SOP Perusahaan: Internal Audit, Penanganan Produk Kadaluarsa, Komplain dan Cara Membuatnya
3 Contoh SOP Perusahaan: Internal Audit, Penanganan Produk Kadaluarsa, Komplain dan Cara Membuatnya
SOP Perusahaan – Sebagaimana kita ketahui bahwa keberadaan Standar Operasional Prosedur/Standard Operating Procedure (SOP) sangat vital bagi sebuah perusahaan, instansi, atau organisasi. Dan kali ini kami menyajikan 3 (tiga) contoh SOP perusahaan dan cara membuat ketiga SOP tersebut.
Pertama, contoh SOP perusahaan tentang internal audit, yaitu sebuah standar operasional prosedur untuk melakukan audit dan inspeksi serta evaluasi terhadap sistem operasi perusahaan dalam semua aspeknya.
Ketiga, contoh SOP perusahaan tentang komplain, keluhan dan laporan dari pelanggan. Ada pepatah mengatakan bahwa “tak ada yang sempurna di dunia ini”.Kedua, Contoh SOP perusahaan tentang penanganan produk kadaluarsa, sebuah prosedur yang disusun untuk menangani produk kadaluarsa dan mendekati kadaluarsa.
Demikian juga dengan produk dan jasa perusahaan, walaupun sudah direncanakan, dibuat, dan didistribusikan dengan matang, namun terkadang masih ada kekurangannya sehinggi timbul komplain, keluhan dan laporan dari pelanggan. Sehingga perlu dibuat standar operasional prosedur untuk menanganinya.
Bagaimana cara penyusunan SOP perusahaan dan contoh ketiga SOP tersebut? Ikuti terus pembahasannya berikut ini…
01. SOP Perusahaan Internal Audit
Untuk mempermudah dan sistematis pembahasan tentang Standar Operasional Prosedur (SOP) Internal Audit ini, dibagi menjadi 2 (dua) yaitu: 1) cara membuat atau penyusunan SOP, dan 2) contoh SOP.
Cara Membuat SOP Perusahaan Internal Audit
Untuk membuat SOP, pertama kali yang harus disiapkan adalah menentukan format SOP perusahaan.
Kita akan menggunakan format SOP perusahaan yang sederhana tapi cukup powerful, yaitu kombinasi antara bentuk deskripsi dengan flowchart atau form/tabel sebagai tools dan untuk menjelaskan prosedur kerja.
Kita akan membagi format SOP perusahaan yang sudah ditentukan menjadi 4 bagian, yaitu: 1) header, 2) isi utama, 3) disposisi, dan 4) penjelasan prosedur (lampiran).
Header
Seperti pada contoh-contoh SOP perusahaan sebelumnya, misalnya contoh SOP Kepuasan Pelanggan, bagian header adalah identitas SOP perusahaan.
Hal-hal yang biasanya dicantumkan di bagian header antara lain nama dan logo perusahaan/entitas/organisasi/institusi, judul/nama SOP, nomor dokumen, tanggal berlaku, keterangan perbaikan, dan jumlah halaman.
Bagian utama: Isi
Bagian ini merupakan isi utama dari SOP perusahaan, terdiri dari:
Tujuan Penyusunan SOP Perusahaan
Internal audit bertujuan untuk meng-evaluasi seluruh sistem operasi perusahaan dalam semua aspek yang dapat mempengaruhi mutu produk dan sistem distribusi.
Internal audit bukan hanya untuk mencari kesalahan atau kelemahan yang ada ,tapi lebih utama untuk mencari cara pencegahan dan mengatasi masalah secara efektif.
Prosedur ini bertujuan agar sistem internal audit dapat:
- Mengevaluasi fasilitas distribusi dan operasinya apakah sesuai dengan pedoman dan menemukan kekurangan yang harus diperbaiki.
- Melaksanakan internal audit teratur dan sistematis untuk mengevaluasi apakah semua aspek dalam operasi distribusi dan pengawasan mutu memenuhi pedoman yang sudah ditetapkan perusahaan.
Cakupan
Internal audit hendaklah mencakup aspek berikut ini:
- Manajemen mutu
- Personalia
- Bangunan dan Peralatan
- Dokumentasi
- Keluhan dan Penarikan Kembali Produk (Recall)
Tanggung Jawab
Tim internal audit dipimpin oleh kepala tim dan bertanggung jawab melaksanakan internal audit perusahaan.
Prosedur
- Siapkan jadwal dan area yang akan di-audit
- Tentukan tim yang akan melaksanakan internal audit
- Siapkan daftar periksa
- Catat semua temuan pada daftar periksa internal audit
- Kelompokkan temuan ke dalam tingkat kekritisan
- Buat laporan temuan dan rekomendasi rencana perbaikan dan tindak lanjut
- Siapkan daftar dan rencana perbaikan laporan internal audit dalam corrective and preventive action (CAPA).
- Tentukan time line (waktu yang dibutuhkan dalam pemenuhan CAPA) dan PIC temuan yang menjadi masalah.
- Bagikan laporan kepada kepala bagian yang bersangkutan.
- Laporkan semuanya kepada kepala tim untuk dilakukan perbaikan.
- Cantumkan bukti perbaikan, jika telah dilakukan perbaikan pada laporan internal audit dalam CAPA.
Lampiran:
Format Daftar Periksa Internal Audit (lihat di contoh SOP)
Format Laporan Internal Audit (lihat di contoh SOP)
Contoh SOP Perusahaan Internal Audit
Halaman #1:
Halaman #2:
Halaman #3:
Halaman #4:
Halaman #5:
02. SOP Perusahaan Penanganan Produk Kadaluarsa
Produk yang sudah kadaluarsa perlu ditangani secara baik, maka perlu dibuat standar oprasional prosedur sebagai pedoman pelaksanaan penanganan produk kadaluarsa.
Format SOP Perusahaan Penanganan Produk Kadaluarsa
SOP Penanganan Produk Kadaluarsa susunannya terdiri dari:
Tujuan
Untuk menjelaskan bagaimana menangani obat yang kadaluarsa atau mendekati kadaluarsa.
Bahan/Alat
Data dan kartu stock
Kualifikasi Personil
Karyawan yang ditunjuk
Prosedur
Produk mendekati kadaluarsa:
- Lakukan stock opname minimal satu kali sebulan
- Pisahkan produk-produk yang mendekati kadaluarsa. Simpan di bagian depan rak penyimpanan.
- Catat produk-produk yang mendekati kadaluarsa. Distribusikan ke bagian operasional untuk ditindaklanjuti.
- Keluarkan produk-produk yang mendekati kadaluarsa terlebih dahulu jika ada penjualan.
Produk kadaluarsa:
- Pisahkan produk-produk yang kadaluarsa dari stok penjualan dan simpan di ruang karantina, dokumentasikan dan beri tanda “barang Exp. Date”.
- Catat produk-produk yang kadaluarsa.
- Buat berita acaranya dan usulkan untuk pemindahan/penghapusan barang rusak.
- Buat berita acara pengembalian ke produsen, jika produk bisa dikembalikan (bila jenis perusahaan distribusi).
Contoh SOP Perusahaan Penanganan Produk Kadaluarsa
03. SOP Perusahaan Penanganan Komplain
Komplain pelanggan harus cepat ditanggapi dengan tepat. Penangan komplain pelanggan adalah salah satu jenis pelayanan yang diberikan kepada pelanggan.
Bila pelanggan merasa puas dengan pelayanan perusahaan pada akhirnya akan berpengaruh baik terhadap penjualan dan perusahaan secara keseluruhan.
Format SOP Perusahaan Penanganan Komplain
Elemen-elemen utama dari standar operasional prosedur (SOP) Penangan Klaim adalah sebagai berikut:
Tujuan
Untuk menjelaskan bagaimana laporan keluhan ditangani dengan cepat.
Bahan / Alat
Laporan hasil pemeriksaan
Kualifikasi Personil
Karyawan yang ditunjuk
Prosedur
Sumber komplain dan keluhan:
- Komplain danKeluhan dapat berasal dari pelanggan atau pihak lain dari luar atau dari dalam perusahaan
- Catat sumber keluhan: nama, alamat, dan keluhan yang disampaikan.
Laporan:
- Semua keluhan dan laporan disampaikan secara lisan atau tertulis melalui karyawan atau langsung kebagian yang terkait yaitu gudang, pengiriman, dan pemasaran.
- Kejadian yang serius harus segera dilaporkan dalam waktu 24 jam dan tidak boleh ditunda sampai keesokan harinya dengan menggunakan sarana informasi yang paling efektif antara lain: telepon, fax, email
- Laporan disampaikan dengan atau tanpa contoh produk.
Penanganan keluhan dan laporan
- Klasifikasi keluhan dan laporan berdasarkan jenisnya, misalnya terkait mutu, pelayanan pengiriman atau penjualan.
- Keluhan dan laporan dari pelanggan harus ditangani oleh bagian terkait (pemasaran, penjualan, dan gudang).
- Bagaian terkait segera mengirim laporan beserta contoh produk/ bila ada ke bagian manajemen / logistik.
Tindak lanjut:
- Hasil penelitian dari bagian manajemen mutu agar di bahas bersama dengan divisi pemasaran, bagian penjualan, bagian gudang dan logistik.
- Menjawab semua keluhan dan mengambil tindakan pencegahan atau pengamanan lain seperti perbaikan proses distribusi dan bila perlu penarikan kembali produk.
Dokumentasi:
- Semua keluhan harus didokumentasikan dan disimpan dengan baik.
Contoh SOP Perusahaan Penanganan Komplain
Perhatikan contoh SOP perusahaan tentang penanganan komplain berikut ini:
Halaman #1:
Halaman #2:
Inilah 3 contoh SOP Perusahaan untuk Internal Audit, Penanganan Produk Kadaluarsa, dan Penanganan Komplain Beserta Cara Membuatnya.
Semoga bermanfaat dan terima kasih.
