SOP Manajemen Distribusi dan Step by Step Cara Membuatnya

Contoh SOP Manajemen Distribusi dan Step by Step Cara Membuatnya

Sistem dan prosedur distribusi barang yang akurat, tepat waktu serta didukung manajemen pemasaran yang ekselen akan berdampak meningkatkan penjualan perusahaan. cetar membahana!

Apapun momen-nya selalu siap sedia, lebaran, natal, tahun baru, musim pemilukada, musim pemilihan legislatif dan pemilihan presiden.

dan siapapun presidennya, pun siap! 

Agar kesiapan itu benar-benar serius dipersiapkan dan dijalankan, maka perusahaan perlu menyiapkan standar operasional prosedur (SOP) yang akan menjadi pedoman dalam menjalankan aktivitas.

Dan saat ini, kami menyajikan contoh dan langkah-langkah membuat SOP Manajemen Distribusi Produk Retail dan Partai Besar pada sebuah perusahaan distribusi.

Mudah-mudahan bisa dijadikan referensi dan bermanfaat. Aamiin.

Pada contoh kali ini, perusahaan diasumsikan memiliki beberapa kantor cabang di berbagai kota.

Kantor-kantor cabang inilah sebagai ujung tombak yang bersentuhan langsung dengan pelanggan.

Bila produk jualan anda adalah minyak goreng, air mineral dan minuman ringan artikel ini  pas banget untuk Anda: Sistem Akuntansi Pembelian Kredit Perusahaan Distribusi Air Mineral.

01. SOP Manajemen Distribusi Produk Retail

Format yang digunakan untuk membuat SOP Manajemen Distribusi Produk Retail masih seperti format-format sebelumnya yaitu terdiri dari : header, isi, dan pengesahan.

Rincian detilnya adalah sebagai berikut :

Tujuan

Mengatur pemenuhan kelengkapan dokumen pendukung administrasi produk yang dilaksanakan di semua kantor cabang perusahaan.

Ruang Lingkup

Prosedur ini dimulai dari permintaan produk dari kantor cabang sampai dengan pengiriman produk ke gudang kantor cabang perusahaan.

Definisi

Cabang adalah kantor cabang perusahaan

Referensi

ISO 9001

Alur prosedur SOP Manajemen Distribusi Produk Retail digambarkan dalam diagram alur berikut ini :

Keterangan :

Alur #1.

Tanggung Jawab :
Kantor Cabang

Deskripsi :
Cabang membuat Surat Pesanan ke Kantor Pusat

Dokumen Terkait :
Surat Pesanan Kantor Cabang

Alur #2.

Tanggung Jawab :
Kantor Pusat

Deskripsi :
Berdasarkan Surat Pesanan Kantor Cabang, Kantor Pusat menerbitkan Surat Pesanan Produk ke Prinsipal/Pabrik.

Dokumen Terkait :
Surat Pesanan Kantor Pusat

Alur #3.

Tanggung Jawab :
Prinsipal/Pabrik

Deskripsi :
Atas Pesanan Kantor Pusat Prinsipal menerbitkan Surat Perintah Setor

Dokumen Terkait :
Surat Perintah Setor

Alur #4.

Tanggung Jawab :
Kantor Pusat

Deskripsi :
Berdasarkan Surat Perintah Setor dari Prinsipal, Kantor Pusat melakukan pembayaran.

Dokumen Terkait :
Bukti Transfer

Alur #5.

Tanggung Jawab :
Prinsipal

Deskripsi :
Prinsipal memeriksa Bukti Transfer dan menerbitkan Surat Delivery Order

Dokumen Terkait :
Surat Delivery Order

Alur #6.

Tanggung Jawab :
Kantor Pusat

Deskripsi :
Kantor Pusat menerima Copy Delivery Order dari Prinsipal

Dokumen Terkait :
Copy Delivery Order

Alur #7.

Tanggung Jawab :
Kantor Cabang

Deskripsi :
Cabang mengambil produk atas Delivery Order yang diberikan Kantor Pusat sesuai dengan surat pesanan kantor Cabang.

Dokumen Terkait :
Tidak ada

02. SOP Manajemen Distribusi Produk Partai Besar

Format SOP yang digunakan untuk membuat SOP Manajemen Distribusi Produk Partai Besar sama dengan format SOP Manajemen Distribusi Produk Retail.

Format yang digunakan terdiri dari bagian Tujuan, Ruang Lingkup,  Definisi dan Referensi, sedangkan untuk header, hanya beda pada judul dan nomor dokumen.

Untuk alur prosedurnya lebih panjang, dan bila digambarkan dalam sebuah diagram alur adalah sebagai berikut :

Keterangan Diagram Alur :

Alur #1.

Tanggung Jawab :
Prinsipal

Deskripsi :
Prinsipal menginformasikan mengenai harga produk jumlah produk yang akan dijual.

Dokumen Terkait :
Tidak ada

Alur #2.

Tanggung Jawab :
Kantor Pusat

Deskripsi :
Kantor Pusat menginformasikan ke cabang perihal informasi harga produk dan jumlah produk.

Dokumen Terkait :
Tidak ada

Alur #3.

Tanggung Jawab :
Kantor Cabang

Deskripsi :
Berdasarkan informasi alur #2 tersebut kantor cabang membuat penawaran harga kepada pembeli.

Dokumen Terkait :
Surat penawaran harga.

Alur #4–6

Tanggung Jawab :
Pembeli

Deskripsi :
Pembeli menerima penawaran harga dari kantor cabang perusahaan, jika setuju atas penawaran harga tersebut, pembeli membuat surat pesanan kepada kantor cabang perusahaan. Bila tidak setuju, bisa negosiasi kembali dengan kantor cabang.

Dokumen Terkait :
Surat penawaran harga dan surat pesanan.

Alur #7-8

Tanggung Jawab :
Kantor Cabang

Deskripsi :
Setelah pembeli setujudan kantor cabang menerima surat pesanan dari pembeli, kantor cabang membuat surat pesanan ke kantor pusat dan surat perintah setor kepada pembeli.

Dokumen Terkait :
Surat pesanan pembeli, surat pesanan cabang, surat perintah setor.

Alur #9.

Tanggung Jawab :
Pembeli

Deskripsi :
Setelah menerima surat perintah setor dari kantor cabang, pembeli melakukan pembayaran sesuai dengan surat perintah setor.

Dokumen Terkait :
Bukti transfer

Alur #10.

Tanggung Jawab :
Kantor cabang

Deskripsi :
Memeriksa bukti pembayaran dari pembeli dan mengkonfirmasi ke kantor pusat.

Dokumen Terkait :
Bukti transfer

Alur #11.

Tanggung Jawab :
Kantor pusat

Deskripsi :
Setelah menerima surat pesanan dari cabang, kantor pusat membuat surat pesanan ke prinsipal.

Dokumen Terkait :
Surat pesanan dari kantor pusat

Alur #12.

Tanggung Jawab :
Prinsipal

Deskripsi :
Berdasarkan surat pesanan dari kantor pusat, prinsipal menerbitkan surat perintah setor.

Dokumen Terkait :
Surat perintah setor

Alur #13.

Tanggung Jawab :
Kantor pusat

Deskripsi :
Atas surat perintah setor yang diterima, kantor pusat melakukan pembayaran sesuai dengan surat perintah setor dari prinsipal.

Dokumen Terkait :
Bukti transfer.

Alur #14.

Tanggung Jawab :
Prinsipal

Deskripsi :
Setelah prinsipal memeriksa bukti transfer dari kantor pusat perusahaan prinsipal menerbitkan surat delivery order (DO).

Dokumen Terkait :
Surat Delivery Order

Alur #15.

Tanggung Jawab :
Kantor pusat

Deskripsi :
Kantor pusat menerima dan memeriksa copy delivery order, apakah sudah sesuai dengan surat pesanan kantor pusat.

Dokumen Terkait :
Copy surat delivery order, surat pesanan kantor pusat.

Alur #16.

Tanggung Jawab :
Kantor cabang

Deskripsi :
Kantor cabang menerbitkan surat kuasa pengambilan Delivery Order asli pembeli dan dilampirkan copy delivery order.

Dokumen Terkait:
Surat kuasa, copy delivery order.

Alur #17-18.

Tanggung Jawab :
Pembeli

Deskripsi :
Pembeli mengambil delivery order asli dan dilampirkan surat kuasa asli dari kantor cabang, atas delivery order tersebut pembeli mengambil produk dari prinsipal.

Dokumen Terkait :
Surat delivery order, surat kuasa kantor cabang. 

Kesimpulan

Distribusi barang adalah hal krusial yang perlu ditata dengan baik, akurat dan tepat waktu sehingga produk itu berada pada waktu yang tepat di tangan pelanggan dengan kondisi yang baik.

Agar hal itu bisa terwujud, maka perlu dibuat SOP manajemen distribusi barang yang akan memberikan prosedur sejak barang itu di gudang sampai ke gudang pelanggan.

Demikian artikel yang membahas mengenai Standard Operating Procedure Manajemen Distribusi Produk Retail dan Partai Besar.

Semoga bermanfaat.