dalam mencegah terjadinya kecurangan dan dalam melakukan investigasi jika terjadi kecurangan.

Meskipun demikian, internal auditor tidak dapat sepenuhnya menjamin tidak akan terjadinya kecurangan, namun mereka harus menggunakan kemampuan dan jabatannya dengan baik.

Sehingga diharapkan mampu mendeteksi indikasi terjadinya kecurangan dan dapat memberikan saran-saran yan bermanfaat kepada manajemen untuk mencegah terjadinya kecurangan.

Internal auditor perlu mengetahui bermacam-macam cara kecurangan dilakukan, tanpa harus melakukan kecurangan itu sendiri.

Bagaimana pendapat anda?