Cara Rekonsiliasi Kas Kecil

Bagaimana Cara Rekonsiliasi Kas Kecil?

Kas Kecil atau Petty Cash merupakan dana kas yang dibentuk dan disediakan oleh perusahaan untuk pengeluaran-pengeluaran rutin perusahaan dalam jumlah kecil

Salah satu tujuan di adakannya kas kecil adalah untuk meningkatkan efektifitas penggunaan dana.

Pengeluaran kas kecil yang bersifat rutin dan jumlahnya kecil, maka dibutuhkan pencatatan terhadap setiap transaksi yang terjadi.

Pencatatan tersebut bisa dilakukan dalam sebuah catatan khusus.

Ada 5 karakteristik yang dimiliki Kas Kecil, yaitu :

1. Dana Kas Kecil ditetapkan dan dibatasi dalam jumlah tertentu sesuai dengan kebutuhan operasional perusahaan.
2. Kasir atau staf keuangan menjadi pengelola, penanggungjawab dan penyimpan Kas Kecil.
3. Digunakan untuk membayar transaksi-transaksi rutin setiap hari.
4. Setiap pengeluaran kas kecil harus disertai dengan bukti pengeluaran kas kecil yang telah disetujui oleh pihak yang berwenang.
5. Pengisian kembali kas kecil dilakukan secara berkala dalam jumlah tertentu sesuai dengan SOP Akuntansi Keuangan dan Accounting Tools yang Powerful

#1. Jurnal Kas Kecil

Jurnal pencatatan kas kecil dengan menggunakan sistem dana tetap hanya dilakukan pada saat PEMBENTUKAN AWAL, PENGISIAN KEMBALI dan PENYESUAIAN.

Berikut ini contoh jurnal transaksi kas kecil :

Pembentukan dana kas kecil

(Debet) Kas Kecil               Rp. 5.000.000
(Kredit) Kas                        Rp. 5.000.000

Pengisian kembali kas kecil

(Debet) Perlengkapan Kantor   Rp. 250.000
(Debet) Biaya Listrik                   Rp. 500.000
(Debet) Biaya Transport            Rp. 250.000
(Debet) Biaya lain-lain                Rp.   75.000
(Kredit) Kas                                                Rp. 1.075.000

#2. Rekonsiliasi Kas Kecil

Rekonsiliasi kas kecil adalah penyesuaian saldo fisik kas kecil dengan catatan pada buku kas kecil.

Kenapa perlu dilakukan rekonsiliasi kas kecil? Berikut ini ada 4 alasan, yaitu :

1. Sifat kas kecil sangat likuid yang digunakan untuk pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya kecil dan rutin.
2. Ada beberapa transaksi yang terkadang tidak disertai dengan bukti transaksi yang menyakinkan. Misalnya transaksi parkir tidak resmi di pinggir jalan.
3. Kas kecil digunakan untuk operasional perusahaan setiap hari dengan frekuensi yang tinggi, sehingga ada kemungkinan yang tinggi terjadinya selisih antara fisik dengan catatan.
4. Seringkali terdapat transaksi kas kecil yang menimbulkan kekurangan atau kelebihan pembayaran.
   Bila kejadian-kejadian seperti itu tidak segera direkonsiliasi akan menyebabkan selisih yang menumpuk semakin banyak dan sulit ditelusuri.

Rekonsiliasi kas kecil bisa dilakukan setiap hari, minggu atau bulan tergantung kebijakan dan volume transaksi yang terjadi.

Bagi pengelola kas kecil, walaupun tidak perusahaan mungkin tidak memberikan aturan untuk rekonsiliasi setiap hari, sebaiknya selalu memeriksa fisik dan catatan di akhir jam kerja atau di awal jam kerja.

Tujuannya agar meringankan pekerjaan dan tidak terjadi selisih antara fisik dan catatan, sehingga di akhir bulan tidak harus memeriksa semua transaksi, dan tinggal menandatangi berita acara rekonsiliasi.

Bila hasil pekerjaan anda baik, selain meningkatkan performa anda sebagai pegawai juga akan memberikan kontribusi yang baik untuk perusahaan.

Yakinlah bahwa hadiah dari kebaikan adalah kebaikan dan kebaikan.

Selanjutnya ada 7 hal yang perlu dilakukan oleh pengelola kas kecil untuk menghindari atau mengurangi resiko terjadi selisih kas kecil, yaitu :

1. Setelah terjadi transaksi kas kecil, pastikan ada bukti transaksinya dan valid.
   Bila transaksi tidak disertai bukti transaksinya, buat bukti pengeluaran kas kecil dan minta tanda tangan dari karyawan dan sudah diperiksa serta disetujui oleh atasan.
2. Periksa jumlah yang tertera dalam bukti transaksi, lakukan penghitungan ulang pada setiap item barang/transaksi. Selanjutnya hitung jumlah uang yang telah diserahkan dengan sisa pengembalian atau menambah jika ada kekurangan.
3. Bila terdapat kesalahan, selisih atau bukti transaksi hilang, jangan pernah mengubah nilai yang ada di dalam bukti transaksi atau membuat bukti transaksi palsu.
4. Periksa kembali nilai yang tercantum pada bukti transaksi kemudian bandingkan dengan catatan pada buku kas kecil.
5. Hitung jumlah bukti transaksi kemudian bandingkan dengan catatan pada kas kecil.
6. Hitung jumlah fisik uang kas kecil kemudian cocokkan dengan saldo yang tertera pada buku kas kecil.
7. Jika setelah dilakukan pemeriksaan masih terjadi SELISIH, segera laporkan ke atasan agar segera dapat dilakukan penyesuaian atau adjusment.

Demikian artikel yang membahas kas kecil, dari pengertian, pencatatan jurnal akuntansi dan rekonsiliasinya.

Semoga bermanfaat.